5. 220111 eindrapport bemiddeling Skalm.pdf

Verhuizing Multifunctioneel Centrum De Skalm Eind verslag bemiddelingstraject De Skalm/Gemeente Leeuwarden. De aanleiding Het Bestuur van De Skalm overlegde al geruime tijd met de Gemeente Leeuwarden over de verhuizing van De Skalm naar het oude gemeentehuis in het centrum van het dorp. Dit overleg verliep steeds stroever door grote meningsverschillen, onderlinge frustraties en slechte sfeer. De Skalm zegde in een brief aan de Gemeente de medewerking op aan de verhuizing van de Skalm naar het oude gemeentehuis. Op uitnodiging van Wethouder De Haan heeft de wethouder met het bestuur van De Skalm op 17 september overleg gevoerd over de ontstane situatie. In deze bijeenkomst werd afgesproken om het overleg te hervatten onder leiding van Harm de Kroon en Diane Prins. Resultaat overleg hoofdpunten In deze notitie wordt eerst verslag gedaan van het resultaat over de hoofdpunten. Bij de start op 21 september 2021 hebben De Kroon/Prins verklaard zich in te zullen spannen om alle knelpunten van De Skalm uitvoerig en zorgvuldig te behandelen en zich in zullen zetten om tot een oplossing te komen. Op de door de Skalm aangeleverde lijst met knelpunten stonden 7 punten 1. Voorwaarden beschikking inrichtingsbudget Het overleg heeft tot resultaat gehad dat de voorwaarden van de gemeentelijke beschikking voor het investeringsbudget overeenkomstig de wensen van de Skalm zijn aangepast. 2.

Demarcatielijst De demarcatielijst geeft aan wie verantwoordelijk is voor de verschillende onderdelen van de inrichting van het gebouw. Bij de Skalm heerste onduidelijkheid en verwarring over de geldende demarcatielijst voor de Skalm als huurder. Het overleg heeft tot resultaat gehad dat de door de Skalm zelf opgestelde demarcatielijst voor De Skalm als huurder definitief als algemeen geldend is vastgesteld. 3. ICT Bij het bestuur van De Skalm was onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de verschillende onderdelen van de automatisering en het ICT/wifi netwerk. Gevreesd werd voor een slecht werkende ICT. Het overleg heeft tot resultaat gehad dat het door de Skalm opgestelde Programma van Eisen voor de ICT door de Gemeente ongewijzigd is opgenomen in het bestek van de aannemer. Het Programma van Eisen van de Skalm voor ICT wordt daardoor volledig uitgevoerd. 4. Lichtplan De Skalm is niet tevreden met de verlichting die voorgesteld wordt voor de nieuwe Skalm en weet niet de laatste stand is van het lichtplan. 1

In het overleg is met instemming van beide partijen geconstateerd dat in alle publieke ruimtes een basis verlichting wordt aangebracht van inbouwpanelen van 60 X 60. De kleur is warm wit en de led panelen zijn in alle publieke ruimtes dimbaar. Op de eerste verdieping komt in en om de oude Raadszaal specifieke verlichting die past bij de sfeer van die etage, o.a. de oude verlichting wordt hersteld en teruggeplaatst. In het inrichtingsbudget van De Skalm zit nog € 20.000 voor sfeerverlichting die na de oplevering kan worden aangebracht. De Skalm vindt dat deze verlichting voldoet aan de normen, maar vindt de inbouwpanelen niet erg sfeervol. Besloten is dat de Skalm een voorstel doet hoe in de Bieb en in café/foyer meer sfeer aan kan worden gebracht door in die ruimtes op sommige plaatsen de inbouwpanelen te vervangen door zogenaamde downlighters. Verwacht wordt dat deze aanpassingen niet al te ingrijpend zullen zijn waardoor dit hopelijk binnen het budget van de bouw opgevangen kan worden. Het resultaat zal worden besproken op het overleg met de Skalm op 19 januari 5. Koeling/Ventilatie De Skalm maakt zich zorgen over het klimaat/de koeling in de nieuwe Skalm. Ze verwachten dat in de zomer de temperatuur te sterk oploopt waardoor het niet prettig is om in de Skalm te verblijven.

In het overleg is gebleken dat in de 2 nieuwe uitbouwen voor de bieb koeling wordt toegepast omdat deze ruimtes veel glas krijgen. Bovendien wordt in de grote zaal, de podiumzaal en de vergaderruimte op de verdieping koeling aangebracht, omdat uit een Temperatuur Overschrijdingsberekening bleek dat dit nodig is. De Skalm vreesde desondanks door de manier van koelen voor te hoge temperaturen in de grote zaal tijdens warme dagen. In het overleg is gebleken dat volgens de Temperatuur Overschrijdingsberekening in de grote zaal op een zeer warme dag als het buiten 32 graden is de temperatuur binnen 25 graden is. Als er dan ’s middags tussen 12.00-16.00 u continu 177 mensen in de zaal verblijven loopt de temperatuur binnen op tot 29 als het buiten 35 graden. Skalm en Gemeente vinden dit een verantwoord koelniveau. De Skalm vindt dat een Temperatuur Overschrijdingsberekening voor het hele gebouw moet worden gemaakt. De Gemeente vindt dit niet nodig, maar stemt in met een aanvullende Temperatuur Overschrijdingsberekening voor de 6 ruimten die worden gebruikt door Bieb, Amaryllis en Dag Opvang. Het resultaat zal worden besproken in het overleg met de Skalm op 19 januari 2022. 6. Keuken In het gebouw komen twee keukens; een op de begane grond van 15.4 m2 en één op de verdieping van 10 m2. Het knelpunt zit bij de keuken op de begane grond.

