RV Aangaan Gemeenschappelijke Regeling Streekarchieven G&V

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan

Gemeente Laren - Gemeenteraad Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Aangaan Gemeenschappelijke Regeling Streekarchieven Gooi en Vechtstreek. Portefeuillehouder Mol, N.

Openbaar Ja.

Korte inhoud

De samenvoeging van de twee archiefdiensten leidt tot een organisatie die in staat is de archieftaken meer duurzaam uit te voeren. Besluiten

1. het college toestemming te verlenen tot het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek en de GR in te laten gaan op 1 januari 2024. Aanleiding voorstel

In de regio Gooi en de Vechtstreek zijn twee archiefdiensten aanwezig, het Streekarchief Gooi en Vechtstreek in Hilversum voor de archieven van de gemeenten Hilversum,

Blaricum, Laren, Wijdemeren en van regionale overheden (Regio Gooi en Vechtstreek en Veiligheidsregio) en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen in Naarden voor

archieven van de gemeenten Gooise Meren en Huizen. Het gaat om twee relatief kleine diensten in één regio, die nauw samenwerken op het gebied van het

archiefbeheersysteem en de website, maar afzonderlijk grote moeite hebben aan de wettelijk taken te voldoen.

Het onderzoek naar de voordelen van een samengaan van deze fusie heeft geleid tot de

conclusie dat samengaan zorgt voor een meer robuust en toekomstbestendig archief. Dit Pagina 1 van 3

alles heeft geleid tot het opstellen van concept Gemeenschappelijke Regeling op basis van een zogeheten centrum gemeente constructie. Het voorstel is aan alle betrokken raden voorgelegd voor een zienswijze. Geen van de raden heeft wensen en/of

bedenkingen ingebracht. Dit betekent dat nu aan de betrokken kan worden gevraagd om toestemming te geven voor het aangaan van de GR Archief Gooi en Vechtstreek. Doel

Met het verlenen van toestemming voor het aangaan van de GR, zal het samengaan van de archiefdiensten per 1 januari 2024 een feit zijn. Toelichting besluit (argumenten)

De ontwerp GR – inclusief de begroting die hier onderdeel van uitmaakt - is aan alle

kandidaat deelnemers ter zienswijze voorgelegd. Uit de raden zijn geen wensen en/of bedenkingen naar voren gekomen t.a.v. de ontwerp regeling. De wet vraagt dat de

deelnemende raden expliciet toestemming geven alvorens de GR daadwerkelijk kan

worden aangegaan. De raden kunnen deze toestemming weigeren als de regeling tegen het recht ingaat of het algemeen belang en ook als aan de ingediende zienswijzen geen recht is gedaan.

Het archief heeft een tweeledige functie: archiveren en toegankelijk maken van enerzijds besluiten van lokale overheden en anderzijds het bewaren en (digitaal) toegankelijk

maken van documenten die relevant zijn voor een begrip van de lokale geschiedenis.

Daarmee draagt het archief bij aan de toegankelijkheid van informatie, de transparantie van besluiten, de betrokkenheid bij de democratie en de lokale gemeenschap. De fusie zorgt ervoor dat de archiefdienst beter toegerust is op haar taken. Duurzaamheid

De samenvoeging van de twee archiefdiensten leidt tot een organisatie die in staat is de archieftaken meer duurzaam uit te voeren. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader -

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Dit voorstel wordt ook aan gemeente Blaricum voorgelegd Kanttekeningen

Er is in het voorstel vanuit gegaan dat alle 6 gemeenten ook deelnemen aan de nieuwe

archiefdienst. Dit was een risico. Maar gezien het feit dat geen van de raden bedenkingen of wensen heeft ingebracht, mag er van uit worden gegaan dat alle Raden toestemming geven om de GR Archief Gooi en Vechtstreek aan te gaan.

Pagina 2 van 3

Financiën

De fusie heeft tot gevolg dat de lasten stijgen met Ӗ 40.000,-. In het voorstel met

nummer 2023.04239 (b23.00904) is de financiële component uitgebreid toegelicht. Voor 2023 zijn deze lasten verwerkt via de zomernota en voor 2024 is het bedrag meegenomen in de kadernota en verwerkt in de begroting 2024. Begrotingswijziging nodig? Nee

Uitvoering

Na de toestemming om de GR aan te gaan, geldt de nieuwe GR per 1 januari 2024 en zal

de uitvoering en implementatie van nieuwe werkprocessen (verder) vorm krijgen in 2024. Communicatie

Er is intensief overleg geweest met de deelnemende gemeenten, medewerkers en ondernemingsraden streekarchieven om tot een passende GR te komen. Bijlagen

Concept raadsbesluit

1 Gemeenschappelijke regeling 2 Personeel en Huisvesting

3 Overzicht producten en diensten 4 Begroting Steller

T. Swan(tswan). Registratiedatum 27 oktober 2023

Pagina 3 van 3