III-A4 BEL bestuur - raadsinformatiebrief informeren besproken onderwerpen en besluitvorming BEL Bestuur september 2021 BIJLAGE 4

Intern Controleplan 2021 BLARICUM EEMNES LAREN BEL COMBINATIE

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Doel van het intern controleplan 1.3 De BEL gemeenten en de BEL combinatie in control 1.4 Samenhang met de accountant 1.5 Reikwijdte controleplan

3 3 4 5 5

2. Rollen en verantwoordelijkheden 2.1 College 2.2 Raad 2.3 Bestuur BEL Combinatie 2.4 Accountant 2.5 Proceseigenaren 2.6 Procesverantwoordelijken 2.7 Controller BEL Combinatie 2.8 Verbijzonderde Interne controle

6 6 6 6 6 7 7 7

3. Aanpak verbijzonderde interne controle 3.1 Onderwerp: financiële bedrijfsprocessen 7 3.2 Het werkprogramma 8 3.3 Normenkader en toetsingskader 8 3.4 Algemene toetsingscriteria 8 3.5 Omvang van de controlewerkzaamheden en foutenevaluatie 10 3.6 Herstel door gemeenteraad (AB) of college (DB) 10 3.7 Aanbevelingen en follow up 11 3.8 Single information Single controle (SiSa) 11 4. Rapportage Verbijzonderde Interne controle 4.1 Rapportage binnen de lijn 4.2 Rapportage aan dagelijks bestuur

A B C

11 12

Bijlagen Toelichting processen Interne Controle Overzicht selectie processen Toelichting controlepijlers

2

Inleiding

1.

1.1. Aanleiding De Colleges van B&W en de gemeenschappelijke regeling van de BEL combinatie zijn verplicht (art. 212/213 van de Gemeentewet, zie ook artikel 35 lid 6 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Om hier invulling aan te geven wordt een Intern Controle Plan opgesteld. Een goed opgezette interne controle is een belangrijk fundament waarop de BEL combinatie en de BEL gemeenten in het kader van planning en control steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend Intern Controle Plan wordt medestructuur aan de uitvoeringgegeven. Interne controles worden als normale processtap tijdens het jaar uitgevoerd waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht komen en bijsturende maatregelen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uitgaat wordt hierdoor versterkt. De uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids-en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in: -

De Gemeentewet; Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies; De Nota van toelichting bij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO); Controleverordening ex art. 213 van de Gemeentewet Financiële verordening ex art. 212 van de Gemeentewet Het Controleprotocol accountantscontrole; Geactualiseerd normenkader.

De BEL Combinatie is als werkorganisatie ook belast met de uitvoering van de interne toetsing voor de gemeenten. Het Controleprotocol en het geactualiseerd normenkader wordt door het bestuur van de BEL combinatie vastgesteld. In 2021 geldt nog de procedure dat de accountant de rechtmatigheid beoordeelt o.a. op basis van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Deze verbijzonderde interne controle is in 2021 ook de basis waarop colleges tot hun rechtmatigheidsverantwoording kunnen komen. Met ingang van het boekjaar 2022 moet het College van B&W een collegeverklaring opnemen in de jaarrekening over de rechtmatigheid van de relevante beheers handelingen. Daarom is het intern controleplan opgesteld voor de controle 2021.

1.2 Doel van het intern controleplan Het Interne Controle Plan geeft een totaalbeeld van de financiële beheersing van de gemeentelijke organisatie. Het is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat financiële beheers handelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Interne Controle heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit en daarmee de efficiency van de bedrijfsvoering te verbeteren.

3

De interne controle richt zich voornamelijk op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheers handelingen. Dit betekent dat de interne controle vooral gericht is op: Het juiste gebruik van gedelegeerde en gemandateerde bevoegdheden; Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures; Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; Betrouwbaarheid en rechtmatigheid van informatievoorzieningen en verantwoordingsrapportages; Vastlegging van handelingen die rechtmatig handelen onderbouwen. Het alert zijn op signalen van fraude en oneigenlijk gebruik Verbijzonderde interne controle is een aanvulling op de al bestaande IC-maatregelen, enerzijds gericht op de beoordeling of de interne beheersingsmaatregelen in het proces daadwerkelijk functioneren en effectief zijn, anderzijds aanvullend op de bestaande controles in de uitvoering. Door middel van de verbijzonderde interne controle worden opzet, bestaan en werking van de processen getoetst. Opzet: Bestaan: Werking:

Is er een ontwerp zijn de processen er werken de processen zoals bedoeld

De opzet vaneen proces wordt gecontroleerd aan de hand van de verordeningen, eventuele procesbeschrijvingen en overige van belang zijnde in- en externe wet- en regelgeving te beoordelen. Dit gebeurt jaarlijks door het actualiseren van het normen- en toetsingskader. Het bestaan van het proces wordt inzichtelijk gemaakt door het houden van interviews met de betrokken medewerkers. De werking wordt beoordeeld door het vergelijken van de gehanteerde werkwijze met de procesopzet en de wet- en regelgeving wordt gecontroleerd door te kijken of wordt gehandeld volgens de richtlijnen. Dit zal in eerste instantie eenmalig plaats vinden en vervolgens bij belangrijke wijzigingen in het proces. Het is voorts belangrijk om te weten of de regels die gesteld worden ook daadwerkelijk worden nageleefd. Door het uitvoeren van interne controles komen we hierachter. De resultaten uit interne controles en onderzoeken geven informatie over in hoeverre de BEL gemeenten en de BEL combinatie beheersing heeft over de bedrijfsvoering, oftewel ‘in control’ zijn.

1.3 De BEL combinatie en de BEL gemeenten in control Een goede interne controle is een van de pijlers voor het oordeel of de BEL gemeenten en de BEL combinatie ‘in control’ zijn. Het oordeel over de mate waarin een organisatie ‘in control’ is, wordt vaak gebaseerd op 6 pijlers. Dit zijn: 1. Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden). Hieronder vallen de programmabegroting en de verordeningen art. 212 en 213 van de gemeentewet; 2. Betrouwbare tussentijdse informatievoorziening is essentieel om de (financiële en beleidsmatige) ontwikkeling naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de gemeente tijdig in beeld te krijgen en te spiegelen aan de begrotingsdoelen en financiële realisatie; 3. Een goed beschreven en opgezette administratieve organisatie (AO). Dit bevat in het bijzonder de relevante functiescheidingen en de maatregelen van interne controle binnen de processen. Hieronder valt ook de budgethouders regeling en de mandaatregeling;

4

4. Risicomanagement; 5. Interne Controle; 6. Een HRM beleid, waarbij aandacht is voor de juiste kwaliteit van de medewerk(st)ers en een actief beleid en uitvoering van functioneren en beoordelen, voorkomen van fraude, een toegankelijke vertrouwenspersoon en een goed functioneren en opvolgen van de klokkenluidersregeling.

Het sluitstuk van ‘control’ vormt de aanwezigheid van goede interne controle in processen, waarbij door middel van (verbijzonderde) interne controle wordt vastgesteld of: -

In opzet sprake is van een goede AO/IB(beheersing); De processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; De interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen.

Een doelstelling van IC plan 2021 is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde verbijzonderde interne controle (als vaststelling van de uitgevoerde ic) en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Onder de Verbijzonderde Interne Controle vallen de controles die worden uitgevoerd door een onafhankelijke staffunctie. Binnen de BEL valt dit onder concerncontrol. Met de controles wordt aanvullende zekerheid over de kwaliteit van sturing en beheersing verschaft. De externe controle vindt vaak plaats door de accountant. Hij toetst jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen.

1.4 Samenhang met de accountant

Een doelstelling van het interne controle plan is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om het controle plan af te stemmen met de accountant, waarbij het bestuur van BEL combinatie wel de eigen verantwoordelijkheid blijven behouden. Het is belangrijk om op de volgende onderdelen nauw met de accountant samen te werken: -

Beoordeling Intern Controleplan; Tijdfasering; Omvang van controles; Risicoanalyse; Selectiemethodes voor toepassen van steekproeven; Vastlegging uitgevoerde werkzaamheden; Tussentijdse besprekingen over de voortgang en de bevindingen; Normen- en toetsingskader; Follow up aanbevelingen Management Letter voorgaand boekjaar.

1.5 Reikwijdte controleplan Het controleplan richt zich in eerste instantie op de processen binnen de BEL Combinatie. Alle processen die door de werkorganisatie voor de gemeenten worden uitgevoerd, zijn onderwerp van

5

controle. Processen die bij andere gemeenschappelijke regelingen zijn ondergebracht, zoals SozaHBEL en Amersfoort vallen niet onder de interne controle die wordt uitgevoerd door de BEL Combinatie. Wel zal hier in het kader van de grip op verbonden partijen worden nagegaan hoe verantwoording wordt afgelegd, maar dat valt niet binnen het controleplan. Daarnaast zijn er ook projecten en processen waarvan de aansturing niet binnen de BEL Combinatie en/of andere gemeenschappelijke regelingen plaats vindt, maar rechtstreeks door de gemeenten worden gedaan. Zoals enkele grote projecten als de Blaricummermeent, de Zuidpolder en het huis van Eemnes. Voor deze projecten wordt individueel besloten of en hoe er interne controle plaatsvindt door de BEL Combinatie.