Op een oorspronkelijke tekening was deze keuken groter, maar bij de nadere detaillering is de oppervlakte terug gebracht naar 15 m2. Bovendien is de ingang van de keuken te smal. In het overleg is besloten tot een verschuiving van een tussenwand, zodat er meer ruimte 2

komt tussen de werkbladen. De Skalm stemt in met deze schets als de noodzakelijke apparatuur er in past. De Gemeente heeft aangegeven dat de keukenapparatuur zoals die is vermeld in het door de Skalm opgestelde Programma van Eisen er in past. Besloten is Bakker Vakkeuken te vragen of de noodzakelijke apparatuur past in deze gewijzigde plattegrond. Het resultaat zal worden besproken op het overleg met de Skalm op 19 januari 7. Huurovereenkomst De Skalm geeft aan dat voor hen niet duidelijk is wat ze exact krijgen, waardoor zij niet het huurcontract kunnen ondertekenen. De Gemeente verwacht dat het overleg over de huurovereenkomst kan worden gestart als er duidelijkheid is over de nog open liggende punten, zoals hiervoor vermeld. Dit onderwerp zal worden besproken op het overleg met de Skalm op 19 januari Tot zover de rapportage over de bij de aanvang van het bemiddelingstraject door de Skalm genoemde 7 knelpunten. Resultaat overleg later ingebrachte knelpuntenhoofdpunten Gedurende het gehele traject zijn door de Skalm aanvullend nog 6 knelpunten toegevoegd. Dit betreft: 1 Overige opmerkingen keuken ramen -

De Skalm vraagt zich af of de ramen in de achterwand van werkblad keuken en in de bar tot op de grond reiken. Dit is niet wenselijk Reactie Gemeente: De ramen zijn minimaal en meter boven de grond en soms anderhalve meter.

2 Overige opmerkingen keuken: klapdeur -

De Skalm stelt een klapdeur tussen keuken en bar op prijs. Reactie Gemeente: De deur is al besteld. Een verandering kan desnoods in meerwerk worden uitgevoerd.

3. Overige opmerkingen keuken: verdeelkast - De Skalm vraagt zich af of de verdeelkast in de keuken logisch is in verband met combinatie stroom en water. Reactie Gemeente: Dit is uitgeengineerd en daarbij is gebleken dat de veiligheid geen probleem is. Conclusie van Skalm en Gemeente: deze overige vragen zijn geen aanleiding voor aanvullende acties

3

4. Luchtverversing foyer De Skalm heeft zorgen over de luchtverversing in de foyer; in een eerder ontwerp zou wel luchtverversing opgenomen zijn, maar nu niet meer. De Gemeente geeft aan dat de foyer is opgenomen in het integrale ventilatie systeem van het hele gebouw. Omdat de capaciteit van de radiatoren op die plek aan de krappe kant is kan de ingeblazen lucht worden voor verwarmd. De Skalm en de Gemeente concluderen dat op deze wijze de luchtverversing van de foyer voldoende is 5. Luchtcirculatie grote zaal De Skalm heeft zorgen over de luchtcirculatie in de grote zaal als de koeling op volle kracht draait. De Gemeente geeft aan dat er bij de placering van de koelunits ten opzichte de ventilatie roosters rekening is gehouden met het voorkomen tocht. Ook de roosters in de uitstroom openingen helpen daaraan mee. Verwacht wordt daarmee de tocht zo goed mogelijk wordt voorkomen. Bij een volledige bezetting van de zaal met 177 personen en een zeer hoge buitentemperatuur zal wel sprake kunnen zijn van enige tocht. De Skalm en de Gemeente komen overeen met deze installatie te gaan draaien en ervaring op te doen. In ieder geval zal na twee jaar worden geëvalueerd en zo nodig eerder. Als bij die evaluatie blijkt dat er sprake is van hinderlijke tocht, is de gemeente bereid aanpassingen uit te voeren. 6.

