2022-03-10 Evaluatie RvO 2022

Evaluatie RvO en overdracht nieuwe raad Inleiding Na het zomerreces van 2021 heeft de raad het geactualiseerde en aangepaste RvO vastgesteld. Bij de vaststelling is besloten dat dit RvO op het eind van de lopende raadsperiode zou worden geëvalueerd. Uitgangspunt daarbij is dat de nieuwe raad in het voorjaar van 2022 van start kan gaan met een werkwijze die in de praktijk beproefd is en zijn kwaliteit en werkbaarheid heeft bewezen. Bij de evaluatie is, overigens net zoals bij de totstandkoming van dit RvO niet alleen gesproken met de raad zelf maar is ook nadrukkelijk aandacht besteed aan de vraag hoe werkbaar het college en de ambtelijke dienst de huidige werkwijze vinden. Het in september 2021 vastgestelde RvO is de neerslag van een in de praktijk gegroeide en positief gewaardeerde werkwijze. Deze werkwijze is aangevuld en bijgesteld op grond van een breed gevoerde gespreksronde waarbij ook ervaringen van inwoners zijn betrokken. In het presidium is dan ook afgesproken dat deze evaluatieronde niet als doel heeft opnieuw vanaf acquit te starten, maar meer een kritische en praktische beschouwing is van de huidige en eerder vastgelegde werkwijze die door alle betrokkenen als positief is beoordeeld.

In het voorbereidende gesprek in het presidium is de vice voorzitter en de griffier daarnaast de opdracht meegegeven om in de gesprekken aandacht te geven aan de vraag of er vanuit de zittende raad ook “boodschappen” zijn mee te geven voor de nieuwe raad na de verkiezingen. Aanpak Er zijn in kleine groepje drie gesprekken gevoerd met de fractievoorzitters of met, in een enkel geval, vervangers daarvan. Er is een uur lang gesproken met het voltallige college. Er is gesproken met de ambtelijke dienst, vertegenwoordigd door de reguliere gesprekspartners van de griffie vanuit de concernstaf. Bevindingen t.a.v. het RvO Op basis van de gevoerde gesprekken is een eerste conclusie dat de huidige werkwijze op hoofdlijnen goed functioneert. Een belangrijke tweede conclusie is dat van de nieuwe instrumenten die zijn toegevoegd er in het algemeen zeer positief wordt geoordeeld over De actualiteit. Er wordt een grote toegevoegde waarde toegekend aan deze werkvorm. De actualiteit voorziet duidelijk in de behoefte om vanuit de raad, in gesprek met het college met regelmaat aandacht te kunnen geven aan actuele zaken. Anders ligt dit voor het toegevoegde instrument de Burgeragendering. Dit instrument komt niet uit de verf. Dat betekent echter niet dat de conclusie is dat het instrument op zich niet deugt.

Eerder is de conclusie dat het de raad tot nu toe onvoldoende is gelukt om burgers te interesseren voor het op deze wijze onder aandacht brengen van onderwerpen die door de raad in behandeling worden genomen. Geadviseerd wordt zowel de Actualiteit als de Burgeragendering te handhaven. Als het gaat om de burgeragendering wordt geadviseerd de verdere ontwikkeling daarvan mee te nemen bij de doorontwikkeling van het begrip Andere Overheid. Mocht dit onvoldoende resultaat opleveren dan kan het RvO hier later op worden aangepast. Ten derde wordt er een aantal opmerkingen op detail niveau gemaakt. Deze opmerkingen zijn divers en veelal praktisch van aard. De mate waarin deze opmerkingen in meer of mindere mate gedeeld worden verschilt. We zetten de belangrijkste hieronder op een rij met daarbij een advies over een te maken aanpassing in het RvO. Dat betekent dus dat niet alle gemaakte opmerkingen terugkomen in het overzicht hieronder maar alleen die onderwerpen die meerdere malen zijn genoemd.

1. Debat en Besluit beter uit elkaar houden In de praktijk blijkt dat de inhoud van de Debat vergadering soms wordt overgedaan in de besluitvormende vergadering. Het onderscheid tussen deze twee vergadervormen ligt in het RvO reeds voldoende vast. Het is dus feitelijk vooral een kwestie van vergadercultuur en discipline. Een tekstuele wijziging in het RvO of in de bijbehorende toelichting op het RvO heeft geen meerwaarde. 2. De aanwezigheid van de wethouders in de informatieve fase Dit wordt over het algemeen positief beoordeeld. Een enkeling stelt de vraag of de wethouder in deze vorm wel voldoende aan bod komt. We zien geen aanleiding om op dit punt het RvO aan te passen. 3. Positie en rol ambtenaren De formele rollen en posities zijn op dit punt wat ons betreft voldoende helder. Ambtenaren zijn in bijeenkomsten aanwezig onder verantwoordelijkheid van het college. Zij worden gevraagd de raad te informeren en proberen op basis daarvan een inhoudelijke bijdrage te leveren. Soms komen zij daardoor in een kwetsbare positie omdat aan hun bijdrage een politieke duiding kan worden gegeven. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. De raadsleden moeten zich daarvan bewust zijn en er op een correcte manier mee om gaan. Dit gaat dus vooral om cultuur en gedrag. Geadviseerd wordt in de toelichting hieraan aandacht te geven. 4.