2. Rollen en verantwoordelijkheden 2.1 College van burgemeester en wethouders Het college is verplicht (art.212 gemeentewet én de financiële verordening) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening en het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Voor de interne toetsing gebruiken we het intern controleplan. De interne toetsing wordt voor de gemeente uitgevoerd door de BEL Combinatie. 2.2 Gemeenteraad De raad en het algemeen bestuur hebben geen rol bij het controleplan. Zij verzorgen alleen de opdrachtverstrekking aan de accountant voor de controle van de jaarrekening. De raad stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. 2.3 Bestuur BEL combinatie Het bestuur van de BEL combinatie is net als het college verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de eigen jaarrekening, en het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Daarnaast is het bestuur van de BEL combinatie als werkorganisatie ook belast met de uitvoering van de interne toetsing voor de gemeenten. Het intern controleplan wordt daarom vastgesteld door het bestuur van de BEL combinatie. 2.4 Accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over de getrouwheid en de rechtmatigheid.

Voorafgaand aan de jaarrekening voert de accountant in het najaar een interim controle uit. De accountant maakt hiervoor gebruik van de controles uit dit intern controleplan. De bevindingen van de accountant worden opgenomen in de management letter en gedeeld met het dagelijks bestuur en de portefeuillehouders van de gemeenten. 2.5 Proceseigenaren Het is de doelstelling om de verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie en interne beheersing (interne controle) te borgen op de vakafdelingen (in de lijn). Per bedrijfsproces is een proceseigenaar aangewezen. Dit zijn bij voorkeur medewerkers die het totale proces (kunnen) overzien. De uitvoering van de interne controle en de daarvoor benodigde informatie wordt met de proces eigenaar besproken.

6

2.6 Procesverantwoordelijken De teamleiders zijn de procesverantwoordelijken. Zij worden meegenomen bij de opzet van de controle, de bespreking van de resultaten en de follow up van de aanbevelingen. Zij zijn degenen die er binnen het team op toezien dat aanbevelingen in acties worden omgezet. 2.7 Concerntroller BEL Combinatie De concerncontroller van de BEL Combinatie is verantwoordelijk voor het opzetten en uitvoeren van het intern controleplan, de afstemming met de medewerker VIC en accountant en de verantwoording richting de besturen. 2.8 Verbijzonderde Interne Controle (VIC) De uitvoering van de VIC is belegd bij de medewerker VIC (gepositioneerd in het team Control & Financiën) De VIC rapporten worden besproken met de proceseigenaren en teamleiders van de betreffende gecontroleerde processen.

De (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd om:  te waarborgen dat onze organisatie rechtmatig werkt volgens de wet en onze eigen verordeningen (zie 1.1.);  te waarborgen dat de in de administratie/jaarrekening opgenomen gegevens juist, tijdig en volledig zijn verantwoord;  te waarborgen dat de baten en lasten en de balansmutaties die in de administratie/jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming met wetten en overige regels tot stand zijn gekomen (zie 1.1.);;  te waarborgen dat wij onze processen beheersen en de hieruit voortvloeiende financiële risico’s voldoende zijn afgedekt door adequate beheersmaatregelen;  te waarborgen dat de interne beheersmaatregelen werken;  te waarborgen dat we onze financiële middelen beheersen;  aanbevelingen te kunnen geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen;  het bestuur en de colleges van de BEL gemeenten te kunnen informeren over de mate waarin de organisatie ‘in control’ is;  de externe accountantscontrole voor te bereiden c.q. te ondersteunen.

3. Aanpak controle 3.1 Onderwerp: financiële bedrijfsprocessen Het controleplan heeft betrekking op de toetsing van de financiële beheershandelingen. Dus alle handelingen met financiële gevolgen, zoals het opleggen van belastingen, het verlenen van subsidies, het verstrekken van vergunningen, het aangaan van leningen, de inkoop van goederen etc.. Een bedrijfsproces wordt beoordeeld wanneer het een bepaalde financiële omvang heeft. Doorgaans wordt die omvang op 0,5% van de totale omzet gesteld. Bij een omzet van 20 miljoen worden dus alle processen met een omvang groter dan € 100.000 als relevant aangemerkt. Niet alle bedrijfsprocessen worden jaarlijks beoordeeld. Afhankelijk van een aantal factoren wordt het risico ingeschat en worden processen jaarlijks, tweejaarlijks of driejaarlijks beoordeeld. In bijlage A staan alle bedrijfsprocessen genoemd met een toelichting en in bijlage B staat de beoordeling van de

