III-A4 college - raadsinformatiebrief Jaarverslag 2018 en Jaarverslag 2019 cie voor de bezwaarschriften

Informatiebrief Van

Het college van burgemeester en wethouders van Laren

Aan

De leden van de raad

Portefeuillehouder De heer N. Mol

Datum

17 februari 2021

Informatie bij

Tel. nr.

14 035

Secretariaat commissie voor de bezwaarschriften

Geheim of openbaar (Wet openbaarheid van bestuur) Openbaar. Gelet op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), is een aantal persoonsgegevens in het bijgevoegde jaarverslag weggelakt.

Onderwerp Jaarverslag 2018 en Jaarverslag 2019 van de commissie voor de bezwaarschriften.

Kennisnemen van 1. het Jaarverslag 2018 van de commissie voor de bezwaarschriften; 2. het Jaarverslag 2019 van de commissie voor de bezwaarschriften; 3. de maatregelen die zijn genomen om de aanbevelingen op te volgen.

Aanleiding (inleiding) Het college streeft er steeds naar om goed gemotiveerde en zorgvuldige besluiten te nemen. Als er naar aanleiding van een besluit een bezwaarschrift wordt ingediend, wordt eerst onderzocht of er een oplossing gevonden kan worden buiten de bezwaarprocedure om (bemiddeling). Indien bemiddeling niet zinvol wordt geacht of niet slaagt is het van belang om het bezwaarschrift binnen de wettelijke termijn af te handelen. Jaarlijks brengt de commissie voor de bezwaarschriften een jaarverslag uit met een aantal aanbevelingen om de afhandeling van bezwaarschriften te verbeteren. Op 17 oktober 2019 heeft de commissie haar jaarverslag over het kalenderjaar 2018 vastgesteld. Op 19 november 2020 heeft de commissie haar jaarverslag over het kalenderjaar 2019 vastgesteld. Het Jaarverslag 2018 is op 31 oktober 2019 door de voorzitter van de commissie overhandigd aan de burgemeesters (of plaatsvervangende wethouders) van de BEL-gemeenten en de resultaten en conclusies zijn gedeeld en besproken. Nadien heeft door een aanpassing in het digitale besluitvormingsproces, gevolgd door de ingrijpende gevolgen van de coronapandemie, het in routing brengen van het jaarverslag ernstige vertraging opgelopen. Uiteindelijk werd besloten het Jaarverslag 2018 gelijktijdig met het Jaarverslag 2019 aan te bieden aan de colleges.

Door de situatie rondom het coronavirus is het momenteel niet mogelijk om het Jaarverslag 2019 op de traditionele wijze fysiek te overhandigen aan de burgemeesters (of plaatsvervangende wethouders) van de BEL-gemeenten. Het Jaarverslag 2019 zal begin 2021 middels een digitale sessie worden aangeboden dan wel fysiek door een afvaardiging van de commissie. Door middel van deze informatiebrief wordt u voorgesteld kennis te nemen van de jaarverslagen en de maatregelen die zijn genomen om de aanbevelingen op te volgen. De jaarverslagen zijn opgenomen in de bijlagen bij deze brief.

Kernboodschap In haar jaarverslag geeft de commissie, zoals gebruikelijk, een beeld van haar activiteiten rondom de behandeling van bij de BEL-gemeenten ingediende bezwaarschriften. Er wordt onder meer per gemeente een overzicht gegeven van het aantal ingediende bezwaarschriften, de onderwerpen van de bezwaarschriften, in hoeverre de bezwaarschriften zijn afgehandeld en wat de uitkomst van de procedure was. Het is goed nieuws dat in 2019 slechts 11% van de bezwaarschriften gegrond is verklaard (13% in 2018). Laren Aantal bezwaren Advies (deels) gegrond Advies ongegrond Advies niet-ontvankelijk Ingetrokken/opgelost

2018 52 7 15 18 11

2019 45 5 13 5 14

Openstaand Contrair besloten

1 91

8 0

Het jaarverslag sluit af met een aantal conclusies en aanbevelingen. Zie pagina 20 van het Jaarverslag 2018 en pagina 21 van het Jaarverslag 2019. In het Jaarverslag 2019 beveelt de commissie het college aan meer in te zetten op bemiddeling, (tijdig) verweerschriften aan te leveren, waar mogelijk de doorlooptijden van de verschillende fases van de bezwaarprocedure terug te brengen en indien mogelijk maatwerk te leveren.

