III-A4 college - raadsinformatiebrief ontwikkelingen BEL Combinatie

INFORMATIENOTA-BRIEF RAAD LAREN

Van

E. Ruizeveld de Winter

Aan

Gemeente Laren - Gemeenteraad

Portefeuillehouder

N. Mol (DB BEL)

Informatie bij

E. Ruizeveld de Winter

Tel. nr.

Onderwerp Ontwikkelingen BEL Combinatie Portefeuillehouder? N. Mol (DB BEL) Openbaar Ja Kennisnemen van De ontwikkelingen binnen de GR BEL Combinatie in 2020 sinds het laatste raadsseminar d.d. 17 september 2020 en de ambities en voornemens voor de doorontwikkeling in het jaar 2021. Aanleiding (inleiding) Afgesproken is om de raden periodiek goed mee te nemen in de ontwikkelingen die spelen binnen de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie. Het laatste informatieve webinar over de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie is gehouden op 17 september 2020. Sindsdien hebben zich alweer de nodige ontwikkelingen voorgedaan en daarnaast zijn er opdrachten uitgezet voor de verdere ontwikkeling van de BEL Combinatie in 2021, waarover het BEL bestuur u graag informeert.

Pagina 1 van 4

Kernboodschap In de bestuursvergaderingen van de BEL Combinatie van november en december 2020 zijn diverse besluiten genomen die het bestuur graag ter informatie van uw raad brengt. 1. Op 30 november heeft de eerste vergadering van het nieuwe BEL Bestuur plaatsgevonden waarin de volgende besluiten genomen zijn: a. Vaststellen van de interne portefeuilleverdeling binnen het BEL Bestuur – zie bijlage 1 voor de namen van de portefeuillehouders en de beleidsthema’s waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen. Ook de plaatsvervanger van de voorzitter van het BEL-bestuur, dhr. N. Mol wordt benoemd in de persoon van mw. J.N. de Zwart-Bloch; b. Kennisnemen van de memo ‘Opvolging adviezen rapport ‘Fit for Purpose’ wordt vastgesteld, waarin de opvolging van de zes conclusies uit het evaluatierapport van WagenaarHoes is vastgelegd. Zie bijlage 2 voor die conclusies en hun opvolging; c. Vaststellen van het Directiestatuut BEL Combinatie 2020, waarin de taken, bevoegdheden van de algemeen directeur, eventuele projectdirecteuren en hun plaatsvervangers specifiek is vastgelegd. Zie bijlage 3 voor het Directiestatuut; d. Benoeming eerste en tweede plaatsvervangers van de algemeen directeur, mw. E. Ruizeveld de Winter in de personen van dhr. H. Haverkamp (1e) en dhr. C.T. van der Velde (2e). Zie bijlage 4 voor de Vervangingsregeling. 2.

Op 15 december 2020 vond de tweede vergadering van het BEL-bestuur plaats hierin zijn de volgende besluiten genomen: a. Vaststellen van het Bestuursconvenant ‘Het belang van het BEL-systeem’ waarin afspraken worden gemaakt die de gedeelde systeem-verantwoordelijkheid van de BEL-colleges (en hun gemeentesecretarissen als directe vertegenwoordigers) en het bestuur van de BEL Combinatie (en hun vertegenwoordiger de algemeen directeur BEL Combinatie) vastlegt. U kunt het bestuursconvenant terugvinden als bijlage 5 bij deze informatiebrief. b. Vastellen van de bestuurs-/projectopdracht waarmee de directeur opgedragen wordt tot een visie te komen voor de BEL Combinatie als regie organisatie. Belangrijke randvoorwaarde voor deze visieontwikkeling is het doorlopen van een helder proces, zodat het resultaat een gedragen visie is met inbreng van het BELbestuur, het MT, de ondernemingsraad, het personeel en de gemeenteraden als stakeholders. Deze bestuurs-/projectopdracht is bijgevoegd als bijlage 6 bij deze informatiebrief. c. Vaststellen van de dienstverleningsovereenkomst 2021 tussen het bestuur van de BEL Combinatie en Gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Voorstellen tot vaststelling worden in januari 2021 aan de colleges van Blaricum, Eemnes en Laren voorgelegd.

Pagina 2 van 4

d. Vaststellen van een planning voor de bestuursvergaderingen in 2021 – bijlage 7. Hierin zijn de bespreekonderwerpen per maand aangegeven. Consequenties Communicatie Het BEL bestuur vindt het heel belangrijk de gemeenteraden goed te informeren over de besluiten die genomen worden in het BEL Bestuur en de ontwikkelingen die plaatsvinden in de BEL organisatie. Elk kwartaal worden informatieve bijeenkomsten gehouden voor alle raadsleden veelal op het gebied van een specifiek thema. Verder wordt u op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen door middel van Raadsinformatiebrieven. Tijdlijn organisatie ontwikkeling en vervolg Met de opdracht eind 2019 aan adviesbureau WagenaarHoes om het BEL model te evalueren en de opdracht begin 2020 aan adviesbureau Berenschot om een benchmark uit te voeren voor de BEL gemeenten, is een start gegeven aan de doorontwikkeling van de BEL Combinatie en het BEL model. De uitkomsten hiervan zijn respectievelijk in het voorjaar van 2020 en in het najaar van 2020 aan de gemeenteraden gepresenteerd. Op basis van deze uitkomsten is in het najaar de GR BEL Combinatie en de topstructuur van de BEL Combinatie gewijzigd. Hierover zijn de gemeenteraden in het najaar van 2020 bijgepraat.

Over de wijze waarop invulling gegeven is aan de adviezen van WagenaarHoes willen we de gemeenteraden graag informeren middels het memo ‘Opvolging adviezen rapport Fit for Purpose’ (bijlage 2). Daarnaast willen we de gemeenteraden graag informeren over de wijze waarop de colleges en het BEL bestuur willen samenwerken in het BEL model. Hiertoe zijn in een bestuursconvenant afspraken gemaakt (bijlage 5). De volgende stap in de ontwikkeling van de BEL organisatie is het ontwikkelen van een visie voor de toekomst van de BEL organisatie. Het BEL bestuur heeft de wens uitgesproken de organisatie door te ontwikkelen tot een ‘regie organisatie’ en heeft hiertoe een opdracht vastgesteld die zij aan de directeur van de BEL Combinatie gegeven hebben ter uitwerking (bijlage 6). De uitwerking van de visie zal in het eerste half jaar van 2021 ter hand genomen worden. In bijlage 8 is de tijdlijn van de organisatie ontwikkeling chronologisch weergegeven. Bijlagen Bijlage 1 – Interne portefeuilleverdeling BEL Bestuur; Bijlage 2 - Memo ‘Opvolging adviezen rapport ‘Fit for Purpose’; Bijlage 3 – Directiestatuut; Bijlage 4 – Vervangingsregeling directeur BEL Combinatie; Pagina 3 van 4

Bijlage 5 - Bestuursconvenant ‘Het belang van het BEL-systeem’; Bijlage 6 – Bestuursopdracht BEL Combinatie als regie organisatie; Bijlage 7 – Planning bestuursvergaderingen BEL Combinatie; Bijlage 8 – Tijdlijn organisatie ontwikkeling.

Pagina 4 van 4