2023-09-28 Verbeterplan behandelcentrum Woodbrookers februari 2023

Verbeterplan Behandelcentrum Woodbrookers Februari ‘23

1

versie febr. ‘23

Inhoudsopgave 1

Inleiding

3

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11

Plan van aanpak en prioritering Verbeteracties afstemming met ouders en ketenpartners Verbeteracties perspectief Verbeteracties behandelklimaat Verbeteracties positionering Regiebehandelaar Verbeteracties overlegstructuur Verbeteracties vakgroep Verbeteracties (werk)processen Verbeteracties dagprogramma Verbeteracties dossiervoering Verbeteracties opvolging van MIZ meldingen Verbeteracties indicatiestelling en opvolging

4 4 5 5 7 8 8 9 10 10 10 11

2

versie febr. ‘23

1

INLEIDING

Voor u ligt het verbeterplan naar aanleiding van een omvangrijk onderzoeksrapport dat uitspraken doet over de situatie op locatie Behandelcentrum Woodbrookers (hierna: BWB) van Jeugdhulp Friesland (hierna: JHF). De aanleiding van het onderzoek was een melding van een calamiteit bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (hierna: Inspectie) door JHF. Ook de ouders van de betreffende jeugdige hebben destijds een melding gedaan bij de Inspectie. JHF heeft een onafhankelijk onderzoeksbureau gevraagd de casus te onderzoeken én om het onderzoek breder te trekken door voor deze én een andere casus, waarbij sprake was van een combinatie van agressie en zelfbeschadigend gedrag, te achterhalen welke – meer structurele oorzaken – ten grondslag liggen aan deze incidenten. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode medio april ’22 – oktober ’22. Dit rapport heeft reeds een belangrijke rol gespeeld in de overwegingen en het besluit om de capaciteit op de locatie Woodbrookers in 2023 te verlagen naar 8 plaatsen JeugdzorgPlus. Dit betekent dat 4 plaatsen JeugdzorgPlus en 12 plaatsen op Open groepen gesloten zijn / worden. Deze ontwikkeling is meegenomen in het opstellen van het plan van aanpak. In dit plan van aanpak zijn de concrete acties uitgewerkt en in tijd uitgezet die nodig zijn om de veranderende doelgroep passende zorg te bieden.

3

versie febr. ‘23

2

2.1

PLAN VAN AANPAK EN PRIORITERING

Verbeteracties afstemming met ouders en ketenpartners

THEMA AFSTEMMING MET OUDERS EN KETENPARTNERS DOELFORMULERING Toelichting HOE/STAPPENPLAN 1. Problemen met ouders (in de 1. Moeizame samenwerking, als ongunstige samenwerkingsrelaties invloed op het behandeltraject) worden besproken met de worden tijdig met inzet van een systeemtherapeut en systeembegeleider/systeemtherapeut ingebracht in het PMO geanalyseerd en opgepakt. 2. Indien werkrelatie zo slecht is dat het ongunstig op het traject uitwerkt, wordt het management hiervan op de hoogte gebracht. 3. Als signaal kan een conflict of samenwerkingsprobleem als MIZ melding worden ingevoerd 2. In het behandeltraject wordt er 1. Parallel aan planmatig afgestemd met ouders en behandelplan/bejegening ketenpartners volgens een van te jongere, wordt er ook t.a.v. voren bepaalde strategie om tot een ouders en ketenpartners goede werkrelatie te komen. een lijn afgesproken die vermeld wordt in het behandelplan en is thema bij behandelplanbespreking. 3. In de communicatie naar ouders is er 1. De regiebehandelaar geeft sprake van eenduidige berichtgeving aan wie het gezicht naar door een contactpersoon. buiten is (contactpersoon). Dit staat ook in het behandelplan. 2. Ouders wordt kenbaar gemaakt wie hun contactpersoon is 3. De RB informeert de contactpersoon tijdig over wat de boodschap/lijn is. 4. Ouders worden duidelijk 1.

