III-A1 college - raadsinformatiebrief ENSIA verantwoordingsrapportages BIJLAGE 3 (1)
Tekst van het document
Verantwoordingsrapportage 2020 Beheer en Bestuur Basisregistratie Ondergrond Bronhouder BEL Combinatie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren
INHOUDSOPGAVE Verantwoordingsrapportage 2020 ........................................................................................................................... 1 1
2
Inleiding ........................................................................................................................................................... 3 1.1
Basisregistratie Ondergrond (BRO) ....................................................................................................... 3
1.2
Domeinen & registratieobjecten van de BRO ......................................................................................... 5
1.3
Onderdeel van het stelsel van basisregistraties ..................................................................................... 6
1.4
Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BRO .................................................................................. 6
1.5
Leeswijzer .............................................................................................................................................. 6
Bestuurlijke verantwoording ............................................................................................................................. 7 2.1
Inleiding .................................................................................................................................................. 7
2.2
Tranche1 (verplichting 2018) ................................................................................................................. 8
2.3
Tranche2 (verplichting 2020) ................................................................................................................. 8
2.4
Wat hebben we in 2020 gedaan ............................................................................................................ 8
2.4.1
Sonderingen (CPT) ............................................................................................................................. 8
2.4.2
Grondwatermonitoringputten (GMW) ..................................................................................................9
2.5 2.5.1
3
4
Overzichtsdiagram deelscores volgens ENSIA model ...................................................................... 10
2.6
Toelichting op de uitkomsten ............................................................................................................... 11
2.7
Verbetermaatregelen ........................................................................................................................... 13
Zelfevaluatie 2020 ......................................................................................................................................... 14 3.1
Borging processen ............................................................................................................................... 14
3.2
Tijdigheid .............................................................................................................................................. 15
3.3
Volledigheid ......................................................................................................................................... 15
3.4
Juistheid ............................................................................................................................................... 16
Actiepunten en aanbevelingen ...................................................................................................................... 17 4.1
Verbeterpunten voor 2021 n.a.v. de zelfevaluatie BRO ....................................................................... 17
4.1.1
Borging van de processen ................................................................................................................ 17
4.1.2
Tijdigheid .......................................................................................................................................... 17
4.1.3
Volledigheid ...................................................................................................................................... 17
4.1.4
Juistheid............................................................................................................................................ 17
4.2 5
Uitkomsten/ Overzichtsdiagrammen ...................................................................................................... 9
Actieplan VOER GEGEVENS IN VAN DE ACTIES PAS ONDERSTAANDE TABEL IN ...................... 18
Bijlagen .......................................................................................................................................................... 19 5.1
Besluit College B&W Blaricum, vergadering d.d. 6 april 2021 .............................................................. 19
5.2
Besluit College B&W Eemnes, vergadering d.d. 6 april 2021 .............................................................. 20
5.3
Besluit College B&W Laren, vergadering d.d. 6 april 2021 .................................................................. 21
5.4
Besluit BEL bestuur, vergadering d.d. 8 april 2021 .............................................................................. 22
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 2 van 22
1 Inleiding 1.1 Basisregistratie Ondergrond (BRO) Vanaf 1 januari 2018 geldt de Wet op de Basisregistratie Ondergrond (BRO). De BRO zorgt ervoor dat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de Nederlandse ondergrond die onder verantwoordelijkheid van overheden ontstaan, voortaan gestandaardiseerd en op één centrale plek worden geregistreerd, beheerd en beschikbaar gesteld voor hergebruik. Zo stimuleert de overheid hergebruik van deze gegevens. De BRO wordt stap voor stap opgebouwd, waarvoor verschillende fases (tranches) zijn benoemd. In elk tranche staan een paar registratieobjecten centraal waarbij we de standaarden voor deze objecten opstellen.
Wat komt er in de BRO?
• • •
de geologische en bodemkundige opbouw van de ondergrond de ondergrondse infrastructuur de gebruiksrechten in relatie tot de ondergrond.
