BIJLAGE 6 - Opvolging aanbevelingen VIC & Accountant
Tekst van het document
Aanbevelingen en bevindingen uit accountantscontrole en VIC proces 2023
Proces
Aanbeveling 2023 Deadline
Grondexploitatie
Opvolging & Reactie 2023
Status n.a.v. VIC interim 2024
Toelichtingen
Status n.a.v. VIC Jaarrekening 2024
2025
IN UITVOERING
Toelichtingen
· Vast aanspreekpunt voor de vakafdelingen inzake grondexploitaties bij financiën. Te weinig wisselwerking tussen de vakafdelingen en financiën. · In processen, controles en verantwoording meer aandacht besteden aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
Q2 2024
GEREED
vanaf Q3 2024
GEREED
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken en in werkprogramm's voor zover mogelijk
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
IN UITVOERING
Omgevingsvergunningen
· Leges in rekening brengen op moment van in behandeling nemen aanvraag. Conform legesverordening 2025 en verordening 2026 duidelijk consistent hierin.
nvt
NVT
Geen opvolging nodig. Er is bewust voor gekozen om de leges bij de verlening in rekening te brengen, gezien dan de definitieve bouwson bekend is en bijkomende kosten in rekening kunnen worden gebracht. Extra werk wordt ook hiermee voorkomen. De legesverordening 2023 en 2024 waren niet consistent en duidelijk hierin.
WAS NVT
Omgevingsvergunningen
· Lopende het jaar meer controles uitvoeren tussen subadministratie en financiële administratie of alle omgevingsvergunningen in rekening zijn gebracht. · In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
Q3 2024
GEREED
Hier is in de loop van 2024 mee begonnen en wordt al uitgevoerd.
GEREED
vanaf Q3 2024
GEREED
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
VANAF Q3 2024
IN UITVOERING
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
IN UITVOERING
2025
Verstrekte subsidies
· Een centraal subsidieregister inrichten waar de subsidieaanvragen, subsidiebeschikkingen, eisen omtrent (tussentijdse) prestatieleveringen de status van de vaststelling worden geregistreerd.
Q2 2025
IN UITVOERING
Er is een subsidie volgsysteem SVS aanbesteed en in juni 2024 is een vervolgproject ‘Implementatie SVS’ gestart met als doel in april 2025 het systeem live te hebben. Het doel van het systeem is dat het proces van het verstrekken, prestatiebeoordeling en vaststelling van eenmalige en meerjarige subsidies (veel) efficiënter, juist en rechtmatig en waar mogelijk geautomatiseerd en gebruikersvriendelijker voor de subsidie-aanvragers functioneert. Dit betekent dat alle inspanningen hierop ingezet worden en niet meer verbeteringen aan de huidige werkwijze worden aangebracht.
IN UITVOERING
Inmiddels is de "live-gang" IN UITVOERING Geen wijzigingen van SVS naar later in de zomer uitgesteld.
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
GEREED
OP TE PAKKEN
Na discussie met de accountant die het standpunt heeft dat de legerverordening duidelijk en consisten moet zijn over het moment van heffen en ook de praktijk de werkwijze moet aanpassen hieraan, moeten voor 2025 acties ondernomen worden om dezelfde fout in 2024 te voorkomen.
IN UITVOERING
Verstrekte subsidies
· Een keuze te maken of de verwerking van de subsidies centraal of decentraal wordt belegd en hierop de processen op aan te passen door een deugdelijk proces in te richten die waarborgt dat er wordt gehandeld in lijn met de algemene subsidie verordening.
Q2 2025
IN UITVOERING
Voorlopig blijft dit decentraal belegd per team (eigenlijk alleen relevant voor teams Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) en Ruimtelijke Ontwikkeling (RO)) en wordt het per april 2025 in productie te nemen applicatie Subsidie Volg Systeem voorlopig alleen gebruikt voor de subsidies die vanuit team MO worden verstrekt. Als dit allemaal goed werkt en betere informatie oplevert (zoals een actueel subsidieregister, gelogd procesverloop en aantoonbare rechtmatigheid), dan zal bekeken worden of SVS ook voor andere subsidies ingericht en gebruikt kan worden.
IN UITVOERING
Verstrekte subsidies
· De subsidieverordeningen uit 2011 te herijken (algemene advies is om kaderstellende documenten ten minste één keer per raadsperiode te actualiseren). · Meer aandacht voor de boeking van de facturen met betrekking op subsidies. Met name of het wel een subsidie is of andere kosten betreft en of het op de juiste kostensoort landt conform vaststelling.
