RV b23 00904 Zienswijze GR Archiefdiensten Gooi en Vechtstreek

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan b23.00904

Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Zienswijze GR Archiefdiensten Gooi en Vechtstreek. Portefeuillehouder Mol, N.

Openbaar Ja.

Korte inhoud

De beide streekarchieven in de regio Gooi en Vechtstreek zijn voornemens te gaan

fuseren. Hiermee ontstaat een archiefdienst die beter is toegerust voor de bestaande en

nieuwe taken. Het archief heeft een tweeledige functie: archiveren en toegankelijk maken van enerzijds besluiten van lokale overheden en anderzijds het bewaren en (digitaal) toegankelijk maken van documenten die relevant zijn voor een begrip van de lokale

geschiedenis. Daarmee draagt het archief bij aan de toegankelijkheid van informatie, de transparantie van besluiten, de betrokkenheid bij de democratie en de lokale

gemeenschap. De fusie zorgt ervoor dat de archiefdienst beter toegerust is op haar taken.

Besluiten

In te stemmen met de ontwerp gemeenschappelijk regeling “Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek”. Aanleiding voorstel

Waarom fuseren?

In de regio Gooi en de Vechtstreek zijn twee archiefdiensten aanwezig, het Streekarchief Gooi en Vechtstreek in Hilversum voor de archieven van de gemeenten Hilversum,

Blaricum, Laren, Wijdemeren en van regionale overheden (Regio Gooi en Vechtstreek en Pagina 1 van 9

Veiligheidsregio) en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen in Naarden voor

archieven van de gemeenten Gooise Meren en Huizen. Het gaat om twee relatief kleine diensten in één regio, die nauw samenwerken op het gebied van het

archiefbeheersysteem en de website. Ook op het terrein van de archiefinspectie weten

Gooise Meren en Hilversum elkaar te vinden. Ideeën om de volgende stap te zetten in de samenwerking spelen al veel langer. In 2002 is met ondersteuning van de provincie

Noord-Holland reeds een onderzoek gedaan naar de optie fuseren, dat toen geen vervolg heeft gekregen. In 2017 is een uitgebreide verkenning uitgevoerd naar de voor- en

nadelen van een fusie. De redenen om deze mogelijkheid te onderzoeken zijn geweest: •

De afzonderlijk diensten hebben met de huidige capaciteit grote moeite hun wettelijke taken te vervullen en kampen met achterstanden;

•

De archiefdiensten hebben de nieuwe opgave om digitale bestanden te bewaren in een e-depot:

•

De archiefdiensten zullen stappen moeten maken om passende digitale dienstverlening te kunnen bieden;

•

Voor de dienstverlening op het vlak van de lokale geschiedenis is binnen de beide diensten weinig ruimte;

•

De verwachting is dat het investeren in één archiefdienst die voldoende

toegerust is haar taken al met al in financieel opzicht voordeliger is dan te investeren in twee afzonderlijke archiefdiensten.

Als belangrijke onderzoeksvraag is ook gekeken naar de bezoeklocaties: is het een goed idee om de bezoek functies te centreren in Naarden?

Aanpak: businesscase ‘archief van Morgen’

De colleges van Gooise Meren en Hilversum hebben in 2017 opdracht gegeven, om door middel van een businesscase, in kaart te brengen wat een mogelijke fusie tussen twee

archiefdiensten betekent voor samenwerking, kosten, kwaliteit dienstverlening, aanpak digitaliseringsopgave, uitdragen cultuurhistorie en bezoeklocatie.

Gezien de positieve te verwachten effecten op kwaliteit, kosten, kansen en het

verminderen van kwetsbaarheid, zo was de conclusie van de businesscase, is een fusie

van beide archiefdiensten aan te bevelen. Dit voorstel is in januari (2018) ingebracht in de raden van Hilversum en Gooise Meren. De gemeente Gooise Meren heeft het besluit aangehouden, om eerder gestelde vragen (onder andere gesteld tijdens de Politieke

Avond van de gemeente Gooise Meren op 10 januari 2018 ) te kunnen beantwoorden, en

ook om de contouren van het implementatietraject verder uit te werken. De voorbereiding op een fusie heeft een vervolg gekregen in de nieuwe college/raadsperiode.

