RV Tijdelijke beheerorganisatie buurtschap Crailo

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan

Gemeente Laren – Gemeenteraad. Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Tijdelijke beheerorganisatie buurtschap Crailo. Portefeuillehouder Rood, N.

Openbaar Ja.

Korte inhoud

De gebiedsontwikkeling van Buurtschap Crailo is een samenwerking van de gemeenten Laren, Hilversum en Gooise Meren. Gezamenlijk hebben deze gemeenten een

projectorganisatie opgericht, de Gemeentelijke Exploitatie Maatschappij Crailo (hierna:

GEM Crailo B.V.). De ontwikkeling van woningen en openbare buitenruimte is verspreid over meerdere jaren. Het gerealiseerde areaal wordt nog niet overgedragen aan de

genoemde gemeenten voordat de totale gebiedsontwikkeling is afgerond. Er is gekozen voor een tijdelijke beheerorganisatie om het areaal te onderhouden volgens de

(beeld)kwaliteitsniveaus die de gemeenten aanhouden. Hiertoe wordt u nu een voorstel aangeboden om een beheerorganisatie op te richten. De hierbij behorende

samenwerkingsovereenkomst is door het college in haar vergadering van 13 januari 2026 vastgesteld en is ter kennisname als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Besluiten

1. voor het tijdelijk beheer van Buurtschap Crailo het beheerregime over te dragen aan GEM Crailo B.V., overeenkomstig de vastgestelde uitgangspunten voor gebiedsontwikkeling Crailo;

2. de bestaande beheerbudgetten op te hogen voor de toevoeging van het deel van

gemeente Laren voor Buurtschap Crailo, voor 2026 een bedrag van € 29.721, voor 2027: € 20.791, voor 2028: € 27.983, voor 2029: € 35.500, voor 2030: € 41.931 (totaal €

155.928) en dit financieel-technisch te verwerken in de Zomernota en de Begroting 2027; 3. geen wensen en bedenkingen te uiten over het ter beschikking stellen van het

beheerbudget aan de tijdelijke beheerorganisatie voor het beheer van Buurtschap Crailo. Pagina 1 van 5

Aanleiding voorstel

Ten tijde van het oprichten van GEM Crailo B.V. is het tijdelijk beheer van de openbare ruimte niet meegenomen in de omschrijving van werkzaamheden. In het Bestuurlijk

Overleg Crailo (BO Crailo) is besloten om een tijdelijke beheerorganisatie op te richten die gelijktijdig met het opheffen van GEM Crailo B.V. wordt beëindigd. Hiervoor wordt een

aparte (beheer)organisatie opgericht die binnen de structuur van GEM Crailo B.V. past. Doel

Het opgeleverde deel van de openbare ruimte binnen Buurtschap Crailo veilig en

duurzaam onderhouden volgens de (beeld)kwaliteitsnormen van gemeente Laren. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 De tijdelijke beheerorganisatie past binnen de structuur van GEM Crailo

De drie gemeenten hebben in mei 2018 Gem Crailo B.V. opgericht voor de aansturing van de gezamenlijke ontwikkeling van Buurtschap Crailo. Omdat GEM Crailo B.V. aansturing

aan de ontwikkeling geeft is er binnen GEM Crailo B.V. veel kennis van het buurtschap en bij de ontwikkeling geïmplementeerde maatregelen om de duurzame ambities vorm te geven. Het betrekken van GEM Crailo B.V. door het onderbrengen van de tijdelijke

beheerorganisatie voor het beheer bij een dochterorganisatie van GEM Crailo zorgt ervoor dat de aanwezige kennis optimaal benut wordt bij de gezamenlijke aanpak van het

beheer. Ook zijn er als gevolg van deze gezamenlijke aanpak volgens één beheerregime efficiencyvoordelen te verwachten.