Q2 2024
GEREED
Er is een nieuwe ASV vastgesteld door de raden die in werking treedt per 2025
GEREED
IN UITVOERING
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Verstrekte subsidies
· Niet altijd helder of er toetsing van de aanvragen heeft plaatsgevonden.
Q2 2025
IN UITVOERING
Met de implementatie van SVS wordt een koppeling gemaakt met het nieuw financieel systeem waarin controles tussen SVS en het financieel ingericht worden. Per 7 oktober 2024 is door de algemeen directeur besloten om de ingangsdatum van de nieuwe financiële applicatie Key2Financiën met één jaar uit te stellen tot 1-1-2026. Met SVS wordt zichtbaar wie welke controles heeft uitgevoerd, dit wordt ingericht en gelogd in het subsidiesysteem.
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Verstrekte subsidies
·
Aanleveringen in de toekomst op een structurele manier.
Q2 2025
IN UITVOERING
Er is een subsidie volgsysteem SVS aanbesteed en in juni 2024 is een vervolgproject ‘Implementatie SVS’ gestart met als doel in april 2025 het systeem live te hebben. Het doel van het systeem is dat het proces van het verstrekken, prestatiebeoordeling en vaststelling van eenmalige en meerjarige subsidies (veel) efficiënter, juist en rechtmatig en waar mogelijk geautomatiseerd en gebruikersvriendelijker voor de subsidie-aanvragers functioneert. Dit betekent dat alle inspanningen hierop ingezet worden en niet meer verbeteringen aan de huidige werkwijze worden aangebracht.
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Sociaal domein en participatiewet
· Afspraken maken met de partijen maken over verantwoording over de geleverde prestaties en de financiële verantwoording. Er is onvoldoende afstemming over de wijze waarop de financiële verantwoording plaatsvindt.
Q2 2025
IN UITVOERING
de nieuwe werkwijze met het subsidiesysteem wordt gecommuniceerd met de subsidie instellingen. Voor verslagjaar 2024 betekent dit dat hier extra aandacht wordt gegeven of de informatie tijdig te verstrekken
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
Q2 2025
GEREED
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
Verstrekte subsidies
1-1-2026
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Geen wijzigingen
IN UITVOERING Geen wijzigingen
Implementatie uiterlijk Q1 IN UITVOERING 2025
2025
IN UITVOERING
2025
IN UITVOERING
GEREED
IN UITVOERING
Inkopen en aanbestedingen
· Een proces inrichten waarbij een opstartformulier wordt gebruikt, die vervolgens wordt afgestemd met de inkoop adviseur om te waarborgen dat de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolgd.
Q4 2024 BEL, Q1 2025 gemeenten
IN UITVOERING
Het inkoop-en aanbestedingsproces is voor de BEL bijna volledig ingericht in Topdesk, met startformulier en zichtbaar advies inkoopadviseur. Voor de BEL gemeenten wordt dit Q1 2025 geïmplementeerd. Communicatie over de implementatie, het gebruik en inkoopsessies voor de BEL worden Q4 nog georganiseerd en voor de gemeenten Q1 2025
IN UITVOERING
inkoopsessie BEL worden IN UITVOERING in 2025 gegeven. Aanbeveling is nog in uitvoering
Inkopen en aanbestedingen
·
Implementatie van een contractregistratiesysteem.
Q4 2024 BEL, Q1 2025 gemeenten
IN UITVOERING
Het inkoop-en aanbestedingsproces is voor de BEL bijna volledig ingericht in Topdesk, met startformulier en zichtbaar advies inkoopadviseur. Voor de BEL gemeenten wordt dit Q1 2025 geïmplementeerd. Communicatie over de implementatie, het gebruik en inkoopsessies voor de BEL worden Q4 nog georganiseerd en voor de gemeenten Q1 2025
IN UITVOERING
Het IN UITVOERING contractregistratiesystee m is ingericht en wordt op dit moment gevuld. inkoopsessie BEL worden in 2025 gegeven.
Inkopen en aanbestedingen
· Aanbestedingskalender hanteren, waardoor het voor de organisatie duidelijk is wanneer welke contracten moeten worden aanbesteed.
