RB Actualisatie Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Laren; gelezen het voorstel van het presidium inzake het aanpassen van de `Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2020’; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT De raad besluit:

1. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2020 in te trekken;

2. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2024 vast te stellen.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2024 Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

-

ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

-

bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2 Verzoek om informatie

1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de

burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is

verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Pagina 1 van 9

Artikel 3 Verzoek om bijstand

1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de

verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden.

4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen

omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende

oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo

nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 3 Fractieondersteuning Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de

zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks door de raad bepaald bij de vaststelling van de gemeentebegroting voor dat jaar.

2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1.000,= en een variabel deel van € 500,= per raadszetel van de fractie.

Pagina 2 van 9

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

1. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter

vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8 Verantwoording, controle en vaststelling op basis van declaratie

1. De bijdrage voor fractieondersteuning geschiedt op declaratiebasis, na goedkeuring door het presidium en wordt alleen uitbetaald aan de fractie.

2. De griffier voert hiervan administratie.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan

optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

2. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak

op de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10 Termijn van indiening declaraties

Declaraties over enig kalenderjaar worden niet in behandeling genomen indien deze niet binnen twee maanden na het einde van dat betreffende kalenderjaar zijn ingediend. Paragraaf 4 Slotbepalingen Artikel 11 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1. De ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2020’ wordt ingetrokken.

2. De ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2020’ blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Pagina 3 van 9

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Laren 2024’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 september 2024.

mw. A.M. Kroon-Stam griffier plv.

dhr. drs. N. Mol voorzitter

Pagina 4 van 9

Toelichting Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden

recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde

groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de

verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke

bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel

4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de

financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de

ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als

procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die

bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere

organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze

organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke

gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader

uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te

geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Pagina 5 van 9

Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1 Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen

en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen

(artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel

degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2 Verzoek om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of

afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en

volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun

verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij

zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden

ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het

verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het

aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Artikel 3 Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de

griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier

de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde

‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie

verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als

voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Pagina 6 van 9

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere

ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke

organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te

ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college

terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is

bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden

en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale

uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag

garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten

ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De

herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor

fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college,

Pagina 7 van 9

maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning. Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan

ondersteuning van inhoudelijke aard (bijvoorbeeld de inhuur van beleidsmedewerkers)

om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de

financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het

raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook

contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een

dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking

komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis,

kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op

grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Artikel 8 Verantwoording, controle en vaststelling op basis van declaratie

Dit artikel regelt de declaratie van de fracties, die op basis van ingediend overzicht geschiedt.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid

gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend

en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een

splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het

variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende

aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel

Pagina 8 van 9

voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Artikel 10 Termijn van indiening declaraties

Uiterlijk twee maanden na het einde van het betreffende kalanderjaar zijn de declaraties

ingediend. Echter, indien een fractie niet financieel in staat is de gemaakte kosten voor te financieren, kan deze ook vooraf een bedrag (voorschot) ontvangen of direct na de uitgave een declaratie indienen.

Pagina 9 van 9