III-A7 BEL bestuur - raadsinformatiebrief besproken onderwerpen en besluitvorming BEL Bestuur april 2021 BIJLAGE (1)

MEMO Knelpunten uitvoering DVO Van Datum Aan

: Algemeen directeur : Maart 2021 : Bestuur BEL Combinatie

Samenvatting 2021 is een zwaar jaar, als gevolg van corona maar ook als gevolg van uitdagingen op het gebied van de reguliere bedrijfsvoering. Hierdoor hebben we in een aantal teams knelpunten in de uitvoering van de DVO waar we op diverse manieren richting aan geven: - Prioriteren in de DVO: knelpunten binnen de teams MO, RO - Ziektevervanging agv corona bekostigd uit het inhuurbudget BEL: knelpunten binnen HRM, OOV, Handhaving en communicatie - Compensatie Rijk (uit gemeentefonds): corona specifieke inhuur op communicatie en economische zaken en bekostiging piketvergoeding. Hiervoor wordt t.z.t. een separaat voorstel aan de gemeenten voorgelegd. - Projectfinanciering door gemeenten: inhuur op formatie niveau om de verbetering in de bedrijfsvoering te realiseren door uitvoering van het plan ‘Duidelijkheid & Aandacht’. Oplossen van knelpunten binnen team C&F. Hiervoor wordt t.z.t. een separaat voorstel aan de gemeenten voorgelegd. Het Bestuur van de BEL Combinatie wordt gevraagd hier kennis van te nemen. Inleiding Vanaf februari 2020 zijn wij als organisatie druk bezig om de corona pandemie het hoofd te bieden. We draaien in een crisisorganisatie met een integraal ambtelijk crisisteam en bestuurlijk beleidsteam.

Wij zorgen samen met onze verenigingen, ondernemers, maatschappelijke instellingen voor de implementatie van rijksmaatregelen, hebben contact met inwoners en ondernemers, communiceren en handhaven de rijksmaatregelen. In 2020 hebben we het reguliere werk en de crisis grotendeels met eigen mensen kunnen organiseren. Collega’s hebben overuren gemaakt of minder verlof opgenomen om alles in goede banen te laten lopen. Reguliere werkzaamheden zijn afgestemd met portefeuillehouders daar waar nodig. Binnen het crisisteam waren geen zieken. Pas aan het einde van 2020 werd een collega uit het primaire proces ziek. Ook toen hebben andere collega’s haar taken waargenomen. Ik heb ongelooflijk veel waardering voor alle inzet die onze collega’s gepleegd hebben en ben tros op de resultaten die zij bereikt hebben!

**

De rek is eruit De rek is eruit. Eigenlijk al een tijdje. Dat heeft diverse redenen op het gebied van ziekte (al dan niet als gevolg van corona), op het gebied van reguliere bedrijfsvoering en op het gebied van specifieke corona ondersteuning. Ziekte Binnen een aantal teams zijn collega’s ziek, al dan niet als gevolg van corona. Binnen de BEL Combinatie is het ziekteverzuim percentage al jaren hoog. In 2020 was dit 7.5% en daarmee hoger dan 2019. Ook in 2021 zullen we naar verwachting een hoger ziekteverzuim percentage kunnen verwachten als gevolg van corona. Reguliere bedrijfsvoering Wij zijn een springplank voor collega’s naar andere (grotere) gemeenten. Met een aantrekkende arbeidsmarkt zien we dat terug in het aantal vacatures die wij hebben. Op vacatureruimte kan ingehuurd worden op basis van de loonsom. Dit houdt in dat er minder uren ingehuurd kunnen worden dan wanneer iemand vast in dienst is. Specifiek binnen team MO hebben veel collega’s ervoor gekozen een nieuwe uitdaging aan te gaan. Dat betekent concreet dat de helft van het team vernieuwd is en bestaat uit inhuurkrachten die ingewerkt moeten worden. Reguliere werving is opgestart en wordt begeleid door BMC. Binnen team MO ligt een grote druk om de maatschappelijke partners te ondersteunen bij de corona maatregelen, om de collegeprogramma’s uit te voeren en om bezuinigingen te realiseren.