Q4 2024 BEL, Q1 2025 gemeenten
IN UITVOERING
Het inkoop-en aanbestedingsproces is voor de BEL bijna volledig ingericht in Topdesk, met startformulier en zichtbaar advies inkoopadviseur. Voor de BEL gemeenten wordt dit Q1 2025 geïmplementeerd. Communicatie over de implementatie, het gebruik en inkoopsessies voor de BEL worden Q4 nog georganiseerd en voor de gemeenten Q1 2025
IN UITVOERING
inkoopsessie BEL worden IN UITVOERING in 2025 gegeven. Aanbeveling is nog in uitvoering
Inkopen en aanbestedingen
· Inkoopbeleid vernieuwen. De huidige dateert van 2018 en is verouderd.
Q1 2024
IN UITVOERING
het regionaal inkoopbeleid is vernieuwd per 2023 is al bij de interimcontrole 2023 verstrekt . Het intern inkoopbeleid wordt geactualiseerd.
IN UITVOERING
Er worden twee separate IN UITVOERING documenten opgsteld, te weten 1. Inkoopbeleid en 2. Inkoop-handboek. Voor de externen is het van belang om te weten hoe de BEL Combinatie in zijn algemeenheid omgaat met inkoop, wat zij belangrijk vindt en hoe de externen, zoals leveranciers, daarop kunnen inspelen. Dit is geregeld in het inkoopbeleid. Het inkoop handboek is voor intern gebruik. Het inkoopbeleid is vrijwel gereed. Vaststelling van de documenten uiterlijk Q1 2025
Inkopen en aanbestedingen
· Gehele inkoop- en aanbestedingsproces vast leggen in een procesbeschrijving. · Samen met inkoop en concerncontroller een kennissessie geven voor het MT en lijnorganisatie over o.a. aanbestedingsfouten in jaarrekeningen.
Q1 2025
IN UITVOERING
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Q2 2024, Q1 2025
IN UITVOERING
Procesbeschrijving wordt tegelijkertijd met volledige implementatie Topdesk opgesteld Gelijk na interne en externe controle is het MT en het BEL Bestuur meegenomen in de aanbestedingsfouten en hoe deze zijn ontstaan. Bij de communicatie over de inrichting van het inkoopproces in Topdesk wordt hier in Q4 wederom door VIC ism inkoop kennis overgedragen.
IN UITVOERING
uitkomsten uit de IN UITVOERING verbijzonderde controles en interim controle accountant worden gedeeld met MT en team Inkoop Q4 2024 om mee te nemen in de implementatie van inkoopen aanbestedingsproces. Zo ook de uitkomsten uit jaarrekeningcontrole 2024 in 2025
Inkopen en aanbestedingen
Contractenregister is nog in de implementatiefase. Er is nog geen sprake van structureel ingeplande inkoopsessies. Inkoop wordt adhoc ingeschakeld bij nieuwe contracten/projecten.
Inkopen en aanbestedingen
· Contracten waarvan de Europese drempelbedrag is overschreden niet verlengen zonder een nieuwe uitvraag.
Q2 2024
GEREED
Gelijk na interne spendcontrole is HRM en de teamleider op de hoogte gebracht van de fouten en aanbeveling gedaan niet meer te verlengen en indien uitzonderingen zijn die door de besturen te laten besluiten dat bewust onrechtmatig wordt aanbesteed. vanuit Flextender komt een signalerend bericht dat onrechtmatigheid bij verlenging ontstaat. Met de inrichting van Topdesk wordt dit beter beheerst.
GEREED
Inkopen en aanbestedingen
· Preventieve IB-maatregel in de lijn nemen. Overschrijding drempelbedragen, afwezigheid vereiste documenten en onterecht opsplitsen van opdrachten.
Q4 2024 BEL, Q1 2025 gemeenten
IN UITVOERING
Gelijk na de interne spendcontrole is HRM en de teamleider op de hoogte gebracht van de fouten en aanbevelingen gedaan m.b.t. volledigheid dossiers etc. en indien uitzonderingen zijn die door de besturen te laten besluiten dat bewust onrechtmatig wordt aanbesteed. Met de inrichting van Topdesk wordt dit beter beheerst.
IN UITVOERING
IT-omgeving
· Proces inrichten die waarborgt dat de verwerkingsregisters actueel worden bijgehouden. · Autorisatiematrix opstellen die rekening houdt met de minimale functiescheiding waardoor er een norm is voor de functionele beheerders. · Procedure opstellen waarbij onderscheid wordt gemaakt in het soort applicatie, afhankelijk van het risicoprofiel (uniforme wijze in de organisatie van de review op gebruikersrechten).
