III-A4 college - raadsinformatiebrief ontwikkelingen BEL Combinatie BIJLAGE 6
Tekst van het document
BESTUURS/PROJECTOPDRACHT
Onderwerp: Uitwerken Visie voor de BEL Combinatie als ‘regie organisatie’ Naam bestuurlijk
Nanning Mol (voorzitter Bestuur BEL Combinatie)
opdrachtgever:
n.v.t.
Naam ambtelijk opdrachtgever: Naam ambtelijk opdrachtnemer: Else Ruizeveld de Winter
Datum:
15 december 2020
Akkoord bestuurlijk opdrachtgever:
1.
Aanleiding en achtergrond
De BEL Combinatie is sinds 2008 de ambtelijke organisatie van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In de afgelopen 12 jaar is er maatschappelijk en politiek bestuurlijk veel gebeurd. Ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. We werken steeds meer en nauwer samen met andere organisaties. Niet alleen met gemeenten, ook met maatschappelijke organisaties, bedrijven en inwoners. Als BEL Combinatie willen wij zo goed mogelijk invulling geven aan de ambities van de drie BEL colleges, inspelen op de nieuwe (landelijke) ontwikkelingen en zo optimaal mogelijk onze inwoners, bedrijven en instellingen bedienen. Dit vraagt om een wendbare in de organisatie die een veranderingsproces niet schuwt. Uitgangspunt hierbij is de bestuurlijke zelfstandigheid van onze drie dorpen, goede samenwerking / opdrachtgeving in de netwerken waarin wij opereren, flexibiliteit en financiële haalbaarheid. Eind 2019 heeft het bestuur besloten dat zij een nieuw perspectief voor de organisatie wilde schetsen en dat zij om daartoe te komen de BEL organisatie wilde evalueren en de kosten en formatie van de BEL gemeenten wilde vergelijken met andere gemeenten. Deze onderzoeken hebben in 2020 plaatsgevonden. Op basis van de evaluatie van het BEL model dat WagenaarHoes heeft uitgevoerd, zijn besluiten genomen over de topstructuur en de governance van onze organisatie.
De benchmark die Berenschot heeft uitgevoerd, heeft ons een spiegel voorgehouden: de formatie voor uitvoeringstaken is ten opzichte van andere gemeenten ruim terwijl de formatie voor beleid krap is. Op basis van deze informatie heeft het bestuur aangegeven dat ‘wij een organisatie willen zijn
die faciliterend en voorwaarden scheppend is en die daarmee de zelfredzaamheid van inwoners stimuleert. Dit houdt in dat wij de directie de opdracht geven om een visie uit te werken van de BEL Combinatie als ‘regie organisatie’’. De opdracht voor het uitwerken van deze visie ligt nu voor. 2. Probleemstelling Achter ons ligt een periode van onzekerheid over de zelfstandigheid van onze drie BEL dorpen en de hieraan gekoppelde bestaansonzekerheid van de BEL Combinatie. Inmiddels is deze periode afgesloten en richten we ons als BEL Combinatie op de toekomst en de inrichting van onze bedrijfsvoeringsorganisatie. Voor ons ligt een periode van bezuinigen, zowel voor de eigen organisatie als in ieder geval in twee van de drie dorpen. Dit is van invloed op de uitgaven en investeringen en tegelijkertijd zien de gemeenten de noodzaak om te blijven investeren in de samenleving en in de organisatie. De vraag die nu centraal staat is hoe de BEL Combinatie ook in de toekomst bij kan dragen aan de bestuurlijke wensen en maatschappelijke opgaven van de drie gemeenten. 3.
Doelstelling
De doelstelling is ‘een duurzame visie voor de BEL organisatie met als uitgangspunt werken in regie’. Uitgangspunten zijn daarin:
pagina 1 van 3
BESTUURS/PROJECTOPDRACHT
1.
Op de korte termijn een organisatie die op bedrijfsvoeringsniveau problemen oplost.
2.
Op de lange termijn een toekomstbestendige organisatie die flexibel in kan spelen op de bestuurlijke wensen van de drie colleges, die zich dicht bij ons inwoners, instellingen en bedrijven manifesteert en die effectief, efficiënt en kosten bewust ingericht is.
4.
Resultaat
Het Bestuur van de BEL Combinatie heeft uitgesproken dat zij een ‘regie organisatie’ wil worden. Er wordt echter
geen eenduidige definitie gehanteerd als het gaat over het zijn van een ‘regie organisatie’. Vragen die beantwoord moeten worden zijn:
Hoofdvragen -
Wat verstaat het bestuur van de BEL Combinatie onder een regie organisatie?
-
Wat is het motief van een regie organisatie?
-
Wat is het doel en het effect van het zijn van een regie organisatie? Wat verwachten we daarvan en wat
-
Waar is het bestuur van de BEL Combinatie toe bereid in de zin van middelen en draagvlak
levert het op? En welke termijn past daarbij? (haalbaarheid)?