Niet: • • •
Kabels en leidingen (WION & KLIC-WIN) Ondergrondse topografie (BAG/BGT, BIM, BOR) Explosieven
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 3 van 22
Het gebruik van bodem- en ondergrondgegevens bij de overheid en particuliere organisaties is de laatste decennia sterk toegenomen, zowel kwalitatief als kwantitatief. Deze gegevens spelen een cruciale rol op uitvoerend niveau, maar zijn ook van belang bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Daarbij valt onder meer te denken aan het inpassen van de gevolgen van klimaatverandering zoals de stijging van de zeewaterspiegel en bodemdaling. Andere voorbeelden zijn het gebruik van informatie in de ruimtelijke ordening, bij ondergronds bouwen, koude-warmteopslag of de opslag van CO2. Met de BRO beoogt de overheid de informatievoorziening sterk te verbeteren door publieke gegevens over de ondergrond op gestandaardiseerde wijze voor zowel de overheid als andere partijen ter beschikking te stellen.
Bronhouders: • • • • • • • • • •
Ministeries Economische Zaken en klimaat (EZK) (diep = 500 - 5000 meter) Ministeries Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) Ministeries Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Alterra (Bodem Informatie Systeem) Rijkswaterstaat Provincies Waterschappen Gemeenten ProRail Andere overheidsorganen die ondergrondgegevens beheren
De bronhouders zijn verantwoordelijk voor het inwinnen en bijhouden van de gegevens in de BRO en voor het borgen van de kwaliteit van die gegevens. Zij zullen erop moeten toezien dat de standaarden die voor de BRO zijn opgesteld, worden toegepast. In de komende jaren wordt de BRO stapsgewijs voltooid. Per stap bevat de BRO steeds meer gegevens over de diepe en ondiepe ondergrond. Deze worden geordend op basis van zogehete registratieo je te . I totaal gaat het o a. 26 registratieo je te ( we benoemen hierna die objecten die nu gereed zijn voor gebruik).
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 4 van 22
1.2 Domeinen & registratieobjecten van de BRO De gegevens in de BRO zijn ondergebracht in 6 domeinen:
1. Bodem- en grondonderzoek: hier komt informatie die veelal afkomstig is van bedrijven actief in grond-, weg- en waterbouw. De registratie objecten die gereed zijn voor gebruik zijn:
bodemkundige boormonsterprofielen, zijn beschrijvingen die inzicht geven in de bodemkundige opbouw van het meest ondiepe deel van de bodem en ondergrond met behulp van boring. geotechnisch sondeeronderzoek resultaten. Tijdens geotechnisch sondeeronderzoek wordt gemeten hoeveel weerstand de conus (kegelvormige punt op een staaf) op de weg naar beneden ondervindt. In Nederland worden deze gegevens grotendeels gebruikt voor het ontwerpen van funderingen, maar de resultaten kunnen ook veel breder worden ingezet.
2. Bodemkwaliteit: bevat de gegevens die worden verzameld door de meetnetten van het RIVM, de provincies en Alterra. 3. Grondwatermonitoring: wordt gevoed door de informatie uit het netwerk van putten in ons land die samenstelling, kwaliteit en kwantiteit van het grondwater doorlopend meten. Het registratie objecten dat gereed is voor gebruik is: De grondwatermonitoringput en betreft de putconstructie die gebruikt wordt om onder andere de kwantiteit (grondwaterstanden) en de kwaliteit (samenstelling) van het grondwater te meten. De registratieo je te gro d aterk aliteit e gro d aterk a titeit orde later toege oegd i de BRO.
4. Grondwatergebruik: bevat gegevens over het onttrekken van grondwater door bijvoorbeeld bedrijven, die daar een vergunning volgens de Waterwet moeten aanvragen. 5. Mijnbouwwet: bevat gegevens die bedrijven hebben vergaard door boringen voor het opsporen, winnen en opslaan van delfstoffen en aardwarmte. Het registratie objecten dat gereed is voor gebruik is: Mijnbouwwetvergunning betreft een vergunning waarin is vastgelegd aan welke partij de minister van Economische zaken en Klimaat het recht heeft gegeven een bepaalde mijnbouwactiviteit (opsporing, winning of opslag) uit te voeren in een bepaald deel van het gebied dat Nederland en zijn Exclusieve Economische Zone omvat. De mijnbouwwetvergunning is een van de registratieobjecten in het domein mijnbouwwet. De Mijnbouwwet reguleert het gebruik van bestaansbronnen in de diepe ondergrond.