Q1 2025
IN UITVOERING
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Q1 2025
IN UITVOERING
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Q1 2025
IN UITVOERING
IN UITVOERING
IN UITVOERING
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
Personeel
· Mogelijkheid onderzoeken om systeemtechnische functiescheiding aan te brengen in de salarisadministratie, die het 4-ogen principe waarborgt.
Personeel
· Jaarlijks een zichtbare controle uit te voeren op de ingevoerde premie percentages in de salarisadministratie.
Personeel
IT-omgeving
IT-omgeving
we zien dat het aantal aanbestedingsfouten zichtbaar minder is dan voorgaand jaar
IN UITVOERING
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
GEREED
NOG OP TE PAKKEN
In de huidige versie van Motion is dit niet mogelijk. De verwachting is dat vanaf 2025 Motion versie 2.0 wordt geïmplementeerd waardoor er meer mogelijkheden zijn om genoemde systeemtechnische functiescheidingen aan te brengen.
NOG OP TE PAKKEN
vanaf Q3 2023
GEREED
Deze wordt al uitgevoerd. Zie opgevraagde stukken interimcontrole 2023
GEREED
vanaf Q3 2023
GEREED
Deze wordt al uitgevoerd. Zie opgevraagde stukken interimcontrole 2023
GEREED
Personeel
· Een bruto-netto controle uitvoeren om de juistheid van de werking van het salarispakket vast te stellen en de juistheid van de afdrachten. · Eigenaarschap nemen over de procesbeschrijvingen.
Q3 2024
GEREED
GEREED
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht besteden aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
Team HRM voert heeft zelf de update van procesbeschrijving in 2024 uitgevoerd. VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
IN UITVOERING
Implementatie uiterlijk 2025
Verwerking memoriaalboekingen
· In de financiële applicatie systeemtechnische functiescheiding in te regelen, waarbij een tweede medewerker de boeking dient te autoriseren alvorens deze definitief wordt doorgevoerd of de geboekte memorialen zichtbaar af te laten tekenen door iemand anders dan diegene die de boeking heeft geïnitieerd en heeft geboekt.
Q1 2026
NOG OP TE PAKKEN
De implementatiedatum van het financieel pakket is een jaar uitgesteld, wordt 1-1-2026. In dit implementatietraject is aandacht voor de functiescheiding.
NOG OP TE PAKKEN
voorbereidingen voor NOG OP TE goede implementatie zijn PAKKEN wel in volle gang waarin deze elementen in worden meegenomen
2025
IN UITVOERING
Implementatie uiterlijk 2025
IN UITVOERING
NOG OP TE PAKKEN
GEREED
IN UITVOERING
Inkoopproces en betalingen
· Een systeemtechnische functiescheiding binnen de betaalomgeving van de Rabobank (risico onrechtmatige betalingen). 4-ogen principe.
Q2 2025
NOG OP TE PAKKEN
Er wordt in zeer geringe mate gebruik gemaakt van de Rabo betaalomgeving. Het is op dit moment de vraag of de applicatie in deze gewenste functiescheiding kan voorzien. Wanneer dat kan, zal analoog aan de methodiek voor de BNG, het 4-ogenprincipe worden toegepast.
IN UITVOERING
Inkoopproces en betalingen
· Gebruik maken van controlegetallen om vast te stellen dat de betaaladvieslijst uit de financiële administratie ook e betaaladvies lijst is die is ingelezen in de bankapplicatie.
Q2 2025
NOG OP TE PAKKEN
Deze actie wordt betrokken bij de implementatie van het nieuwe financiele pakket.
NOG OP TE PAKKEN
Inkoopproces en betalingen
· Budgethouder regeling herijken (BEL dateert uit 2017, gemeentes uit 2016).
Q1 2025
IN UITVOERING
Wordt meegenomen in de implementatie van het financieel systeem
IN UITVOERING
De regelingen zijn in IN UITVOERING concept gereed en worden nog in 2024 voor vaststelling aangeboden
Inkoopproces en betalingen
· Beleid met de ondergrens van de prestatielevering zo spoedig mogelijk vast stellen en de controle op de documentatie van de prestatielevering uit te voeren. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000. · BEL: achterstand facturatie naar de gemeentes wegwerken. Hoge te vorderen positie ultimo 2023. · Stabiliteit in medewerkers en technische basiskennis medewerkers verhogen. Daardoor minder correctieboekingen.
