pdf A.7 RIB Eerste evaluatie belastingsamenwerking Huizen, Blaricum en Laren

INFORMATIENOTA RAAD LAREN Datum vaststelling college: 17 december 2024 Van

het college van B&W

Aan

Gemeente Laren - Gemeenteraad

Portefeuillehouder Midden, J.G. van Informatie bij

B. Balouah, Adviseur Planning en Control

Onderwerp

Eerste evaluatie belastingsamenwerking Huizen, Blaricum en Laren (HBL). Portefeuillehouder Midden, J.G. van Openbaar Ja

Kennisnemen van

De eerste evaluatie belastingsamenwerking Huizen, Blaricum en Laren. Aanleiding (inleiding)

Sinds 2023 voert de gemeente Huizen de belastingprocessen uit voor de gemeenten Blaricum en Laren. Ten aanzien van de uitvoering van deze regeling is er tussen de

gemeenten Huizen, Blaricum en Laren een gemeenschappelijke regeling (GR) opgesteld. De samenwerkingsvorm is een centrumregeling waarbij de gemeente Huizen

centrumgemeente is op grond van artikel 8 Wet gemeenschappelijke regelingen. Doel van deze samenwerking is de uitvoering van belastingtaken voor inwoners van de drie deelnemende gemeenten robuust en toekomstbestendig neer te zetten. Voor de

uitvoering van de belastingtaken is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Een van de onderwerpen uit de GR betreft de evaluatie van de uitvoering van deze regeling.

Pagina 1 van 4

Kernboodschap

Ten aanzien van het proces van evaluatie zijn de gemeenten overeengekomen om op basis van de volgende zestal onderdelen te evalueren. 1.

Inwonertevredenheid

3.

Financiën

2. 4. 5. 6.

(Onderlinge) communicatie Personele invulling van de uitvoering Technische wensen en uitdagingen

Wat hebben wij geleerd van voorgaande periode en hoe verder?

Hiervoor zijn de betrokken functionarissen geïnterviewd. Hieronder zijn de uitkomsten van de zes onderdelen samengevat. Inwonertevredenheid

Op dit onderdeel zijn er weinig signalen ontvangen van ontoereikende onderdelen. Het onderbrengen van een uitvoeringsorganisatie van de ene gemeente naar de andere

brengt, zoals verwacht, uitdagingen met zich mee. Terugkijkend op dit proces kunnen we

concluderen dat de kwaliteit voor de belastingplichtigen van Blaricum en Laren omhoog is gegaan en dat er weinig tot geen signalen zijn dat de inwonertevredenheid minder is

geworden. Het aantal bezwaarschriften was in alle drie gemeenten hoog afgelopen jaar (2023), dit was in lijn met de landelijke trend.

Het beperkte aantal opmerkingen vanuit de belastingplichtigen kan er ook mee te maken hebben dat de belastingplichtige er dienstverlening bij heeft ‘gekregen’. Waar in een

enkel geval onduidelijkheid over is geweest, zijn die zaken die achterbleven bij de BEL Combinatie, met name de oude jaren waar nog iets mee gedaan moest worden. Soms

meldden de belanghebbenden zich dan bij het verkeerde loket. Dit is zeer beperkt en neemt af.

(Onderlinge) communicatie

Uit de evaluatie is gebleken dat de basis voor de samenwerking gelegd is, en dat de gemeenten elkaar steeds beter weten te vinden. Ook de inhoudelijke afspraken zijn

helder en wat nog niet helder is wordt opgepakt. De gemeenten zien wel ruimte voor verbetering en groeimogelijkheden ten aanzien van de samenwerking. Mede door de

krappe arbeidsmarkt is het de BEL Combinatie nog niet gelukt om de regisseursrol in een vaste functie te beleggen. Hierdoor is de BEL Combinatie genoodzaakt om extern in te huren. Dit maakt het op sommige onderdelen lastig. Financiën

De huidige wijze van financiële kwartaalrapportage volstaat. De komende periode worden er afspraken gemaakt over welke management- en bestuursinformatie er aanvullend

nodig is. De kosten die de samenwerking met zich meebrengt zijn hoger dan in eerste

instantie is geraamd. Het verder opwerken van de basisregistraties en de onderliggende Pagina 2 van 4

administratie (kwaliteit van het bestand) vraagt nog om incidentele middelen. In het kader van rechtmatigheid zijn er onderlinge afspraken gemaakt over de controle en

verantwoording: dit behelst onder andere afspraken over het tijdig, juist en volledig

rapporteren over de controle en verantwoording van de belastingopbrengsten van de gemeente Blaricum en Laren. De controlerapportages worden ondertekend door de

verantwoordelijke proceseigenaren bij de gemeente Huizen. Deze afspraken worden in Q4-2024 geformaliseerd.

