20210419_Onderzoeksopzet Leeuwarder Digitale Agenda.pdf

ONDERZOEKSOPZET LEEUWARDER DIGITALE AGENDA

REKENKAMER LEEUWARDEN April 2021

Achtergrond

Overheden werken al lange tijd aan de verbetering en ontwikkeling van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven. De digitalisering van de dienstverlening is daarbij een belangrijk onderdeel. Hiervoor is eind 2008 het ‘Nationaal Uitvoeringsprogramma Betere Dienstverlening en e-Overheid’ (INUP) opgestart. Dit programma was erop gericht dat gemeenten als toegangspoort tot de gehele overheid fungeren. In mei 2013 onderstreept minister Plasterk met de ‘visiebrief digitale overheid 2017’ nogmaals het toekomstbeeld, ‘Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal afhandelen.1’. De ambities uit het I-NUP zijn door de Vereniging Nederlandse Gemeenten verder vertaald in een landelijke Digitale Agenda 2020 voor alle gemeenten. De Digitale Agenda 2020 (DA2020) bevat drie overkoepelende ambities: 1. We nemen open en transparant deel aan de participatiesamenleving; 2. Dat doen we door als één efficiënte overheid te werken; 3. We werken massaal digitaal en leveren maatwerk lokaal. Het formuleren van DA2020 leverde gemeenten veel op. De beweging van Samen Organiseren, de Common Ground-gedachte en de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) kwamen voort uit de DA2020.

Tegelijkertijd namen gemeenten met deze agenda een heldere positie in tijdens de kabinetsformatie en bij belangrijke agenda’s als NL DIGIbeter. De driedeling van DA2020 in respectievelijk ‘samenleving’, ‘overheid’ en ‘infrastructuur’ bracht daarin veel duidelijkheid. Digitalisering is niet meer alleen een onderwerp van de ICT-afdeling, maar verschuift naar de kern van het functioneren van de overheid en de relatie met de samenleving. Digitalisering kent zodoende als doel een bijdrage te leveren aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Dat heeft geleid tot een aantal veranderingen ten opzichte van de Digitale Agenda 2020 en de komst van de Digitale Agenda Gemeenten 2024 als opvolger van de Digitale Agenda 2020. De Digitale Agenda Gemeenten 2024 vormt de invulling van de meerjarige Verenigingsagenda voor de opgave 'Informatiesamenleving'. In deze agenda wordt de rol van gemeenten in de digitale transitie van onze samenleving beschreven aan de hand van drie doelstellingen: 'mogelijk maken', 'kansen benutten' en 'duiden en reflecteren'. Aanleiding

De wereld kleurt meer en meer digitaal. Dat wordt alleen maar meer. Iedereen, bedrijven, kennisinstellingen en inwoners weten dat informatie- en communicatietechnologie (ICT) een belangrijke impact heeft op de samenleving, dat de komende jaren veel nieuwe mogelijkheden via ICT worden aangereikt en in dat kader ook nieuwe vragen opgeworpen worden. Gemeenten moeten zich voorbereiden om een voortdurende heroriëntatie op stedelijke vraagstukken op basis van de snel veranderende trends en technologie aan te kunnen. Het publieke domein en de publieke diensten moeten regelmatig worden aangepast, er moet anders worden gecommuniceerd en in gesprek worden gegaan met inwoners, bedrijven en organisaties. Kortom, de rol en het functioneren van de gemeente zijn voortdurend in ontwikkeling.

1

Visiebrief digitale overheid 2017 van minister Plasterk, mei 2013

Het college van burgemeester en wethouders schrijft in haar coalitieprogramma, de kracht van samen, “We willen (digitale) technologie als een instrument voor empowerment en

efficiencyverbetering benutten. Naast een toenemende digitalisering van de informatievoorziening, komt er op dit gebied nog meer op ons af. Ook de landelijke en provinciale wet- en regelgeving (zoals de Omgevingswet), technologische innovaties (zoals bijvoorbeeld blockchaintechnologie, robotisering), het verhogen van de kwaliteit van onze data, vraagstukken rond privacy en informatiebeveiliging en de steeds hogere verwachtingen van onze inwoners en ondernemers van gemeentelijke digitale dienstverlening zullen we met kracht oppakken. De komende periode stellen we daarom een digitaliseringsagenda op”. De vragen van de huidige tijd kunnen nauwelijks nog beantwoord worden door louter te doen wat altijd al gedaan werd. De gemeente Leeuwarden stelt zich in dat kader een aantal vragen: Welke is onze rol in de Leeuwarder informatiesamenleving? En welke meerwaarde hebben wij te bieden? de Leeuwarder Digitale Agenda 2018 - 2020 (verder LDA vormt het antwoord op deze vragen. Een meerjarenperspectief dat koers geeft en in hoofdlijnen beschrijft wat moet veranderen en op welke wijze dat te doen. Gestart is met een visievorming op data gedreven werken, het creëren van bewustzijn en een aantal activiteiten, om van daaruit een succesvolle, continue leer- en groeicurve in te zetten. Hierbij horen 12 principes die de gemeente wil hanteren bij het werken aan de nieuwe digitale wereld.

