III-A5 college - raadsinformatiebrief start project IHP BIJLAGE

BESTUURS/PROJECTOPDRACHT

Onderwerp: IHP Laren Naam bestuurlijke opdrachtgevers: Flip de Groot (1e opdrachtgever) Jan van Midden (2e opdrachtgever) Sander van Waveren Naam ambtelijk opdrachtgever: Naam ambtelijk opdrachtnemer: Naam projectleider:

Hans Haverkamp Martijn van Osch

Herleid o.b.v. de begroting van de Coalitieakkoord Laren 2022-2026 gemeenten / het A3 jaarplan van de Begroting ’23 € 50.000 extern advies. BEL Combinatie: Capaciteit BEL nader te bepalen in DVO 2023 13 december 2022

Datum: Akkoord opdrachtgever:

1. Aanleiding en achtergrond Er is tot op heden nog geen Integraal huisvestingsplan (IHP) onderwijs in Laren. -

-

-

-

-

In 2020 hebben gemeente en schoolbesturen een begin gemaakt met het opstellen van een kwaliteitskader onderwijshuisvesting. Doelstelling was om de basiskwaliteit voor Larense onderwijshuisvesting vast te stellen en dit per onderwijsgebouw te vertalen naar de benodigde ingrepen (onderhoud, renovatie en nieuwbouw), inclusief een investeringsraming en prioritering. Adviesbureau ICS heeft in mei 2021 een rapport opgeleverd, wat inzicht geeft in de lokale situatie, ambities en scenario’s, inclusief een financiële vertaling. Helder is geworden dat er een grote opgave is met aanzienlijke financiële consequenties. Ook voor wat betreft duurzaamheid is een ambitie voor de toekomst neergelegd. Bij nieuwbouw gaan we in aanvulling op de wettelijke eisen (BENG, Frisse scholen B) uit van aardgasvrij. Bij renovatie maken verduurzaming en verbetering van de functionaliteit deel uit van de opdracht, maar blijft het maatwerk. Het college van B&W heeft in september 2021 de volgende oplossingsrichtingen geformuleerd: o Begin maken met de opbouw van een reserve onderwijshuisvesting. In de Begrotingsraad 2021 is besloten in 2024 € 75.000,- en vanaf jaarlijks € 150.000,- extra budget in de begroting vrij te maken om hiermee een onderwijshuisvestingsvoorziening te vormen.

o Samen met de betrokken schoolbesturen uitwerken van concrete scenario’s voor toekomstige huisvesting, waarbij aan de schoolbesturen is gevraagd ‘out-of-the-box’ maatregelen te bedenken om geld te genereren (bv. grondruil, grondverkoop, herontwikkeling inclusief woningen). In het coalitieakkoord Laren 2022-2026 is de ambitie opgenomen om de opgave van het kwaliteitskader te verbreden naar een Integraal Huisvestingsplan. In het coalitie akkoord staat geschreven: Er ligt voor de gemeente een belangrijke opgave in het voorzien van goede onderwijshuisvesting. Onderwijshuisvesting moet kwalitatief op orde zijn en passend bij de Larense maat. Het college van B&W wil in twee bestuursperiodes, tot 2030, grote stappen maken in het onderhoud en de modernisering van de schoolgebouwen. Het college van B&W gaat met de schoolbesturen in gesprek over de wensen en de investeringsruimte. Daarvoor stellen we een gemeenschappelijk meerjarig Integraal Huisvestingsplan Onderwijs op. De gemeente zal capaciteit vrijmaken om de plannen voor te bereiden en ten uitvoer te brengen. We maken vaart in het overleg met de scholen en binnen een jaar komen we tot een volwaardig Integraal Huisvestingsplan (IHP) 1

BESTUURS/PROJECTOPDRACHT

-

-

In het coalitieakkoord is vastgelegd dat nieuwbouwprojecten in principe voor een derde uit sociale huur bestaan, maar daar is al expliciet een afwijking van mogelijk gemaakt voor de bekostiging van onderwijshuisvesting: “Afwijken daarvan kan alleen via een raadsbesluit, bijvoorbeeld wanneer een project andere maatschappelijke doelen dient, zoals het bijdragen aan de bekostiging van de opgave onderwijshuisvesting.” Er komt een verwachte wetswijziging aan in 2023, die een IHP verplicht stelt.

Deze ontwikkelingen geven aanleiding een IHP op te gaan stellen. 2. Probleemstelling De gemeente Laren heeft een wettelijke zorgplicht voor de huisvesting van het primair en voortgezet onderwijs en ontvangt daarvoor geld via het gemeentefonds. Uit de leerlingenprognose blijkt weliswaar dat capaciteitsuitbreiding niet aan de orde is, toch ligt er een flinke opgave voor de gemeente. De bouwkundige conditie van het merendeel van de scholen is namelijk onvoldoende, waardoor schoolgebouwen in de gemeente op korte (0-5 jaar) tot middellange termijn (5-10 jaar) renovatie of vervangende nieuwbouw behoeven. Bijkomend aandachtspunt is dat veel panden monumentaal zijn en zowel gemeente als schoolbesturen het van belang vinden dat deze als onderwijsgebouw in gebruik blijven. Onderhoud en renovatie van monumenten is echter kostbaar. Op dit moment ontbreken zowel bij de gemeente als de schoolbesturen de middelen om de benodigde investeringen te doen. Ernstige onderwijskundige of technische problemen kunnen aanleiding zijn om het gebruik van een gebouw als onderwijsinstelling te wijzigen. Deze beslissing wordt niet licht genomen. Hierbij speelt wel een rol dat renovatie toekomstbestendig moet zijn en dat huisvestingskosten (TCO) ook in de toekomst beheersbaar moeten blijven.

