III-A8 college - raadsinformatiebrief evaluatie Nazomerfeest Laren 17-18 september 2022 BIJLAGE

Evaluatie Nazomerfeest Laren 17 & 18 september 2022 In het weekend van 17 & 18 september 2022 is de eerste editie van het Nazomerfeest Laren gehouden. Hier volgt een evaluatie n.a.v. ervaringen van projectleider, gesprekken met stakeholders en een online enquėte die is gehouden onder alle deelnemers van Doemarkt en andere personen die een activiteit organiseerden. In de bijlage de originele antwoorden die enquėtedeelnemers hebben gegeven. 20 personen hebben de enquėte ingevuld. 90% van de deelnemers wil aan een volgend Nazomerfeest deelnemen. Doel Nazomerfeest Laren Het doel was als volgt: Dit feestweekend in Laren is voor Laarders en door Laarders. Ondernemers (Bijzonder Laren), (sport)verenigingen en kunst- en cultuurorganisaties bundelen hun krachten en presenteren hun diverse aanbod aan de Laarder Community. Samen vormen we Laren. Dit weekend organiseren we een gezellige markt, sportieve activiteiten, exposities, muziekconcerten, tentoonstellingen en een muziekfeest met talrijke optredens die de mensen met elkaar verbindt en de saamhorigheid van ons dorp Laren versterkt. Ons uitgebreide verenigingsleven vaart op mensen met enthousiasme, kennis en innovatie. Dat willen we uitdragen en tegelijkertijd mensen als vrijwilliger enthousiast maken. Iedereen kan en mag meedoen aan dit Nazomerfeest Laren, samen zijn we Laren.

Het idee was ook om bestaande activiteiten zoals Inmarkt en Vrijwilligersavond te bundelen in dit weekend. Een laagdrempelig karakter bleek uiteindelijk te betekenen dat alle activiteiten gratis moesten zijn. Daar is met diverse deelnemers tijdens het proces nog over gesproken en die kosten zijn alsnog gecompenseerd. Organisatie en afstemming vooraf Eind december 2021 was het eerste contact tussen gemeente en projectleider en na akkoord op offerte in januari kwam uitwisseling van bestaande documenten en contacten op gang. Regelmatig was er overleg met de stuurgroep van het Nazomerfeest Laren, gemeente en Bijzonder Laren over het doel, de datum, de inhoud en het beschikbare budget en later een akkoord op het gehele projectplan. Projectleider boekte gesprekken op locatie bij organisaties, nam deel aan Kunst- en Cultuurplatform en benaderde via via mensen die iets konden bijdragen aan het Nazomerfeest Laren. De roep om meer vrijwilligers was duidelijk aanwezig. Vanaf februari was er een overleg met leden van de werkgroep Leve Laren die in 2020 Leve Laren gingen organiseren. Zij stemden in om als vrijwilliger mee te helpen. Er is overleg geweest met Singer Laren, Rosa Spier Huis, Papageno Huis, Le Bocque, Bijzonder Laren, horeca Laren, Brinkhuis en de vele mensen die eventueel voor vrijwilligers tijdens het Nazomerfeest konden zorgen.

(Uiteindelijk zijn er slechts enkele personen die daadwerkelijk hebben meegeholpen in de organisatie en uitvoering.) Contact leggen met verenigingen en organisaties verliep in eerste instantie moeizaam. Een goede contactlijst ontbrak, dus voordat projectleider met de juiste mensen in gesprek was, daar ging wat tijd over heen. Bovendien waren ze in maart-juni druk bezig met activiteiten die nog voor de zomer plaatsvonden en het concept Nazomerfeest Laren riep nog geen associatie op. Op de term Inmarkt werd veelal niet positief gereageerd,

dus al duidelijk werd dat we hier een andere draai aan moesten geven: focus op activiteiten voor de bezoekers en de naam Doemarkt. Om ondernemers te enthousiasmeren voor deelname is er een korte presentatie gegeven op de ALV van Bijzonder Laren. Hieruit ontstond het idee voor een modeshow. Op 31 mei was de kick-off van het Nazomerfeest Laren voor belangstellenden: verenigingen, ondernemers, organisaties. De opkomst was redelijk, de presentatie ging over de praktische invulling met activiteiten van het Nazomerfeest: laat weten wat je als vereniging gaat doen, dan plaatsen we dat op de website van Nazomerfeest Laren. Ook de oproep voor vrijwilligers die in dat weekend wilden bijdragen is toen wederom gedaan. Op 23 juni ging de website Nazomerfeestlaren.nl live. Voor 1 juli is de aanvraag evenementenvergunning ingediend. Op 5 juli heeft projectleider een presentatie over het Nazomerfeest aan College van B&W gegeven, hierop waren de reacties positief. Na de zomervakantie heeft projectleider met alle partijen contact over de invulling van de activiteiten en praktische informatie gehad en regelmatig informatiemails uitgestuurd. Ook heeft projectleider de wijzigingen in organisatie door het muziekprogramma van 2 naar 1 podium te verplaatsen en contact met alle artiesten/bands, geluidstechniek op zich genomen, naast contact met organisaties die op de Doemarkt gingen staan.

