A. Communicatie overzicht DKG - Gemeenteraad

9 februari 2025

DOCUMENTEN, INFO- EN PARTICIPATIE BIJEENKOMSTEN MFC/ RO/ ENQUÊTE Doarpskoöperaasje Grou Beschikbare documenten Multifunctioneel Centrum (MFC), Dorpsvisie, Enquête (Zie bijlagen) • 1991 Onderzoek PBG van voor 2000 met wens MFC o Verzoek tot toesturen ingediend; het document ligt in het archief HLC/ Tresoar • 18/04/2019 Prioriteiten Grou (met MFC) • 06/11/2019 Haalbaarheidsonderzoek werkgroep MFC in opdracht van Grou Breed partners o Dit onderzoek was vooral gericht op de algemene haalbaarheid van het realiseren van een MFC. Zie bijlagen C t/m G. o Veel verenigingen, stichtingen etc zijn aangeschreven (zie bijlage C) • 11/02/2025 Matrix MFC locaties • 20/06/2025 Uitzetten Dorpsenquête • 22/09/2025 Resultaat Dorpsenquête • 10/12/2025 Dorpsvisie Grou document • 26/01/2026 E-mail met concrete vragenlijst verstuurd naar ca. 80 clubs en verenigingen. o De werkgroep MFC is momenteel heel concreet bezig met het voeren van inventarisatiegesprekken met verenigingen en stichtingen. Doel hiervan is om in beeld te brengen hoe zij straks daadwerkelijk gebruik willen maken van de mogelijkheden binnen het MFC. Dit is nadrukkelijk iets anders dan het onderzoek dat in 2019 heeft plaatsgevonden. De huidige gesprekken gaan juist over de praktische invulling en het toekomstige gebruik. o Overzicht benaderde verenigingen en clubs zijn toegevoegd.

• Concept tijdslijn MFC Bijeenkomsten MFC/ RO/ Enquête/ ALV NB: Tijdens de meeste bijeenkomsten hebben bezoekers de gelegenheid gekregen om gratis lid te worden van de Doarpskoöperaasje Grou door een QR code te scannen of door het invullen van een formulier. • 13/12/23 Algemene Ledenvergadering met update projecten als agendapunt voor leden • 10/02/24 Bijeenkomst MFC voormalig Blokker pand voor horeca • 23/04/24 Algemene Ledenvergadering met update projecten als agendapunt voor leden • 11/06/24 Overleg Business Club Grou; uitleg MFC • 02/07/24 Bijeenkomst MFC voormalig Blokker pand voor omwonenden • 05/11/24 Algemene Ledenvergadering met update projecten als agendapunt voor leden • 11/02/25 Meedenk -en informatie avond MFC voor iedereen • 20/05/25 Algemene Ledenvergadering met update projecten als agendapunt voor leden • 27/05/25 2e Meedenk -en informatie avond MFC voor iedereen o Stond gepland maar is vervangen door de Dorpsenquête voor groter bereik • 22/09/25 Inloopcafé Enquête uitslagen gezamenlijk georganiseerd met PBG/ BCG en Grou2030 voor iedereen • 18/11/25 Algemene Ledenvergadering met update projecten als agendapunt voor leden • 22/12/25 Inloopcafé Multifunctioneel Centrum voor iedereen NB: Voor alle informatie- en participatie avonden hebben alle leden een uitnodiging via e-mail ontvangen, naast alle vermeldingen in nieuwsbrieven en social media (zie volgende pagina)

9 februari 2025

Persberichten (Leden/ Grousters/ De Grouster/ Middelpunt) 10 dec. 2024 Onderzoek naar exploitatie MFC en appartementen in De Treemter/ De Bierhalle 16 jan. 2025 Informatie- en meedenkbijeenkomst Ruimtelijke Ontwikkeling JENG 1 apr. 2025 Tijdelijke exploitatie Treemter 4 apr. 2025 Tijdelijke exploitatie Bierhalle 20 jun. 2025 Enquête publicatie (ook via DKG/ Grou2030/ PBG en BCG ledenbestand en fysiek in het Dorp) 22 sep. 2025 Enquête uitslag publicatie (ook via DKG/ BCG/ Grou2023 en PBG ledenbestand) 10 dec. 2025 Inloopcafé MFC Dorpsvisie bijeenkomsten 28/01/2025 Informatie- en verzamelavond Bureau JENG voor leden o Tijdens deze avond is een oproep gedaan aan alle (niet-) aanwezigen voor aanmelding van de Dorpsvisie werkgroep.

