III-A7 BEL bestuur - raadsinformatiebrief besproken onderwerpen en besluitvorming BEL Bestuur april 2021 (1)

Informatiebrief Van

Bestuur BEL Combinatie

Aan

Gemeenteraden Blaricum, Eemnes, Laren

Datum

15 april 2021

Onderwerp Informeren besproken onderwerpen en besluitvorming BEL Bestuur april 2021 Openbaar Ja Het Bestuur vraagt de gemeenteraden -

Kennis te nemen van besproken onderwerpen in het BEL Bestuur van april 2021

Aanleiding (inleiding) Het Bestuur van de BEL Combinatie informeert u graag periodiek over de onderwerpen die besproken worden en waar besluitvorming over plaatsvindt. In deze Raadsinformatiebrief informeren wij u over de onderwerpen op de agenda van het BEL Bestuur van 8 april 2021. Memo knelpunten uitvoering DVO In de eerste maanden van 2021 wordt de uitvoering van de DVO bemoeilijkt als gevolg van corona maar ook als gevolg van uitdagingen op het gebied van de reguliere bedrijfsvoering. In een aantal teams zijn knelpunten ontstaan in de uitvoering van de DVO en het Bestuur heeft de algemeen directeur gevraagd hier op een zo veel mogelijk budget neutrale manier oplossingen voor te zoeken. Voor de volgende oplossingsrichtingen is gekozen: -

Prioritering in de DVO: oplossen knelpunten in team MO en RO

-

Ziektevervanging als gevolg van corona wordt bekostigd uit het inhuurbudget van de BEL Combinatie. Hierdoor wordt een grotere claim op het inhuurbudget gelegd dan gebruikelijk. Oplossen van knelpunten in team HRM, OOV, Handhaving en Communicatie.

1

-

Compensatie Rijk (uit gemeentefonds) voor corona specifieke inhuur op gebied van communicatie, economische zaken en piket vergoeding. Hiervoor wordt t.z.t. een separaat voorstel aan de colleges voorgelegd.

-

Projectfinanciering door gemeenten: oplossen knelpunten team Control & Financiën. Hiermee brengen we de inhuur op formatie niveau in plaats van loonsom zodat de uitvoering van de verbetering van de bedrijfsvoering wordt voortgezet.

Het BEL Bestuur heeft kennis genomen van de memo ‘knelpunten uitvoering DVO’ die is bijgevoegd als bijlage 1. Met deze oplossingsrichtingen én in gesprek met de colleges verwachten we de uitvoering van de DVO ter hand te nemen. Daarnaast monitoren we 4 maandelijks de uitvoering van de DVO, zowel inhoudelijk (voortgang) als capaciteit (uren). Aanbesteden Het team Openbare Ruimte maakt bij projectuitvoering met regelmaat gebruik van externe bureaus. Door de ‘Erkenningsregeling directievoering en toezichthoudende functies’ vast te stellen wordt het mogelijk om met een geselecteerde groep partijen over een langere periode samen te werken zonder dat de regelgeving op het gebied van aanbestedingen overschreden wordt. Het gaat hier om werken met een beperkte omvang, grote werken waarvoor separate raadstoestemming nodig is, vallen niet onder deze regeling. Die worden per werk apart aanbesteed. Wij zijn trots op het feit dat het team de regie heeft genomen om deze werkzaamheden te professionaliseren en te verzakelijken. Jaarrekening BEL 2020 & Rechtmatigheidsverantwoording gemeenten In het BEL Bestuur is de concept jaarrekening 2020 van de BEL Combinatie vastgesteld en is het accountantsverslag met de accountant besproken.

De jaarrekening wordt separaat aan de gemeenteraden voor zienswijze ter beschikking gesteld waarna vaststelling van de jaarrekening inclusief zienswijzen tijdens de reguliere raadsvergaderingen in juli 2021 plaatsvindt. Op termijn zullen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen in hun jaarrekeningen. Naar verwachting gaat dit gelden vanaf het verslagjaar 2021 maar definitieve besluitvorming heeft hierover nog niet plaatsgevonden. De BEL Combinatie bereidt zich op deze verandering in controle en verantwoording voor. Een nieuwe medewerker met deze specifieke kennis is aangetrokken. Wij zijn voornemens de gemeenteraden in september voor te lichten over deze wijziging in regelgeving, hoe wij dit gaan implementeren en wat dit betekent voor de (rol van de) colleges en gemeenteraden.

2

Bijpraten gemeenteraden Conform afspraak praten we de gemeenteraden periodiek bij over onderwerpen die spelen in de BEL Combinatie. Wij willen daarom graag in mei een digitale bijpraatsessie houden over I&ICT en daarnaast in juni over de bezuinigingen en investeringen in de BEL Combinatie. Een uitnodiging hiervoor ontvangt u via uw griffier. Kernboodschap Het Bestuur van de BEL Combinatie heeft in haar laatste vergadering diverse onderwerpen op het gebied van bedrijfsvoering besproken en wil de gemeenteraden hiervan in kennis brengen. Communicatie Berichtgeving aan de gemeenteraden en op intranet voor ons personeel. Vervolg In juli wordt de jaarrekening 2020 van de BEL Combinatie, en de zienswijze hierop, besproken in de gemeenteraden van de BEL Gemeenten waarna definitieve besluitvorming in het BEL bestuur kan plaatsvinden. De BEL Combinatie kan haar jaarrekening dan tijdig (voor 15 juli) aanbieden aan haar toezichthouder, de provincie Utrecht. Bijlagen Memo knelpunten uitvoering DVO

3