Functiebeschijving Griffier

GEMEENTE LAREN

Functiebeschrijving Functiebenaming Functiecode Org.eenheid Formatie Datum beschrijving Datum vaststelling

: Griffier : 300 : Griffie :; 32 u/per week : 23 oktober 2023 : 17 november 2023

Plaats in de organisatie: Is direct verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. De functie vereist een zelfstandig en onafhankelijk optreden. De griffier functioneert op het snijvlak tussen politiek, bestuur, organisatie en samenleving. Doel van de functie: Ondersteuning van de gemeenteraad bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. Functie is een spilfunctie in het lokale bestuur. Functie-inhoud: Strategische advisering (leden van ) gemeenteraad • Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke-en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan strategische bestuurlijk- ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluitvormers; • Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media); • Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi) overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en, ministeries; • Adviseert de gemeenteraad over (nieuwe) vormen van externe oriëntatie (o.a.

communicatiebeleid, vormen van participatie, uitdaagrecht) en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen; • Adviseert over verbinding tussen o.a. politieke partijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen en inwoner(s); • Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen; • Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken. • Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad en de burgemeester ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid en van raad(sleden). Ondersteuning gemeenteraad • Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd.

Bewaakt hierbij de positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme; • Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het “vakmanschap (toerusting en deskundigheid) van gemeenteraad en raadsleden in de meest ruime zin en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces; • Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad;

Functiebeschrijving griffier versie oktober 2023

2

•

•

• • •

• • •

Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad in overleg met de gemeentesecretaris; Draagt zorg voor de organisatie en het faciliteren van incidentele raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden en onderhoudt structurele contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners; Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor; Zorgt ervoor dat raadsleden alle informatie of analyses ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting; Bereidt raads- en commissievergaderingen voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda gemeenteraad. Bewaakt het vullen van de termijnagenda door het college en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en raadscommissies.

Bewaakt tevens de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad; Is commissiegriffier en bereidt raads- en commissievergaderingen voor; Toetst de kwaliteit van de raadsvoorstellen op procedure en globaal op de inhoud; Vervangt in incidentele gevallen de raadsgriffier van de gemeente Blaricum of Eemnes in de raadsvergadering.

Bedrijfsvoering • Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin; • Bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids-en beheersinstrumenten; • Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement; • Bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen, zorgt voor rapportages en informeert het presidium over fractiebudgetten; • Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de gemeenteraad en commissies en politiek; • Verzorgt het contractbeheer met in-en externe partijen, leveranciers, belanghebbenden.

Integraal management • Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen; • Draagt zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT); • Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties; • Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie; • Is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffieorganisatie; • Is adviseur van de werkgeverscommissie; • Is verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de gemeenteraad; • Initieert in lokale driehoek de strategische, procedurele en inhoudelijke vraagstukken betreffende raad, investeert in de relatie van de driehoek. Netwerken • Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk; • Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden; • Onderhouden van een netwerk met andere griffiers

Functiebeschrijving griffier, versie juni 2023

3

•

Creëert draagvlak voor beleid, uitvoering en evaluatie.

Speelruimte: • Neemt beslissingen bij het vervullen van de rol als schakel tussen gemeenteraad, politieke partijen, college en ambtelijke organisatie, bij het fungeren als sparringpartner van de voorzitter, werkgeverscommissie, presidium, bij het aansturen van de griffieorganisatie, bij het formuleren en coördineren van de visievorming, strategische beleidsontwikkeling en aansturing, bij het initiëren en formuleren van het meerjarig (organisatie) beleid, bij het integraal management van de organisatie, bij het vertegenwoordigen van de gemeente en bij het innemen van standpunten en behartigen van de belangen van de gemeenteraad en griffieorganisatie; • Fundamenteel richtinggevende beleidsuitgangspunten en relevante nationale wet- en regelgeving vormen het kader; • Legt verantwoording af aan de gemeenteraad. Omdat strategische beleidslijnen voor de uitvoering van de griffiefunctie niet geformuleerd zijn, is er sprake van een hoge handelingsvrijheid.