03/03/2025 Dorpsvisie werkgroep sessie 03/04/2025 Dorpsvisie werkgroep sessie 08/05/2025 Dorpsvisie werkgroep sessie Informatie- en verzamelavond Bureau JENG en Dorpsvisie werkgroep voor leden 22/05/2025 Overleg Dorpsvisie JENG – expertisegroep/ professionals/ ondernemers uit Grou 05/06/2025 Informatie- en verzamelavond Bureau JENG en Dorpsvisie werkgroep voor iedereen 03/07/2025 Dorpsvisie werkgroep sessie Informatie- en verzamelavond Bureau JENG en Dorpsvisie werkgroep voor iedereen Nieuwsbrief publicaties en een greep uit de onderwerpen 16 september 2024 (Multifunctioneel centrum, verbeterde communicatie DKG) 07 oktober 2024 (Coöperatie plan, aankondiging ALV)) 11 november 2024 (Ruimtelijke ontwikkeling, MFC) 10 december 2024 (MFC in De Treemter en De Bierhalle) 25 januari 2025 (RO en MFC bijeenkomsten) 06 maart 2025 (Terugblik voorgenoemde bijeenkomsten) 26 maart 2025 (De Bierhalle blijft open, aankondiging ALV) 28 april 2025 (Terugblik bijeenkomst MFC + samenvatting opmerkingen) 28 mei 2025 (Uitstel 2e MFC bijeenkomst, aankondiging Enquête, terugblik ALV voorjaar) 19 juni 2025 (Enquête online, aankondiging nieuwe MFC bijeenkomst na de zomer) 19 juli 2025 (Verwachte enquête uitslag, aanmelding Dorpsvisie traject, datum 1 e inloopcafé) 18 september 2025 (Enquête uitslag, datum 1e inloopcafé) 9 oktober 2025 (Update alle werkgroepen en projecten) 1 december 2025 (Terugblik

ALV en update projecten, aankondiging 2e inloopcafé MFC) 22 december 2025 (Terugblik inloopcafe MFC, Dorpsvisie staat online) Social Media berichten (Facebook, Instagram, LinkedIn) Vrijwel wekelijks over alle hiervoor en -na vermelde activiteiten

9 februari 2025

Voorzittersoverleggen + greep uit de agendapunten 03/06/2025 (Gezamenlijk enquête organiseren, bestuurlijke samenwerking verbeteren, toekomstige evaluatie DKG) 03/07/2025 (Enquête proces evaluatie, Dorpsvisie besproken, bestuurlijke samenwerking verbeteren) 15/09/2025 (Opstarten DKG evaluatie, gezamenlijke voorbereiding inloopcafé Enquête resultaten/ WOO verzoek stukken DKG gedaan door PBG) 14/10/2025 (WOO verzoek is ingetrokken, Terugkoppeling bestuurlijk overleg, Evaluatie inloopcafé en enquête, planning gezamenlijk “benen op tafel” sessie besturen) 01/12/2025 Evaluatie DKG door 7 partijen, update projectplan MFC, bestuurlijke samenwerking verbeteren) • Het is onbekend of de Dorpsvisie en de MFC plannen formeel op de agenda zijn geplaatst bij zowel bestuur overleg BCG als PBG. • Het is onbekend dat leden van BCG of PBG zijn uitgenodigd tijdens bestuur overleggen van BCG/ PBG waarbij de Dorpsvisie of MFC is besproken • In mei vorig jaar heeft de DKG een brief ontvangen, uit naam van PBG en BCG, met de wens voor een spoedoverleg m.b.t. realisatie MFC. Resultaat van dit overleg is het organiseren van een gezamenlijke enquête geworden. • De DKG heeft geen formeel verzoek ontvangen voor overleg dan wel voorgelegde bezwaren van PBG en BCG m.b.t. Dorpsvisie.

Lederaad/ Klankbordgroep overleggen NB: Tijdens verschillende bijeenkomsten zijn oproepen gedaan aan alle (niet-) aanwezige leden voor aanmelding van de ledenraad ( later klankbordgroep ). NB. Bij de eerste Ledenraad overleggen waren de voorzitters BCG, Grou2030 en 2 bestuursleden van PBG aanwezig. Halverwege 2025 hebben de voorzitters de ledenraad/ klankbordgroep verlaten en zijn twee vertegenwoordigers van Grou203 en BCG aangeschoven 25/01/24 Ledenraad overleg 07/03/24 Ledenraad overleg 04/04/24 Ledenraad overleg 01/07/24 Ledenraad overleg 18/09/24 Ledenraad overleg 16/01/25 Ledenraad overleg 06/03/25 Ledenraad overleg 17/04/25 Ledenraad overleg o Na de Algemene Ledenvergadering d.d. 20/5/2025 is de ledenraad omgezet naar klankbordgroep. 19/06/25 Klankbord groep overleg 06/11/25 Klankbord groep overleg 28/01/25 Klankbord groep werksessie overleg Traditionele PR Nov. 2024 Verspreiding DKG brochures door het dorp op ca. 5 locaties Bijeenkomsten 2024/2025/2026 DKG; verspreiding van DKG brochures en DKG info kaartjes 20/06/2025 Verspreiding papieren versie van de enquête op 5 locaties in het dorp en ca. 80 stuks posters met aankondiging Enquête 25/07/2025 Ca. 80 Info posters DKG verspreid in het dorp m.v.v. ‘Word lid’ Eind Sep. 2025 Brochures laten verspreiden via Middelpunt in o.a. Prinsessenbuurt & Vogelbuurt