Afdeling communicatie kijkt geïnformeerd over werkwijze WB bij naar het informatiepakket plaatsing en krijgen verwachtingen dat ouders krijgen bij (voorwaarden) op schrift. opname en geeft advies 2. Inventarisatie (bijv. in kliniekoverleg) om knelpunten te inventariseren die met verbeterde informatievoorziening kunnen worden opgelost 3. Informatiepakket aanpassen 5. Van ketenpartners wordt Zodat 1. Check op huidige voorafgaand aan de plaatsing een behandeling aanvraag/aanmeldformulier set aan informatie en een voorlopige niet ‘blind’ en gevraagde probleemanalyse gevraagd. wordt stukken/informatie opgestart. 2. Sturen op attitude verandering bij medewerkers aan de voorkant: minder vragend,

4

WIE PMO

WANNEER 1 maart

RB

z.s.m. (invoering bij nieuwe behandelplannen en evaluaties)

RB

z.s.m.

1 april 23

1 april 23

versie febr. ‘23

3.

6.

7.

In rapportages wordt een duidelijk beeld gegeven van de rol van ouders bij (het ontstaan van en in stand houden van) de problematiek en hun invloed op besluitvorming en het behandeltraject (bijv. onder druk toezeggingen doen).

1.

Met gebiedsteams zijn er duidelijke afspraken over regie, rol (bijv. naar ouders), samenwerking en afstemming bij gesloten plaatsingen in een vrijwillig kader.

1.

2.2

Toelichting

In de stappen om bij het perspectief te komen wordt nadrukkelijk samengewerkt met ketenpartners.

2.3

RB

z.s.m. bij nieuwe behandelplannen en evaluaties

RB

Bij nieuwe opnames

Verbeteracties perspectief

THEMA PERSPECTIEF DOELFORMULERING 1. Jongeren ervaren in de Woodbrookers een duidelijk perspectief waar naartoe gewerkt wordt.

2.

2.

meer eisend (taal in brieven hier ook op aanpassen) Intakegesprek vindt past plaats wanneer informatie verkregen is. Beeld en rol van ouders wordt in elk behandelplan duidelijk en herkenbaar beschreven Vanaf de eerste fase wordt er systemisch naar de problematiek gekeken; een systeemtherapeut kijkt hierin altijd mee Inventarisatie van veel voorkomende problemen of ketenpartners met wie er vaak problemen zijn

HOE/STAPPENPLAN 1. In elk (formele) contact met ouders en externen is dit structureel een bespreekpunt 2. Er is duidelijkheid over wat de begrippen: “perspectief” en “uitstroomprofiel” inhouden 1. In elk (formele) contact met ouders en externen is dit structureel een bespreekpunt 2. Bij binnenkomst worden ketenpartners geactiveerd, worden verantwoordelijkheden en taken besproken 3. Bij problemen in de verantwoordelijkheid en taakverdeling, worden intern geëscaleerd zo nodig met behulp van een MIZ melding

WIE MBZ

WANNEER 1 april 23

RB

m.i.v. elk nieuw plan of evaluatie

Verbeteracties behandelklimaat

De kwaliteit van het behandelklimaat speelt een cruciale rol in de effectiviteit van een residentiële behandeling en het welzijn van de jongeren (Van der Helm & Hanrath, 2010). Het reeds eerder geïmplementeerde behandelklimaat binnen Behandelcentrum Woodbrookers is gebaseerd op de drie strategieën van Kok en vraagt explicietere aansturing en kennisbevordering. THEMA BEHANDELKLIMAAT DOELFORMULERING 1. Woodbrookers biedt een leefen behandelklimaat dat passend is voor de hele doelgroep en een goede basis vormt voor een geïntegreerde behandeling.

5

Toelichting Het leefklimaat vormt de basis voor het klinisch milieu (en de effectiviteit van de individuele behandeling) en dient geschikt te zijn voor alle jongeren (leeftijd, sekse,

HOE/STAPPENPLAN 1. Update visie op klinisch milieu en drie opvoedingsstrategieën 2. Uitrol van kennis en koers in de teams/klassen 3. Thema bij overlegvormen; borging

WIE MBZ

WANNEER 1 april (start)

ZOC O voor leefkli maat / RB

versie febr. ‘23

problematiek, verblijfsduur) 4.

