RV Uniforme programmastructuur 2025 en verder

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan

Gemeente Laren - Gemeenteraad Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Uniforme programmastructuur 2025 en verder. Portefeuillehouder Midden, J.G. van Openbaar Ja.

Korte inhoud

Planning & Control (hierna P&C) is het geheel van activiteiten dat moet worden

uitgevoerd om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (=planning), de rapportage daarover en de

benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten

(=beheersen). Dit doen we aan de hand van onze P&C producten. Dit zijn opeenvolgend de kadernota, de begroting, de zomernota en de jaarstukken van de gemeente. De

gemeente geeft door middel van haar P&C documenten inzicht in de doelstellingen (de

beoogde maatschappelijke effecten), de wijze waarop ernaar gestreefd wordt die effecten te bereiken, de betrokkenheid hierbij van de verbonden partijen en de raming van de baten en lasten.

Door middel van de P&C documenten wordt sturing gegeven aan de doelstellingen en

wordt verantwoording afgelegd over de resultaten. Volgens de verslaggevingsregels doen gemeenten dit via zogenaamde programma’s. Hierbij is een programma een

samenhangend geheel van activiteiten. Deze programmastructuur is voor de drie BEL

gemeenten niet gelijk. Met dit voorstel uniformeren we de programmastructuur voor de drie BEL gemeenten.

Pagina 1 van 5

Besluiten

1. De programmastructuur vast te stellen en deze vanaf de P&C cyclus 2025 toe te passen in de P&C documenten. Aanleiding voorstel

Binnen het Ontwikkelplan “Samen op weg naar een toekomstbestendige en stabiele BEL

Combinatie” (hierna MJON) is onder andere de ambitie uitgesproken de Basis op orde te brengen om zo de ontwikkelkracht van de BEL Combinatie voor de drie gemeenten te

vergroten. Specifiek voor de P&C cyclus geldt dat de ambitie is uitgesproken te groeien

naar een moderne en efficiënte P&C organisatie met een stevige en betrouwbare eenheid

Control & Financiën, die uitdaagt en ondersteunt om de bestuurlijke ambities nu en in de toekomst helpt waar te maken.

Door de programmastructuur uniform en eenduidige voor zowel Blaricum, Eemnes en Laren in te richten hebben we communiceerbare en herkenbare programma’s voor

inwoners, bedrijven en de raad. Daarnaast kunnen we hiermee de P&C en administratie ook uniform en eenduidig inrichten, weet de organisatie op welke plek welke activiteit thuishoort en kunnen we zo efficiënt werken. Doel

Een uniforme en communiceerbare programmastructuur toe te passen voor de gemeente Blaricum, Eemnes en Laren om zo een efficiënte P&C mogelijk te maken. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 De programmastructuur is uniform, communiceerbaar en eenduidig Om tot een

uniforme programmastructuur te komen hebben we eerst een aantal uitgangspunten geformuleerd voor de uitwerking. De belangrijkste hieruit zijn dat de programma’s

communiceerbaar en herkenbaar moeten zijn voor de inwoners, bedrijven en de raad. De programma’s zijn ingedeeld volgens een logisch samenhang en duidelijke

indeling: De programma’s moeten activiteiten bevatten die logisch met elkaar

verbonden zijn. We combineren de “zachte” sector (sociaal domein) daarmee niet met de “harde” sector (ruimtelijke ordening of openbare ruimte). Ook hebben we het

uitgangspunt gehanteerd dat kwaliteit boven kwantiteit gaat: Op dit moment hebben

Eemnes zestien en Blaricum en Laren vijftien programma’s. Om ervoor zorg te dragen dat er meer uniformiteit in de verschillende programma’s ontstaat zetten we de

kwaliteit van een programma boven de kwantiteit. Uiteraard is het uitgangspunt van

uniformiteit voor de drie gemeenten ook een uitgangspunt geweest en hebben we de financiële omvang van de programma’s zoveel als mogelijk in balans gehouden.

Pagina 2 van 5

De volgende programmastructuur is bepaald: Programma 1 Besturen en diensten verlenen in een veilig Laren Programma 2 Buitenruimte onderhouden in Laren Programma 3 Duurzaam en prettig wonen in Laren Programma 4 Sporten, ontwikkelen en leren in Laren Programma 5 Meedoen in Laren Programma 6 De algemene inkomsten en uitgaven van Laren

1.2 Zo is een meer efficiënte P&C mogelijk. Door de programmastructuur uniform en

eenduidige voor zowel Blaricum, Eemnes en Laren in te richten, kunnen we de P&C en

administratie ook uniform inrichten, weet de organisatie op welke plek welke activiteit thuishoort en kunnen we efficiënt werken.

