RV vergaderlocatie raad

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan

Gemeente Laren - Gemeenteraad Gemeentecode Laren

Onderwerp

Vergaderlocatie raad Laren Portefeuillehouder Mol, N.

Openbaar Ja

Korte inhoud

De gemeente Laren heeft ‘het Raadhuis’ verkocht en is nu anno 2024 gevestigd in een deel van het Brinkhuis. Het college, de burgemeester, het bestuurssecretariaat en de

griffie hebben er hun kantoor. Corona heeft de raad eerder gedwongen gebruik te gaan maken van de raadzaal in het BEL kantoor en is dat blijven doen. In deze raadzaal is opname materiaal beschikbaar.

In de raadsvergadering van 26 januari 2022 is het besluit genomen over de huisvesting van de gemeente met daarbij het besluit om met elkaar in gesprek te gaan over de

huisvesting van de raad om te komen tot een definitief besluit. Uitgangspunt is dat de raadsvergaderingen in Eemnes worden gehouden.

Er is een werkgroep gevormd met raadsleden. De werkgroep heeft een adviesbureau

ingeschakeld die verschillende mogelijkheden onderzocht en op basis van dat onderzoek het advies gaf over hoe het beste gebruik te maken van zowel de raadzaal in het BEL kantoor als het Brinkhuis. Besluiten

1. De raad besluit de raadsvergaderingen en de vergaderingen van de

raadscommissies, die uitgezonden worden, in de raadzaal van het BEL kantoor te

houden en de overige commissievergaderingen en informele vergaderingen in het Brinkhuis.

Pagina 1 van 4

2. Een informele avond of bijeenkomst kan tevens gehouden worden in de raadzaal

van het BEL kantoor als een grote opkomst wordt verwacht of om andere redenen.

Aanleiding voorstel

De gemeente heeft In de raadsvergadering van 26 januari 2022 besloten met elkaar in gesprek te gaan over de huisvesting van de raad, te komen tot een definitief

huisvestingbesluit hierover. Met de huisvesting van de raad wordt bedoeld de vergaderingen van de raad en de plek waar de fracties kunnen vergaderen.

De werkgroep `Vergaderlocatie raad’ is ingesteld, hierna te noemen `de werkgroep’, bestaande uit drie raadsleden, i.c. de leden Van Goozen, Westendorp en De Jong, ondersteund door de griffier. Tijdens de eerste bijeenkomst van de werkgroep is

geopteerd voor de uitwerking van twee scenario’s voor de huisvesting van de raad, t.w. het Brinkhuis en de raadzaal van het BEL-kantoor.

Voor de uitwerking van de beide scenario’s is een deskundigenbureau aangetrokken. Dit bureau, adviesbureau CTMH, heeft de opdracht gekregen om een integraal en

overzichtelijk advies op te stellen dat alle factoren en details meeneemt voor het kunnen maken van een keuze voor de vergaderlocatie van de raadsvergaderingen en/of de commissievergaderingen van de gemeenteraad van Laren. De beide scenario’s zijn

getoetst op drie criteria, t.w. uitgangspunten van de locatie, uitgangspunten van het

functioneren van de gemeenteraad en de keuzeverantwoording. Van elk scenario is een kostenoverzicht opgesteld. Op basis van de conclusies uit het onderzoek adviseert het deskundigenbureau in haar rapport alle vergaderingen op basis van de aard van de

vergaderingen te verdelen tussen het Brinkhuis en de raadzaal van het BEL-kantoor (in

het advies BEL Combinatie genoemd). Het rapport van adviesbureau CTMH is bijgevoegd. De werkgroep heeft de inhoud van het rapport besproken en de leden van de werkgroep onderschrijven unaniem het integrale advies. De werkgroep adviseert de gemeenteraad van Laren derhalve te besluiten de formele raads-, commissie- en presidiumvergaderingen te houden in het BEL-kantoor en de overige vergaderingen en

bijeenkomsten in het Brinkhuis. De werkgroep heeft het rapport op 24 februari 2023 gepresenteerd in de raadzaal van het Raadhuis.

Tussen 24 februari 2023 en begin 2024 heeft de verhuizing naar het Brinkhuis

plaatsgevonden en is bekeken wat nu in de praktijk voor iedereen het beste werkt. Het nu voorliggende besluit wijkt enigszins af van het advies van de werkgroep, cq het

adviesbureau: “De werkgroep adviseert de gemeenteraad van Laren te besluiten de

formele raads-, commissie- en presidiumvergaderingen te houden in het BEL-kantoor en de overige vergaderingen en bijeenkomsten in het Brinkhuis”.

Het Brinkhuis heeft de voorkeur, voor zover dat mogelijk is ten aanzien van het BEL

kantoor. Dit betekent dat de raadsvergaderingen en de commissie R&I en M&F in de

Pagina 2 van 4

raadzaal van het BEL kantoor plaatsvinden, maar de overige vergaderingen zo mogelijk in het Brinkhuis.

In het Brinkhuis zijn nu de fractievergaderingen, zo ook de Presidiumvergaderingen en overige commissievergaderingen zoals die van de commissie Audit en Risk.

Met dit voorstel neemt de raad van Laren formeel het besluit over waar de raad vergadert en waar informele bijeenkomsten van de raad plaatsvinden en is het besluit over de huisvesting van raad genomen. Doel

Duidelijkheid wordt verschaft aan de BEL Combinatie én het Brinkhuis, alsmede het huisvestingbesluit over het deel van de raad is afgerond.

Van het BEL kantoor wordt voornamelijk de raadzaal gebruikt en de Brink het gemeente

deel, met daarnaast de mogelijkheid tot huur van ander deel van het Brinkhuis, waarvoor extra betaald dient te worden.

Toelichting besluit (argumenten)

Het besluit vloeit voort uit het eerder genomen besluit 22 januari 2022 huisvesting gemeentebestuur Laren, waarmee de raad nu uitvoering geeft aan waar de raad vergadert.

Duurzaamheid N.v.t.

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader N.v.t.

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Het besluit om de raads- en commissievergaderingen in het BEL kantoor te houden, raakt de BEL -gemeenten en de BEL Combinatie. Er is overleg met de raad van Blaricum en de raad van Eemnes over de te houden raadsvergaderingen in de raadzaal van het BEL

kantoor. Onderling is afgesproken wie op welke dag gebruik maakt van de raadzaal in het BEL kantoor: Blaricum dinsdag, Eemnes maandag, Laren woensdag. Kanttekeningen N.v.t.

Financiën n.v.t.

Begrotingswijziging nodig? Nee

Pagina 3 van 4

Uitvoering

De griffie maakt een planning van vergaderingen waarbij de locatie is aangegeven en

regelt de publiciteit erover in samenwerking met de afdeling Communicatie van de BEL Combinatie.

Communicatie

Via de website en Larens Jounaal. Bijlagen

1. Raadsbesluit 26 januari 2022

2. Adviesrapport bureau CTMH d.d. 24 februari 2023 3. Bijlage adviesrapport CTMH infographic Steller

E. Boers(eboer). Registratiedatum 07 februari 2024

Pagina 4 van 4