2.1 Uitbreiding van het beheerareaal vereist uitbreiding beheergelden

Als gevolg van de ontwikkeling van Buurtschap Crailo ontstaat nieuw openbaar gebied

waarvoor een beheerinspanning nodig is. Ter dekking van de extra beheerinspanning die nodig is voor het beheer van dit extra openbaar gebied door de tijdelijke

beheerorganisatie het beschikbaar stellen van aanvullende beheergelden vereist (zie bijlage 2 Samenwerkingsovereenkomst: bijlage 3 begrote Cash-out). Tegenover de

beheergelden staan natuurlijk wel de inkomsten van de woningbouwontwikkeling binnen het grondgebied van Laren.

GEM Crailo heeft een kostenraming voor het dagelijks beheer laten opstellen door een

extern ingenieursbureau uitgaande van de situatie dat openbare ruimte in het Buurtschap volledig woonrijp is opgeleverd. Deze kostenraming is de input geweest om de raming voor de eerste zes jaar op te stellen waarin rekening is gehouden met de gefaseerde oplevering van de openbare ruimte en de omvang van het grondgebied van iedere

gemeente in het Buurtschap. Dat betekent dat Gooise Meren in de eerste zes jaar €

492.831 bijdraagt, Hilversum € 385.204 en Laren € 155.928. De financiële uitwerking is opgenomen onder het kopje ‘Financiën’.

Pagina 2 van 5

3.1 Beheer door gezamenlijke tijdelijke beheerorganisatie voor het beheer wordt het meest passend geacht

Als gevolg van de samenwerking wordt een tijdelijke externe beheerentiteit opgericht als dochteronderneming van GEM Crailo B.V. voor het beheer. Op basis van een brede

ambtelijke afweging binnen een werkgroep van de gemeenten met GEM Crailo wordt dit de meest passende opzet geacht om tot efficiënt, effectief en uniform beheer te komen

van Buurtschap Crailo met de in het buurtschap verweven duurzame bouwstenen volgend uit de raadsbesluitvorming in 2020. Omdat er een bedrag groter dan € 100.000,- naar deze tijdelijke beheerorganisatie wordt overgeheveld, wordt de raad in de gelegenheid

gesteld wensen en bedenkingen te uiten. Aan de raad wordt geadviseerd dit niet te doen. Kanttekeningen

2.1 Bepaling in Samenwerkingsovereenkomst (SOK)

In de SOK is opgenomen dat wanneer om goede redenen blijkt dat de bedragen te laag zijn om de gestelde (beeld)kwaliteitsniveaus te behalen, een aanvullende bijdrage kan worden gevraagd. Een definitieve bijdrage wordt elk jaar bij de jaarrekening van de beheerorganisatie vastgesteld (zie kopje ‘Financiën’ van dit voorstel). Duurzaamheid

Een belangrijk uitgangspunt is een duurzame gebiedsontwikkeling van het voormalige kazerneterrein tot Buurtschap Crailo. Voorliggend voorstel zorgt ervoor dat aan dit

uitgangspunt wordt voldaan door het gekozen beheerniveau in een groene omgeving. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

De gemeente heeft wettelijke verplichtingen voor het onderhouden van de openbare

ruimte. Daarnaast heeft gemeente Laren het algemene onderhoudsniveau vastgesteld op CROW kwaliteitsniveau B. Met het oprichten van een beheerorganisatie voor Buurtschap Crailo borgen we deze verplichtingen en uitgangspunten. Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Dit voorstel heeft alleen betrekking op de gemeente Laren. Financiën

De financiële doelstelling voor de tijdelijke beheerorganisatie is een voor de gemeenten

budgetneutrale uitvoering van de dagelijkse beheertaken waar de gemeenten gezamenlijk van het begin financieel bijdragen. Hiertoe heeft GEM Crailo een kostenraming voor het dagelijks beheer laten opstellen door een extern ingenieursbureau uitgaande van de

situatie dat openbare ruimte in het Buurtschap volledig woonrijp is opgeleverd. Ambtelijk

is geconstateerd dat de beheerkosten per m2 in deze raming hoger kunnen liggen dan de daadwerkelijke uitgaven per gemeente maar dat de financiële afwijking naar verwachting niet dusdanig relevant is dat de overige voordelen van het gezamenlijk beheer daarmee

teniet zouden worden gedaan. Crailo‑specifieke bouwstenen worden gefinancierd uit de grondexploitatie van GEM Crailo en daarnaast zijn er bijdragen van derden mogelijk.

