III-A4 college - raadsinformatiebrief ontwikkelingen BEL Combinatie BIJLAGE 2

MEMO

Opvolging adviezen evaluatie BEL model WagenaarHoes Van Datum Aan

: Directeur : 12 november 2020 : Bestuur BEL Combinatie

Inleiding Begin 2020 heeft WagenaarHoes de evaluatie van het BEL model afgerond. Het Dagelijks Bestuur heeft op 9 april ingestemd met de oplevering van het eindrapport ‘Evaluatie BEL Organisatie – Fit for purpose´ waarna de conclusies en aanbevelingen uit het rapport gedeeld zijn met het Algemeen Bestuur en de drie gemeenteraden en besluitvorming is voorbereid. In dit memo stellen wij u op de hoogte van de wijze waarop opvolging gegeven is aan de aanbevelingen uit het rapport. Conclusies & aanbevelingen Het rapport van WagenaarHoes bevat een zestal conclusies en per conclusie zijn één of meerdere adviezen gegeven. Hieronder geven wij de conclusies en adviezen weer en lichten we per advies de opvolging toe. I.

Gemeenteraden spreek u uit over uw bestuurlijke toekomst voor de komende 4 jaar en geef daarmee duidelijkheid over de toekomst van de BEL Combinatie. Met de besluitvorming door de gemeenteraden over het voorstel voor aanpassing van de GR in september jl. is door de gemeenteraden impliciet uitgesproken dat we de komende jaren in ieder geval doorgaan (als zelfstandige gemeenten) met de BEL samenwerking.

II.

Introduceer een klankbordgroep van de gemeenteraden waarmee het Dagelijks Bestuur en de directeur van de BEL Combinatie periodiek van gedachten wisselt over de ontwikkelingen in de organisatie. Deze aanbeveling is niet overgenomen. In het webinar waarin WagenaarHoes toelichting gaf op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport bleek dat er onvoldoende draagvlak bij de gemeenteraden was voor het introduceren van een klankbordgroep. De gemeenteraden gaven aan zeer tevreden te zijn met de reeds bestaande sessies (drie per jaar) waarin zij meegenomen worden in de ontwikkelingen binnen de BEL Combinatie.

III.

Introduceer een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit is de lichtste vorm van samenwerken die mogelijk is binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie is sprake van een enkelvoudig bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Deze aanbeveling is overgenomen. De gemeenschappelijke regeling is dienovereenkomstig aangepast. In augustus heeft het Dagelijks Bestuur ingestemd met de geactualiseerde

**

Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie 2020 waarna de colleges van Blaricum Eemnes en Laren deze eveneens in augustus hebben vastgesteld.. In september hebben de drie gemeenteraden ingestemd met de geactualiseerde Gemeenschappelijke Regeling. Vanaf 1 november 2020 is de nieuwe gemeenschappelijke regeling in werking getreden en is sprake van een enkelvoudig bestuur (het Bestuur van de BEL Combinatie) in plaats van het Dagelijks en Algemeen Bestuur. IV.

Leg de (ambtelijke) eindverantwoordelijkheid van de BEL Combinatie neer bij één algemeen directeur. Introduceer de functie van adjunct directeur. Deze aanbeveling is gedeeltelijk overgenomen. Het advies om de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de BEL Combinatie bij één algemeen directeur neer te leggen, is overgenomen. De gemeenschappelijke regeling is hierop aangepast en er is een nieuw functieprofiel voor de directeur opgesteld. Per 15 november is mw. Ruizeveld de Winter als directeur aangetreden. Het Dagelijks Bestuur heeft de aanbeveling om een adjunct directeur te introduceren niet overgenomen. Het DB is van mening dat de structurele inzet van een adjunct directeur in een organisatie met onze geringe omvang niet nodig is. In de gemeenschappelijke regeling is de mogelijkheid opgenomen om tijdelijk één of meerdere projectdirecteuren aan te stellen aan wie directietaken kunnen worden toegewezen. Dit biedt flexibiliteit waar het gaat om het toewijzen van taken op het gebied van bedrijfsvoering en bij grote ontwikkelingen van strategische aard. . De gemeentesecretarissen zijn eerste adviseur van het college. De algemeen directeur en de gemeentesecretarissen zijn samen verantwoordelijk voor de verbinding tussen de BEL Combinatie en de besturen. Deze aanbeveling is overgenomen.