Consequenties Het college heeft de aanbevelingen van de commissie overgenomen. Hieronder volgt een uiteenzetting van de maatregelen die in 2019 en 2020 zijn genomen en de maatregelen die in 2021 genomen zullen worden om de aanbevelingen op te volgen. Omdat het jaarverslag steeds terugblikt zijn de in 2019 doorgevoerde maatregelen pas in volle omvang terug te zien in het jaarverslag 2020 dat in 2021 aangeboden zal worden.

1 In 7 gevallen had het contrair gaan betrekking op dezelfde evenementenvergunning (APV). De commissie heeft

geadviseerd deze bezwaren gegrond te verklaren, terwijl het college de bezwaren niet-ontvankelijk heeft verklaard.

1. Meer inzetten op bemiddeling Uit de doorlooptijden 2019 blijkt dat de doorlooptijd tussen aanvang van de beslistermijn tot aan de hoorzitting voor de gemeente Laren gemiddeld 5,7 weken bedraagt. Het is in deze fase van de bezwaarprocedure dat bemiddeling wordt toegepast. Doordat een beperkt aantal medewerkers bemiddelt in een bezwaarzaak is het niet altijd mogelijk om dit snel op te pakken wat een nadelig effect heeft op de doorlooptijden.2 Door deze groep medewerkers in 2021 uit te breiden wordt een positief effect verwacht op de doorlooptijden. Daarnaast worden de doorlooptijden in deze fase beïnvloed omdat de bemiddeling in een complexe zaak met meerdere belanghebbenden enkele weken of langer in beslag kan nemen. Het is dan van belang om de beslistermijn tijdig op te schorten. Eind 2020 is er een alinea toegevoegd aan de ontvangstbevestiging waarin staat dat indien bemiddeling wordt toegepast, het college er vanuit gaat dat bezwaarmaker akkoord gaat met opschorting van de beslistermijn. 2. Aanleveren verweerschriften Halverwege 2019 zijn reeds maatregelen genomen qua personele bezetting om te zorgen voor het (tijdig) aanleveren van verweerschriften op het gebied van een omgevingsvergunning of handhavingszaak. In 2020 is slechts in 1 bezwaarzaak geen verweerschrift aangeleverd. Het tijdig aanleveren van deze verweerschriften is nog een punt van aandacht.

Dit jaar zal het secretariaat samen met verweerders een deadline bepalen voor het aanleveren van verweerschriften (bijvoorbeeld maximaal 4 a 5 dagen voor de hoorzitting). 3. Doorlooptijden Voor de gemeente Laren gelden de volgende doorlooptijden: aanvang beslistermijn tot hoorzitting; 5,7 weken, hoorzitting tot vaststellen advies; 3,5 weken, vaststellen advies tot verzending beslissing op bezwaar; 7,7 weken. Om de doorlooptijden te verkorten vindt momenteel een procesoptimalisatie plaats. Deze procesoptimalisatie houdt in dat de bezwaarprocedure wordt verbeterd door deze nóg efficiënter en effectiever te laten verlopen. Het hoofddoel van deze procesoptimalisatie is bezwaarschriften af te handelen minimaal binnen de wettelijke termijn van 12 weken (exclusief verdaging, inclusief opschortingen) zodat bezwaarmaker en eventuele derde belanghebbende snel duidelijkheid hebben. 4. Maatwerk Bij aanvragen om voorzieningen bijvoorbeeld in het kader van de Wmo dient het college maatwerk toe te passen binnen de kaders van de wet. In een enkel geval is de commissie van oordeel dat het principe van maatwerk nog beter kan worden toegepast. Deze betreffende casus is in 2019 uitvoering besproken met de commissie en verweerder waarbij beide partijen hun visie op de kwestie uiteen hebben gezet.

Communicatie Via de gebruikelijke wegen, zoals de gemeentelijke website, zullen de jaarverslagen voor geïnteresseerden beschikbaar worden gesteld.

2 Dit geldt met name voor bezwaren naar aanleiding van een omgevingsvergunning of handhavingszaak.

Vervolg Het college heeft de aanbevelingen van de commissie overgenomen. Ter uitvoering van de aanbevelingen zijn de nodige acties ondernomen (zie consequenties).

Bijlage(n) 1. Jaarverslag 2018 van de commissie voor de bezwaarschriften 2. Jaarverslag 2019 van de commissie voor de bezwaarschriften