Overleg verstrekken tekeningen Uit het overleg met het bestuur van de Skalm op 30 november is gebleken dat de Skalm los van de eerder genoemde knelpunten behoefte heeft aan alle bouwkundige en installatie tekeningen om te kunnen beoordelen in hoeverre het gebouw voldoet aan de voorwaarden om functies van de Skalm te kunnen vervullen. De Gemeente wordt gevraagd om deze tekeningen beschikbaar te stellen, zodat de Skalm deze kan toetsen aan de functies van de Skalm. De Gemeente geeft aan al eerder tekeningen en beschrijvingen aan de Skalm beschikbaar te hebben gesteld en dat de Gemeente toen ook aan de Skalm heeft verzocht op een aantal punten keuzes te maken. Dit betreft: • •

• •

Tekeningen van riolering, waterleidingen, gasleidingen, verwarming, elektra, verlichting en ventilatie op 31 mei 2021; Verzoek om keuzes te maken omtrent binnendeurkozijnen, kleur deuren, keukenblokje in de jeugdsoos, tegels in sanitaire ruimten, kleur verlichting 3000K of 4000K, kleurstelling marmoleum, kleurstelling kunststofvloer, keuze uit installatietechnische monsterboekjes sanitair en armaturen op 4 juni 2021. Tekeningen met de laatste stand van zaken voor wat betreft het tekenwerk voor de Skalm en de Bieb, de tekeningenlijst bouwkundig van TWA en installatietechnisch van Bouma op 5 juli 2021 Verzoek te reageren op de voorgestelde verlichting voor de bibliotheek en eventueel alternatief aan te geven op 5 juli 2021

De Gemeente geeft aan dat sinds juni 2021 de tekeningen en beschrijvingen niet substantieel gewijzigd zijn en er dat er geen aanpassingen zijn geweest die de gebruikswaarde aantasten. 4

De Skalm en de Gemeente concluderen dat er voldoende tekeningen zijn verstrekt. Planning voor overleg op 19 januari Voor het vervolgoverleg op 19 januari stonden de volgende 4 onderwerpen op de agenda 1. Past de keuken zoals is beschreven in het door de Skalm opgestelde Programma van Eisen in de nieuwe schets van de keuken? 2. Welke led panelen in het verlichtingsplan voor Bieb en Foyer moeten worden vervangen door downlighters 3. Is de uitkomst van de Temperatuur Overschrijdingsberekening aanleiding tot aanvullende maatregelen. 4. Reactie van de Skalm op de concept huurovereenkomst. Verwacht werd dat de nog bestaande verschillen op deze punten overbrugd zouden kunnen worden, zodat het overleg in de afrondende fase zou komen. Nieuwe brief de Skalm maakt vervolg overleg niet zinvol Op maandag 10 januari stuurde de Skalm echter een uitvoerige brief van 6 pagina’s met 9 bijlagen als input voor het overleg op 19 januari. Zie bijlage. Deze brief heeft twee belangrijke kenmerken: •

Er worden in dit ver gevorderde stadium van het overleg 15 onderwerpen aan de orde gesteld die al eerder zijn afgehandeld of nu pas aan de orde komen.

•

De brief bevat geen voorstellen, maar 20 opdrachten aan de Gemeente

Afgehandelde of alsnog aan de orde gestelde onderwerpen. Een paar voorbeelden van de onderwerpen die opnieuw of alsnog aan de orde worden gesteld: 1. Bij de keuken op de begane grond wordt terug gekomen op eerdere afspraken. 2. Aan de keuken op de eerste verdieping worden nieuwe eisen gesteld. 3. Bij de verlichting van de Bieb wordt terug gekomen op eerdere afspraken door het gebruik van vlakke led platen als onaanvaardbaar te bestempelen. 4. Een nieuwe eis is dat er moet worden overlegd over de plaats van de stopcontacten en de schakelaars. 5. Er wordt terug gekomen op eerdere afspraken over de luchtcirculatie in de nieuwe zaal. 6. Nieuw is het voorstel om zonnepanelen op het dak te plaatsen; de Skalm wil per ommegaande een voorstel van de Gemeente waar zonnepanelen kunnen worden toegepast met een omvang van ca. 15-20kWh/jaar waarvan de opbrengst volledig ten goede komt aan de Skalm. 7. installatietekeningen dienen conform uitgangspunten van de Skalm aangepast te worden en aan De Skalm voorgelegd te worden voor akkoord. Geen voorstellen maar opdrachten Dat de brief geen voorstellen, maar opdrachten aan de Gemeente bevat blijkt al direct uit de eerste zin van de brief waar staat dat de brief input bevat welke door de Gemeente gehonoreerd dient te 5

worden. Ook verderop in de brief beschrijft de Skalm uitvoerig wat de Gemeente zou moeten doen. Zo komt bijvoorbeeld de formulering “De Gemeente dient …..” 20 keer in de brief voor en wordt vervolgens telkens beschreven wat de Gemeente dient te doen. Onvoldoende basis om overleg voort te zetten. Deze twee kenmerken van deze brief van 6 kantjes en 9 bijlagen leiden bij het bemiddelingsteam tot de conclusie dat er onvoldoende basis is om het overleg voort te zetten. Daarom is het geplande overleg voor 19 januari geannuleerd en wordt de opdracht tot bemiddeling terug gegeven aan de wethouder.

6