7

processen met daarbij de keuze van de processen die voor 2021 worden gecontroleerd. Het kan wel zijn dat de accountant hierop nog aanvullende eisen heeft wanneer de interim controle van start gaat. Dan worden de controles daarop aangepast. 3.2 Het werkprogramma Per financieel bedrijfsproces is een werkprogramma opgesteld dat de basis is voor de verbijzonderde interne controle. In het werkprogramma staat de opzet voor de controle. Het werkprogramma is ingedeeld in drie gedeelten: A. Algemene procesinformatie; hier staat informatie als de wetgeving, team, omvang, documenten, processtappen en gebruikte systemen. Hiermee worden op hoofdlijnen de belangrijkste controlekenmerken geschetst. B. Procesgerichte controle; hier beoordelen we de zogenaamde pijlers van control (zie bijlage C). Om binnen de administratieve organisatie (AO) beschrijving de functiescheidingen zichtbaar te maken, gebruiken we een matrix. Ook voor de risico beoordeling en de beheersmaatregelen wordt een matrix gehanteerd. C. Gegevensgerichte controle. Naast de procesgerichte controles worden gegevensgerichte controles uitgevoerd. Hierbij wordt op basis van een steekproef of bestandsvergelijkingen en aan de hand van documentatie vastgesteld of de gecontroleerde euro of post getrouw en/of rechtmatig is. Het werkprogramma wordt van tevoren doorgenomen met de procesverantwoordelijke (teamleider).

Per jaar wordt in het werkprogramma de resultaten weergegeven van de controle. De controles worden vastgelegd in dossiers. 3.3 Normenkader en toetsingskader Voor elk proces wordt voor de controle de geldende wetgeving en het eigen beleid in beeld gebracht. Dit is het normenkader. Voorbeelden hiervan zijn de Europese aanbestedingswet, de jeugdwet, de belastingverordeningen en de legesverordeningen. Niet alles wat in de wetgeving staat, wordt getoetst. Er volgt altijd een afweging welke normen een risico vormen. De normen die we hanteren en de manier waarop we dat toetsen, staan in het toetsingskader. Het toetsingskader wordt expliciet gemaakt in de werkplannen. 3.4 Algemene toetsingscriteria De algemene criteria waarover we praten bij de controle zijn getrouwheid en rechtmatigheid. Voor de controle worden die begrippen uitgewerkt in nadere criteria waarop wordt getoetst. Voor de interne controles worden onderstaande, algemeen gehanteerde, criteria betrokken.

Criteria getrouwheid en rechtmatigheid Criterium

Omschrijving

Voorbeeld

Calculatie

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

Legesbedragen, facturen, aanslagen.

Valutering

De baten en lasten zijn aan de juiste periode toegerekend.

Het goed toerekenen van de betaalde rente aan het boekjaar. De opbrengst van een vergunning in het juist jaar boeken (datum afgifte).

8

Levering

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.

Voldoet inkoop van computers aan de afgesproken eisen?

Adressering

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

Subsidie gaat naar juiste instelling.

Volledigheid

Alle opbrengsten/kosten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Geldt voor alle soorten opbrengsten en kosten: huren, leges, belasting etc.

Aanvaardbaarheid

Gaat voornamelijk over de aanvaardbaarheid van de waardering van prestaties en activa.

De betaalde subsidie voor een prestatie, de prijs van een aangekocht stuk grond, de waarde van een uitgezette lening.

Criteria alleen rechtmatigheid Begroting

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting.

Kostenoverschrijding van een programma.

Voorwaarden

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen, meestal gaat het om eisen t.a.v. recht, hoogte en duur. De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik) en of het verkregen bedrag conform doel/strekking regeling is gebruikt (= oneigenlijk gebruik)

Voorwaarden voor kwijtschelding, subsidie of verkrijging PGB.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik

Subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen.

In het werkprogramma staat beschreven op welk criterium wordt getoetst.

9

3.5 Omvang van de controlewerkzaamheden en foutenevaluatie Voor de gegevensgerichte controle doen we steekproeven en deelwaarnemingen waarvan de omvang wordt afgestemd met de accountant. Bij constatering van fouten wordt de omvang van de controle, in overleg met de accountant, verhoogd. Als we fouten constateren dan gaan we eerst na wat de oorzaak is en of we de fout kunnen herstellen. Een verkeerde afschrijvingstermijn, mits tijdig gesignaleerd, kunnen we vaak nog wel herstellen, maar met onjuist berekende leges voor een bouwvergunning wordt dat al lastiger. Alle fouten worden meegenomen bij de rapportering in het memo, ook de herstelde fouten. Wanneer we niet met zekerheid kunnen vaststellen of iets fout is, dan spreken we over een onzekerheid. Onzekerheden tellen minder zwaar mee in het oordeel dan fouten. Wanneer we het bedrag van een pgb toekenning niet kunnen herleiden omdat de berekening ontbreekt, is er sprake van een onzekerheid. Wanneer de berekening er wel is, maar we constateren een verkeerd tarief, dan is er sprake van een fout. Voor de gevolgen voor het oordeel op de jaarrekening is het van belang om een onderscheid te maken in fouten met en zonder financiële gevolgen. Fouten met financiële gevolgen worden als euro’s meegenomen in het oordeel op de jaarrekening en kunnen leiden tot een afkeurende verklaring.