Pagina 3 van 5

In de tijdelijke situatie zijn de financiële bijdragen van de gemeenten als volgt berekend: 1. Het aantal te beheren m2 conform opleverplanning

2. De toepassing van de raming op aantal m2 stap 1 + overhead (vast bedrag)

3. Berekening kosten over looptijd tijdelijke beheerorganisatie teruggerekend jaarlijkse bijdragen volgens een lumpsum benadering.

Onder lumpsum wordt verstaan een jaarlijks bedrag waarmee de Beheerorganisatie de benodigde activiteiten moet bekostigen. De jaarlijkse bijdragen zijn opgenomen in onderstaande tabel. In Bijlage 1 – Organisatieplan (hoofdstuk 8.1 en 8.2) is de onderliggende berekening opgenomen.

Jaren

1

2

3

4

5

6

Totaal jaar 1-6

Gooise Meren

€ 42.408

€ 51.531 € 65.713

€ 88.456

€ 112.201

€ 132.531

€ 492.831

48 %

Laren

€ 13.417

€ 16.304 € 20.791

€ 27.983

€ 35.500

€ 41.931

€ 155.928

15 %

Hilversum

€ 33.147

€ 40.277 € 51.363

€ 69.132

€ 87.690

€ 103.588

€ 385.204

37 %

In artikel 10 en 11 van de SOK is de systematiek opgenomen dat de tijdelijke

Beheerorganisatie jaarlijks op basis van een door de AVA vast te stellen begroting een voorschotnota aan de gemeenten stuurt. Na vaststelling van de jaarrekening in het

daaropvolgende jaar doet de tijdelijke Beheerorganisatie een voorstel voor definitieve vaststelling van de bijdragen.

Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente. Uitvoering

Na afronding van de interne en gemeentelijke besluitvorming wordt de notaris opdracht gegeven tot oprichting van de entiteit (beheerorganisatie). Vervolgens worden de

noodzakelijke stappen genomen om de entiteit gereed te maken voor operationeel

functioneren. De beoogde doelstelling is dat de beheerorganisatie zo spoedig mogelijk operationeel is, met als streefdatum 1 juli 2026.

De gezamenlijke evaluatie van doeltreffendheid en doelmatigheid van de tijdelijke

beheerorganisatie vindt plaats één jaar vóór het einde van de overeenkomst (uiterlijk in 2029) en vormt het beslismoment voor voortzetting of aanpassing. Gedurende deze periode verloopt verantwoording via het jaarplan met begroting, de jaarrekening en

halfjaarlijkse voortgangsrapportages. De AVA stelt het jaarplan en de jaarrekening vast. Pagina 4 van 5

Monitoring en bijsturing gebeuren via de vaste overlegstructuur: projectoverleg (minimaal twee keer per jaar met buurtschapsmanager en accounthouders) en bestuurlijk overleg (dit overleg vindt zes-wekelijks plaats).

Communicatie

De Raad stelt het (gezamenlijk) oprichten van een tijdelijke beheerorganisatie voor het Buurtschap Crailo vast. Communicatie hierover vindt plaats volgens de reguliere werkwijze.

Aan de gezamenlijke ondertekening van de SOK kan te zijner tijd in overleg tussen de

communicatieadviseurs van de gemeenten en GEM Crailo B.V. een persbericht gekoppeld worden.

Bijlagen

Concept raadsbesluit

1. Organisatieplan Beheerorganisatie Buurtschap Crailo;

2. Samenwerkingsovereenkomst (SOK) Beheerorganisatie Buurtschap Crailo; Registratiedatum 08 januari 2026

Pagina 5 van 5