Bovendien legt het jaarrekeningtraject dit jaar een groot beslag op het team MO omdat – vanwege corona – de accountant extra aandacht vestigt op de verstrekte subsidies irt de afgesproken prestaties. Specifieke corona ondersteuning In het afgelopen jaar is gebleken dat, gegeven de opgave die er is om de rijksmaatregelen lokaal goed handen en voeten te geven, collega’s van hun reguliere werkzaamheden vrijgemaakt moeten worden. Op sommige terrein zijn geen of onvoldoende mensen in huis waardoor er ingehuurd moet worden. Dit geldt op het gebied van economische zaken en communicatie. Ook hebben collega’s (bijvoorbeeld OOV, communicatie) frequent in weekenden en avonden gewerkt. Knelpunten Binnen een aantal teams ervaren we knelpunten die op korte termijn opgelost moeten worden. De oorzaak van de knelpunten heeft diverse redenen die hieronder weer worden gegeven: Reguliere bedrijfsvoering - Maatschappelijke ontwikkeling Om de grote opgave het hoofd te bieden die in dit team spelen is eigenlijk 3 fte aan extra ondersteuning noodzakelijk (tot het moment dat alle vacatures vast ingevuld zijn). Er zijn veel vacatures in het team, er wordt ingehuurd binnen de loonsom conform BEL beleid. Dat geeft effectief minder inzetbare uren. Tegelijkertijd ligt hier een grote opgave: maatschappelijke effecten van corona, bezuinigingen / ombuigingen, jaarrekening &

-

-

accountantscontrole op subsidies vanwege mogelijke stapeling, reguliere vragen college/raad, wettelijke verplichtingen, nieuw beleid. C&F 0.5 fte tot aan de zomer Binnen team C&F zijn veel vacatures. Ook hier wordt ingehuurd cf loonsom. Als gevolg van corona extra werk in het jaarrekening traject / controle accountant op subsidies afgegeven door gemeenten en het opstellen van corona rapportages RO 1fte tot aan de zomer Er zijn achterstanden ontstaan als gevolg van corona. Een van de medewerkers is tijdelijk ingezet op gebied van EZ. Inzet hoofd opvanglocatie als coördinator prikken door huisartsen die geen ruimte hebben in de eigen praktijk.

Ziekte - Openbare Orde en Veiligheid, 24 uur per week gedurende 6 maanden - Handhaving, coördinator BOA’s, 12 uur per week gedurende 6 maanden - Communicatie 16 uur per week gedurende 1 maand - HRM 32 uur per week gedurende drie maanden Specifieke corona ondersteuning - Economische zaken 16 uur per week tot aan de zomer Geen reguliere formatie beschikbaar wel noodzakelijk vanwege de impact van corona op onze ondernemers - Communicatie 16 uur tot aan de zomer Extra ondersteuning bij team communicatie vanwege de hoeveelheid zaken die op het gebied van corona gecommuniceerd worden. Financiële ruimte De BEL Combinatie heeft geen financiële ruimte om extra in te huren. We zullen met de bestaande budgetten scherp aan de wind moeten zeilen om geen tekort bij de jaarrekening te laten zien. Ook de gemeenten hebben aangegeven (in ieder geval 2 van de 3) dat er geen of weinig financiële ruimte is om extra in te huren. Prioriteiten stellen Reguliere werkzaamheden komen als gevolg van corona in de knel. Tegelijkertijd blijven vragen vanuit de raad komen en nieuwe wensen van het GBT of ontwikkelingen vanuit het Rijk moeten opgepakt worden. De teamleiders hebben in de afgelopen tijd samen met de wethouders prioriteiten gesteld waar nodig en zullen dit blijven doen.

Tegelijkertijd zien we dat dit op een aantal terreinen momenteel onvoldoende soelaas biedt, de resterende opgave blijft te groot om binnen de huidige formatie te realiseren. Ondanks de corona crisis zijn de ambities van de gemeenten in het kader van de gemeenteraadsverkiezingen onverminderd hoog.