Omgangsvormen binnen de raad Alhoewel goed fatsoen en goede democratische omgangsvormen zich niet altijd even gemakkelijk in regels laten vastleggen is dit onderwerp toch diverse keren naar voren gebracht. Het lijkt ons zinvol om in de toelichting hierover een aantal opmerkingen te maken. Een punt dat hier direct verband mee heeft is de wijze waarop de voorzitters kunnen handelen op het moment dat zij het idee hebben dat deze gedragsregels worden geschonden. 5. Bevoegdheden van de voorzitters nader omschrijven Er is behoefte aan een nadere omschrijving van de bevoegdheden van de voorzitters. Daarbij gaat het zowel om het voorzitterschap van de burgmeester als om de voorzitters van de debatvergaderingen en de informatieve bijeenkomsten. We stellen voor hierover een aantal regels in het RvO te formuleren. 6. Moties buiten de orde Moties buiten de orde lijken soms dwars door het vergadermodel heen te lopen. Zij leiden soms tot besluiten waarvoor we bij een reguliere agendering een breder en zorgvuldiger proces doorlopen. Vooropgesteld dat we een raadslid het recht op het indienen van een dergelijke motie nooit kunnen en mogen ontzeggen leggen we in het RvO een aantal gedragsregels vast voor het gebruik van dit instrument. 7. Regels voor De Actualiteit Zoals hierboven gemeld wordt De Actualiteit positief geëvalueerd. Er is echter wel een aantal praktische aandachtspunten.

Vragen worden nu vaak eerst aangekondigd en later pas gespecificeerd. Dat werkt in de praktijk niet goed. Voorgesteld wordt dat de vragen direct en compleet worden aangeleverd.

Om alle fracties de kans te geven een vraag in te kunnen brengen leggen we vast dat iedere fractie de mogelijkheid heeft één vraag in te brengen. We nemen over deze praktische zaken bepalingen op in het RvO. 8. Agenda-initiatief van de raad Het is staande praktijk dat de vanuit de raad zelf initiatieven worden genomen om onderwerpen te agenderen. (Dit niet te verwarren met het zogeheten Initiatiefvoorstel waar al formele regels voor vastliggen) Het lijkt zinvol deze praktijk in het RvO te verankeren. Een aandachtpunt daarbij is dat bij het nemen van dergelijke initiatieven regelmatig ambtelijke capaciteit van de dienst vraagt. In het RvO leggen we vast dat deze ondersteuning wordt geboden tenzij de gevraagde ondersteuning op evidente capaciteits- of loyaliteitsproblemen stuit. In dat geval overleggen raadsgriffier en gemeentesecretaris over een oplossing. Bevindingen over boodschappen voor de nieuwe raad In de gesprekken over het RvO is zoals hierboven gesteld ook de vraag aan de orde geweest of er ook zaken zijn die vanuit de huidige raad aan de nieuwe raad meegegeven kunnen worden. Dit heeft twee belangrijke aandachtpunten opgeleverd. 1. Hoe gaan we met elkaar om en hoe werken we binnen onze regels en afspraken? Dit onderwerp is door verschillende gesprekspartners en vanuit verschillende contexten naar voren gebracht.

Rode draad in de gesprekken is dat er een breed gedragen gevoel is dat de raad meer moet doen aan het zoeken naar gezamenlijkheid. Dat kan door elkaar beter te leren kennen om daarmee meer inzicht in en meer begrip te krijgen voor elkaars drijfveren en ideeën. Kortom: investeer in goede relaties dan kunnen we ondanks dat we van mening verschillen op een goede wijze politiek bedrijven. Dit investeren in relaties ligt op verschillende vlakken: tussen raadsleden en fracties onderling, tussen raad en college en tussen coalitie en oppositie. 2. Andere Overheid Er is een breed gedragen gevoel dat het begrip Andere Overheid meer aandacht en uitwerking verdient. Gesteld wordt dat deze noemer, los van welke coalitie er ook komt, in het collegeprogramma aandacht zou moeten krijgen waarbij het een gezamenlijke opdracht van raad en college zou moeten worden voor de komende vier jaar. De raad heeft voor 2022 als start al extra middelen beschikbaar gesteld voor de griffie om hier meer aandacht aan te kunnen geven.

Maart ‘22 Julie Bruijnincx, vice voorzitter Frans van der Heide, griffier