Q3 2024
IN UITVOERING
Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht. We nemen dit punt mee in de vaststelling van de nieuwe budgethoudersregeling.
IN UITVOERING
Implementatie uiterlijk 2025
IN UITVOERING
Q3 2024
GEREED
2023 inmiddels afgewikkeld
GEREED
vanaf Q4 2024 ongoing
IN UITVOERING
Intentie om d.m.v. kennis overdracht BTW/BCF en cursussen BBV het niveau naar een hoger niveau te brengen. Inmiddels ook meer vast personeel aangenomen.Aanvulling: Er is een cursus BTW / BTWCF ingepland nov 2024. Daarnaast is er met de nieuwe medewerkers gesproken over cursus op dit vlak.
IN UITVOERING
Een eerste training BTW BCF is in november 2024 geweest. Capaciteit voor een fiscalist moet nog geregeld worden.
IN UITVOERING Fiscaal bureau in armen genomen en gaat starten met suppleties
· Activa onder de € 10.000 niet activeren. Uitgezonderd gronden en terreinen.
Q4 2024
IN UITVOERING
Besproken bij VIC startgesprek. Door coördinator FA aangegeven. Aanhouden van de ondergrens wordt onderdeel van gesprek tussen financieel teamadviseur en teamleider.
IN UITVOERING
Bij de IN UITVOERING jaarrekeningcontrole Q1 2025 wordt gecontroleerd of hieraan gehouden is.
Inkoopproces en betalingen Inkoopproces en betalingen
Inkoopproces en betalingen
uit de controle op IN UITVOERING inkoopfacturen is hier spoedoverleg geweest en zijn acties ondernomen om dit in gang te zetten voor zie overall controlememorandum BEL Combinatie
Inmiddels is de functioneel beheerder van de afdeling C&F Beheerder Plus bij de Rabobank. Deze is momenteel bezig betaalpassen aan te vragen bij de Rabobank, één voor elke administratief medewerker. De treasurer zal worden aangemaakt als medebeheerder. Er gaan 2 profielen aangemaakt worden. Één voor het opvoeren van de bankopdrachten en één die alleen de 2e goedkeuring van de bankbetaling kan doen.
NOG OP TE PAKKEN
Inkoopproces en betalingen
· Lopende het jaar meer aandacht besteden aan overlopende posten en het boeken van investeringen.
Q4 2024
IN UITVOERING
Besproken bij VIC startgesprek. Door coördinator FA aangegeven.
IN UITVOERING
Uit de verbijzonderde IN UITVOERING Fouten investeringen zijn gecorrigeerd. controle is een aantal fouten geconstateerd bij het boeken van investeringen, deze worden uiterlijk 16 december gecorrigeerd en wordt gekeken of er nog meer fouten in de boekingen zitten ook deze worden gecorrigeerd. Met de jaarrekeningcontrole 2024 wordt beoordeeld of hier nog meer fouten uit zijn gekomen. Voor overlopende posten is een procedure afspraak gemaakt voor de jaarrekening 2024 en een format opgesteld om eenduidig en duidelijke werkwijze voor alle 4 organisaties te hanteren. Bij het opstellen van de jaarrekening 2024 wordt beoordeeld of dit heeft gewerkt.
Inkoopproces en betalingen
· Bij facturering vanuit de BEL achterliggende stukken bijvoegen.
Q4 2024
IN UITVOERING
Besproken bij VIC startgesprek. Door coördinator aangegeven. Afspraken zijn gemaakt binnen team C&F.
IN UITVOERING
Wederom geconstateerd in de verbijzonderde interne controle zie overall controlememorandum BEL
Inkoopproces en betalingen
· Afschaffen rekening-couranten en de boekingen via facturatie laten lopen.
NTB
NOG OP TE PAKKEN
NOG OP TE PAKKEN
Grondexploitatie
· Vast aanspreekpunt voor de vakafdelingen inzake grondexploitaties bij financiën. Te weinig wisselwerking tussen de vakafdelingen en financiën.
Q1 2024
GEREED
beluit of de rekening-couranten afgeschaft worden, moet nog genomen worden. Dit mede in het licht van het nieuwe financiele pakket. Yonne van Alphen van C&F (teamadviseur) Half 2024 hebben we in de discussie rond taken en rollen dit ook bevestigd. Daarnaast moet de nadruk meer komen te liggen op wat doet de vakafdeling en waarin ondersteund C&F. Beelden lopen nu soms te ver uiteen.
