2021-09-02 Raadsvoorstel RvO 2021

CONCEPT Raadsvoorstel Wijziging Reglement van Orde raad Zaaknummer: ----------------------------------------------------------Gevraagd raadsbesluit 1. Vaststellen Reglement van Orde voor het Politiek Podium en andere werkzaamheden van de raad gemeente Leeuwarden 2021 2. Intrekken Reglement van Orde op de raadscommissies en raadsvergaderingen zoals vastgesteld op 6 januari 2014

Inleiding Het Reglement van orde (RvO) beschrijft de spelregels rond de vergaderingen van de raad. Het huidige RvO is door de raad vastgesteld in 2014. Sinds 2014 zijn er verschillende veranderingen aangebracht in de werkwijze van de gemeenteraad. Deze veranderingen hebben geleid tot de huidige manier van werken die ingrijpend verschilt van dat wat in 2014 formeel is vastgelegd. Juridisch was dat mogelijk omdat de verordening van 2014 een experimenteerartikel kent dat een dergelijke afwijkende manier van werken mogelijk maakt. Dat neemt niet weg dat het juridische kader waarbinnen de raad de afgelopen jaren heeft gewerkt steeds minder in overeenstemming was met de feitelijke manier van werken. Het is overigens goed om vast te stellen dat deze situatie geen grote problemen heeft gegeven. Er is steeds in onderling overleg naar goede manieren gezocht om bij onduidelijkheden keuzes te maken voor een goede en werkbare oplossing. Er is aldus een werkpraktijk tot stand gekomen die als uitgangspunt is genomen bij de vraag of de raad deze werkwijze voor een langere periode vast wil houden en wil formaliseren, of dat er in meer of mindere mate veranderingen en aanpassingen noodzakelijk zijn om tot optimalisering te komen. Procestappen Om tot het antwoord op deze vraag te komen is een aantal stappen gezet.

Bij het zetten van deze stappen heeft het presidium van de raad steeds een centrale rol gespeeld. Het presidium heeft op aandragen van haar voorzitter en griffier stapsgewijs een proces doorlopen dat uiteindelijk tot het nu voorliggende voorstel heeft geleid. Welke stappen zijn gezet?

Blad 2

1. Er is door de voorzitter en de griffier een brede gespreksronde gevoerd om een beeld te krijgen van hoe betrokkenen tegen de huidige, feitelijke werkwijze aankijken en welke suggesties er gedaan konden worden voor verandering en verbetering. In dat kader is gesproken met raadsleden, collegeleden en vertegenwoordigers van de ambtelijke dienst. Daarnaast is er onder eerdere deelnemers van Open Podia een vragenlijst uitgezet om een beeld te krijgen van hoe inwoners van de gemeente vanuit hun perspectief aankijken tegen de huidige werkpraktijk. 2. De opbrengst van deze exercitie is met een aantal richtinggevende conclusies voor het vervolg aan het presidium voorgelegd. 3. Op basis van de reactie van het presidium is dit omgezet naar een concreet voorstel met daarin twee varianten, waaruit het presidium een unanieme keuze heeft gemaakt. 4. Tot slot is de gekozen variant in juridische zin vertaald naar een RvO. Inhoudelijk In grote lijnen is gekozen voor het behoud van de huidige werkpraktijk zoals die de afgelopen jaren is gegroeid. Daarbij zijn aanvullingen en aanscherpingen aangebracht waarmee een aantal geconstateerde tekortkomingen in de toekomst moet worden ondervangen. Om dit alles samen te vatten en inzichtelijk te maken volgt eerst een korte algemene schets van de werkwijze zoals die er met de invoering van het nieuwe RvO uit gaat zien.

Aansluitend daarop volgt een overzicht van de punten die feitelijk een aanvulling en aanscherping zijn ten opzichte van de huidige gang van zaken. Tot slot wordt een aantal praktische zaken benoemd dat van belang is voor de werkwijze van de raad. Niet alles wordt in deze tekst uitputtend uitgewerkt. Daarvoor verwijzen we naar de formele tekst van het vast te stellen RvO. De werkwijze samengevat Het Politiek Podium De vergaderingen van de raad vinden plaats onder de overkoepelende naam: Politiek Podium. Deze werkwijze is gebaseerd op een model van gefaseerde besluitvorming waarin onderscheid wordt gemaakt tussen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het Politiek Podium kent verschillende vergadervormen met elk hun eigen functie en regels, te weten De informatieve bijeenkomst, Het Debat en Het Besluit. Daarnaast kent het Politiek Podium een periodiek actualiteiten-uur waarin de raad het college kan bevragen op actuele politieke onderwerpen: De actualiteit.