Bij niet financiële fouten gaat het vaak om het ontbreken van documenten of een handtekening of het niet tijdig afwikkelen van aanvragen. Financiële fouten zijn vaak verkeerde berekeningen of het ontbreken van cruciale informatie waardoor het niet zeker is dat iets terecht is toegekend. Het niet of niet aantoonbaar aanbesteden is van dat laatste ook een voorbeeld. Bij de rapportering in de memo’s wordt als informatie opgenomen:  Omvang steekproef + eventuele uitbreiding  Financiële fouten/onzekerheden  Niet-financiële fouten/onzekerheden  Oorzaken  Herstel 3.6 Herstel door gemeenteraad of college Geconstateerde fouten op het gebied van de rechtmatigheid (niet getrouwheid) die betrekking hebben op het eigen beleid, kunnen in sommige gevallen worden geaccordeerd door het bestuur. Als dit gebeurd, zullen de fouten niet meetellen in het oordeel van de accountant. De gedachte hierachter is dat het college in uitzonderingsgevallen gemotiveerd mag afwijken van het raadsbeleid én dat de raad zelf mag bepalen dat haar beleid niet van toepassing is. De volgende methodes zijn beschikbaar: 1.

2. 3.

Op basis van een hardheidsclausule is het college bevoegd incidenteel af te wijken van de regels. Zo’n hardheidsclausule is in de verordening opgenomen en geeft soms expliciet weer voor welke artikelen het geldt en dat er een motivatie bij het besluit aanwezig moet zijn. Een hardheidsclausule zit bijvoorbeeld in de verordening subsidies en leerlingenvervoer. Het is de bedoeling de clausule vooraf toe te passen bij de besluitvorming. In de praktijk wordt het ook gebruikt om achteraf een geconstateerde afwijking te repareren. De gemeenteraad is bevoegd een voorwaarde buitenwerking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. Dan gaat het vaak om een afwijking van de regels waarvoor geen hardheidsclausule is. Bij de aanbestedingen worden op deze manier de onrechtmatige aanbestedingen gerepareerd, die onder het eigen beleid vallen.

10

3.7 Aanbevelingen en follow up Naar aanleiding van de uitkomst van de verbijzonderde interne controle worden aanbevelingen gedaan. Dit is geen dwingend advies. Het is aan de procesverantwoordelijke om te beslissen of aanbevelingen worden overgenomen. Er wordt vastgelegd wat de argumenten zijn om aanbevelingen niet over te nemen. Als het afwijzen van de aanbevelingen tot ongewenste risico’s leidt, in de ogen van vic, dan wordt dit risico aangegeven in het rapport naar de directie. 3.8 SiSa uitkeringen In de jaarrekening wordt een zogenoemde SiSa (Single information Single controle) bijlage toegevoegd waarin verantwoording wordt gedaan van deze uitkeringen. SiSa uitkeringen zijn specifieke doeluitkeringen die wij als gemeente ontvangen van rijk of provincies. Veel van de uitkeringen zijn gerelateerd aan het Sociaal Domein en worden uitgevoerd door de SozaHBEL. Er zijn slechts een paar uitkeringen die nog betrekking hebben op de processen binnen de BEL Combinatie. De controle op het geheel van SiSa uitkeringen van de gemeenten is binnen het team p&c belegd.

