III-A4 college - raadsinformatiebrief ontwikkelingen BEL Combinatie BIJLAGE 5

Bestuursconvenant Het belang van het BEL-systeem Samenwerking tussen de colleges BEL (gemeentesecretarissen) en het bestuur BEL Combinatie (algemeen directeur Bedrijfsvoeringsorganisatie BEL Combinatie)

Inleiding Dit convenant gaat in op de systeemverantwoordelijkheid van de BEL Combinatie. Een verantwoordelijkheid die de verschillende (bestuurs)organen van de BEL Combinatie gezamenlijk dragen voor het goed functioneren van de BEL samenwerking als systeem. Gelet hierop is het wenselijk om, naast de Gemeenschappelijke Regeling, een convenant vast te stellen, op basis waarvan de samenwerking tussen de colleges BEL (gemeentesecretarissen BEL) en het bestuur BEL Combinatie (algemeen directeur Bedrijfsvoeringsorganisatie BEL Combinatie) nader, en niet vrijblijvend, wordt vormgegeven. We beschouwen dit als een kader dat richting geeft aan een goede samenwerking en verbinding met elkaar. In dit convenant geven we aan waar het systeem uit bestaat, wie welke rol heeft en in het bijzonder op welke manier de gemeentesecretarissen en de algemeen directeur de verantwoordelijkheid voor het systeem vervullen. De basis Uitgangspunten zijn opgenomen in de volgende documenten: Geactualiseerde gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie 2020 Rapport ‘Fit for Purpose’, Evaluatie BEL-model door WagenaarHoes OGON Handboek Dienstverleningsovereenkomst Besluit commissiestructuur Organogram (basisconfiguratie BEL) Functieprofiel gemeentesecretaris Functieprofiel algemeen directeur

2

Systeem en systeemverantwoordelijkheid Gedeelde verantwoordelijkheid De kernboodschap is dat systeemverantwoordelijkheid een gedeelde verantwoordelijkheid is. In het systeem dragen de verschillende bestuursorganen verantwoordelijkheid voor het systeem, vanuit verschillende rollen en zij leggen aan verschillende instanties formeel verantwoording af. Het systeem van de BEL samenwerking bestaat primair uit de volgende bestuursorganen: de colleges en raden van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en het bestuur van de BEL Combinatie. Samen vormen zij het BEL-model. De Gemeenschappelijke Regeling is het kader voor die BEL samenwerking. De Gemeenschappelijke Regeling is vastgesteld door de colleges van de drie gemeenten. Zij zijn eigenaar van het BEL-model. Het bestuur van de BEL Combinatie wordt gevormd door een afvaardiging van leden uit de drie colleges. Het bestuur is eigenaar van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Kwaliteit en effectiviteit van het systeem Als de verschillende bestuursorganen, de deelnemers, samenwerken en er sprake is van gedeeld eigenaarschap, kunnen resultaten worden geboekt. De kwaliteit van de onderlinge samenwerking, de afspraken die je met elkaar maakt en de communicatie tussen de deelnemers aan het systeem zijn de belangrijkste factoren voor de kwaliteit en de effectiviteit van het systeem.

De deelnemers zijn gezamenlijk verantwoordelijk en kunnen voor hun eigen taak en rol ter verantwoording worden geroepen voor de bijdrage aan het hele systeem. Zij zijn niet individueel eindverantwoordelijk voor het functioneren van het gehele systeem. Drie sporen De systeemverantwoordelijkheid duiden we op basis van drie verschillende sporen, die in verbinding staan met elkaar. 1. Politiek-bestuurlijk | vaststellen van beleid Hier vindt de formele besluitvorming plaats over beleid en budgetten waarmee de kaders en randvoorwaarden voor uitvoering van de taken enerzijds worden vastgesteld (bestuurlijk niveau: college, raad, bestuur). 2. Afstemming | afspraken maken met elkaar In dit spoor vindt onderhandeling of overleg plaats voordat de formele politieke besluitvorming plaatsvindt (college met bestuur en directie). 3. Uitvoering | dagelijkse praktijk In de uitvoering wordt samengewerkt om de uitvoering van de werkzaamheden en taken die in het DVO zijn opgenomen en vastgesteld (directie en organisatie). Elk spoor behandelt hetzelfde onderwerp (bijvoorbeeld een DVO of een opdracht) maar bekijkt dat onderwerp vanuit een ander perspectief, vanuit een andere verantwoordelijkheid. Het is daarbij van belang dat de uitkomsten op elkaar aansluiten opdat de verschillende verantwoordelijkheden samen komen in een gedeelde verantwoordelijkheid voor het systeem: het BEL-model.

Alleen op die manier kun je met elkaar invulling geven aan de systeemverantwoordelijkheid. Bij elke nieuwe bestuursperiode gaan we met elkaar in gesprek (bestuur BEL, colleges, gemeentesecretarissen en algemeen directeur) en bespreken de rolopvatting en op welke wijze wij gezamenlijk de verantwoordelijkheid van de BEL waarborgen en uitdragen.

