III-A11 college - raadsinformatiebrief integraal beheer openbare ruimte

INFORMATIENOTA-BRIEF RAAD LAREN

Informatienota/brief Van

B. Epema

Aan

Gemeente Laren - Gemeenteraad

Portefeuillehouder

A.H.M. Stam (Laren)

Informatie bij

B. Epema,

Tel. nr.

Beleidsmedewerker Openbare Ruimte

Onderwerp Integraal beheer openbare ruimte Portefeuillehouder? A.H.M. Stam (Laren) Openbaar Ja Kennisnemen van Voorgesteld besluit Kennis te nemen van de voortgang van het integraal beheer van de openbare ruimte Aanleiding (inleiding) We zijn met ingang van 1 januari 2020 gestart met de uitvoering van het integraal beheer van de openbare ruimte door de externe aannemer, SIGHT Landscaping en onze eigen buitendienst. Dit houdt in dat we vanaf 1 januari heel veel onderhoudswerk in de buitenruimte afstemmen op de gewenste kwaliteitsniveaus (B in de woonwijken; A in het centrum). Dus niet meer op frequentie. Het onderhoud van groenvoorzieningen, bomen, straatkolken,

Pagina 1 van 4

banken, prullenbakken, speelplekken etc. is samengevoegd in 1 bestek voor een aannemer en in 1 bestek voor de buitendienst. Vlak na de start van de nieuwe werkwijze en nog tijdens de implementatiefase zijn we geconfronteerd met de Corona-crisis. Dit heeft voor een aantal extra uitdagingen gezorgd. We willen u graag informeren over de inmiddels reeds bereikte resultaten, de getroffen maatregelen en een doorkijk geven naar de evaluatie die in 2021 op de planning staat. Het contract is afgesloten voor 4 jaar met een mogelijkheid tot verlenging van 2 x 2 jaar. Het eerste jaar moet gezien worden als een inregeljaar. We doorlopen alle seizoenen en regelen dan het bestek definitief in. We hebben een evaluatie ingepland voor medio 2021, maar we willen nu alvast een tussenstand delen.

Kernboodschap

De buitenruimte ziet er nu al beter uit Zowel de gebieden van de aannemer (woonwijken) als ook de gebieden die door de buitendienst worden onderhouden (centrum en begraafplaats) zijn in kwaliteit gestegen. Dit blijkt uit de schouwgegevens. Daarnaast geven bewoners ook aan dat zij meer medewerkers in de wijk en zij spreken hen ook steeds vaker aan.

Het wordt nog beter Met name in de woonwijken zit de aannemer nog niet overal, altijd en voor alle onderdelen op het gewenste niveau (B). Vooral de explosieve onkruidgroei als gevolg van het terugsnoeien van de heestervakken (begin 2020) bleek een aanzienlijke uitdaging. Door de inzet van verschillende bestrijdingstechnieken van onkruid op de verharding wordt het onkruid “uitgeput”. Hierdoor zal de komende jaren minder onkruid ontstaan.

We leveren nu de toegezegde ondersteuning aan SIGHT We konden het eerste halfjaar niet de beloofde ondersteuningsuren aan de aannemer leveren. Dit lukte niet omdat een deel van de medewerkers van de buitendienst niet kon worden ingezet vanwege de Corona-crisis (risicogroepen) en doordat we slechts over 1 veegmachine beschikken. Vanaf 1 juli zijn de medewerkers weer aan het (aangepaste) werk en is er extra veegcapaciteit voor het centrum geregeld.

We werken nu professioneler en meer gestructureerd Iedere 4 weken stuurt een computerprogramma onze toezichthouders ad random naar verschillende locaties om daar het werk van de aannemer en de buitendienst te beoordelen aan de hand van de vastgestelde beeldmeetlatten (schouw). De schouwresultaten bespreekt onze directievoerder met de aannemer in de zogeheten “bouwvergadering” en op basis daarvan worden verbeteracties gepland en zo nodig wordt een verrekening besproken. Alle schouwresultaten gemiddeld leveren het volgende beeld: Pagina 2 van 4

SIGHT

Buitendienst

Op en boven vereiste niveau

93 %

92 %

Beneden vereiste niveau

7%

8%

We hebben het bestek nog wat aangepast In onderling overleg met de aannemer zijn de uit te voeren taken nog wat aangepast. Met name het bosplantsoen wordt anders aangepakt (randen i.p.v. gehele vakken). Hierdoor is een extra stelpost ontstaan in het bestek.

De social return gaat verder omhoog Conform het bestek is Sight Landscaping verplicht om 10% van de jaarlijks binnen het bestek gefactureerde som te besteden aan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. SIGHT heeft in het eerste halfjaar de relatie met de diverse sociale instanties in de regio zoals Tomin en werkgeversservicepunt (WSP) opgebouwd. Dit heeft tot nu toe (BEL breed) geresulteerd in 7 WSP kandidaten en 6 Tomin medewerkers. Daarnaast heeft SIGHT ook nog met verscheidene kandidaten proefgedraaid, maar zij bleken niet goed aan te sluiten op de aangeboden werkzaamheden.

Het lokale bedrijfsleven profiteert SIGHT werkt samen met lokale groenaannemers uit Blaricum en Eemnes; er zijn lokaal elektrische fietsen en gereedschappen aangeschaft; er wordt lokaal brandstof getankt en wekelijks vers fruit gehaald in Laren. Tot september is voor ruim € 55.000 besteed bij de lokale middenstand.

Aandacht voor inbreng van bewoners De aannemer informeert bewoners actief over contactmogelijkheden. Inmiddels is er al contact met diverse groepen in de gemeenten over zelfbeheer en over aanpassingen aan of verbeteringen in de openbare ruimte (bijv. Kwartel, Wallymoesweg, Zevenenderdrift).

Consequenties Door de Corona-crisis hebben we niet alle (buitendienst) uren kunnen leveren aan de aannemer. Dit leidt BEL breed tot meerkosten van maximaal € 45.000. Het beheersysteem raakt steeds beter en nauwkeuriger gevuld. Daardoor wijzigt het (door de aannemer) te onderhouden areaal. Dit heeft gevolgen voor de totale aanneemsom.

Pagina 3 van 4

Daarnaast hebben we het bestek inmiddels al op een aantal punten bijgesteld, waardoor de omvang en de intensiteit van de werkzaamheden naar beneden kan worden aangepast aanpassingen. Wat per saldo het effect zal zijn, kan bij de evaluatie aangegeven worden.

Communicatie In het voorjaar van 2021 evalueren we de uitvoering van de integrale bestekken (zowel de aannemer als de buitendienst). Daarbij kijken we: 

In hoeverre op alle locaties de vereiste kwaliteit is gehaald;



Of er nog meer (of juist minder) locaties op A niveau onderhouden moeten worden;



Of de opdracht voor de buitendienst kan of moet worden uitgebreid;



In hoeverre de taakstelling voor SROI (social return on investment) is gehaald;



In hoeverre de taakstelling voor LROI (local return on investment) is gehaald;



Of we nog binnen het beschikbare budget blijven;



Of we het vereiste toezicht goed hebben kunnen vormgeven;



Of we bewonerswensen en meldingen snel en adequaat hebben afgehandeld.

We komen voor het zomerreces van 2021 bij u terug met de resultaten van deze evaluatie en eventueel een voorstel om met name de taakverdeling nog enigszins bij te stellen. Op dat moment zullen wij u ook informeren over de uitwerking van de in de begroting opgenomen bezuiniging op het onderhoud van de openbare ruimte.

Pagina 4 van 4