De functieprofielen van de gemeentesecretarissen en de gemeenschappelijke regeling zijn dienovereenkomstig gewijzigd. Het Dagelijks Bestuur en de colleges hebben in een bestuursconvenant vastgelegd op welke wijze de besturen, de secretarissen en de algemeen directeur niet alleen zorgen voor de nodige verbinding maar ook zorgen voor de werking van het BEL model. Er is een structureel overleg tussen gemeentesecretarissen en algemeen directeur.

V.

Maak een plan van aanpak voor de verbetering van de bedrijfsvoering van de organisatie. Deze aanbeveling is overgenomen. Er is een interim leidinggevende aangesteld met een profiel die past bij de veranderopgave. De veranderopgave zal in 2021 gerealiseerd zijn.

VI.

Breng de beleidsadviseurs terug voor de gemeentebesturen. De aanbeveling is gedeeltelijk overgenomen. Het functieprofiel van de gemeentesecretaris is tweeledig geformuleerd. Allereerst is de gemeentesecretaris eerste adviseur van het college. Daarnaast kan het college de gemeentesecretaris vragen dossiers van politiek

strategisch belang op zich te nemen en het college hierover van advies te dienen. WagenaarHoes adviseert om hiernaast nog 1.5 ft beleidsadvies te introduceren. Binnen de meerjarenbegrotingen 2021 van de gemeenten zijn hiervoor geen middelen ter beschikking gesteld. Binnen het MT en de colleges is nadrukkelijk de wens om de teamleiders een duidelijke positie te geven richting de bestuurders bij (complexe) dossiers. Wij willen het effect van deze twee maatregelen afwachten en halverwege 2021 evalueren. Splits het team Openbare Ruimte / Ruimtelijke Ontwikkeling en splits het team Control & Finance. Over de invulling van deze aanbevelingen vindt nog nader onderzoek plaats. De algemeen directeur is in gesprek over de onderliggende problemen die hebben geleid tot de aanbeveling van WagenaarHoes, de stip op de horizon voor dit team en het ontwikkelpad van het team. Dit zal begin 2021 gereed zijn waarna een besluit genomen kan worden. De aanbeveling om het team Control & Finance te splitsen, wordt niet overgenomen. Hiervoor zijn drie redenen: 1. de uitbesteding van de werkzaamheden op het gebied van heffen, waarderen en innen 2. door het efficiënter organiseren van werkzaamheden en het uitnutten van de ICT mogelijkheden zien wij een mogelijkheid om het team in omvang te verminderen en 3.

door de kwaliteit in het team te verhogen is er minder operationele aansturing van de leidinggevende nodig. De noodzaak van het splitsen van het team vervalt hiermee. Breng de formatie op orde. Zorg voor een adequate balans binnen de teams tussen aanwezige formatie en taken. Op basis van het verzoek van de gemeenten Laren en Eemnes om als BEL Combinatie een bijdrage te leveren aan de bezuinigingsopgaven en op basis van de benchmark zijn we bezig met een gecombineerde bezuinigings- en investeringsopgave voor de jaren 20212024. Tegelijkertijd zullen de DVO gesprekken ook een bijdrage leveren aan de adequate balans tussen formatie en taken. Proces en planning December 2020 – Bezuinigingsvoorstel BEL Combinatie 2021 – 2024 Q1 2021 – Besluit over al dan niet splitsen team OR/RO Q2 2021 – Evaluatie ondersteuning gemeentebesturen (beleidsadvies gemeente) Q2 2021 – Visie op de regie organisatie 2021 – realiseren verbetering bedrijfsvoering BEL Combinatie

Pagina 3 van 3