Functiebeschrijving Griffiemedewerker

GEMEENTE LAREN

Functiebeschrijving Functiebenaming Functiecode Org. onderdeel Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling

: Griffiemedewerker : 302 : Griffie : 0,5 fte : 25 oktober 2023 : 17 november 2023

Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier. Doel van de functie: Administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de griffier, de griffie, de raad en commissies. De medewerker raads- en commissiezaken heeft een coordinerende functie tussen verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie op het vakgebied. Functie-inhoud: Ondersteunt de raadsgriffier, de raadsgriffie, de raad, de commissies en de voorzitter bij administratieve en/of organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de raad, waaronder: • Voorbereiden van vergaderingen, zoals het opstellen van de agenda, het bewaken van de tijdigheid van aanleveren van stukken en het gereedmaken van verzendingen; • Het ondersteunen van vergaderingen, zoals coördineren van facilitaire zaken; • Het ondersteunen na vergaderingen, zoals het verwerken van raadsbesluiten, moties, amendementen en toezeggingen in de daartoe geëigende (digitale) systeem; • Het coördineren van digitale wijzigingen op verschillende digitale plekken; • Het behandelen en bewaken van uitbetalingen in het financieel product.

Verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de griffier en de griffie waaronder: • Het beheren en muteren van (digitale) bestanden, archieven en documentatiesystemen; • Het organiseren, coördineren en begeleiden van raads- en commissieactiviteiten en projecten; • Uitvoering geven aan werkzaamheden die voortvloeien uit de ontwikkelde strategische beleidsconcepten van de gemeenteraad; • Heeft een adviserende taak op het gebied van beheersmatige aspecten over optimalisatie en aanpassing van processen en uitvoeringsregels. Verricht dienstverlenende en/of helpdesk werkzaamheden met betrekking tot de griffie, waaronder: • Het behandelen van (eenvoudige) vragen van raadsleden, commissieleden, college, collega’s, samenleving en instellingen; • Verricht of coördineert uitvoering beheerswerkzaamheden van applicaties en informatiesystemen betrekking hebbende op de griffie; • Verricht overige werkzaamheden passend binnen de doelstelling van de functie.

Competenties: -Doorzettingsvermogen; -Flexibiliteit; -Klantgerichtheid; -Zorgvuldigheid;

2

-Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid; -Stress bestendig Indicatieve functie-eisen: - MBO Werk- en denkniveau; - Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen;

Belangrijkste contacten: Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie. Extern: Andere overheden (voornamelijk in BEL verband) en bestuurslichamen, burgers, bedrijven, belangenorganisaties.

Akkoord, d.d. 17 november 2023

Gezien, d.d.

De voorzitter van de werkgeverscommissie,

interim-griffier

Karel Loeff

Els Boers