2.

Duidelijk is wanneer het behandelklimaat niet passend is voor een jongere.

De Regiebehandelaar toetst en stuurt periodiek bij.

1.

2.

3.

3.

Duidelijkheid over wat er nodig is om het schema therapeutisch behandelklimaat te borgen, of dit haalbaar is en of een andere strategie de voorkeur heeft.

Kan gebruik worden gemaakt van het implementatieplan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Voor de specifieke bejegening van een jongere (o.g.v. persoonlijkheidsproblematiek, ASS of andere psychiatrie) worden steeds aanwijzingen gegeven (en vastgelegd) voor JZW’s.

Er is structureel aandacht voor (ervaren) onveiligheid door zowel jongeren als medewerkers.

Situaties van onveiligheid1 worden tijdig geanalyseerd

Op vaste momenten en op herkenbare plekken (EPD, teamvergadering, behandelplannen) wordt de bejegening van een jongere vastgesteld, geëvalueerd en bijgesteld. Gevoelens van onveiligheid zijn inherent aan het klinisch werken met een complexe doelgroep. Het ondermijnt het totale behandelklimaat en dient tijdig gesignaleerd, besproken en aangepakt te worden.

1.

2.

1.

2.

3.

4.

1.

belegd bij RB of zorgcoordinator Beschrijven taken en verantwoordelijkheden (jeugdzorgwerker/zorgc oordinator/regiebehandelaar/manageme nt) i.r.t. het behandelklimaat Mate waarin behandelklimaat passend is als vast onderdeel van het multidisciplinair overleg Behandelklimaat als vast onderdeel opnemen in het Plan (hulpverleningsplan) in Care4 (elektronisch cliëntdossier) Schrijfwijzer evalueren en evt. aanpassen op nieuwe criteria Inventarisatie huidige stand van zaken/check op implementatieplan Minimale eisen leef- en behandelklimaat vaststellen Beslissing nemen (her)implementeren werkwijzen rondom schematherapeutisch werken of andere strategie kiezen. Schrijfwijzer en instructie bij behandelplan hierop checken Thema in elke evaluatie en elk behandelplan, borging in PMO

voor beha ndelkl imaat

Structureel onderwerp bij teamvergadering en intervisie Uitkomsten leefklimaatonderzoek en werkklimaatonderzoek structureel bespreken binnen de teams Bij onveiligheid: analyse en planmatig werken om tot een meer veilige situatie te komen Monitoring ervaren (on)veiligheid onder personeel in het kliniekoverleg op basis van MIZ meldingen Hernieuwde instructie voor alle medewerkers

ZOC O/ MAZ

z.s.m. bij elk nieuw behandelplan of evaluatie

MBZ

1 april 23

RB/ MBZ

1 april 23

ZOC O/

1 april 23

1 Een onveilige situatie kan ontstaan door toedoen van (een) jongere(n), (een) medewerker(s) of externen (ouders,

ketenpartners)

6

versie febr. ‘23

(ook naar impact op alle betrokkenen: jongere, professionals en ouders) en gevolgd door een plan van aanpak dat ook structureel de oorzaken aanpakt en duurzaam tot verbetering leidt.

2.

3. 4.

7.

8.

De groepsdynamiek is structureel een thema bij teamvergaderingen om te kunnen anticiperen op onveilige situaties. School en instelling trekken gezamenlijk op in het creëren en optimaliseren van een passend leer- en leefklimaat voor een jongere.

1. 2.

1.

2.

2.4

1.

3.

De regiebehandelaar adviseert over te volgen scholing, intensiteit van de behandeling.

1.

2.

De regiebehandelaar zorgt voor afstemming tussen alle professionals die bij een casus betrokken zijn.

7

ZOC O

1 maart 23

In overlegcircuit zijn er voldoende contactmomenten waarin dit ook een structureel thema is Portalis (interne school) wordt betrokken bij inhoudelijke trainingen

MBZ

1 mei ‘23

HOE/STAPPENPLAN 1. Functieomschrijving opfrissen en evt. updaten 2. Door leidinggevende worden duidelijke verwachtingen geformuleerd 3. Elementen die ‘afleiden’ van deze zuivere positie worden geïnventariseerd

2.