6. Bodemkaart modellen: in modellen zijn de Bodemkaart van Nederland (schaal 1:50 000), de Geo morfologische kaart (schaal 1:50 000), Geo TOP en REGIS opgenomen.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 5 van 22
1.3 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties De BRO maakt onderdeel uit van het stelsel van basisregistraties. Met dit stelsel verbetert de overheid haar dienstverlening door belangrijke gegevens over onder andere personen, bedrijven, gebouwen en de ondergrond binnen de overheid te delen. De gegevens over de ondergrond worden voortaan op één plek beheerd en beschikbaar gesteld, waarna ze veelvuldig gebruikt kunnen worden. Met de BRO ontstaat er eenduidigheid in opslag en uitwisseling van ondergrondgegevens.
1.4 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BRO De taken op grond van de BRO worden door de bronhouders uitgevoerd. De BEL Combinatie voert als gemeenschappelijke regeling voor haar deelnemende gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren de uitvoeringstaken uit en ontsluit de gegevens naar de LV BRO. De verantwoording wordt in 1 BEL rapportage uitgewerkt en aan het bestuur van de BEL Combinatie ter verantwoording voorgelegd, alsook aan de afzonderlijke colleges en raden van de deelnemende gemeenten aangeboden om de verantwoording namens de gemeenten uitvoering te kunnen geven. Het college van burgemeester en wethouders van de afzonderlijke gemeenten is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de BRO. De verantwoordingrapportages zijn door de afzonderlijke gemeenten verantwoord op 6 april 2021 college B&W Blaricum, Eemnes en Laren en vervolgens aangeboden aan de raden van de afzonderlijke gemeenten. De besluiten van de afzonderlijke colleges zijn verwerkt in deze eindrapportage (bijlage). De verantwoordingsrapportages zijn ook behandeld in het BEL bestuur van 8 april 2021.
Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BRO om horizontaal verantwoording af te leggen aan het bestuur van de BEL Combinatie en de gemeenteraden van de afzonderlijke gemeenten over de uitvoering van de BRO en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder.
1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BRO. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de uitvoeringsorganisatie BEL Combinatie aan de (namens de deelnemende gemeenten1), de bronhouders en aan de toezichthouder. De BEL Combinatie legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BRO. De afzonderlijke gemeenten leggen hierover de eindverantwoording af. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de beantwoording weergegeven. Hoofdstuk 4 bevat het activiteitenplan voor het uitvoeren van de verbetermaatregelen BRO.
1
Omdat de gemeenten zelf verantwoordelijk zijn, besluiten ze zelf in hun eigen colleges over de verantwoording en rapporteren dit via de BEL Combinatie als uitvoeringsorganisatie.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 6 van 22
2 Bestuurlijke verantwoording 2.1 Inleiding Het beheer van de BRO in algemene zin is opgedragen aan Burgemeester en Wethouders. De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren hebben als bronhouder, voor de bijhouding van de BRO, de BEL Combinatie aangewezen om voor de uitvoering zorg te dragen. De uitvoering van de Wet BRO is hiermee structureel geborgd. Er is een coördinator aangesteld en diverse ambtenaren zijn aangewezen voor de uitvoeringstaken. De scores van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, zijn 71% en liggen boven de gestelde norm van 60% van het ministerie. De uitvoering van de Wet BRO wordt conform de opzet uitgevoerd en de BEL gemeenten voldoen aan de gestelde norm. Deze rapportage geeft een beeld van de huidige situatie, maar is met de vermelde verbetermaatregelen juist ook gericht op de toekomst. Bij de zelfcontrole wordt aan de hand van een aantal vaste onderdelen getoetst wat de stand van zaken is. Op basis van de ingevulde vragen wordt een waardering toegekend. Het gewogen gemiddelde van de diverse onderdelen levert de eindscore.