3

Positie en rol algemeen directeur en gemeentesecretaris in het systeem De gemeentesecretaris en algemeen directeur hebben een belangrijke rol in het systeem. De gmeentesecretaris heeft als eerste adviseur van het college een medeverantwoordelijkheid voor het systeem. Zowel in de rol van opdrachtgever als eigenaar. Ook de algemeen directeur, als eerste adviseur van het bestuur, is mede verantwoordelijk voor het systeem zowel in de rol van opdrachtnemer als eigenaar. Functieprofielen De functieprofielen van de gemeentesecretaris en de algemeen directeur geven een beeld van de eindverantwoordelijkheid van beide functies. Zij zijn als bijlage toegevoegd. Zowel de gemeentesecretaris als de algemeen directeur oefent zijn taak uit in samenwerking met de ander, met in acht name van ieders rol en verantwoordelijkheid. Het uitgangspunt bij werving van kandidaten voor de functies is wederkerige betrokkenheid van de algemeen directeur en een afvaardiging namens de gemeentesecretarissen. Dat betekent dat de een (algemeen directeur) een adviesrol heeft in de procedure voor de benoeming van de ander (gemeentesecretaris), en andersom. Het doel is om vanaf de start de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het systeem te borgen.

Opdrachtgever en opdrachtnemer (OGON en DVO) Het doel van OGON is om gestructureerd samen resultaten te bereiken zoals vooraf en met elkaar is afgesproken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De gemeentesecretaris is opdrachtgever namens het college. De algemeen directeur is opdrachtnemer namens de bedrijfsvoeringsorganisatie. Jaarlijks wordt een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer opgesteld. In de Dienstverleningsovereenkomst wordt de uitvoering van alle taken door de gemeente conform de begroting, collegeprogramma en andere relevante documenten opgenomen. Tevens is een urenraming van de teams opgenomen en de te bereiken resultaten en de wijze waarop deze tot stand komen. 3x per jaar, elke 4 maanden, vindt overleg plaats tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer om de voortgang van de Dienstverleningsovereenkomst te bespreken. Overleg Er vindt een (afstemming)overleg plaats tussen de gemeentesecretarissen van Blaricum, Eemnes en Laren en de algemeen directeur. Het overleg is belast met de systeemverantwoordelijkheid en afstemming tussen de verschillende rollen en posities van eigenaar/opdrachtnemer en opdrachtgever.

De onderwerpen die in het overleg aan de orde komen, hebben betrekking op de werking van het BEL-model, eventuele knelpunten binnen de bedrijfsvoering van de organisatie, organisatieontwikkeling, ontwikkelingen in de gemeenten, prioritering en planning in relatie tot de DVO’s en in algemene zin de samenwerking. Daarbij dienen de volgende onderwerpen en vragen als leidraad voor een gezamenlijke systeembesturing.  Wat zien we als de gemeenschappelijke maatschappelijke opgaven?  Wat is onze gemeenschappelijke visie op de maatschappelijke opgaven?  Hoe geven we gezamenlijk invulling aan de maatschappelijke opgaven?  We hebben continue aandacht voor de procesregie en bij wie welke verantwoordelijkheid ligt.  Waar bestaat overlap, een grijs gebied en hoe gaan we daarmee om?  Als er sprake is van een kloof dan gaan we in gesprek hoe deze kan worden gedicht.

4

De voortgang van het proces is een onderwerp dat we voortdurend bespreken, alsmede het boeken van resultaten. Het overleg is gericht op informatie-uitwisseling en onderlinge afstemming. In het geval we knelpunten signaleren, adresseren we deze aan colleges en bestuur en adviseren we hen hierover. Besluiten worden door de daartoe bevoegde organen genomen (escalatieniveau). De voorzitter is bij aanvang de algemeen directeur, waarna in de volgorde van B, E, L de rol van voorzitter wordt overgenomen. De termijn van de voorzitter is 6 maanden. De directiesecretaris / strategisch adviseur is secretaris van het overleg. De gemeentesecretarissen geven in een separaat overleg wekelijks terugkoppeling uit de collegevergaderingen aan de algemeen directeur en teamleiders, waarbij genomen besluiten nader worden toegelicht en actiepunten uit het college worden meegegeven richting werkorganisatie.

 -

5

Bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaat uit zes leden die door twee collegeleden van elke gemeente worden vertegenwoordigd. Het bestuur is eigenaar van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Zowel de algemeen directeur als de gemeentesecretaris heeft een rol ten aanzien van het bestuur. De algemeen directeur is eerste adviseur van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. De gemeentesecretaris is adviseur van de collegeleden die zitting hebben als lid van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Bestuurlijk afstemmingsoverleg We onderscheiden bestuurlijke afstemmingsoverleggen die zich enerzijds richten op de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en anderzijds op bedrijfsvoering aangelegenheden. Deze laatste is ondersteunend aan de maatschappelijke opgaven. Het overleg dat zich richt op maatschappelijke opgaven wordt bijgewoond door één van de gemeentesecretarissen. In onderling overleg wordt bepaald wie van hen deelneemt. De deelnemende gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de terugkoppeling aan de overige gemeentesecretarissen en de algemeen directeur. Zowel de gemeentesecretarissen als de algemeen directeur zijn agenda lid en ontvangen de stukken en kunnen op (eigen) verzoek worden uitgenodigd om deel te nemen.

De algemeen directeur, en waar nodig de teamleiders in mandaat, neemt deel aan het bestuurlijk afstemmingsoverleg over bedrijfsvoering en is verantwoordelijk voor de terugkoppeling aan de gemeentesecretarissen. De gemeentesecretarissen zijn agenda lid en ontvangen de stukken en kunnen op (eigen) verzoek worden uitgenodigd om deel te nemen. Indien er sprake is van een overleg van de drie gemeenten, zijn de gemeentesecretarissen of een afvaardiging daarvan deelnemer.

6