4. Rapportage Verbijzonderde Interne Controle 4.1 Rapportage binnen de lijn Na afloop van de controle zal over de controlebevindingen aan de procesverantwoordelijke worden gerapporteerd. Die rapportage gebeurt door een medewerker van de VIC. In het rapport van de vic worden de bevindingen en conclusies van de controle vermeld en er worden aanbevelingen gedaan ter verbetering van het desbetreffend proces. Dit VIC rapport wordt eerst besproken met de procesverantwoordelijke. Deze kunnen daarna aangeven wat ze ervan vinden en wat ze naar aanleiding van het VIC rapport gaan doen. Jaarlijks wordt de opvolging van de aanbevelingen gemonitord. Inhoud VIC rapport In het VIC rapport staan de bevindingen zoals die worden geconstateerd door de medewerker van de VIC. We maken daarbij een onderscheid tussen de bevindingen naar aanleiding van de procesgerichte toetsing en de gegevensgerichte toetsing. Uit de procesgerichte toetsing zullen geen fouten naar voren komen, omdat dit alleen over het proces gaat, niet over het resultaat. De bevindingen hier zeggen vooral iets over de beheersing en de kwaliteit van het proces. Het gaat dan over kwaliteit van de vijf pijlers van control zoals in bijlage C genoemd. Hierover wordt per pijler een oordeel gegeven en een overall conclusie over de opzet van de control. Bij de gegevensgerichte controle kunnen de bevindingen wel leiden tot fouten.

In het memo staat de eerder genoemde informatie (3.5 foutenevaluatie): omvang steekproef + eventuele uitbreiding, financiële fouten/onzekerheden, niet-financiële fouten/onzekerheden, oorzaken en herstel. Ook hier een overall conclusie over de mate waarin het proces rechtmatigheid en getrouw is. In het memo staat verder nog welke aanbevelingen worden gedaan en in hoeverre eerdere aanbevelingen zijn opgevolgd.

11

4.2 Rapportage aan bestuur Bij de BEL Combinatie wordt het bestuur jaarlijks, met het rapport Verbijzonderde Interne Controle op de hoogte gesteld van de bevindingen en de voortgang op de aanbevelingen. Het dagelijks bestuur krijgt daarmee de gelegenheid om te sturen op de verbetering van de werkprocessen. De inhoud van het rapport is geen één op één overname van de resultaten uit de rapportages van de VIC. In dit rapport wordt een overall beeld geschetst van de control en is er alleen een opsomming van de geconstateerde financiële fouten. De afzonderlijke VIC rapportages zijn wel ter inzage aanwezig, maar het rapport is vooral bedoeld om aan te geven wat er organisatie breed aan verbeteringen gewenst is. Waar mogelijk worden ook concrete verbeter acties voorgesteld.

12

Bijlage A Toelichting processen Interne Controle Toelichting processen Onderstaande processen maken periodiek deel uit van de controle. Afhankelijk van de omvang, de risico’s en de bevindingen in de voorgaande jaren worden de processen eens in de één, twee of drie jaar gecontroleerd. Hieronder staat globaal toegelicht wat gecontroleerd wordt en wat aandachtspunten zijn. In de werkplannen staat uitgebreider beschreven wat er wordt getoetst. In bijlage B staan de gekozen processen die in 2021 worden gecontroleerd. Aanbestedingen Aanbesteding is een belangrijk proces waarbij de gemeente veelvuldig in aanraking komt met regelgeving. Het risico bestaat eruit dat onrechtmatige aanbestedingen kunnen leiden tot schadeclaims van de benadeelde partij. Dat laatste is nog niet voorgekomen. Wel is de afgelopen jaren regelmatig geconstateerd dat er zich onrechtmatigheden voordeden ten aanzien van de aanbestedingen. De laatste twee jaar is het aantal onrechtmatigheden sterk verminderd doordat er meer aandacht voor een juiste aanbesteding is gekomen. Structurele risico’s zien we alleen nog bij ICT. Algemene Uitkering De inkomsten van de gemeente zijn in belangrijk mate afkomstig uit de Algemene Uitkering. Vanwege de omvang van de uitkering en de schommelingen die hierbij optreden, is het van belang dat die uitkering tijdig en juist wordt berekend.

Van belang zijn daarbij de eigen gegevens en het kunnen verklaren van eventuele schommelingen. Hierbij worden zelden onrechtmatigheden aangetroffen. Begraafrechten Bij de Interne Controle wordt bekeken of de in rekening gebrachte bedragen overeenkomen met de geldende verordening. Er wordt gekeken of op basis daarvan de volledigheid kan worden vastgesteld. Begrotingswijzigingen Juiste begrotingswijzigingen zijn van belang zijn voor de vastlegging van het financiële speelterrein van het college en daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven en inkomsten. Door de Interne Controle wordt getoetst of de begroting op een juiste manier is aangepast op de besluitvorming door de Raad. Bij de jaarrekening wordt door de accountant nog bekeken of de begroting mogelijk onrechtmatig is overschreden door het college. Belastingen (OZB, riool, afval) Bij de belastingen wordt bekeken of de tarieven juist zijn berekend en of de onderliggende bestanden kloppen (qua subject en object indien van toepassing). Naast de juistheid en volledigheid van de gegevens is de waardering van objecten van belang. Deze toetsing wordt niet door IC gedaan, maar daarvoor wordt gesteund op het oordeel van de Waarderingskamer. Zij beoordelen jaarlijks de kwaliteit van de WOZ waarden en of die voldoende is om de aanslagen te mogen opleggen.