De 12 richtinggevende principes Leeuwarder Digitale Agenda 1. Rem op ‘verouderde’ systemen 2. Prioriteit bij nieuwe informatie-gerichte systemen 3. Personele capaciteit vrijmaken voor vernieuwing 4. Besparingen inzetten voor vernieuwing 5. Conformeren aan Samen Organiseren, de +1-Gemeente en Common Ground 6. Vrij (her)gebruik van data 7. Experimenteren met nieuwe toepassingen 8. De maatschappelijke waarde creatie centraal 9. Leeuwarden is slimme volger 10. Hoeder van publieke waarden 11. Samenwerking in de regio

12. Digitalisering vraagt permanent aandacht

De eerste stappen zijn inmiddels gezet. Uit een eerste vooronderzoek blijkt dat een visie op data gedreven werken is gevormd en de eerste experimenten hebben plaatsgevonden, hierover is de Raad geïnformeerd op 9 december 2020. Het experimenteren met nieuwe toepassingen is 1 van de 12 principes.

In 2019 en 2020 zijn in de begroting specifieke budgetten vrij gemaakt voor de LDA 2018 - 2020. In 2019 is daarvoor € 500.000 beschikbaar gesteld en in 2020 € 775.000 (Data Fryslân en Digitale Agenda). Vanaf 2021 is in de begroting geen specifiek budget toegekend aan de LDA. Uit vooronderzoek blijkt ook dat de LDA 2018 – 2020 in ongewijzigde vorm doorgang krijgt in 2021, hier is per 1 januari 2021 een nieuwe programma-manager voor aangesteld. Doelstelling Het onderzoek moet inzicht geven in: -

De maatschappelijke relevantie van de digitale agenda en hoe de LDA van de gemeente Leeuwarden daaraan invulling geeft; centraal staat daarbij de vraag in hoeverre deze agenda aansluit bij de Digitale Agenda 2020 en de Digitale Agenda Gemeenten 2024;

-

Welke projecten zijn er tot uitvoering gekomen en hoe verhouden die projecten zich tot de 12 richtinggevende principes?

-

Hoe het budget van de LDA zich verhoudt tot het volledige ICT budget en of het beschikbare budget voldoende is om de doelstellingen te halen of om daaraan betekenisvol bij te dragen?

Vraagstelling De vraagstelling in het onderzoek luidt: Hoe verloopt de uitvoering van de LDA en sluit dit aan bij de landelijke richtlijnen? Voorlopige deelvragen:

1. Welke doelstellingen heeft de gemeente Leeuwarden met de LDA geformuleerd? Hoe sluiten die doelstellingen aan op de Digitale Agenda 2020 en de Digitale Agenda Gemeenten 2024? 2. Op welke wijze is de uitvoering ingericht? Welke interne en externe partijen spelen daarbij een rol? Worden hiervoor uitvoeringsplannen opgesteld? Hoe wordt aan de 12 principes gewerkt? En wie houdt hierbij het overzicht op de LDA? Hoe werkt de gemeente Leeuwarden samen met andere gemeenten (i4sociaal)? Wordt voldoende aangesloten bij landelijke partijen? 3. Op welke wijze is de uitvoering van de LDA in de begroting opgenomen? Hoe is de budgettaire sturing georganiseerd? Hoe verhouden de inspanningen en kosten voor de LDA zich tot de totale kosten voor ICT en IM? 4. Op welke wijze vindt monitoring en bijsturing plaats? In welke mate worden de ambities en doelen gerealiseerd? Wat is afgesproken over verantwoording aan de raad en hoe heeft de verantwoording plaatsgevonden? 5. Op welke wijze geeft de raad vorm gegeven aan de kaderstellende en controlerende rol en wordt de raad daartoe ook door het college in positie gebracht?

6. Op welke wijze wordt in het kader van andere overheid de burger betrokken bij de LDA? Wat zijn kansen voor participatie in de nabije toekomst? Organisatie: tijdpad en inhuur externe expertise Het onderzoek zal uitgevoerd worden door een nog nader te bepalen externe partij. Voor de selectie zullen referenties opgevraagd worden bij diverse andere rekenkamers die onderzoek hebben laten doen naar de digitale dienstverlening. Voorafgaand aan het offertetraject zullen we een 5 tal bureaus uitnodigen om op basis van de onderzoeksopzet een pitch te geven om zo een goed beeld te krijgen van hun visie op dit thema. Het onderzoek zal worden begeleid door een projectteam vanuit de rekenkamer: Mw. M. Domenie (lid), Dhr. B. Lokhorst (lid) en Mw. R.A. Duijtshoff (secretaris). De secretaris fungeert daarbij als schakel tussen onderzoekers, de rekenkamer, en de organisatie. Het onderzoek zal begin mei van start gaan. De verwachting is dat de rapportage in het vierde kwartaal van 2021 aan de Raad kan worden aangeboden.