4.

MAZ

Verbeteracties positionering Regiebehandelaar

THEMA POSITIONERING REGIEBEHANDELAAR DOELFORMULERING Toelichting 1. De Regiebehandelaar is zodanig gepositioneerd dat er daadwerkelijk regie over een traject gevoerd kan worden. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn duidelijk. De Regiebehandelaar staat ook niet te veel op afstand. 2. De Regiebehandelaar schakelt tijdig andere disciplines in.

3.

over het maken van een MIZ melding. MIZ melding wordt geselecteerd en doorgestuurd Afdeling Kwaliteit borgt de analysefase Monitoring van de PDCA in het PMO Structureel thema bij teamvergadering Monitoring in het kliniekoverleg

Stevige basis dient het multidisciplinair werken te zijn. MDO’s zijn belangrijke kern,

1.

2.

MDO’s en evaluaties ondersteunen in het multidisciplinaire samenwerken Na vastgestelde termijnen wordt info bij andere disciplines opgehaald en schriftelijk vastgelegd in Care4 onder doelenevaluatie Verplichte inbreng Indicatiecommissie/PMO na intake Dit zijn vaste thema’s bij evaluaties en behandelplan bespreking Er vindt altijd afstemming met school plaats MDO’s en evaluaties ondersteunen in het multidisciplinaire samenwerken Na vastgestelde termijnen wordt info bij

WIE MBZ

WANNEER 1 mei 23

RB

1 maart 23

RB

1 maart 23

RB

z.s.m.

versie febr. ‘23

andere disciplines opgehaald.

2.5

Verbeteracties overlegstructuur

THEMA OVERLEGSTRUCTUUR DOELFORMULERING 1. In de Woodbrookers is het helder waar wat, waar en met wie wordt/moet worden besproken

2.6

In de vakgroep wordt periodiek de diagnostische cyclus gevolgd en wordt er multidisciplinair meegedacht. Op geijkte momenten (intake/opname, besluitvorming) is een psychiater/VS en systeemtherapeut betrokken. Vanuit de vakgroep wordt ontbrekende kennis m.b.t psychiatrische problematiek en psychopathologie gesignaleerd en wordt passende educatie ingezet.

3.

4.

5.

De vakgroep werkt volgens een mechanisme waarin risicovolle en vastlopende zorgsituaties tijdig worden gesignaleerd, multidisciplinair worden besproken en beoordeeld.

8

HOE/STAPPENPLAN 1. Overzicht opstellen van overlegstructuur, ook met doelstelling en kwaliteitsborging 2. Analyse van dubbele besprekingen en omissies 3. Gezien huidige krimp: herziening overlegstructuur.

WIE MBZ/MAZ

WANNEER April 23

HOE/STAPPENPLAN 1. Juiste inzet en gebruik borgen van de reeds bestaande kliniek overleggen en indicatie overleggen (PMO/Kliniekoverleg) 2. Doel en het karakter van het overleg vastleggen/beschrijven 1. Instellen van een psycho-medisch overleg

WIE MBZ

WANNEER 1 april 23

MBZ

1 april 23

1.

Instellen van een psycho-medisch overleg

MBZ

1 april 23

1.

Instellen van een psycho-medisch overleg Teams en individuele professionals kunnen hun behoefte aan kennis/bijscholing aangeven In PMO wordt besloten hoe er vorm gegeven wordt aan de gewenste educatie. Instellen van een psycho-medisch overleg Vast agendapunt op PMO: vastlopende trajecten en risicovolle jongeren/situaties

MBZ

1 april 23

MBZ

1 april 23

Verbeteracties vakgroep

THEMA VAKGROEP DOELFORMULERING 1. In de Woodbrookers fungeert een vakgroep waarin alle betrokken behandelaars een plek hebben

2.