Bezwaarschriften WOZ Naar aanleiding van de beschikking op de WOZ waarde kunnen huiseigenaren bezwaar indienen. Toegekende bezwaren hebben gevolgen voor de geplande opbrengst. Het proces is een goede indicator voor de betrouwbaarheid van de taxaties. Gekeken wordt naar de juiste ondertekening, aanwezigheid taxatie, verwerking in de woz registratie en een tijdige afhandeling. Bouwvergunningen Binnen de vergunningen wordt voor de financiële rechtmatigheid alleen gekeken naar de bouwvergunningen omdat daar het meeste geld in omgaat. Het risico hier is met name een verkeerde toetsing met mogelijke claims tot gevolg en het verkeerd berekenen of niet in rekening brengen van de leges.

BTW, overige fiscaliteiten De fiscale wetgeving is complex en voortdurend aan verandering onderhevig. Met vier verschillende administraties is het een uitdaging om de inrichting op orde te hebben en te houden. Zowel het volgen

13

van de wetgeving, het proces van de btw advisering als het inrichten van de administratie zullen in de controle aan de orde komen. Burgerzaken leges Bij burgerzaken komen de leges binnen voor identiteitsbewijzen, rijbewijzen, huwelijken en kleinere zaken die aan de balie worden afgehaald. Er wordt gecontroleerd of alle leges juist zijn berekend en binnengekomen. Een ander vast onderdeel is de controle op het contante geld binnen burgerzaken.. Grondexploitatie Het ontwikkelen van nieuwe woonwijken en bedrijventerreinen kent vaak een lange looptijd. Met het ontwikkelen zijn over het algemeen hoge kosten gemoeid. En er zijn veel variabelen die de uiteindelijke uitkomsten beïnvloeden. De interne controle richt zich voornamelijk op de actualisatie van de kostprijsberekeningen en de opbrengsten. Binnen de gemeenten zijn er een aantal grondexploitaties die divers zijn van karakter en omvang. Inkopen Het gaat hier vooral om het beoordelen of de factuur door de juiste budgetbeheerder is ondertekend en of de kosten op de juiste plaats zijn verantwoord. Een aspect dat de laatste jaren veel aandacht krijgt, is de prestatieverklaring. De accountant (vanuit strengere wetgeving en vanuit de opkomst van de digitale verwerking van facturen) ziet graag meer zekerheid over het akkoord verklaren van geleverde prestaties. Tot nu toe is die zekerheid gegeven door gegevensgerichte controles te doen.

Investeren en activeren Bij de Interne Controle wordt bekeken of de investeringen voldoen aan de spelregels zoals deze in de BBV (Besluit Begrotingen en Verantwoording) voorschriften en de eigen verordening staan. Invordering Bij de invordering wordt bekeken of alle invorderingen juist worden opgeboekt en de mutaties tijdig en juist worden verwerkt. Verder wordt gekeken naar het proces van de aanmaningen en de eventuele incasso via de deurwaarder. Kwijtscheldingen Dit is een klein maar wel gevoelig proces waarbij wordt bekeken of de verleende kwijtscheldingen voldoen aan de regels. Onderwijshuisvesting Op grond van de wet is de gemeente verantwoordelijk voor de financiering van schoolgebouwen voor zover het om nieuwbouw, uitbreiding en eerste inrichting gaat. De schoolbesturen kunnen als uitvoerende instanties hiervoor aanvragen indienen. Bij de Interne Controle wordt getoetst of in het lopende jaar de vergoedingen conform de verordening zijn toegekend en of de verstrekte vergoedingen in het lopende jaar conform de toekenning is. Personeel De personele kosten zijn een grote kostenpost voor met name de BEL Combinatie. Centraal in de uitbetaling van de salarissen, staat het muteren van de P&O administratie. Tijdens de interne controle zijn de in- en uitdiensttreding en de daarbij behorende mutaties een belangrijk aandachtspunt.

Daarnaast zal specifiek worden gekeken naar het declaratieproces, de vaste gegevens (premies etc.) en de uiteindelijke en feitelijke uitbetaling van de salarissen. Ook wordt gekeken naar de autorisaties voor de verschillende (ICT)systemen. Tijdschrijven Sinds 2015 worden niet alle werkelijke uren meer gedeclareerd bij de gemeenten. Het overgrote deel van de declaratie geschiedt op basis van de begrote bedragen. Alleen voor projecten, investeringen en de producten riolering en afval worden de werkelijke uren in rekening gebracht. Bij de controle zullen we toetsen in hoeverre er volgens de regels wordt gewerkt en naar de juistheid en volledigheid van de bedragen.