Overleg vindt plaats met de werkgeverscommissie en bij de uitvoering van de werkzaamheden heeft de Griffier vrijheid om fundamentele verschuivingen in de strategische koers aan te brengen en nieuwe ontwikkelingsrichtingen vast te stellen; • De vrijheid om keuzes te maken bij de aanpak en vormgeving van de werkzaamheden strekt zich uit tot de mogelijkheid te beslissen, dat de werkzaamheden op geheel nieuwe wijze worden ingericht en uitgevoerd. Kennis en vaardigheden -WO-Masterniveau; -Diepgaande kennis van en diepgaand inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel economische en politiek-bestuurlijke aangelegenheden; -Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van complexe politiek/bestuurlijke besluitvormingsprocessen; -Brede kennis van en inzicht in wet- en regelgeving met betrekking tot het lokale bestuur, de besluitvormingscircuits en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden; -Brede kennis van en inzicht in de hoofdlijnen van de politieke agenda rekening houdend met politieke en maatschappelijke gevoeligheid; -Ervaring met het werken binnen de zogenaamde bestuurlijk- ambtelijke driehoek; -Vaardigheid in het formuleren van strategische inhoudelijke politiek- bestuurlijke adviezen; -Kennis van en vaardigheid in het behartigen van het integraal management van de griffieorganisatie in een politiek gevoelige context;

-Communicatieve, advies-, onderhandelings- en netwerkvaardigheden; -Vaardigheid in het management en leidinggeven; -Vaardigheid in het omgaan met belangentegenstellingen.

Competenties -Sturend vermogen (waaronder leiderschap); -Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit; -Onafhankelijkheid; -Initiatief (waaronder durf en lef); -Resultaatgerichtheid (waaronder onderhandelen); -Communiceren en luisteren; -Samenwerken; -Visie; -Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie; -Analytisch vermogen; -Coachen; -Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie).

Functiebeschrijving griffier, versie juni 2023

4

Contacten: -Met leden van de gemeenteraad, politieke partijen, burgemeester, raadscommissies, gemeentesecretaris, griffieorganisatie, het gemeentelijk ambtelijk apparaat en de gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen en belangengroeperingen) om draagvlak te verwerven voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen waarbij diepgaande, politieke en/of maatschappelijke belangentegenstellingen en bestuurlijke vernieuwing een rol kunnen spelen; -Met de rekenkamer en accountant om (resultaten van ) onderzoeken af te stemmen en de raad daarover te informeren; -Met bestuurders en ambtenaren van andere overheden, vertegenwoordigers van maat- schappelijke organisaties, bedrijfsleven e.d.

om opiniërende, informerende en draag- vlakvormende themabijeenkomsten, werk- en veldbezoeken en overleggen te organiseren (waaronder MRA, regio Gooi en Vechtstreek); -Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaal niveau (griffiers in BEL verband, griffierskring Gooi en Vecht, VNG, VvG, VrV, ministeries) om beleidsvoornemens af te stemmen; -Met raadsleden en bestuurders over (internationale) ontwikkelingen, beleidsaangelegenheden binnen de organisatie en fundamentele verschillen in beleidsmatig inzicht, om beslissingen te realiseren en draagvlak te creëren voor het beleid, alternatieve oplossingsrichtingen e.d.; -Met medezeggenschap en vakbonden, commissies en advies- en overlegorganen om de ontwikkeling en uitvoering van het beleid uit te dragen en te verdedigen; -Met externe instanties, media en belangengroeperingen om beleid toe te lichten, positieve beeldvorming te creëren, draagvlak te verwerven en te verdedigen; -Met externe instanties, media en belangengroeperingen om beleid toe te lichten, positieve beeldvorming te creëren, draagvlak te verwerven en/of om afspraken te maken.

Akkoord, d.d. 17 november 2023

Gezien, d.d.

De voorzitter van de werkgeverscommissie,

interim-griffier

Karel Loeff

Els Boers

Functiebeschrijving griffier, versie juni 2023