De herbestemming van monumentale panden is ook geen eenduidige opgave en deze moet per locatie goed moet worden afgewogen. 3. Doelstelling en maatschappelijke effecten Het uiteindelijke doel is toekomstbestendige onderwijshuisvesting en een toekomstbestendig onderwijsaanbod, zodat leerlingen in een veilige en gezonde omgeving naar school kunnen blijven gaan. In een integraal huisvestingsplan legt de gemeente haar toekomstperspectief op onderwijshuisvesting vast. Zij doet dat in samenwerking met de schoolbesturen. In aanvulling op de kwaliteit van de schoolgebouwen, financiële mogelijkheden en wettelijke kaders worden ook strategische keuzes gemaakt over de spreiding van voorzieningen en mogelijke samenwerking (gezamenlijke huisvesting) met kinderopvang en andere maatschappelijke voorzieningen. Door haalbaarheidsonderzoeken verkrijgen we inzicht in de verschillende scenario’s per schoolgebouw en uiteindelijk het voorkeursscenario, incl. investeringsraming en prioritering. De uitkomst van de haalbaarheidsonderzoeken, incl. de financiële consequenties, zal als onderdeel van het op te stellen IHP ter vaststelling aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Met name de integrale beoordeling is van belang om een totaaloverzicht te hebben, een uniforme aanpak te realiseren en de voorwaarden voor renovatie/herontwikkeling van alle locaties/gebouwen te stroomlijnen. N.B.

We richten ons hierbij op een concrete periode van 4 jaar, met een doorkijk naar 16 jaar. Dit is conform de verwachte wetswijziging van 2023. 4. Verwacht resultaat In het IHP staat de planmatige, duurzame toekomstgerichte aanpak van de totale onderwijshuisvesting. Het integraal huisvestingsplan (IHP) biedt inzicht in de verschillende onderwijsgebouwen, het perspectief voor de locaties voor de komende jaren, de noodzakelijke investeringen en het kijkt naar aspecten als spreiding van voorzieningen. Het is een belangrijk planningsinstrument voor de toekomstige scholenbouw binnen de gemeente, gebaseerd op een gezamenlijke visie van gemeente en schoolbesturen. 5. -

-

Afbakening en relatie tot andere projecten Deze opdracht omvat de totstandkoming van een IHP, incl. uit te voeren spreidingsopgave, haalbaarheidsonderzoeken, financieringsopgave en financieringsmogelijkheden tot en met de vaststelling in de gemeenteraad. De strategische en financiële keuzes worden niet per locatie maar voor alle locaties/gebouwen in de gemeente in één plan gemaakt 2

BESTUURS/PROJECTOPDRACHT

-

6.

De leerlingenprognoses 2022 vormen de basis voor dit proces evenals de in het kwaliteitskader (2021) geformuleerde uitgangspunten voor kwaliteit- en duurzaamheid van gebouwen. De uitwerking van het IHP in concrete renovatie-cq nieuwbouwprojecten is geen onderdeel van deze opdracht. De opgave voor gymzaal Standelkruid (gemeentelijke gymzaal op terrein Gooise School) wordt meegenomen in deze opdracht. Randvoorwaarden

Gebied: Laren Budget: Voor het uitvoeren van de haalbaarheidsonderzoeken is de inhuur van een externe adviseur (projectleiding) noodzakelijk. Voor 2022 is ruimte in de begroting om de geraamde kosten van maximaal € 20.000,- te dekken. Voor 2023 zijn in de (concept) begroting middelen (€ 50.000,-) voor externe inhuur ingebracht. Daarnaast moet binnen de DVO 2023 ruimte gemaakt worden voor de ambtelijke inzet vanuit de BEL Combinatie. Inzet is nodig voor: De benodigde input leveren vanuit de afdelingen voor de uitvoering van de haalbaarheidsonderzoeken (externe adviseur is projectleider) opstellen van het IHP procesmanagement om te komen tot een IHP. Integrale inzet vanuit de afdelingen MO en RO is nodig. Onder meer omdat voor realisatie van de scenario’s wijzigingen van het bestemmingsplan en/of grondruil nodig zijn. De benodigde inzet wordt per afdeling geraamd op: Team M.O.: 250 uur Team RO: 250 uur (Procesmanagement, Vastgoed, Ruimtelijke ontwikkeling, Projectondersteuning Integrale advisering vanuit RO: verkeer, wonen, milieu, duurzaamheid Team communicatie: 25 uur NB. Dit is een grove schatting; na ontvangen offertes kan dit nauwkeuriger worden bepaald. Stappenplan en doorlooptijd: De doorlooptijd bedraagt in totaal ca. 12 maanden vanaf opdrachtverlening. Het betreft een omvangrijk onderzoek dat verschillende locaties/gebouwen en betrokkenen kent.