Blad 3

De informatieve bijeenkomst De Informatieve bijeenkomst is onderdeel van de beeldvormende fase en is bedoeld om informatie over een onderwerp te verzamelen, om zodoende te kunnen komen tot standpuntvorming en besluitvorming. Het is in deze vergadering vooral de bedoeling burgers, instellingen, bedrijven en organisaties te betrekken bij de bespreking van het agendapunt. Aanwezig in de informatieve bijeenkomst zijn externe gasten, raadsleden en fractieassistenten. Collegeleden en hun ambtelijke ondersteuners kunnen tijdens deze bijeenkomsten het woord voeren, dit enkel met als doel het verschaffen van informatie aan de raad. Daarbij is het nadrukkelijk niet de bedoeling tot een politiek debat te komen. Tijdens de behandeling van het onderwerp wordt per fractie door één woordvoerder het woord gevoerd. Ter afsluiting van de behandeling van het geagendeerde onderwerp besluit de vergadering in goed overleg of en op welke wijze het onderwerp een vervolg krijgt. Als de vergadering er niet in slaagt hierover tot consensus te komen, wordt in het uiterste geval hierover in een gewogen stemming besloten. De informatieve bijeenkomst wordt voorbereid door de agendacommissie en voorgezeten door een voorzitter uit de voorzitterspoule van de gemeenteraad. De voorzitter wordt ter vergadering ondersteund door een medewerker van de griffie.

Het Debat De debatvergadering van het Politiek Podium is de oordeelsvormende vergadering en is bedoeld om standpunten in te brengen en met elkaar te debatteren. Daarnaast worden in de Debatvergadering conceptmoties en amendementen aangekondigd en besproken. Aanwezig in de debatvergadering zijn raadsleden, fractieassistenten en collegeleden. Collegeleden kunnen zich in de vergadering laten bijstaan door hun ambtelijke ondersteuners. Bij de behandeling van een agendapunt wordt per fractie door één woordvoerder het woord gevoerd. Ter afsluiting van de behandeling van een agendapunt wordt besloten of het voorstel door zal gaan naar de besluitvormende vergadering als hamerstuk of als bespreekstuk. Mocht hierover geen consensus worden bereikt dan leidt ook de wens van een minderheid tot de behandeling van een agendapunt als bespreekstuk in de besluitvormende vergadering. De Debatvergadering wordt voorbereid door de agendacommissie en wordt voorgezeten door een voorzitter uit de voorzitterspoule van de gemeenteraad of door de burgemeester. De voorzitter wordt ter vergadering ondersteund door een medewerker van de griffie.

Blad 4

Het Besluit De besluitvormende vergadering is bedoeld om te komen tot finale besluitvorming. Aanwezig in de besluitvormende vergadering zijn de raadsleden en hun voorzitter ondersteund door de griffier. Tevens is in deze vergadering het college aanwezig. De besluitvormende vergadering wordt voorgezeten door de burgemeester of de vicevoorzitter van de gemeenteraad. De besluitvormende vergadering is het sluitstuk van het gefaseerde besluitvormingsproces Tijdens de behandeling van een agendapunt wordt per fractie door één woordvoerder het woord gevoerd. De besluitvormende vergadering kent twee soorten agendapunten: - Hamerstukken. Dit zijn voorstellen waarover in de debatvergadering is besloten deze punten als zodanig aan te merken. Over de hamerstukken vindt geen debat plaats en wordt besloten zonder stemming, tenzij de raad anders beslist. - Bespreekstukken. Dit zijn voorstellen waarover in de debatvergadering is besloten deze punten als zodanig aan te merken. Over deze bespreekstukken vindt uitsluitend debat plaats voor zover het standpunten en meningen betreft die niet in de Debatvergadering aan de orde zijn geweest. Daarnaast worden in deze vergadering de in de debatvergadering eerder aangekondigde en besproken moties en amendementen afgehandeld.