Actualisatie businesscase

In 2020 hebben de portefeuillehouders van Gooise Meren, Hilversum en Huizen

hernieuwde afspraken gemaakt zodat een doorstart kon worden gemaakt met de Pagina 2 van 9

fusieplannen voor de archiefdiensten. Er zijn ook een aantal andere nieuwe zaken

opgepakt, die geen onderdeel waren van de oorspronkelijke businesscase. In de eerste plaats is een helder profiel opgesteld van de gefuseerde archiefdienst, die ook met de deelnemers is gedeeld (hier bijgevoegd als visiedocument, bijlage b). Ook is de keuze gemaakt voor het zelf oppakken van het e-depot en is de businesscase financieel

geactualiseerd, met name door bij de berekening van de overhead uit te gaan van de

reële cijfers, in plaats van schattingen. Ook is toen door de betrokken bestuurders de keuze gemaakt voor het behouden van twee bezoeklocaties, waar er in 2017 nog

uitgegaan werd van één locatie. Dit mede op basis van signalen uit de deelnemende partijen dat de afstand tot de beoogde bezoekerslocatie (Naarden) te groot werd bevonden. Verder zijn de consequenties van keuzes voor de medewerkers nader uitgewerkt.

Een en ander heeft de conclusie van de oorspronkelijke businesscase bevestigd: een

fusie zorgt voor een archief dat beter toegerust is voor de bestaande en nieuwe taken. Dit alles heeft geleid tot het opstellen van concept Gemeenschappelijke Regeling op basis van een zogeheten centrum gemeente constructie. Uit de businesscase uit 2017 kwam al naar voren dat deze wijze van samenwerken het meest passend is voor een

archiefdienst, gegeven het relatief beperkt politiek karakter van deze wettelijke taak. Bij

zo’n regeling is het niet nodig een aparte organisatie (‘openbaar lichaam’) in het leven te roepen, inclusief een algemeen en dagelijks bestuur, met alle spelregels die nodig zijn voor besluiten. Als er instemming is met de voorgestelde GR, is het

samenwerkingsverband direct een feit: er is geen organisatie opbouw voor nodig, noch

het aanstellen van een bestuur met alles wat daarbij komt kijken. De centrum gemeente neemt deze taken op zich. De medewerkers van het archief komen daarbij in dienst van

de centrum gemeente, die personele zaken voor zijn rekening neemt en verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van het beleid. Tegelijk biedt deze constructie wel de

mogelijkheid dat wensen en opvattingen van de participanten als het gaat om de dienstverlening en de kosten ervan een stevige plek krijgen in de

samenwerkingsafspraken. In de voorgestelde GR is gekozen voor de instelling van een begeleidingscommissie bestaande uit bestuurders van de participerende gemeenten.

Deze commissie is het kanaal voor participanten om inhoudelijk wensen in te brengen en ook om wensen en bedenkingen te formuleren bij investeringen van het archief en de concept begroting.

Toelichting besluit (argumenten)

1.1Geen zienswijze GR

In de Wet Gemeenschappelijk Regelingen die in juli 2022 is ingegaan staat aangegeven dat Raden de mogelijkheid hebben een zienswijze in te dienen als colleges het voornemen hebben een nieuwe Gemeenschappelijk Regeling aan te gaan. De colleges zijn in dit geval niet het orgaan om een concept zienswijze voor te stellen. Dit is de reden dat het college geen concept zienswijze aanbiedt. De Raad kan via moties of amendementen Pagina 3 van 9

haar opvattingen over de ontwerp GR duidelijk maken. De colleges zullen de zienswijzen verwerken in een definitief ontwerp dat vervolgens ter instemming aan de betrokken raden wordt voorgelegd.

1.2Contouren van de gevolgen van de fusie en consequenties van de nieuwe GR

De GR is het formele uitvloeisel van de wens van de deelnemende colleges om gezamenlijk vorm te geven aan een gefuseerde archiefdienst. In de GR staan de rollen en taken van de centrumgemeenten en van de participanten nader omschreven. De (eerste) begroting van de GR is als bijlage toegevoegd en ook de diensten die de gefuseerde archiefdienst biedt voor de deelnemers staan op hoofdlijnen beschreven in een bijlage bij de regeling (zie bijlage a). Hieronder beschrijven we de (beoogde en verwachte) consequenties van het gefuseerde archief. • Kiezen voor een op haar taken berekend archief De nieuwe archiefdienst zal bestaat uit 10,53 fte. Ten opzichte van de huidige situatie betekent dit dat er substantieel meer ruimte is voor realiseren van de digitaliseringsopgave (zie onder) en dat er structureel aandacht gegeven kan worden aan educatie en het stimuleren van onderzoek naar en interesse in lokale geschiedenis. Door bundeling van krachten en concentratie van taken zullen ook achterstanden in de bewerking van archieven kunnen worden ingelopen. • Duurzaam (digitaal) beheer en doorontwikkeling belangrijk De gefuseerde organisatie is in staat de opgave van (digitaal) beheer waar te maken. De nieuwe archiefwet wordt volledig toegespitst op het digitale tijdperk. Overheden