Toelichting

WAAROM De onderlinge samenwerking en afstemming wordt zo verbeterd. Dit houdt verband met het thema

Dit kan gebeuren in het psycho-medisch overleg waar volgens criteria casuïstiek besproken wordt. Sowieso middels het PMO (analyse/indicatiestelling), maar ook medische dienst/VS verricht altijd een intake. Dit gebeurt in het PMO, maar ook op initiatief van een deelnemer kan

2.

3.

1.

2.

versie febr. ‘23

2.7

Verbeteracties (werk)processen

THEMA (WERK)PROCESSEN DOELFORMULERING 1. De werkprocessen voor elke professional duidelijk v.w.b. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden gevolgd.

2.

Het diagnostisch proces is concreet beschreven en op grond van relevante informatie worden oorzaken van het probleemgedrag geanalyseerd. De diagnostiek bij opname bevat een gezinsanamnese en systeemanalyse.

3.

4.

In de vakgroep wordt periodiek de diagnostische cyclus gevolgd en wordt er multidisciplinair meegedacht. Voor een goede probleemanalyse wordt volgens een schema relevante informatie (multidisciplinair) verzameld. Lijnverantwoordelijken en inhoudelijk verantwoordelijken zijn in dualiteit voldoende van elkaar gescheiden en met elkaar verbonden.

5.

6.

Toelichting Zeker bij veel personeelswisseling is het noodzakelijk te beschikken over goed omschreven processen die ook eenvoudig gevolgd kunnen worden door de beschrijving/instructie door te nemen.

HOE/STAPPENPLAN 1. Huidige werkprocessen opnieuw onder de aandacht brengen en borgen in het inwerkprogramma. Hierbij gebruikmakend van de huidige beschreven clientstroom en procesbeschrijvingen per functiegroep en functieomschrijvingen. 2. Knelpunten in de werkbeschrijvingen detecteren en oplossen 3. Nieuwe werkprocessen vaststellen 1. Beschrijving diagnostisch proces (incl. formats) onder de aandacht brengen 2. Zo nodig beschrijving en formats aanpassen en aanvullen naar huidige maatstaven 1. Beschrijving diagnostisch proces bij opname (incl. rapportage hiervan) onder de aandacht brengen 2. Zo nodig beschrijving en format aanpassen en aanvullen naar huidige maatstaven (check op handboek) 1. Instellen van een vakgroep/PMO met duidelijke doelstelling en agendering die deze doelstelling concretiseert.

WIE MAZ

WANNEER 1 mei 23

MBZ

1 mei 23

RB

1 april 23

MBZ

1 maart 23

1.

RB

1 mei 23

MBZ/MAZ

1 mei 23

2.

1.

2.

3.

9

Beschrijving werkproces probleemanalyse onder de aandacht brengen Zo nodig beschrijving aanpassen en aanvullen naar huidige maatstaven (check op handboek) Richtlijnen hieromtrent onder de aandacht brengen. Inventarisatie in welke processen/thema’s er onduidelijkheid (overlap, lancunes) optreedt wat tot problemen in de samenwerking kan leiden Knelpunten in de werkbeschrijvingen en – processen detecteren en oplossen

versie febr. ‘23

2.8

Verbeteracties dagprogramma

THEMA DAGPROGRAMMA DOELFORMULERING 1. Voor jongeren die verblijven in de Woodbrookers is er een passend dagprogramma

2.9

HOE/STAPPENPLAN 1. Overleg tussen school, AB en instelling wat de (on)mogelijkheden zijn 2. Voorstel formuleren voor het management 3. Implementatie nieuwe dagprogramma

WIE MBZ

WANNEER 1 juli 23

HOE/STAPPENPLAN

WIE

1.

ZOCO

WANNEE R 15 maart 23

Verbeteracties dossiervoering

THEMA DOSSIERVOERING DOELFORMULERING 1.

Toelichting In incidentenanalyses komt naar voren dat er bij jongeren vaak sprake is van verveling.

Toelichting

Dossiers zijn zodanig dat zowel de behandellijn (en besluitvorming) en het toepassen van VBM goed navolgbaar zijn.

2. 3. 4.

5. 2.

Signalen van probleemgedrag worden goed geregistreerd in het EPD en opgevolgd.

1.

2.

3.

