III-A14 college - raadsinformatiebrief informeren Europese aanbesteding Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR)

INFORMATIENOTA RAAD LAREN Van

College van B&W

Aan

Gemeenteraad

Datum

vastgesteld in B&W op 31 mei 2022

Onderwerp Informeren Europese aanbesteding Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) Portefeuillehouder Ton Stam Openbaar Ja Kennisnemen van De te verwachte toegenomen kosten IBOR als gevolg van afwijking arealen tijdens Europese aanbesteding en werkelijke uitvoering 2020 en 2021 Aanleiding (inleiding) In 2019 heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden op het terrein van het IBOR. Het gaat dan bijvoorbeeld om het beheer en onderhoud van groenvoorzieningen in onze drie gemeenten. De aanbesteding vond plaats op basis van destijds bekende arealen waarvoor onderhoud vereist was. Uiteindelijk is de opdracht gegund aan Sight Landscaping, die het onderhoud sinds 2020 uitvoert. Het contract loopt tot 1-1-2024. De gemeenteraden zijn destijds hierover geïnformeerd. Kernboodschap In 2020 bleek, na aanvang van de werkzaamheden door Sight Landscaping, dat de aanbestede arealen niet conform werkelijkheid waren. Deze afwijkingen hebben te maken met administratieve onvolkomenheden bij omzetting van analoge informatie naar een digitaal beheersysteem en het onderhoud daarvan. In 2020 en 2021 heeft Sight Landscaping het bestek uitgevoerd inclusief de niet in de aanbesteding opgenomen arealen. Over deze kosten wordt op dit moment nog met Sight Pagina 1 van 2

gesproken, echter de accountant heeft aangegeven dat in de jaarrekening 2021 hiervoor reeds een bedrag moet worden opgenomen hangende het onderzoek. We verwijzen u hiervoor naar de jaarrekening. Onze accountant wil in het kader van de jaarrekeningen 2021 van de gemeenten uitspraken doen over deze situatie. Zowel op het terrein van rechtmatigheid van de aanbesteding als op de vordering die er zou liggen. Om deze reden heeft de accountant geadviseerd de colleges een besluit te laten nemen over de vorderingen: of opnemen in de risicoparagraaf in verband met lopende onderhandelingen, of een bedrag opnemen in de jaarrekening. De accountant adviseert het laatste en dat advies is door de colleges overgenomen. In de jaarrekening zijn voorlopige bedragen opgenomen, in afwachting van het verdere proces van onderzoek door de BEL Combinatie. De geconstateerde uitbreiding van arealen is een vast gegeven voor de toekomst. Zonder in te grijpen worden de bedragen structureel. Daarom onderzoekt de BEL Combinatie zorgvuldig hoe hier in 2023 e.v. mee om kan worden gegaan, bijvoorbeeld door besparingen te zoeken. Maar het kan ook een keuze zijn de bedragen structureel in de begrotingen te verwerken. U zult als gemeenteraden hierover geïnformeerd worden, zodra het onderzoek en de voorstellen verder vormgegeven zijn.

Financiën Over deze kosten wordt op dit moment nog met Sight Landscaping gesproken, echter de accountant heeft aangegeven dat in de jaarrekening 2021 hiervoor reeds een bedrag moet worden opgenomen hangende het onderzoek. De facturen van Sight Landscaping zijn nog niet ontvangen en de exacte bedragen zijn nog niet bekend, maar, zoals u in de jaarrekening ziet, zijn de effecten voor Laren beperkt. Communicatie Berichtgeving aan de gemeenteraden via deze informatiebrief.

Pagina 2 van 2