RV Aanpassing Controlepro Normenkader '23 en vaststellen Intern Controleplan 2023

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan

Gemeente Laren - Gemeenteraad Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Aanpassingen Controleprotocol 2023, Normenkader 2023 en vaststellen Intern Controleplan 2023. Portefeuillehouder Midden, J.G. van Openbaar Ja.

Korte inhoud

De accountant heeft geconstateerd dat het Controleprotocol 2023 en Normenkader 2023 aangepast dienen te worden om te voldoen aan de geldende wetgeving, voorafgaand aan de start van de accountantscontrole van de Jaarrekening 2023 . Daarnaast dient jaarlijks een Intern Controleplan vastgesteld te worden door de colleges en raden, hetgeen ook nog niet was gebeurd. Besluiten

De raad stelt vast:

1. Het gewijzigde Controleprotocol 2023 gemeente Laren; 2. Het gewijzigde Normenkader 2023 gemeente Laren; 3. Het Interne Controleplan 2023 gemeente Laren. Aanleiding voorstel

Voorafgaand aan de start van de accountantscontrole van de jaarrekening dient een

controleprotocol, een normenkader en een intern controleplan te worden vastgesteld door de gemeenteraad. Deze documenten bevatten nadere richtlijnen voor zowel de

uitvoering van de interne controles op volledigheid, juistheid en rechtmatigheid als voor de controle van de jaarstukken door de accountant. Bij de interim controle heeft de

Pagina 1 van 4

accountant vastgesteld dat de in mei door de raad vastgestelde controleprotocol 2023 en normenkader 2023 niet (helemaal) aan de geldende wetgeving voldeed. Daarnaast had het managementteam en het bestuur van de BEL Combinatie weliswaar een intern

controleplan voor 2023 vastgesteld, maar was dit interne controleplan nooit voorgelegd aan de colleges en de raden, zoals de vernieuwde regelgeving wel vereist. Doel

Het doel van dit voorstel is om actuele nadere aanwijzingen vast te hebben gesteld voor

zowel de interne controles als voor de accountant over de reikwijdte van de controle van de jaarstukken 2023.

Toelichting besluit (argumenten)

Wijzigingen Controleprotocol 2023

Paragraaf 3.1 is helemaal aangepast. De zogenaamde 'verantwoordingsgrens' en

'rapporteringstolerantie' zijn aangepast conform de laatste aanpassingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV):

1. De verantwoordingsgrens is een door de gemeente vastgesteld bedrag, waarboven de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheids-

verantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3%

van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De raad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de verantwoordingsgrens te bepalen waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden

opgenomen. De Verantwoordingsgrens wordt door de raad op 3% vastgesteld m.i.v. 2023.

2. De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. Om

goed invulling te kunnen geven aan haar controlerende taak, maar tegelijk niet teveel

in details te treden, stelt de raad de rapporteringstolerantie waarboven de accountant

fouten of onzekerheden rapporteert, vast op € 25.000. In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een

rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van

prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van:

a. € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn;

b. 10 % indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn;

c. € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.

Pagina 2 van 4

Wijziging Normenkader 2023

Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Zonder vastgesteld normenkader kunnen de interne

controle en de accountantscontrole niet worden uitgevoerd. Als aanpassing zijn in het Normenkader de jaartallen van de interne- en externe regelgeving in het overzicht

weggehaald, zodat dit overzicht altijd betrekking heeft op de laatst vastgestelde en bekend gemaakte versie van deze regelgeving. Vaststelling Interne Controleplan 2023

De colleges van de gemeenten en het bestuur van de werkorganisatie BEL Combinatie

dragen zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking

en de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen (verordening 212 artikel 15). Dit is een belangrijke grondslag om vanuit de Verbijzonderde Interne Controle periodiek de processen te toetsen. Daarvoor dient jaarlijks een intern controleplan opgesteld te

worden. Voor 2023 is dit, zoals in eerdere jaren gebruikelijk, alleen voor instemming en

vaststelling voorgelegd aan het managementteam en het bestuur van de BEL Combinatie.

De interne controles zijn hierop ook al uitgevoerd in 2023. Maar nu is gebleken dat vanaf 2023 de raden een eigen gemeentelijk interne controleplan ook zelf dienen vast te stellen.

Het controleplan dient een aantal doelen:

1. Het is een belangrijke pijler waarop de gemeenten en werkorganisatie kunnen

steunen voor het signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, zodat tijdig kan worden bijgestuurd.

2. De controles kunnen gebruikt worden om verantwoording af te leggen. Zowel intern van de proces eigenaren naar de procesverantwoordelijken als de colleges die met

ingang van 2023 (financiële)rechtmatigheidsverantwoording afleggen aan de raden.

3. Het bevat de basis voor de verbetercyclus voor de kwaliteit van de interne

werkprocessen. De gesprekken met de procesverantwoordelijken over de interne controles (proces en uitkomsten) zijn een input voor deze continue procesverbetering.

Duurzaamheid n.v.t.

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

- BADO (besluit accountantscontrole decentrale overheden). - BBV (besluit begroting en verantwoording).

- Gemeentewet, artikel 212 (financiële verordening). - Gemeentewet, artikel 213 (controle verordening).

Pagina 3 van 4

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

De BEL Combinatie voert de interne controles op de rechtmatigheid uit voor de gemeenten. Periodiek worden ook de diensten van een accountantsbureau via aanbesteding afgenomen voor de controle van de jaarstukken, waarbij het

Controleprotocol, het Normenkader en het IC-plan belangrijke kaderstellende stukken zijn.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën

Deze besluiten hebben geen financiële consequenties. Zowel de kosten van de interne controle-activiteiten als de kosten van de accountantscontrole zijn opgenomen in de reguliere begrotingen van respectievelijk de BEL Combinatie als de gemeenten. Begrotingswijziging nodig? Nee

Uitvoering

Na vaststelling door de raden zullen het Controleprotocol 2023, het Normenkader 2023

en het IC-plan 2023 aan de accountant worden overhandigd als basis voor de uitvoering van de controle van de jaarstukken 2023. Communicatie

De vastgestelde besluiten zullen via de gebruikelijke wijze extern worden bekend

gemaakt. Daarnaast zullen deze documenten intern via het intranet worden bekend gemaakt. Bijlagen

1. Controleprotocol 2023 gemeente Laren; 2. Normenkader 2023 gemeente Laren;

3. Interne Controleplan 2023 gemeente Laren; 4. Concept raadsbesluit Steller

S. Somai (ssoma) Registratiedatum 02 januari 2024

Pagina 4 van 4