De acties en afstemmingen per deelnemer zijn naarmate de datum vordert groot. Back up of meer handjes kunnen alleen als er óf meer vrijwilligers zijn óf betaalde krachten die organisatie-uitvoeringsstukken op zich nemen. Overall heeft projectleider complimenten voor enthousiasme van deelnemers, inzet van vrijwilligers en locaties die hun ruimten ter beschikking stelden. Communicatie/promotie Het budget voor communicatie en promotie was niet toereikend om de inzet op online communicatie optimaal te maken. Een herkenbare branding is ontworpen en de website nazomerfeestlaren.nl is ontworpen en gebouwd; er zijn spandoeken boven de weg gehangen; posters en ansichtkaarten in 3 verschillende versies gedrukt; een advertentie in de Laarder courant De BEL. Gratis PR via Gooi & Eemlander artikelen, het Larens Journaal en dorpsradio en een agenda-item in de Gooische TamTam. De online communicatie was summier, organisch en ging alleen op Facebook via de pagina Gemeente Laren en via deelnemers aan het Nazomerfeest Laren. Ook deelnemers aan de enquėte vinden online promotie een aandachtspunt voor een volgende editie. Planning – kiezen van datum 27 & 28 augustus hield Le Bocque een feest, er is met hen gesproken, zij wilden niet later dan eind augustus en wilden hun eigen feest houden (zonder inmenging of samenwerking met gemeente). Het weekend van 3&4 september was streetsale.

Een modeshow zoals nu georganiseerd was niet praktisch geweest. Daarbij hadden vrijwilligers bij verenigingen ook te weinig tijd om hun activiteiten voor te bereiden. Het weekend van 10& 11 september was Open Monumentenweekend, met als thema Duurzaamheid. We wilden geen thema aan het Nazomerfeest hangen omdat we anders velen zouden buitensluiten of zij zouden afhaken. Daarom is gekozen voor 17&18 september. Deelnemers aan de enquėte delen verschillende meningen, van goede periode tot te laat in het jaar. Vrijwilligers

Als puntje bij paaltje komt en de datum nadert, blijken er te weinig vrijwilligers beschikbaar om te helpen tijdens de activiteiten op de Brink: vakantieperiode, te druk met andere zaken of zelf meedoen aan de Doemarkt dus geen tijd. Het grote gebrek aan vrijwilligers mag vooraf – in de promotie naar het Nazomerfeest – zeker aandacht krijgen. Het weekend van 17 & 18 september De zaterdag verliep volgens het draaiboek. De weersomstandigheden waren niet gunstig voor een buitenevenement op zaterdag, afwisselend stortbuien met een zonnetje. Desondanks waren er vooral ‘s middags toch wat mensen op de been. In de avond was er weinig publiek bij het muziekpodium, alleen aan het eind waren er veel jongeren. De modeshows hebben door een noodoplossing toch enkele overkappingen kunnen neerzetten tegen de regen. Ook op de Doemarkt hadden enkele verenigingen eigen partytenten meegenomen. I.v.m. krap budget van de organisatie kon dit niet centraal worden gefaciliteerd. Het aantal vrijwilligers dat die dag meehielp was te laag, met de beschikbare mensen en projectleider is alles gedaan, maar het was een hele lange dag voor de organisatie. Overall zijn deelnemers van de Doemarkt tevreden. Uiteraard hebben ze nog punten ter verbetering – zie bijlage. Er moet zorgvuldig worden bekeken of dit een individuele reactie is of een gezamenlijke.

Op zondag waren er geen centrale activiteiten, alle activiteiten vonden bij locaties zelf plaats, de organisatie hiervan lag ook in hun handen. Op zondag waren er diverse concerten, voorstellingen, wandelingen en exposities die goed bezocht zijn. Een onderzoek waard: kwam dat door vaste bezoekers of doordat de entree gratis was? Muziek Het podium stond tussen de bomen op het kerkplein en paste net. Pastoor van der Peet heeft aangegeven dat hij bij een volgende editie graag het podium verder weg zou willen zien. Ook werd genoemd dat er toch 2 podia in plaats van 1 podium zou moeten zijn i.v.m. af- en opbouw van bands. Het muziekprogramma was divers, maar trekt geen jongeren aan. Jongeren zijn sowieso heel lastig om in de plannen voor een Nazomerfeest te bereiken. Weinig contact met hen vanuit de gemeente ook, dus daar ligt nog wel een kans. Leveranciers Leveranciers leverden wat er wat afgesproken. Bij een volgende editie is 1 leverancier voor licht- en geluidstechniek/elektra voldoende, die kan dan alle techniek op zich nemen. EHBO was heel professioneel ondanks dat ze weinig te doen hadden, de beveiliging is aangesproken op het (telefoon)gedrag. Aanbevelingen Voor een volgende editie van het Nazomerfeest Laren is goed om te weten/te bepalen: •

Wordt het 1 dag of toch een weekend? Voor velen werkte 2 dagen verwarrend. Dit moet nog helderder in de communicatie zijn.

•

• • • •

Wie beheert alle documenten die gemaakt zijn tijdens deze eerste editie van het Nazomerfeest Laren voor gebruik van een volgende editie? De beeldbank van het Nazomerfeest wordt nu beheerd door afdeling communicatie van de BEL combinatie. Wie beheert en onderhoudt de website nazomerfeestlaren.nl nu? Dit ivm updates en de verlenging van de webhosting bijvoorbeeld. Begin tijdig met aanvraag evenementenvergunning, minimaal 3 maanden voor het evenement. Hiervoor moet al duidelijk zijn wat er precies komt en ook moet hierin het ‘slecht weer scenario’ of ‘Corona scenario’ worden meegenomen. Organiseer vrijwilligers die een handje meehelpen tijdens het Nazomerfeest. Nieuwe vrijwilligers zijn moeilijk te vinden, veelal zijn het ‘bekenden’. Zet tijdig in op (betaalde) online promotie via kanalen waar diverse Laarders aanwezig zijn om mensen te bereiken, jongeren op TikTok, volwassenen/ouderen op Facebook/Instagram.