hebben bij het ingaan van deze wet (voorzien per 1-1-2024) nog maar 10 in plaats van 20 jaar om belangrijke informatie over te brengen naar het archief, zodat deze gegevens toegankelijk zijn voor raadpleging en onderzoek, zowel online als via de

studiezaal. Dit betekent dat huidige digitale informatie (in huidige bestandstypes) ook op de langere termijn toegankelijk moeten blijven.

Archieven dienen hiertoe te beschikken over een passend e-depot, zodat digitale

informatie duurzaam bewaard kan worden. De keuze is gemaakt om zo’n e-depot zelf (door) te ontwikkelen. Hierdoor is informatie beter te ontsluiten, terwijl de kosten niet per se hoger zijn.

• Fusie is om meerdere redenen wenselijk De fusie tussen beide archiefdiensten komt ten goede aan alle deelnemende gemeenten. Een fusie leidt namelijk tot de vorming van een stabielere en robuustere archieforganisatie, die in staat is om belangrijke opgaven adequaat op te pakken en uit te voeren. De inwoners en verenigingen in de regio kunnen na de fusie terecht bij één groot, robuust archief, dat met name digitaal veel beter dan nu ontsloten gaat worden. Eén archief kan beter invulling geven aan de unieke mogelijkheid de geschiedenis van de regio Gooi en Vechtstreek te ontsluiten, reconstrueren en uit te dragen. Een regionale archiefdienst kan de integraliteit en diversiteit van het archief versterken, en zo ook bijdragen aan een betere ontsluiting op specifieke lokale thema’s. Daarmee geeft het regionaal archief invullen aan de belangrijke educatieve-, Pagina 4 van 9

cultuur- en erfgoedtaken. In bijlage b staat de visie op het nieuwe archief nader beschreven. • Samen beter dan alleen Een samenvoeging levert op lange termijn financieel voordeel op t.o.v. zelfstandig voorbestaan van beide archiefdiensten afzonderlijk. Het gezamenlijk aanpakken van de transitie levert alleen al voor een duurzaam digitaal archiefbeheer belangrijke schaalvoordelen op. • Personele consequenties Er is een uitgebreide verkenning gedaan naar de personele gevolgen. De beide

ondernemingsraden zijn hierbij nauw betrokken. De fusie van beide archieven heeft consequenties voor de medewerkers. De verschillen in regelingen die gelden voor

medewerkers zijn in kaart gebracht, inclusief voorstellen hoe hier mee om te gaan. Daarbij is het principe ‘mens volgt werk’ gevolgd.

• Direct werken als één organisatie Nadat het besluit tot fusie is genomen zullen het archief Gooise Meren en Huizen en het streekarchief Hilversum werken als een organisatie: Archief Gooi en Vechtstreek. In het jaar 2024 worden werkprocessen nader ontwikkeld en gewerkt aan een evenwichtige verdeling van taken. • Bezoeklocaties Naarden en studiezaal Hilversum De bezoeklocatie en de dienstverlening zullen vorm krijgen vanuit het pand aan de Cattenhagestraat te Naarden (Gooise Meren) en de studiezaal in het stadskantoor van Hilversum. • Archieftaken door Hilversum als centrumgemeente De centrumgemeente Hilversum voert archieftaken uit namens de andere deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten verlenen mandaat

aan Hilversum, maar de gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor beslissingen die namens hen genomen zijn. Door in de GR te kiezen voor het instellen van een begeleidingscommissie, is de invloed van alle deelnemers nader geborgd. De begeleidingscommissie bestaat uit portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. De begeleidingscommissie adviseert en stemt zaken af over de

beleidsmatige agenda, financiële aangelegenheden en (jaar)plannen. Het college van Hilversum kan slechts gemotiveerd afwijken van deze adviezen. •

Werken met SMART doelen

In bijlage a3 bij dit raadsvoorstel is een overzicht opgenomen van de producten en diensten die het gefuseerde archief biedt voor gemeenten en belangstellenden. Dit

overzicht wordt nog uitgewerkt tot een producten en dienstencatalogus. Op verzoek van betrokken gemeenten zal er ook – in samenwerking met de aangesloten

gemeenten - gewerkt worden aan het formuleren van zogenaamde SMART doelen op het terrein van dienstverlening. Hierdoor kan worden nagegaan of het gefuseerde