Nevenvragen -
Welke scenario staat het bestuur van de BEL Combinatie voor: intensiveren van samenwerken en
-
Indien sprake is van uitbesteden van taken: aan welke taken denkt het bestuur en Is er een / zijn er
samenwerkingsverbanden / netwerken of het uitbesteden van taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie? meerdere ‘preferred supplier(s)’ om taken naar uit te besteden? -
Hoe verhoudt het bestuurlijk primaat van de colleges zich bij uitbestedingsvraagstukken tot het efficiënt en kosten bewust inrichten van de BEL organisatie? En wat betekent dat voor de OG – ON – relatie?
-
Wat betekent dit voor de aard en omvang van onze organisatie (welke werkzaamheden blijven wij uitvoeren en welke niet en waarom)
-
Wat betekent het zijn van een regie organisatie voor de inrichting van onze organisatie (structuur) en welke beelden heeft het bestuur daarbij?
-
Wat betekent het zijn van een regie organisatie voor de leidinggevenden en medewerkers van onze organisatie (cultuur, kennis, sturingskwaliteiten en competenties)
-
Wat betekent het zijn van een regie organisatie voor de ondersteuning van de drie gemeenten? Op welke wijze behoudt het BEL model haar legitimiteit indien de visie van het bestuur is om een regie organisatie te zijn vanuit het uitgangspunt uitbesteding van taken? (wat voor ambtelijke organisatie houden we over?)
5.
Afbakening
Allereerst wordt gekeken naar wat het zijn van een regie organisatie voor de BEL Combinatie betekent. De feitelijke inrichting van de organisatie behoort niet tot het resultaat van deze opdracht. Het realiseren van een duurzame visie van de BEL organisatie past binnen de huidige begroting. 6.
Effecten
Een toekomstbestendige organisatie die betrouwbaar is en efficiënt ingericht is. Die zich kenmerkt door kwaliteit en flexibel in kan spelen op de bestuurlijke noden en wensen van de drie colleges en raden. Een organisatie met een duidelijke toekomstvisie enerzijds gericht op bedrijfsvoeringsonderdelen en anderzijds op de maatschappelijke en politiek-bestuurlijke aspecten en die zich goed kan profileren op de arbeidsmarkt en onderscheidend is.
pagina 2 van 3
BESTUURS/PROJECTOPDRACHT
7. Relatie met andere projecten Het Dagelijks Bestuur heeft eind 2019 aangegeven dat het belangrijk is een nieuw perspectief voor de BEL Combinatie te schetsen. Er is besloten allereerst een evaluatie van de BEL organisatie te houden en te onderzoeken hoe de kosten en formatie van de BEL gemeenten zich verhouden tot andere vergelijkbare gemeenten middels een benchmark. Op basis van deze gegevens zal vervolgens een perspectief op de organisatie geschetst worden. WagenaarHoes is eind 2019 gestart met de evaluatie van de BEL-organisatie. Begin 2020 is de evaluatie van WagenaarHoes door het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie vastgesteld. Deze is april 2020 via een webinar aan de raden gepresenteerd. Op 20 februari heeft het Dagelijks Bestuur aan Berenschot de opdracht gegeven om een benchmark van de BEL gemeenten uit te voeren. In deze benchmark is per taak gekeken hoe de kosten en formatie van de BEL gemeenten zich verhouden tot andere vergelijkbare gemeenten. In juni is de benchmark gedeeld met de gemeenteraden. Tegelijkertijd is begin dit jaar gestart met een intern verbeterplan voor de bedrijfsvoering en hebben we binnen de BEL Combinatie en binnen twee van de drie gemeenten een bezuinigingsopgave. Deze bezuinigingsopgave is ook mede bepalend voor de (financiële) ruimte om de organisatie te ontwikkelen. 8.
(Rand)voorwaarden
Budget: Het opstellen van de visie zal door de interne organisatie budget neutraal opgepakt worden. Doorlooptijd: De doorlooptijd van dit project is van december 2020 tot en met september 2021. Kwaliteit: Een korte heldere visie waarin staat WAT de regie organisatie voor de BEL Combinatie inhoudt en wat je daarmee bereikt. Een helder proces om te komen tot een gedragen visie waarbij in ieder geval het bestuur, het MT, de ondernemingsraad, het personeel en de gemeenteraden als stakeholders meegenomen worden. Organisatie: De Algemeen directeur en directiesecretaris nemen de regie bij het formuleren van een duurzame visie op de regie organisatie BEL Combinatie en stellen hiervoor een procesplanning op. De voortgang wordt besproken in de vergadering van het bestuur van de BEL Combinatie. De concept visie wordt besproken met de voorzitter van het Bestuur waarna hij ter bespreking en ter vaststelling aan het bestuur van de BEL Combinatie aangeboden wordt.
pagina 3 van 3