De verantwoordelijkheid en het beheer van de BRO zijn centraal belegd en sinds 2019 ondergebracht bij het team Gegevensbeheer van de afdeling Bedrijfsondersteuning, waar ook het beheer van de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie), de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) en de BOR (Basisregistratie voor de Openbare Ruimte) is gepositioneerd. Het centraal beleggen van deze basisregistraties draagt bij aan een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening, die aansluit op het streefbeeld van de landelijke overheid om meerdere taken van de BAG, BGT, BOR en de WOZ, alsook nu de BRO te bundelen. De inrichting van de BRO bij de BEL Combinatie is enerzijds gericht op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen en daarmee gericht op een efficiënte en effectieve dienstverlening aan burgers en ondernemers. Anderzijds – en minstens zo belangrijk – is de inrichting van de BRO geri ht op ee effi ië te e effe tie e die st erle i g aar de ollega s. Eé alige inwinning en meervoudig gebruik van de gegevens (bijvoorbeeld ten behoeve van het beheer van de openbare ruimte) is hierbij het uitgangspunt. Een hoog kwaliteitsniveau van gegevens past in een goede ketenwerking en informatiehuishouding van de organisatie(onderdelen) en de landelijke overheden.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 7 van 22
2.2 Tranche1 (verplichting 2018) Tranche 1 omvatte het in kaart brengen van de grondwatermonitoringsputten, geotechnische sondeeronderzoeken en de bodemkundige boormonsterbeschrijvingen. In 2018 was de wettelijke verplichting om data van vier registratieobjecten gestandaardiseerd en gevalideerd te leveren en gebruiken. Dit is in 2018 niet gelukt. Eind 2018 is gestart met een kick off sessie over de ontwikkelingen met betrekking tot de BRO. Er is een toelichting gegeven door een extern bedrijf aan teamleden van de afdeling RO-OR en team Gegevensbeheer, afdeling Bedrijfsondersteuning. Afgesproken is daarna dat de teamleden nieuwe onderwerpen die een relatie met de BRO hebben, in beeld brengen, om op deze manier te gaan bouwen aan het ontwerp van de ketenprocessen rondom de BRO.
2.3 Tranche2 (verplichting 2020) Op 1 januari 2020 trad Tranche 2 van de BRO in werking. Dat betekent dat bronhouders gegevens van de nieuwe registratieobjecten moeten aanleveren aan de BRO. Na een overgangstermijn van een half jaar moeten zij deze gegevens ook verplicht gebruiken De registratieobjecten binnen tranche 2 bestaan uit: 1. Booronderzoek | Geotechnische Boormonsterbeschrijving 2. Booronderzoek | Geotechnische Boormonsteranalyse 3. Wandonderzoek | Bodemkundige wandbeschrijving 4. Modellen | Bodemkaart; Geo morfologische kaart; Hydro geologisch model (REGIS II); Geo TOP; Digitaal Geologisch Model (DGM)
2.4 Wat hebben we in 2020 gedaan 2.4.1
Sonderingen (CPT)
Ondanks de zandgrond in de gemeenten is er afgelopen jaar toch een sondering uitgevoerd. Deze is door de BAM infraconsult opgevoerd in het BRO portaal. Het is nog mogelijk dat projectbureaus, die de afgelopen jaren werkzaam zijn geweest voor de BEL Combinatie, sonderingen hebben uitgevoerd. Deze zijn dan nog niet opgenomen in de BRO. Er loopt hiervoor nog een onderzoek naar deze gegunde opdrachten om na te gaan of daar eventueel nog sonderingen zijn uitgevoerd. Indien dit het geval is, zullen de gegevens alsnog in de LV-BRO worden ingevoerd. In nieuwe contracten met opdrachten aan de projectbureaus worden tegenwoordig clausules opgenomen dat bij een sondering deze gegevens moeten worden aangeleverd , zodat die daarna door de BEL Combinatie in de LV-BRO kunnen worden ingevoerd.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 8 van 22
2.4.2
Grondwatermonitoringputten (GMW)
Aangaande de grondwatermonitoringputten zijn bij het DINO loket TNO2 19 putten bekend die binnen het BEL gebied liggen. Deze informatie moet nog geconverteerd worden en moeten we plaatsen in de LV-BRO. De Firma Eijkelenkamp heeft voor de BEL Combinatie de grondwatermonitoringputten in het BRO portaal ingevoerd.