Ook de urgentie is verschillend. We stellen daarom de volgende opzet voor: 1. Haalbaarheidsonderzoeken: -Per locatie wordt gekeken naar de opgave en ruimtelijke mogelijkheden. -Dilemma’s en financiële opgaven worden bepaald. 2.Alle verkregen informatie wordt bij elkaar gebracht en integraal beoordeeld in het IHP. 3. Pas bij de vaststelling van het IHP worden de afspraken over normen, financiële bijdragen, e.d. bepaald. Globaal ziet dit er als volgt uit: Overleg Ruimte OK Vaststellen bestuursopdracht (B&W) Bestuurlijk overleg schoolbesturen (vaststellen proces) Vaststellen uitvraag haalbaarheidsonderzoeken stuurgroep Offertes en opdrachtverlening extern bureau Uitvoering haalbaarheidsonderzoeken/scenario-ontwikkeling: Desk Study IHP Uitwerking en fasering voorkeursscenario’s in het IHP 3

BESTUURS/PROJECTOPDRACHT

-

Besluitvorming in B&W/gemeenteraad

December 2023

Kwaliteit: Het IHP geeft inzicht in: de verschillende schoolgebouwen de voorkeursscenario’s wettelijke kaders strategische keuzes financieringskosten en financieringsmogelijkheden huisvesting die past bij de visies van de scholen basis voor een duurzaam schoolgebouw binnenklimaat prioritering

Organisatie: De projectorganisatie wordt als volgt ingericht: Stuurgroep: bestaande uit wethouders, medewerker team M.O, externe projectleider (haalbaarheidsonderzoeken adviesbureau), procesmanager. De stuurgroep neemt strategische besluiten over de uitkomsten en discussiepunten van haalbaarheidsonderzoeken, de scenario’s binnen het IHP en bereidt besluitvorming door college en raad voor. Projectgroep: bestaande uit procesmanager, projectassistent, externe projectleider (van haalbaarheidonderzoeken adviesbureau), huisvesters schoolbesturen en strategisch medewerkers voor disciplines M.O Vastgoed, Ruimtelijke ontwikkeling, Financiën en Communicatie. De Projectgroep begeleidt het traject om te komen tot de haalbaarheidsonderzoeken en het opstellen van het IHP. De projectgroep organiseert de participatie en communicatie, bewaakt de planning en voortgang en bereidt besluitvorming voor. De projectgroep komt 3-4 wekelijks bij elkaar. De projectgroep laat zich adviseren door medewerkers Duurzaamheid, Wonen, Verkeer, Milieu, Openbare Ruimte Betrekken schoolbesturen: Het IHP wordt samen met de schoolbesturen opgesteld. Zij hebben uiteraard een stem in de wijze waarop ze worden betrokken. Dit onderdeel zal dan ook met hen worden uitgewerkt, in eerste instantie in een bestuurlijk overleg.

Communicatie en informatievoorziening: Tussentijds worden zowel college als gemeenteraad geïnformeerd over de voortgang via informatiebrieven. Onderdeel nader uit te werken. De externe communicatie over het project vanuit de gemeente Laren zal in overleg met de schoolbesturen bekeken worden hoe, wanneer en op welke wijze dit het beste kan plaatsvinden. Risico’s: Er is in de tijd een spanningsveld tussen: -de verwachtingen van schoolbesturen over het moment waarop ze starten met het uitvoeren van plannen die ze hebben ingediend en -het opstellen van een IHP waarin eerst de planmatige, duurzame, toekomstgerichte aanpak van de totale onderwijshuisvesting wordt beschreven waarna een prioritering wordt gemaakt. 4

BESTUURS/PROJECTOPDRACHT

Een vroegtijdige start van de uitvoering van plannen op één onderwijslocatie, voordat de integrale opgave bekend is, brengt risico’s op het financiële en bestuurlijke vlak met zich mee. Daarom het ambtelijk advies om de in deze bestuursopdracht gegeven aanpak te omarmen, met de kanttekening dat zich altijd onverwachte gebeurtenissen kunnen voordoen (bv. onveilig schoolgebouw), waar je flexibel op moet kunnen inspelen. Verder bestaat het risico dat er verschil van inzicht tussen gemeente en schoolbesturen is, waardoor het resultaat niet optimaal is. Om dit te voorkomen is het van belang transparant te handelen en alle partijen tijdig betrekken Tenslotte is er het risico dat er onvoldoende middelen beschikbaar zijn om het IHP uit te voeren. Dit kan tot gevolg hebben dat er geen uitvoering aan het plan kan worden gegeven, uitvoering vertraagt of gezamenlijke ambities niet gerealiseerd kunnen worden. Het is hiertoe zaak vanaf het allereerste begin de dilemma’s schetsen en tijdig het gesprek met alle betrokkenen hierover aan gaan.

5