Pagina 5 van 9

archief er goed in slaagt de dienstverlening te verbeteren. Dit vraagt behalve het meetbaar formuleren van doelen, ook dat het archief relevante gegevens goed

bijhoudt. Dit wordt onderdeel van het implementatieplan, zodra de fusie een feit is. •

Evaluatie in 2027

In 2027 zal een evaluatie plaatsvinden van de archiefdienst. Daarbij zal breed

gekeken worden naar de dienstverlening, eventuele achterstanden in de bewerking van de archieven, de stand van zaken m.b.t. digitalisering en het e-depot, het gebruik van de twee bezoeklocaties, de tevredenheid van bezoekers en

belanghebbenden en de samenwerking tussen medewerkers. De uitkomst van de

evaluatie kan aanleiding zijn om gemaakte keuzes te herzien of aanvullende keuzes te maken. De SMART doelen (zie boven) kunnen helpen bij deze evaluatie.

De fusie van beide archiefdiensten moet leiden tot de vorming van een stabielere en

robuustere archieforganisatie, die in staat is om de vier belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst te realiseren, te weten:

1. voldoen aan de wettelijke taken,

2. verbetering van de digitale dienstverlening,

3. de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer o.a. door middel van een e-depot,

4. bijdragen aan de lokale geschiedenis, bereikbare bezoeklocatie.

Duurzaamheid De samenvoeging van de twee archiefdiensten leidt tot een organisatie die in staat is de archieftaken meer duurzaam uit te voeren. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Archiefwet 1995

Streekarchief Gooi en Vechtstreek Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Eenzelfde voorstel ligt voor bij gemeente Blaricum. Financiën

De totaal verwachte kosten- bestaande uit een looncomponent, huisvestingskosten en ICT gerelateerd kosten - zijn voor 2023 gedetailleerd in kaart gebracht. De ontwerp-

begroting 2024 is gebaseerd op deze in kaart gebrachte kosten van 2023, inclusief een

loon -en prijsindexatie waarbij uit is gegaan van de cao van 2023 en een inschatting voor 2024. De jaarlijkse bijdrage van de deelnemende deelnemers is gebaseerd op de totale kosten die de gemeenschappelijke regeling maakt, verdeeld naar inwoners. De

inwonersaantallen zoals gepubliceerd door het CBS zijn daarbij leidend. De bijdrage per inwoner is voor iedere deelnemende gemeente gelijk. De jaarlijkse bijdrage vanuit de

Pagina 6 van 9

regio Gooi en Vechtstreek en de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek wordt vastgesteld op basis van strekkende meters.

Tabel 1 Inwonersaantallen per deelnemende gemeente op peildatum 1 januari 2023 Deelnemende gemeenten

Inwonersaantal per 1

januari 2023 (bron: CBS)

Bijdrage per deelnemende gemeente incl. bijdrage vanuit de regio en de veiligheidsregio

Hilversum

93.453

394.450

Gooise Meren

60.366

385.641

Huizen

41.248

269.527

Wijdemeren

24.654

161.097

Blaricum

12.491

81.620

Laren

11.718

76.569

Regio Gooi en Vechtstreek

11.038

Veiligheidsregio Gooi en

8.645

*

Vechtstreek *

*Vastgesteld bedrag per strekkende meter. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. In de ontwerp- begroting 2023 wordt uitgegaan van een totale last a € 1,5 miljoen euro.

De lasten zijn op basis van de inwonersaantallen zoals genoemd in tabel 1 verdeeld over de deelnemers. De bijdrage per inwoner bedraagt voor alle gemeenten, op basis van de begroting 2023, € 6,55.

Tabel 2 Ontwerp- begroting 2024 (uitgangspunt ontwerp- begroting 2023 + verwerking loonkosten cao 2023 en prognose 2024) Ontwerp -begroting 2024 LASTEN

BATEN

Personeelskosten o.b.v. 10,53 FTE

€ 870.696 Gooise Meren

€ 394.450

Directe kosten

€ 41.760 Huizen

€ 269.527

E-depot

€ 156.600 Hilversum

€ 601.650

Digitalisering

€ 52.200 Wijdemeren

€ 161.097

Huisvestingskosten (2 locaties)