2.5 Uitkomsten/ Overzichtsdiagrammen Voor alle verschillende taken die worden uitgevoerd, is de totale score van de uitvoering net boven de wettelijk vastgestelde norm. De verschillende taken die uitgevoerd worden voor de BRO, zijn ingedeeld in 4 categorieën, te weten: Borging van de processen, Tijdigheid, Volledigheid en Juistheid. In de navolgende tabellen wordt nader inzicht gegeven in waarden, punten en percentages behaald resultaat. De s ores Onderdeel Blaricum Eemnes Laren
ehaald resultaat zijn hierna in de tabel opgenomen Borging Processen 65 65 65
Tijdigheid 10 10 10
Volledigheid
Juistheid 10 10 10
0 0 0
Tabel 1 overzicht behaalde scores BRO taken in percentages
2
DINOloket (is de centrale toegangspoort tot Data en Informatie van de Nederlandse Ondergrond) Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021 Pagina 9 van 22
2.5.1
Overzichtsdiagram deelscores volgens ENSIA model
Het totaal aan BRO taken scoort gemiddeld 71 %. De norm is 60%. In onderstaand diagram is te zien hoe door de bronhouders wordt gescoord met betrekking tot de verschillende taken rond de BRO. Onderdeel Deelscore Borging Proces Deelscore Tijdigheid Deelscore Volledigheid Deelscore Juistheid Puntentotaal BRO lijst
Waarde Blaricum 65
Waarde Eemnes 65
10
Waarde Laren
Maximale Score 65
70
Gemiddelde score afgerond in % 93
10
10
20
50
10
10
10
20
50
0
0
0
10
0
85
85
85
120
71
Tabel 2 overzichtsdiagram bronhouders deelscores
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 10 van 22
2.6 Toelichting op de uitkomsten De conclusie van de zelfevaluatie 2020 is dat de kwaliteit van de BRO-registratie hoger ligt dan de norm. De scores van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, zijn 71% en liggen in lijn met de vereisten van het ministerie. Een correcte uitvoer van de wet BRO is geborgd. Er zijn nog wel aandachtspunten. De complexiteit van de BRO wordt vooral gevormd door inrichting, van de ketenprocessen waarbij een groot aantal betrokkenen binnen en buiten de organisatie een rol speelt. Interne medewerkers, verdeeld in verschillende teams, maar ook leveranciers en landelijke partijen hebben een rol in het leveren en uitwisselen van gegevens conform de standaarden. Aandacht voor de coördinerende rol is daarom cruciaal. De categorie juistheid behoeft verbetering. In de navolgende paragrafen wordt een en ander nader toegelicht per categorie.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 11 van 22
Borging processen" afgeronde score 93%. De processen zijn in deze fase op orde. Echter de complexiteit neemt toe naarmate er meerdere registratiecomponenten moeten worden geregistreerd in de BRO. Deze verbreding van de wet moet worden vastgelegd in een processenhandboek. De inrichting van de ketenprocessen, waarbij veel betrokkenen zijn, vergen aanpassingen in bijvoorbeeld de contractering bij uitbesteding van het werk, als ook de controle op de naleving van de levering van de gemaakte afspraken, op zodanige wijze dat deze eenvoudig in te voeren zijn in de BRO. Aangaande de categorie Tijdigheid afgeronde score 50%. De BEL Combinatie is nog bezig met de analyse van gegevens bij uitbesteed werk. Daardoor is nog niet volledig in beeld of we alle componenten hebben aangeleverd. Ook zijn we later gestart met het uitvragen bij leveranciers of er bijvoorbeeld sonderingen zijn uitgevoerd. Met de Volledigheid afgeronde score 50% van de BRO-registratie wordt bedoeld of alle BRO-relevante objecten in de registratie zijn opgenomen. De volledigheid voor de BRO is nog niet geborgd (ivm pensionering collega). In 2021 worden de processen en de activiteiten verder uitgewerkt en de taken en rollen worden daarin meegenomen in de uitwerking. Hiermee wordt duidelijk wie wanneer wat moet doen en kan de kwaliteit ervan gemeten worden. Juistheid afgeronde score 0%.