14

Treasury Treasury gaat over financiering, beleggen, betalingsverkeer en kasbeheer. De eerste twee aspecten worden getoetst op de wetgeving (fido en schatkistbankieren) en het eigen treasurystatuut. Betalingsverkeer en kasverkeer zijn wat minder spannend om dat dit going concern activiteiten zijn. Verkregen Subsidies (SISA) In de beginjaren van de BEL besteedde de afdeling P&C veel tijd aan het verkrijgen van een goedkeurende SISA verklaring. Om onze interne kennis en werkprocessen vast te leggen en te optimaliseren hebben we externe kennis ingehuurd. De laatste jaren is het aantal subsidies beperkt en ligt de verantwoording grotendeels bij de SozaHBEL. Verstrekkingen Jeugd en Gezin Veel van de verstrekkingen binnen het Sociale Domein en de WMO worden uitgevoerd door de SozaHBEL. De Interne Controle daarop vindt plaats door SozaHBEL zelf. Alleen de verstrekkingen vanuit het team jeugd en gezin vinden plaats onder directe verantwoordelijkheid van de gemeente Eemnes en worden meegenomen bij de Interne Controle. Voor de financiële rechtmatigheid hoeven we vanuit de gemeente alleen te bekijken of het recht op het verstrekken van zorg op juiste wijze is gebeurd. Het afwikkelen van de facturen wordt regionaal gedaan en in regionaal verband getoetst. Verstrekte Subsidies De gemeenten verstrekken subsidiegelden aan derden.

De interne controle richt zich op de naleving van de subsidieverordening bij het toekennen en verantwoorden van de subsidie (vaststelling) en op het tussentijds verantwoorden van de geleverde prestaties.

15

Bijlage C Controlepijlers De mate waarin een organisatie de processen beheerst en dus ‘in control’ is, baseren we op de volgende aspecten binnen het management: 1. Strategie en beleid. Zijn er kaders gesteld, waardoor duidelijk is wat het gewenste resultaat is? Hieronder vallen bijvoorbeeld de programmabegroting en de verordeningen, maar er kunnen ook andere afspraken zijn gemaakt over de gewenste resultaten (b.v. servicenormen of andere indicatoren). Die afspraken kunnen worden gemaakt op verschillende sturingsniveau ’s, we zullen bekijken of kaders aanwezig zijn op strategisch, tactisch en operationeel niveau; 2. Administratieve organisatie (AO). Is duidelijk wie wat moet/mag doen binnen de organisatie en is dat ook ergens vastgelegd? Hoe zijn bevoegdheden vastgelegd en eventueel gemandateerd. Zijn gegevensstromen inzichtelijk, is er een applicatielandschap. Is achterliggende documentatie aanwezig? Het gaat hier om beschrijvingen waaruit blijkt hoe de organisatie werkt. 3. Beheersing (IB) Bij beheersing gaat het om twee dingen. In hoeverre is nagedacht over risico’s en beheersmaatregelen daarop en hoe wordt omgegaan met de inzet van middelen. Voor het eerste zullen we vooral kijken naar de aanwezigheid van beheersmaatregelen op de voornaamste procesrisico’s.

De organisatie risico’s staan in de verplichte paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing zoals opgenomen in de begroting en jaarrekening. Voor de inzet van middelen kijken we naar gebruik van planningen en begroting; 4. Sturing/leiderschap Vindt er ook daadwerkelijk sturing plaats op het vastgestelde beleid? Hierbij wordt ook gekeken naar de randvoorwaarde van de beschikbare informatie. Is er ook overleg en heel belangrijk, wordt er ook bijgestuurd wanneer niet wordt voldaan aan de afgesproken resultaten. Hierbij wordt ook gekeken naar de mate waarin verbetertrajecten worden doorgezet en succesvol zijn; 5. Verbijzonderde interne controle Het sluitstuk van ‘control’ vormt de verbijzonderde controle, waarbij wordt vastgesteld of: In opzet sprake is van een goede AO/IB (punt 2 en3); De processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; De interne beheersmaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen 6. Medewerkers Deze laatste pijler gaat vooral over de vakbekwaamheid van de medewerkers. Wat is het opleidingsniveau en worden de actuele ontwikkelingen ook gevolgd.

Dit controleplan betreft de inrichting en borging van punten 2, 3 en 5: AO/IB en de (verbijzonderde) interne controle (V)IC en is relevant voor de beoordeling van de financiële rechtmatigheid en de vertaling daarvan naar een eindrapportage als basis voor de door de accountant af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

16