Het streven daarbij is deze moties en amendementen zoveel als mogelijk voor aanvang van de vergadering openbaar te maken via de vergaderapplicatie. De Actualiteit Het actualiteiten uur wordt eens per drie weken gehouden, in de eerste week van de cyclus. Het college beantwoordt in dit uur actuele politieke vragen van de raad. De bijeenkomsten zijn openbaar en worden voorgezeten door een voorzitter uit de raad. De vragen worden uiterlijk 36 uur van tevoren aangemeld bij het college. De agendacommissie bepaalt op advies van de griffer of en in welke volgorde de vragen worden behandeld. Ook het college kan gebruik maken van het actualiteiten-uur. Deze actualiteiten moeten voor 12.00 uur op de dag van het actualiteiten-uur bij de raad worden aangemeld. Aanvullingen en aanscherpingen Om te beginnen worden er twee belangrijke instrumenten toegevoegd. 1. Het actualiteiten-uur  De Actualiteit  is een nieuwe toegevoegde werkvorm. Deze werkvorm wordt toegevoegd omdat de raad in de oude

Blad 5

situatie geen goed instrument tot zijn beschikking had om met het college over actuele zaken in gesprek te gaan. 2. Burgeragendering is een nieuw, laagdrempelig instrument voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om onder bepaalde voorwaarden een onderwerp bij de raad aan te dragen. Naast voorstellen van het college en agenda-initiatieven van de raad zelf komt er met dit instrument een laagdrempelige mogelijkheid om initiatieven vanuit de samenleving bij de raad aan te brengen. Daarnaast is er in het RvO een aantal zaken vastgelegd dat enerzijds de huidige praktijk nader formaliseert, maar dat anderzijds ook duidelijke regels geeft voor hoe we vanuit de huidige praktijk verder willen. 1. Tijdens de informatieve bijeenkomsten zijn de collegeleden met ambtelijke ondersteuning welkom om de raad van informatie te voorzien. 2. We brengen een scherper onderscheid aan tussen Het Debat en Het Besluit. Over de bespreekstukken in Het Besluit wordt alleen nog gedebatteerd voor zover het standpunten en meningen betreft die niet in de Debatvergadering aan de orde zijn geweest. Aanvullende praktische punten - Het streven is om technische vragen zo goed als mogelijk buiten het politieke proces te houden. Dat betekent dat de raad voorafgaand aan het politieke proces een informatieproces wil doorlopen dat los staat van het politieke proces.

Dat kan door vragen te stellen via de ambtelijke dienst, maar ook door het organiseren van technisch-informatieve bijeenkomsten. Dergelijke bijeenkomsten kunnen natuurlijk ook door het college worden georganiseerd. - De vergaderdag is woensdag. De maandag is de reservedag waarop zo nodig extra en aanvullende activiteiten worden gepland. We beginnen ’s middags niet vroeger dan 16.00. Politiek zwaarwegende zaken en besluitvorming beginnen niet eerder dan vanaf 18.00 uur. - We passen lessen toe uit het coronatijdperk: we maken meer gebruik van digitale werkvormen en schriftelijke rondes.

Blad 6

Vervolgstappen Uitgangspunt is dat we direct na het zomerreces van 2021 met de nieuwe werkwijze van start gaan. De griffie organiseert zo snel mogelijk na het reces een informatieve bijeenkomst voor de hele raad en andere belangstellenden waarin vragen over de werkwijze aan de orde kunnen komen. Nadat uw raad het nieuwe RvO heeft vastgesteld volgt nog een aantal acties. Om te beginnen een aantal praktische zaken. Zo zullen we bijvoorbeeld de naamgeving in iBabs aanpassen. Daarnaast gaan we aandacht geven aan interne en externe communicatie. College en ambtelijke dienst moeten meegenomen worden, maar zeker zo belangrijk is dat we de inwoners van de gemeente uitleggen hoe we werken en op welke wijze zij daarin een rol kunnen krijgen of nemen. De griffie zal, zo mogelijk met externe ondersteuning voor dat laatste een afzonderlijk communicatieplan maken. Wat ook belangrijk is dat we de voorzitters gaan trainen zodat zij zo effectief mogelijk in de nieuwe situatie kunnen functioneren. We hebben daarvoor inmiddels een plan in de maak. De werkwijze van de raad zoals vastgelegd in dit Reglement van Orde wordt na het kerstreces geëvalueerd. De zittende raad kan op basis van die evaluatie besluiten tot aanpassing en/of adviezen formuleren voor de werkwijze van de nieuwe gemeenteraad die op 16 maart 2022 wordt gekozen.

Tot slot Alle betrokkenen kijken terug op een constructief proces waarin het nieuwe RvO tot stand is gekomen. Nu een nieuw RvO, straks nog een nieuwe raadzaal. Op dat moment zijn we klaar voor de verkiezingen.