De gegevens in de BRO-registratie dienen overeen te komen met wat in de onderliggende brondocumenten vermeld is. Op dit moment is dit nog niet goed ingericht. Het opstellen van een processenhandboek, het inrichten van de systemen en het maken van de afspraken zijn activiteiten die in 2021 worden vorm gegeven. Daarmee kunnen we de juiste gegevens registreren en vastleggen en monitoring opzetten op de kwaliteit van de gegevens BRO.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 12 van 22
2.7 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BRO heeft het Dagelijks Bestuur BEL Combinatie en de colleges gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BRO te verbeteren?
Verbetermaatregelen
Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces
bij het verder opstellen en uitwerken van het handboek BRO komen deze zaken verder aan de orde en zullen verbeteringen geborgd worden tijdens het implementatietraject Omdat in deze fase van de transitie de materie steeds meer vakinhoudelijk wordt zal er wellicht een verschuiving plaats gaan vinden van verschillende rollen en taken die nu belegd zijn bij Gegevensbeheer. Dit zal worden vastgesteld tijdens het opbouwen en vast stellen van het handboek processen BRO dat in 2021 zijn definitieve vorm krijgt Zie 5.1 en 5.2 Op welke manier de juistheid kwalitatief zal worden gemonitord wordt uitgewerkt in de uitwerking van het handboek BRO
Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit
Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid
Tabel 3 Verbetermaatregelen
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 13 van 22
3 Zelfevaluatie 2020 3.1 Borging processen Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BRO structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BRO-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren. Is de uitvoering van de Wet BRO structureel geborgd in de organisatie?
Antwoord
1.1 Is er voor de uitvoering van de BRO-processen structureel formatie beschikbaar?
Ja, voor de uitvoering van de BRO-processen is structureel formatie beschikbaar
Toelichting op het gegeven antwoord:
Coördinator BRO zit bij cluster Gegevensbeheer en voert de regie over dit project. Kwaliteit inzake de basisregistratie werd gedaan de medewerker kwaliteitsmonitor ook bij cluster Gegevensbeheer. Medewerker is nu met pensioen en moet nog opvolging krijgen. Vooralsnog ligt de uitvoering bij externe partijen.
1.2 Is de vervanging voor de uitvoering van de BROprocessen zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie is gewaarborgd?
Bij afwezigheid van een functionaris worden BROgerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.
Toelichting op het gegeven antwoord:
Van belang is dat de kwaliteit opnieuw belegd moet worden bij een medewerker. Externen partijen regelen hun eigen vervanging.
1.3 Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO beschreven?
De organisatie is bezig met het in kaart brengen van de processen en het beschrijven hiervan.
Toelichting op het gegeven antwoord:
er is voorzichtig een start gemaakt. Door vertrek van en collega, krijgt het handboek processen BRO verder gevolg in 2021. Het is onderdeel van het informatieplan RO-OR 20212022.
1.4 Wordt de kwaliteit van de gegevens in de brondocumenten gecontroleerd op basis van vereisten?
Ja
Toelichting op het gegeven antwoord:
We zijn en par stappen verder maar het handboek moet nog uitgewerkt en geïmplementeerd worden
1.5 Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO opgenomen in de pc-cyclus van de organisatie, zodat periodieke evaluatie plaats gaat vinden?
Ja, de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO zijn opgenomen in de pc-cyclus van de organisatie, zodat periodieke evaluatie plaats gaat vinden.
Toelichting op het gegeven antwoord:
de projecttemplate zal in Q1 2021 opnieuw worden geëvalueerd als een continue proces
1.6 Vindt het inwinnen van de objecten van de BRO plaats Ja, het inwinnen van de objecten van de BRO vindt plaats conform de hiervoor geformuleerde kwaliteitseisen? (Art. 9 conform de hiervoor geformuleerde kwaliteitseisen en 10 Wet BRO) Toelichting op het gegeven antwoord:
Wordt geformuleerd in de opdrachtverstrekking naar de externe partijen.