€ 247.000 Blaricum

€ 81.620

Inrichtingskosten/ facilitair

€ 10.440 Laren

€ 76.569

Afdeling P&O/ salarisadministratie

€ 41.760 Regio G&V

€ 11.038

Veiligheidsregio

Afdeling ICT

€ 114.840 G&V

Afdeling Financiën

€ 78.300

€ 8.645

Pagina 7 van 9

TOTAAL

€

1.613.596

€

1.613.596

Uitgegaan wordt van een startdatum van 1 januari 2024. De begroting wordt jaarlijks gecorrigeerd voor loon -en prijsstijgingen, hierbij wordt uitgegaan van de indexatie

percentage zoals opgenomen in de septembercirculaire van het jaar waarin de begroting wordt opgesteld. De ontwerp- begroting wordt voor vaststelling door de

gemeenschappelijke regeling, voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

Kanttekeningen

Kwetsbare situatie

Uit het onderzoek blijkt dat beide archiefdiensten niet volledig voldoen aan de wettelijk gestelde eisen en een substantiële opgave hebben als het aankomt op de inrichting van een digitale bewaarplaats. Daarnaast zijn er andere wettelijke eisen waar deels niet aan voldaan wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld achterstanden in de bewerking van archieven. Een fusie biedt hiervoor een goede oplossing. Het op orde hebben van archieftaken is niet alleen van belang voor de bedrijfsvoering, de verantwoording aan de raad en voor het vastleggen van de geschiedenis van de gemeente, maar ook met het oog op een transparant bestuur en actieve openbaarheid van informatie.

Geen fusie leidt tot stagnatie in ontwikkeling

Het uitblijven van de besluitvorming over de toekomst van de archiefdienst van Gooise Meren leidt tot stagnatie in de doorontwikkeling. Zonder horizon is het niet mogelijk om visie te ontwikkelen en beleid te maken.

Deelname alle gemeenten en regionale overheden

Er is in het voorstel vanuit gegaan dat alle 6 gemeenten ook deelnemen aan de nieuwe archiefdienst. Gezien de geuite wensen van de betrokken partijen, en de betrokkenheid in de totstandkoming van het voorstel hebben wij hier voldoende vertrouwen in. Als een of meer gemeenten zouden besluiten niet toe te treden tot de GR, worden de kosten voor de andere deelnemende gemeenten hoger. Begrotingswijziging nodig?

Voorgesteld wordt de extra kosten voor 2023 mee te nemen in de zomernota 2023. Voor 2024 zijn de kosten opgenomen in de gemeentelijke kadernota 2024-2027 Uitvoering Alle kandidaat deelnemende raden aan de GR Archief Gooi en Vechtstreek wordt gevraagd een zienswijze te geven op de ontwerp GR voor 1 oktober 2023. Nadat de zienswijzen zijn verwerkt wordt de raden gevraagd in te stemmen met het definitief ontwerp van de regeling. Dit proces zal in de diverse raden een iets ander tijdpad volgen, maar in grote lijnen overeenkomen. Hieronder is uitgeschreven wat dit voor de gemeente Gooise Meren inhoudt. Na de instemming met de ontwerp GR, geldt de nieuwe GR per 1 Pagina 8 van 9

januari 2024 en zal de uitvoering en implementatie van nieuwe werkprocessen (verder) vorm krijgen in 2024. Hierbij geldt dat vooruitlopend op de fusie de samenwerking al behoorlijk is geïntensiveerd en tal van werkprocessen fusieproof zijn. Het implementatieplan, dat al in concept gereed, wordt in de eerste helft van 2024 uitgevoerd. Het proces ziet er als volgt uit:

Wat

Wanneer

Beeldvormende raad zienswijze

21 juni

Meningsvormende raad zienswijze

5 juli

Besluitvormende raad zienswijze

20 september

Beeldvormende raad toestemming

1 november

Meningsvormende raad toestemming

8 november

Besluitvormende raad instemming

29 november

Fusie (GR in werking)

1 jan 2024

Implementatie

Jan – juni 2024

Communicatie

Geen interne communicatie noodzakelijk. Communicatie over de fusie wordt opgepakt door het “nieuwe” archief. Bijlagen

Raadsbesluit GR archiefdiensten versie 19 mei 2023 Begroting 2024 streekarchief 20210201

Gemeenschappelijke regeling Gemeentearchief (versie 13 april 2023) Overzicht producten en diensten 20230416 Personeel en huisvesting (bijlage 2) Perspectief gebruikers (002)

GooiVechtHistorisch-visiedocument A4-v6 Steller

T. Swan(tswan). Registratiedatum 26 mei 2023

Pagina 9 van 9