1.3 De mogelijkheid van vergelijkende cijfers blijft bestaan. In de programmabegroting wordt normaliter de lasten en baten van het betreffende programma voor het boekjaar

vergeleken met het vorige boekjaar. Door de inrichting van dit traject blijft het mogelijke om de vergelijkende cijfers van het vorige begrotingsjaar in de programmabegroting 2025 op te nemen. Op deze wijze gaat er geen informatie verloren.

1.4 De programmastructuur is bottom-up opgesteld Onze budgethouders hebben meegedacht met de opbouw van de voorliggende programmastructuur.

1.5 Het maakt een uniforme financiële administratie mogelijk. De financiële administratie wordt in 2025 opnieuw wordt ingericht mede als gevolg van de aanbesteding van een

nieuw financieel pakket. Door te starten met de programma’s, daarna de producten en

daarna kostenplaatsen/soorten zijn we in staat een uniforme administratie op te zetten

voor de drie gemeenten. Dat werkt efficiënt zowel voor C&F, de administratie, maar juist ook voor de budgethouders. Hierdoor is er minder kans is op fouten, een betere beheersing mogelijk en kan er beter gestuurd worden op resultaten.

1.6 We worden hiermee in staat gesteld beter te sturen en verantwoording af te leggen.

Het ontbreekt op dit moment aan een onderverdeling van de programma’s in producten. Het aan de raad om programma’s vast te stellen en de hierin opgenomen te realiseren

doelstellingen. Hierbij alloceert de raad op het niveau van de programma’s het budget

(geld). Het is vervolgens aan het college om binnen deze programma’s de doelen en het geld te alloceren aan de verschillenden producten. Daarom werken we nu, tegelijk met het opstellen van de programmabegroting 2025, ook een productenstructuur uit

waardoor er een verfijnde allocatie van geld en doelen mogelijk is om een betere sturing en verantwoording mogelijk te maken voor zowel raad als college.

Pagina 3 van 5

1.7 Het is de bevoegdheid van de raad om de programmastructuur vast te stellen. Binnen het Besluit Begroting en Verantwoording, de Gemeentewet en de financiële verordening

zijn afspraken gemaakt op welk niveau de raad bevoegd is en welk niveau het college. Zo is het aan de raad om de programmastructuur vast te stellen. Duurzaamheid N.v.t.

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Besluit Begroting en Verantwoording Gemeentewet

Financiële verordening Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Om de uniformiteit te waarborgen is dit voorstel ingediend bij alle BEL gemeenten. Kanttekeningen

1.1 Bij een afwijkend besluit in de raad dienen we voor alle gemeenten een nieuw voorstel te maken

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een efficiënte P&C is de uniformiteit van de programmastructuur binnen de drie BEL gemeenten. Niet zozeer op de inhoud van de

programma’s (het beleid), maar wel op de structuur van de programma’s. Indien er bij

een van de drie BEL gemeenten een afwijkend besluit wordt genomen, zullen we opnieuw naar de “tekentafel” gaan en voor alle drie de gemeenten een nieuw uniforme programmastructuur voorstellen. Financiën

Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Begrotingswijziging nodig? Nee

Uitvoering

Na besluitvorming richten we onze P&C documenten in conform de nieuwe

programmastructuur. Het eerste product waarin dit zichtbaar wordt is de kadernota 2025 gevolgd door de programmabegroting 2025. Zoals aangegeven onder de argumenten

ontbreekt het op dit moment aan een onderverdeling van de programma’s in producten. Het aan de raad om programma’s vast te stellen en de hierin opgenomen te realiseren

doelstellingen. Hierbij alloceert de raad op het niveau van de programma’s het budget

(geld). Het is vervolgens aan het college om binnen deze programma’s de doelen en het geld te alloceren aan de verschillenden producten. We ontwikkelen nu een

productenstructuur die in de programmabegroting 2025 zal worden verwerkt. Pagina 4 van 5

Communicatie

De uitwerking van de programmastructuur wordt zichtbaar in de openbare P&C documenten. Bijlagen • •

Concept raadsbesluit uniforme programmastructuur 2025 en verder Inrichting programmastructuur 2025 en verder

Steller

T. de Haar(thaar). Registratiedatum 29 februari 2024

Pagina 5 van 5