1.7 Zijn de bevoegdheden en taken van het, in de wet aangewezen, bestuursorgaan overgedragen aan de personen die door de bronhouder met de uitvoering zijn belast?
Ja
Toelichting op het gegeven antwoord:
Tot nu toe is onder mandatering niet vastgesteld. Dit blijft een aandachtspunt en wordt jaarlijks geëvalueerd.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 14 van 22
3.2 Tijdigheid Wordt de actualiteit van de BRO in de procesvoering geborgd?
Antwoord
2.1 Is het proces zo ingericht dat alle door de bronhouder ontvangen brondocumenten tijdig (art. 9 lid 3 Wet BRO) worden doorgeleverd aan de minister?
Ja/nee, de organisatie is doende de procesinrichting aan te passen zodat tijdige doorlevering mogelijk wordt.
Toelichting op het gegeven antwoord:
Het gevraagde proces is niet beschreven. In deze fase van het project gebruiken we alleen nog de wettelijke kaders.
2.2 Is het proces zo ingericht dat de bronhouder teruggestuurde brondocumenten (art. 12 lid 1 Wet BRO) tijdig weer gecorrigeerd aan de minister doet toekomen (art. 12 lid 2 Wet BRO)
Ja/nee, de organisatie is doende de procesinrichting aan te passen zodat tijdige gecorrigeerde levering mogelijk wordt.
Toelichting op het gegeven antwoord:
De processen van registratie van BRO objecten via het Bronhouderportaal zijn nog niet geborgd.
3.3 Volledigheid
Worden alle relevante brondocumenten (art. 9 lid 1) doorgeleverd aan de minister?
Antwoord
3.1 Zijn de processen binnen de organisatie zodanig ingericht dat Ja/nee, de organisatie is doende de procesinrichting aan alle brondocumenten als bedoeld in art. 9 lid 1 Wet BRO ter te passen zodat alle BRO brondocumenten hem ter kennis komen van de bronhouder? kennis komen. Toelichting op het gegeven antwoord:
Bij de BEL gemeenten worden grote projecten zoals dorpsuitbreidingen ondergebracht bij projectbureau's. De signalering van brondocumenten in deze grote projecten is nog niet geborgd. Bij de BEL gemeenten worden kleinere civiele en verkeerstechnische projecten uitgevoerd onder regie van de BEL combinatie, team RO&OR. De signalering van brondocumenten is in de projecttemplates van de BEL combinatie geborgd.
3.2 Zijn de processen binnen de organisatie zodanig ingericht dat Ja/nee, de organisatie is doende de procesinrichting aan alle brondocumenten als bedoeld in art. 9 lid 1 Wet BRO worden te passen zodat alle BRO brondocumenten worden doorgeleverd aan de minister? doorgeleverd aan de minister. Toelichting op het gegeven antwoord:
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
De processen van registratie van BRO objecten via het Bronhouderportaal zijn nog niet beschreven en geborgd.
Pagina 15 van 22
3.4 Juistheid Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. In dit blok wordt bezien of alle attribuutgegevens van de brondocumenten wel juist zijn overgenomen. Wordt op reguliere wijze kwaliteitsbeheer uitgevoerd Antwoord naar de juistheid van gegevens in de brondocumenten? 4.1 Wordt op reguliere wijze kwaliteitsbeheer uitgevoerd (of is dit expliciet belegd bij een derde partij), naar de juistheid van gegevens in de brondocumenten op basis van de vereisten als beschreven in de catalogi?
Nee
Toelichting op het gegeven antwoord:
Het interne Controleplan is nog niet geactualiseerd. Dit wordt verder meegenomen in de uitwerking van het handboek BRO
In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen weergegeven. In de zelfevaluatie ENSIA BRO 2019 heeft u één of meer Antwoord verbetermaatregelen aangekondigd? 1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?
De verbetermaatregelen zijn niet gerealiseerd
Toelichting op het gegeven antwoord:
Er is sprake geweest van vervroegd pensioen van de medewerker Kwaliteit cluster Gegevensbeheer. Die was verantwoordelijk voor het maken van processchema's en taakbeschrijvingen.
