RB b23 (2)

RAADSBESLUIT b23.00824

Verordening Auditcommissie gemeente Laren 2023. De raad van de gemeente Laren gelezen het voorstel van het presidium d.d.1 juni 2023; gelet op artikel 84 en 147 van de Gemeentewet;

besluit: vast te stellen de Verordening Auditcommissie gemeente Laren 2023.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: de auditcommissie, b. de raad: de gemeenteraad

c. het college: het college van burgemeester en wethouders

d. accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening

e. de voorzitter: het lid dat is aangewezen als de voorzitter van de auditcommissie f.

de secretaris: de secretaris van de auditcommissie tevens de griffier of diens vervanger

g. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Instelling

Er is een vaste commissie van de raad, genaamd de Auditcommissie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1. 2. 3. 4. 5. 6.

De commissie bestaat uit zoveel leden als er raadsfracties zijn, één raadslid of

commissielid per fractie, waarvan één lid tevens voorzitter.

De raad benoemt de leden van de commissie, waarbij de raad een lid tevens als

voorzitter van de commissie benoemt.

De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt aan het einde van de

zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid of commissielid van de raad.

In geval van verhindering kan een commissielid zich laten vervangen door een raadslid

of commissielid van de fractie.

De commissie heeft vaste adviseurs: de wethouder financiën; de gemeentesecretaris; de

controller dan wel afdelingshoofd financiën; de uitvoerend ambtenaar financiën.

De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te

wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4 Voorzitter 1. 2.

3.

De raad benoemt een lid als voorzitter van de commissie, wel zijnde raadslid.

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie,

het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over de commissieaangelegenheden.

De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris van de commissie, tevens zijnde de

griffier dan wel diens vervanger.

Artikel 5 Secretaris 1. 2. 3.

De griffier of diens vervanger van de raadsgriffie is de secretaris.

De secretaris adviseert gevraagd en ongevraagd en kan deelnemen aan de

beraadslagingen.

De secretaris ondersteunt de voorzitter in zijn taken en draagt zorg voor het tijdig

informeren van de raad over de adviezen van de commissie en de verslaglegging.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden 1.

De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten, die van belang zijn voor een

goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen het kader van de kaderstellende en controlerende

2.

verantwoordelijkheid van de raad.

Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen : a. de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de

accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant;

b. de bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad;

c. de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover de raad;

d. de advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de

accountantscontrole, met daarin eventueel bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

e. het onderzoek van de documenten behorende bij de beleidscyclus(kadernota,

begroting, beleidsrapportages, jaarverslag, meerjarenbegroting ) als financiële

sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

f. de uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) en de onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet).

g. het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en beleidsevaluaties.

h. het toezien op de juiste uitvoering van de procedures van het inkoopbeleid.

3. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te

brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging 1. 2.

De commissie vergadert in principe twee keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een

goede uitoefening van haar taak.

Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de

commissie over de speerpunten van controle over het lopende dienstjaar en over het

rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over 3.

4. 5. 6.

het voorafgaande dienstjaar.

Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de

commissie over de bestuursrapportage van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de

secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

Het verslag en de adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders

bepaalt.

Artikel 8 Informeren raad 1.

2.

De commissie informeert de raad en het college over elke vergadering door het

verstrekken van het verslag met daarin opgenomen mogelijke adviezen aan de raad dan wel het college.

Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een

commissie dan wel de raad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Auditcommissie gemeente Laren 2023”. Deze verordening treedt in werking daags na de bekendmaking.

Vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 27 september 2023.

de interim- griffier,

de voorzitter,

E. Boers

N. Mol

Toelichting Verordening Auditcommissie gemeente Laren 2023 Algemeen De Auditcommissie is geen "politieke" commissie. De Auditcommissie voert zo objectief en neutraal mogelijk haar werkzaamheden uit, zonder dat politieke standpunten worden ingenomen. Het politieke debat over de adviezen en bevindingen van de Auditcommissie vindt plaats in de raad. Artikel 3 Samenstelling en benoeming Per fractie een vertegenwoordiger zorgt ervoor dat iedere fractie rechtstreeks contact heeft met de accountant en direct invloed heeft op de adviezen van de auditcommissie. De voorzitter is tevens lid, dit betekent dat er niet vanuit één fractie een lid en een voorzitter deelnemen in de commissie. Bij afwezigheid van de voorzitter kan de commissie een vervanger aanwijzen. Leden kunnen zowel raadslid zijn als commissielid van de raad, dit passend bij Laren. Wel is de voorzitter een raadslid, zodat deze ook in de raadsvergadering bevraagd kan worden en zo nodig een toelichting kan geven. Het lidmaatschap is gelijk aan de raadsperiode, dus bij de nieuwe raad worden de leden wederom benoemd, ook die leden die al lid waren. Uit pragmatische overweging is ervoor gekozen om een lid te laten vervangen mocht deze niet aanwezig kunnen zijn, zodat toch elke fractie wel vertegenwoordigd is.

De insteek is dat de leden bij de vergaderingen aanwezig zijn en zich niet of in ieder geval zo min mogelijk laten vervangen. Daarom zijn er geen benoemde plaatsvervangers. De vaste adviseurs zijn diegenen die zich bezig houden met de P&C cyclus binnen de gemeentelijke organisatie en de wethouder die daar over gaat. De commissie kan anderen uitnodigen, maar daar is geen apart budget voor geregeld, dus in principe alleen diegenen die daarvoor niet apart uren in rekening brengen. De overleggen met de accountant zijn inbegrepen bij de overeenkomst met de accountant. Artikel 4 Voorzitter De voorzitter is tevens lid en mag zich actief in de vergadering mengen, maar let daarbij op dat de vergadering goed verloopt. De secretaris voert in feite de voorbereidende taken van de voorzitter uit, maakt de agenda in overleg met de afdeling financiën en sluit deze met de voorzitter kort. Artikel 5 Secretaris De griffier of diens vervanger vervult de rol van secretaris. De secretaris is tevens de eerste adviseur van de commissie en mengt zich in de vergadering als hij dit nodig acht. Vooraf aan de vergadering zorgt de secretaris dat de commissie alle benodigde informatie ontvangt en dat de verslagen tijdig beschikbaar zijn voor de raad, in ieder geval zo kort mogelijk na de vergadering. Tevens let de secretaris erop dat afspraken worden nagekomen en onderneemt zo nodig actie hierop.

Artikel 6 Taken commissie Het takenpakket van de commissie geldt vooral ten eerste het geven van advies aan de raad over mogelijke extra aandachtspunten voor de accountant en advies aan de accountant over diens verslaglegging. Is de verslaglegging voldoende helder op geschreven en uitgelegd? De commissie geeft advies over de P&C-cyclus, gevraagd of ongevraagd. Tevens let de commissie erop dat de informatie over de P&C cyclus en de inhoudelijke bijbehorende stukken zodanig zijn verwoord dat de raad kan begrijpen waarover de raad besluit. Daarbij kijkt de commissie naar het proces, is dat voor verbetering vatbaar en geeft zo nodig adviezen over. De commissie gaat niet over inhoudelijke zaken, zoals bijvoorbeeld de bedrijfsvoering of anderszins. De commissie zorgt voor de afstemming van te houden onderzoeken en raadpleegt daarvoor het college en de rekenkamer over welke onderzoeken zij willen gaan doen. Zonodig nodigt de commissie vertegenwoordigers van het college en de rekenkamer uit voor een goede afstemming.

De commissie is niet bevoegd om besluiten te nemen, de commissie dient slechts ter advisering van de raad. Wel voert de commissie (deels) de selectie van de accountant uit, maar doet daarvan een voordracht aan de raad, de raad beslist uiteindelijk en benoemt de accountant. Artikel 7 Zowel de raad als het college hebben toegang tot het verslag dat openbaar is. Zowel de raad als het college zijn verder geen verantwoording schuldig aan de commissie. De raad, maar ook het college kan de voorzitter van de commissie uitnodigen om een toelichting te geven over de adviezen of overige zaken uit het verslag.