2.10

Er is sprake van een effectieve geborgde werkwijze / leercyclus op casus- en teamniveau

10

RB

z.s.m.

WIE MAZ/MBZ

WANNEER 1 mei 23

MAZ/ZOCO

1 mei 23

Verbeteracties opvolging van MIZ meldingen

THEMA OPVOLGING VAN MIZ-MELDINGEN DOELFORMULERING Toelichting 1. MIZ-meldingen worden systematisch opgevolgd en dragen bij aan het lerend vermogen van de organisatie. 2.

Check op welke aanwijzingen gelden voor dossiervorming op VBM en behandellijn/besluiten en bejegening (evt. interne audit) Check op de dossiers in Care4 Discrepanties bespreken in het kliniekoverleg Bestaande richtlijn en werkwijze toepassen vrijheidsbeperkende maatregelen opnieuw onder de aandacht brengen. Periodieke herhaling van de richtlijn borgen Drie maandelijkse Risicoinventarisatie wordt uitgevoerd en bijgesteld in Care4. Input wordt cijfermatig verkregen op basis van MIZ meldingen op cliëntniveau. Periodiek overleg tussen clientadministratie en RB, i.c.m. SamenSün dashboard in BITool

HOE/STAPPENPLAN 1. Onder de aandacht brengen van bestaande beschreven processen zoals regeling MIZ. 2. Sturing en monitoring o.g.v. kwartaalrapportage. 3. Borging uitkomsten MIZ in PMO 1. Cyclus onder de aandacht brengen 2. Borging van de cyclus door afdeling Kwaliteit

versie febr. ‘23

met effect op de werkvloer. Het kwaliteitsteam evalueert incidenten/MIZ meldingen cijfermatig (patronen en trends) én inhoudelijk op casus of teamniveau. In elke incidentevaluatie wordt afgewogen welke (interne) disciplines en welke externe samenwerkingspartners van toegevoegde waarde zijn. Het is iedereen duidelijk dat MIZ meldingen niet alleen worden opgemaakt m.b.t. een jongere, maar ook m.b.t. ouders of collega’s. Incidenten die meldingswaardig zijn voor de IGJ worden herkend en onderzocht (en zo nodig tijdig gemeld). In een incidentevaluatie wordt zorgvuldig gekeken naar de impact van het incident op verschillende partijen (jongere, ouders, medewerker, team, organisatie, samenwerkingspartners).

3.

4.

5.

6.

7.

2.11

Inzichtelijk is hoe lang opvolging van een indicatie duurt en wat de reden is van wachttijden.

11

Analyse op door kwaliteitsteam wordt ingebracht in teamoverleg en PMO

MAZ

15 maart 23

1.

Belangrijke stap die navolgbaar gezet wordt door kwaliteitsteam

MBZ

Zodra dit aan de orde is

1.

Onder de aandacht brengen van instructie m.b.t het doen van MIZ meldingen bij alle medewerkers (via overleg, intranet, nieuwsbrief)

MAZ

z.s.m.

1. 2.

Richtlijnen IGJ worden gevolgd MIZ meldingen worden dagelijks gescreend.

MBZ/MAZ

z.s.m.

1.

Borging van MIZ meldingen, opvolging ervan en impact in daarvoor relevante overleggen

MAZ/ZOCO

z.s.m.

WIE RB/PMO

WANNEER 1 april 23

MBZ

1 maart 23

Verbeteracties indicatiestelling en opvolging

THEMA INDICATIESTELLING EN OPVOLGING DOELFORMULERING Toelichting 1. Het indiceren van therapie en trainingen gebeurt zorgvuldig en is inzichtelijk.

2.

1.

HOE/STAPPENPLAN 1. Het stellen van indicaties is een onderdeel van de indicatiecommissie en wordt multidisciplinair besproken 2. Genomen besluiten worden opgenomen in het EPD 1. Er wordt een monitorlijst samengesteld waarin indicatiestellingen en opvolging ervan worden bijgehouden 2. De monitorlijst is vast bespreekpunt in het PMO 3. Er is overzicht van het aantal in te zetten uren aan psychotherapie en door wie deze worden uitgevoerd

versie febr. ‘23