2. Hebt u voor het aansluiten op de BRO het door de minister voorgestelde stappenplan gevolgd? (implementatieteam)
De organisatie is reeds aangesloten en heeft hierbij geen gebruik gemaakt van het stappenplan
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 16 van 22
4 Actiepunten en aanbevelingen 4.1 Verbeterpunten voor 2021 n.a.v. de zelfevaluatie BRO 4.1.1 Borging van de processen Met behulp van een nieuwe medewerker, die zich gaat bezig houden met het kwaliteitsbeheer voor team Gegevensbeheer, zullen de processen nader worden geanalyseerd, geoptimaliseerd en beschreven in een processenhandboek BRO. Er zullen zo veel mogelijk stappen worden geautomatiseerd. In kader van verdergaande digitalisering worden ook de brondocumenten digitaal opgebouwd en geregistreerd in ons DMS-RMA Corsa. Met deze aanpak kunnen verschillende processtappen in de keten worden verbeterd. We leggen in 2021 ook de focus op het verbeteren van de contractring en het naleven ervan bij het uitbesteden van werken, zodat we de gegevens op de juiste wijze ontvangen voor het aanleveren aan de LV-BRO. 4.1.2 Tijdigheid Omdat in deze fase van de transitie de materie steeds meer vakinhoudelijk wordt, zal er wellicht een verschuiving plaats gaan vinden van verschillende rollen en taken die nu belegd zijn bij Gegevensbeheer. Dit zal worden vastgesteld tijdens het opbouwen en vast stellen van het handboek processen BRO dat in 2021 zijn definitieve vorm krijgt.
4.1.3 Volledigheid Door de verdere procesoptimalisatie, het beschrijven ervan en de verwerkingsafspraken, kunnen we voldoen aan de gestelde vereisten levering LV-BRO en de opslag en levering van brondocumenten aan de minister. 4.1.4 Juistheid In 2021 zal er verdere optimalisatie plaatsvinden van de ketenprocessen en afspraken met projectbureaus. We verwerken dit in een processenhandboek BRO. De processen worden voor zover mogelijk digitaal ingericht. Rollen, taken en verantwoordelijkheden worden meegenomen in de beschrijvingen en de inrichting van processenhandboek, de systemen en de contracteringen.
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 17 van 22
4.2 Actieplan VOER GEGEVENS IN VAN DE ACTIES PAS ONDERSTAANDE TABEL IN Thema
Actie
Borging processen
Verdere digitalisering van de systemen
Actie door
De processen van registratie van BRO objecten beschrijven en borgen c.q. vaststellen in een processenhandboek BRO Beschrijven van rollen en taken
BRO registratie optimaliseren
Projecttemplate controleren van BEL Combinatie team RO&OR
Tijdigheid
Maandelijks rapportage afwijkingen en spiegelen
Kwartaalbespreking
Volledigheid
Controle en afstemming met projectbureau’s
Juistheid
Controle en afstemming met de andere Basisregistraties kwaliteitsbeheer van de gegevens in de brondocumenten van BRO objecten borgen.
Wanneer
opmerkingen Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer
Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer Nader in te vullen door nieuwe medewerker Kwaliteitsbeheer
Tabel 4 Actieplan
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 18 van 22
5 Bijlagen 5.1 Besluit College B&W Blaricum, vergadering d.d. 6 april 2021 VOLGT afbeelding 1 Besluit gemeente Blaricum B&W conform
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 19 van 22
5.2 Besluit College B&W Eemnes, vergadering d.d. 6 april 2021 VOLGT afbeelding 2 Besluit gemeente Laren B&W conform
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 20 van 22
5.3 Besluit College B&W Laren, vergadering d.d. 6 april 2021 VOLGT afbeelding 3 Besluit gemeente Laren B&W conform
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 21 van 22
5.4 Besluit BEL bestuur, vergadering d.d. 8 april 2021 afbeelding 4 Besluit BEL bestuur conform
Verantwoordingsrapportage BRO versie 1.0 31-03-2021
Pagina 22 van 22