Personele invulling van de uitvoering

Vanuit de gemeenten Blaricum en Laren zijn drie medewerkers overgegaan naar de

gemeente Huizen. Na een inwerkperiode draaien deze drie medewerkers inmiddels volwaardig mee. De link tussen de BEL Combinatie en Huizen (belastingregisseur –

accounthouder – financiële administratie) kan geïntensiveerd worden. Hier zijn al goede stappen in gezet door middel van een maandelijkse overlegstructuur tussen de BEL

Combinatie en Huizen. Verder is de BEL Combinatie bezig met de vaste invulling van de regisseursfunctie, in de huidige krappe arbeidsmarkt gaat dit helaas minder snel dan verwacht. De vele vacatures binnen de BEL Combinatie maken dat er op dit vlak

onderbezetting is geweest en er geïmproviseerd is om de werkzaamheden gedaan te

krijgen. Op dit moment is er perspectief op meer vast personeel en kan de regisseurstaak stabieler worden belegd. Tot slot concluderen we dat de personele bezetting in Huizen

een bedrijfsvoeringaangelegenheid is van de gemeente Huizen. Zij staat immers aan het roer.

Technische wensen en uitdagingen

Het grootste deel van de migratie is een succes geworden en is redelijk geruisloos

gegaan. Na de zomer van 2023 is het E-Loket gerealiseerd. De BEL Combinatie gaat over op een ander financieel systeem. Binnen de gemeente Huizen wordt het taxatiepakket aanbesteed en zal hooguit nog twee jaar bestaan. De belastingapplicatie wordt

meegenomen in de aanbestedingsprocedure. Verder heeft de aanslagsoplegging 2024 aangetoond dat de objectkenmerken (kwaliteit van bestand) verder moeten worden verbeterd. De verbeterkeuzes zullen bestuurlijk worden voorgelegd. Wat hebben wij geleerd van voorgaande periode en hoe verder?

De start van de samenwerking binnen het project heeft aanloopproblemen gekend. De

inhoudelijke en operationele bijdrage vanuit zowel de BEL Combinatie als de gemeenten

Blaricum en Laren was wisselend. De personele wisselingen hebben hieraan bijgedragen. Verder hebben wij geleerd dat er in soortgelijke situatie meer aandacht aan de voorkant moet zijn voor de rolverdeling en de verschillende procesafspraken. De BEL Combinatie heeft voor de belastingsamenwerking twee partijen (gemeente Huizen en de gemeente Baarn). Belangrijk hierbij is dat er in het vervolg meer aandacht wordt besteed aan

uniforme procesafspraken over bijvoorbeeld de rolverdeling, managementafspraken en wijze van rapporteren. Dit zal de samenwerking ten goede komen.

Pagina 3 van 4

Voor nu is het vooral belangrijk dat een ieders rol binnen de uitvoeringsorganisatie BEL

Combinatie, gemeente Blaricum en Laren en gemeente Huizen helder is. De basis ligt er en de verwachtingen zijn besproken. In de evaluatie is hier uitvoerig bij stil gestaan. Vervolg

In de komende periode worden de volgende onderwerpen onderzocht en verder uitgewerkt, daar waar nodig zal het bestuurlijk worden voorgelegd: -

Naast beschikbaarheid formatie (capaciteit) vanuit de regievoering ook de vraag of en welke kennis er binnen de BEL Combinatie aanvullend nodig is;

-

Ten aanzien van de objectkenmerken (kwaliteit van bestand) wat de verbetermogelijkheden zijn, en welk niveau wenselijk en haalbaar is;

-

Formaliseren van de afspraken inzake de controle en verantwoording van de belastingopbrengsten;

-

Is het nodig dat er aanpalende processen in de samenwerking worden onderbracht?

-

De gemeente Laren harmoniseert de werkprocessen op gemeentelijke belastingen steeds meer met die van de gemeente Huizen.

Pagina 4 van 4