RV b23 00551 Europese aanbesteding accountantsdiensten vd jaarrekeningcontrole 2024 tm 2027

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2023/b23.00551 Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Europese aanbesteding accountantsdiensten voor de jaarrekeningcontrole voor de jaren 2024 t/m 2027.

Portefeuillehouder Midden, J.G. van Openbaar Ja.

Korte inhoud

De huidige contractperiode met de accountant loopt in 2024 af met de controle van het boekjaar 2023. Het contract met de huidige accountant loopt sinds 2016, en is na een

contractperiode van 4 jaar, reeds tweemaal met 2 jaar verlengd. Een verdere verlenging is niet meer mogelijk hetgeen betekent dat een nieuwe Europese aanbesteding dient

plaats te vinden, zodat de BEL Combinatie en de gemeenten vanaf het boekjaar 2024 een nieuwe accountant hebben.

De vorige aanbesteding heeft in gezamenlijkheid met de gemeente Huizen

plaatsgevonden. Gelijk de vorige aanbesteding kan gezamenlijk voor de BEL Combinatie en de drie BEL gemeenten en Huizen worden aanbesteed. Besluiten

1. in te stemmen met het voorbereiden van een gezamenlijke Europese aanbesteding van de accountantsdiensten voor de BEL-organisatie, de drie BEL-gemeenten en gemeente

Huizen voor een periode van 4 jaar met een optie tot verlenging met drie keer een jaar 2. Twee door de raad aan te wijzen personen te mandateren om, in een gezamenlijke

selectie commissie van de BEL Combinatie, de drie BEL gemeenten en gemeente Huizen, de uitkomst van het selectieproces voor een nieuwe accountant voor de raad voor te

Pagina 1 van 4

bereiden. De uiteindelijke besluitvorming vindt weer plaats door de raad op voorstel van de selectiecommissie. Aanleiding voorstel

Het contract met de huidige accountant loopt tot en met de goedkeurende verklaring over het boekjaar 2023 (april/mei 2024). Dit contract, met een looptijd van 4 jaar, is tweemaal met 2 jaar verlengd. Een verdere verlenging is niet mogelijk. Derhalve dient thans een Europese aanbesteding plaats te vinden. Doel

Tijdig te voorzien in de benoeming van een nieuwe accountant voor de komende jaren. Toelichting besluit (argumenten)

Gezamenlijk aanbesteden van de BEL Combinatie en de drie Gemeenten

De gemeenteraden zijn bepalend voor de keuze voor wel of niet gezamenlijk aanbesteden. De BEL Combinatie is hierin volgend.

De BEL Combinatie en de drie Gemeenten zijn financieel- en control technisch nauw met elkaar verbonden. Dan is één accountant efficiënt en effectief.

Gezamenlijk aanbesteden met gemeente Huizen

De Gemeente Huizen moet ook dit jaar de accountantsdienstverlening aanbesteden. In dat verband is met elkaar gesproken over de mogelijkheid tot het gezamenlijk aanbesteden (BEL en Huizen).

Indachtig de huidige marktontwikkeling met meer kleinere bureaus die specifiek op de

overheidsmarkt gericht zijn is overigens niet duidelijk of een gezamenlijke aanbesteding een voordelig resultaat zal opleveren. Wel heeft een accountant mogelijk een licht

voordeel voor wat betreft de controle van de activiteiten in het sociaal domein van de BEL gemeenten en belastingtaken van Blaricum en Laren in de HBEL organisatie.

Conclusie

Alles overwegende wordt voorgesteld te kiezen voor een gezamenlijke aanbesteding van de BEL Combinatie, de drie Gemeenten van de BEL en gemeente Huizen gericht op

gunning 1e periode 2024. Dan kan de nieuwe accountant goed voorbereid starten met de interim controles over boekjaar 2024.

Selectiecommissie

Om de betrokkenheid van de gemeenteraad in het proces en bij de keuze van een

accountant te borgen wordt voorgesteld een selectiecommissie samen te stellen, waarin

vanuit iedere gemeenteraad 2 leden worden benoemd. Daarnaast zal namens de griffiers en financieel portefeuillehouders een lid worden afgevaardigd namens de gemeenten. Verder is de BEL Combinatie en gemeente Huizen ambtelijk vertegenwoordigd.

Pagina 2 van 4

Deze commissie dient ter voorbereiding van het raadsvoorstel voor het maken van de definitieve keuze door de gemeenteraden. Duurzaamheid Nvt

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

Verordening artikel 213, lid 2 Gemeentewet.

Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie. Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

De accountantscontrole van de BEL betreft de controle van de uitvoeringsorganisatie van de BEL Combinatie in en de controle van de drie afzonderlijke Gemeenten. De

controlewerkzaamheden voor de vier entiteiten zijn nauw met elkaar verbonden en

feitelijk niet af te zonderen. In totaal worden vier accountantsverklaringen afgegeven. De aanbesteding zal 2 percelen behelzen; het perceel van de BEL Combinatie en een perceel voor Huizen. Deze percelen zijn grotendeels gelijk. Kanttekeningen

Aanbesteden samen met de gemeente Huizen heeft een voordeel voor wat betreft de

deelcontroles van Sociale Zaken, de WMO en belastingtaken. Het is overigens de vraag of een groter volume tot meer aanbieders leidt. De markt voor overheidsaccountants kent tegenwoordig meer kleineren bureaus. Dan kan bundeling mogelijk een tegengesteld effect hebben. Financiën

De hoogte van de benodigde financiële middelen staat verwoord in de

meerjarenbegroting. Afhankelijk van het resultaat van de aanbesteding, zal blijken of deze raming voldoende is.

Te verwachten is dat de opdrachtwaarde zal stijgen door de nieuwe vereisten voor wat betreft de verantwoording voor de bestuurders Begrotingswijziging nodig? Nee

Uitvoering

Indien ingestemd wordt met het plan van aanpak wordt conform het in het plan van aanpak opgenomen tijdschema gerapporteerd aan de daarin vermelde gremia.

Pagina 3 van 4

Communicatie

Verdere communicatie vindt plaats via een in te stellen projectgroep en de selectiecommissie vanuit de gemeenteraden. Bijlagen -

Concept raadsbesluit Stappenplan

Steller

P. van Dijk/D. Klokke Registratiedatum 2 mei 2023

Pagina 4 van 4