Pagina 3 van 5

Verder prioriteren Op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke Ontwikkeling zal er nog verder geprioriteerd moeten worden om de werkzaamheden structureel in balans te houden met de beschikbare formatie. Teamleiders zullen dit samen met de gemeentesecretarissen, portefeuillehouder en directeur oppakken. Belangrijk is ook de raden hier actief over te informeren. Wanneer de betreffende portefeuillehouders meer taken verricht willen zien dan gegeven de formatie van de BEL mogelijk zullen zij hiervoor in overleg met de financieel portefeuillehouder binnen de begroting van de gemeente ruimte moeten vinden. Wanneer er met de prioriteitstelling bij wettelijk verplichte taken uitgekomen wordt zullen hiervoor door de gemeenten middelen gevonden moeten worden. Het is belangrijk dat op niveau van BEL, college(s) en gemeenteraad heldere en eenduidige afspraken gemaakt worden over de prioriteiten. Projectgelden Binnen team C&F wordt door het project ‘Duidelijkheid en Aandacht’ richting gegeven aan de noodzakelijke verbetering van de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. Het team heeft te maken met veel vacatures die op niveau van de loonsom ingehuurd kunnen worden. Prioritering binnen C&F is niet / nauwelijks te doen aangezien de werkzaamheden op het niveau ‘wettelijke verplichtingen’ liggen.

Tegelijkertijd zien we dat er extra werkzaamheden agv corona op het team afkomen (jaarrekeningtraject / controle accountant & rapportages corona compensatie rijk). Het is noodzakelijk om de inhuur aan te vullen tot het niveau van de formatie om de gewenste verbetering van de bedrijfsvoering te realiseren. Een separaat projectvoorstel hiertoe wordt aan de portefeuillehouders voorgelegd. Ziekte vervanging Zoals aangegeven is er binnen de BEL Combinatie een budget voor ziektevervanging / inhuur beschikbaar van € 629.000. Dit bedrag wordt elk jaar ten volle benut. Ook dit jaar hebben we voor diverse ziektegevallen een beroep gedaan op het inhuurbudget. Ook de inhuur voor de hierboven genoemde functies (OOV, Handhaving, communicatie, HRM voor een periode van 6 maanden) wordt gefinancierd vanuit het inhuurbudget. Dit houdt in dat we momenteel voor € 312.489 een beroep gedaan hebben op het inhuurbudget. Het resterende budget voor ziektevervanging bedraagt € 316.511. Het afgelopen jaar zagen we een stijging van het ziekteverzuim percentage en ook dit jaar zien we collega’s die als gevolg van corona ziek worden. We vangen de ziektevervanging binnen de begroting van de BEL op. Wanneer dit niet mogelijk is zal ook binnen deze teams tot verdere prioritering overgegaan moeten worden.

Piket We zien dat op een aantal collega’s frequent een beroep gedaan wordt in het weekend / in de avond vanwege corona zaken. Denk bijvoorbeeld aan communicatie, OOV, BOA’s. Omdat er nu – in de corona periode – frequent een beroep gedaan wordt op deze collega’s onderzoeken de mogelijkheid om bereikbaarheidspiket in te stellen. De kosten hiervan zijn nog niet bekend maar zullen ten laste komen van de corona compensatie vanuit het Rijk.

Inhuur Voor specifieke ondersteuning in het kader van corona wordt er op twee afdelingen ingehuurd, communicatie en economische zaken. Dit geldt in ieder geval tot de zomer, wellicht is het op het gebied van EZ langer nodig. Kosten voor EZ worden ingeschat op € 24.000 tot 1 september 2021. Kosten inhuur communicatie voor een half jaar € 64.000. Beide contracten zijn op korte termijn opzegbaar. Totale corona specifieke inhuur bedraagt € 88.000 voor een half jaar. Compensatie Rijk Bij een negatief jaarrekeningresultaat van de BEL Combinatie als gevolg van corona kan de BEL Combinatie een beroep doen op de middelen die de gemeenten ontvangen hebben in de Algemene Uitkering ter compensatie van kosten gemaakt als gevolg van corona. Eventuele compensatie voor 2021 is nog niet bekend. Verwachting is dat dit bij de meicirculaire 2021 bekend gemaakt gaat worden. Voor extra inzet op het gebied van handhaving kan gebruikt gemaakt worden van een subsidie. Hierover heeft reeds besluitvorming plaatsgevonden in de colleges, de aanvraag is ingediend bij het ministerie. Voor extra inzet op het gebied van ondersteuning aan jeugd kan gebruikt gemaakt worden van een subsidie, Jeugd aan zet. Een voorstel hiervoor is ingediend bij het ministerie. Nafase Over de nafase zal op een later moment gesproken worden.

Pagina 5 van 5