9 februari 2025

Werksessie &Uzelf (management consultancy) voor DKG, BCG, PBG en Grou2030 • 5.1.2e peilt in januari jl via WhatsApp de data die 5.1.2e van &Uzelf beschikbaar is de organisatie voor een samenwerking sessie tussen DKG/ BCG/ PBG en Grou2030 • 5.1.2e doet een aantal voorstellen voor in maart en februari • 5.1.2e nodigt de besturen uit met de woorden: “Na overleg met 5.1.2e van &Uzelf kan hij met zijn bedrijf iets betekenen om met besturen aan de slag te gaan om dichter bij elkaar te komen. Om hier verder mee te kunnen zou ik graag een achttal data willen voorleggen. Aangezien de groep wat groter is met alle bestuursleden stel ik mijn ruimte in Noardbergum beschikbaar”. • Februari en maart lijkt niet te lukken. Het kan in april op een dinsdag, woensdag en donderdag in de weken 14, 15, 16. • BCG en Grou2030 geven hun voorkeur aan bij 5.1.2e via WhatsApp. De data 11/04 of 25/04 worden in optie gezet. • PBG stuurt 28/01/26 een e-mail met het volgende bericht: “Beste 5.1.2e , Wij hebben kennisgenomen van de wens om als vier besturen dichter bij elkaar te komen, onder begeleiding van een externe adviseur. Pleatslik Belang Grou is, zoals bekend, een groot voorstander van nauwe samenwerking binnen onze gemeenschap. Als vereniging geven wij hier al bijna 45 jaar actief invulling aan. Een sessie die erop gericht is de samenwerking verder te versterken, juichen wij dan ook van harte toe.

Onze insteek is echter dat, wanneer wij dit traject gezamenlijk aangaan, dit niet beperkt zou moeten blijven tot vier organisaties (BCG, Grou2030, DKG en PBG). Juist met het oog op draagvlak, verbinding en toekomstbestendigheid achten wij het van groot belang dat vertegenwoordigers van álle verenigingen, stichtingen, buurtverenigingen, ondernemers en overige organisaties binnen onze gemeenschap hierbij worden betrokken. Daarnaast zijn wij benieuwd naar het beoogde doel en programma van de voorgestelde sessie, evenals de rol en werkwijze van de externe adviseur. Op basis daarvan kunnen wij onze eventuele deelname en bijdrage goed afwegen. Wij zien je reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Bestuur PBGrou” • •

Beide data in april zijn na ontvangst van deze e-mail niet voorgesteld. Er is besloten om eerst samen om tafel te gaan om bovenstaande e-mail te bespreken op 17 februari met bestuur van PBG en 18 februari met het bestuur van BCG. Eind januari heeft 5.1.2e , eigenaar van , uit interesse, gevraagd 5.1.2e naar het conceptplan MFC bij de dorpsmanager . 5.1.2e heeft het plan in vertrouwen met hem gedeeld. Met name ook in het kader van transparantie vanuit de DKG. Vervolgens heeft 5.1.2e het plan met overige horeca ondernemers gedeeld en is het besproken tijdens de bijeenkomst van maandag 2 februari (zie hierna). Vervolgens is het meegestuurd als bijlage voor het debat van 9 februari.

9 februari 2025

•

• • •

Maandag 2 februari is er een bijeenkomst in Grou geweest zonder DKG daarvan in kennis te stellen en uit te nodigen. Het overleg heeft plaats gevonden in het Theehuis met horeca ondernemers, bestuursleden BCG, bestuursleden PBG en twee raadsleden 5.1.2e en 5.1.2e met als onderwerp het functioneren van de DKG en realiseren MFC. Diezelfde week is een brief opgesteld uit naam van ‘Verontruste Grouster’ en verstuurd naar de gemeenteraad. Ook ‘verontruste’ horeca ondernemers, BCG en PBG hebben, naar aanleiding van dit overleg, brieven, incl. documenten naar de gemeenteraad gestuurd. Daarnaast is er een brief geschreven, uit naam van 5.1.2e welke ook naar de gemeenteraad is gestuurd.

Legenda toegepaste uitzonderingsgrondslagen In dit document zijn gegevens geanonimiseerd op grond van: Wet

Artikel

Omschrijving

Pagina's

Wet open overheid

Art. 5.1 lid 2 sub e

De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

4, 5