BTW / BCF / VPB
· Mengpercentages BCF aanpassen in het systeem. Na nacalculatie aan het eind van het jaar niet gecorrigeerd in het financiële systeem. Percentages een aantal jaren niet meer geüpdatet.
Q1 2025
NOG OP TE PAKKEN
Door werkdruk nog niet gedaan.Grote wens van team C&F. In de begroting is 0,5 fte opgevoerd t.b.v. dit soort fiscale werkzaamheden. Structureel moet daar veel meer aandacht aan besteed worden. Indien deze 0,5 fte niet gerealiseerd kan worden, zal er op zeer korte termijn externe inhuur moeten plaatsvinden. T.b.v. de implementatie van het nieuwe financiele pakket zijn deze werkzaamheden ook zeer van belang.
NOG OP TE PAKKEN
NOG OP TE PAKKEN
BTW / BCF / VPB
· Een nulmeting laten uitvoeren op de gehanteerde mengpercentages door een extern adviesbureau en deze percentages vervolgens aanpassen in het systeem.
Q1 2025
NOG OP TE PAKKEN
Zie ook bovenstaande
NOG OP TE PAKKEN
NOG OP TE PAKKEN
BTW / BCF / VPB
NTB
NOG OP TE PAKKEN
BTW / BCF / VPB
· Mogelijkheid bekijken capaciteit vrij te maken voor de behandeling van fiscale onderwerpen. · Analyses en suppleties voor de jaren 2012, 2022, 2023.
Q2 2025
NOG OP TE PAKKEN
Combinatie adviseur/fiscale medewerker niet uitvoerbaar. Nog niet in gang gezet, zie ook bovenstaande. Door werkdruk nog niet gedaan.
IN UITVOERING Fiscaal bureau in armen genomen en gaat starten met suppleties NOG OP TE PAKKEN
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
NOG OP TE PAKKEN NOG OP TE PAKKEN GEREED
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf)
IN UITVOERING Nog geen verbetering.
NOG OP TE PAKKEN
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie
IN UITVOERING
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
GEREED
Inkoopproces en betalingen
· Documentatie van de prestatielevering aanleveren bij de factuur. Ondergrens prestatieverklaringen € 5.000.
Q3 2024
IN UITVOERING
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· In processen, controles en verantwoording meer aandacht bestede aan misbruik en oneigenlijk gebruik.
vanaf Q3 2024
GEREED
VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf) Handboek met werkwijze prestatielevering vastgesteld door MT per medio sept 24 van kracht daarna bekendgemaakt in de organisatie VIC heeft dit opgenomen in intakegesprekken om o.a. het bewustzijn te vergroten en in werkprogramma' s voor zover mogelijk wordt dit getoetst (achteraf)
Rechtmatigheid
· Afstemming zoeken met bestuur BEL en raden gemeentes over de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Q4 2024
GEREED
GEREED
Rechtmatigheid
· Interne controleplan verder uitwerken door de baten, lasten en balansmutaties uit de jaarrekening te koppelen aan processen om zo inzichtelijk te maken of alle stromen in scope zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Q3 2024
GEREED
In oktober/november 2024 worden het normenkader en het controleprotocol 2024 voor gemeenten vastgesteld door de raden, waarin dezelfde verantwoordingsgrens van 2023 voor 2024 en spelregels begrotingsrechtmatigheid tussen college en raad worden voorgesteld. ICP zijn gereed en vastgesteld door de colleges
Rechtmatigheid
· Risico analyse herijken door per proces de rechtmatigheidsrisico’s te koppelen.
Q3 2024
GEREED
ICP zijn gereed en vastgesteld door de colleges. In werkprogramm's onderscheid gemaakt tussen rechtmatigheid en getrouwheid
GEREED
Rechtmatigheid
· Vastlegging uit te voeren, zoals uitgewerkt in paragraaf 5.5 uit het controleplan: Per proces een procesbeschrijving, lijncontrole, werkprogramma met de deelwaarnemingen en bevindingen en de rapportages vastleggen die als basis dienen voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Q3 2024
GEREED
ICP zijn gereed en vastgesteld door de colleges. In ICP is de werkwijze opgenomen en in werkprogramma's onderscheid gemaakt tussen rechtmatigheid en getrouwheid. Na VIC worden controlememoranda gebundeld voor RMV
GEREED
Rechtmatigheid
· Proces rechtmatigheidsverantwoording zoals besproken op 11 december 2023.
Q2 2024
GEREED
GEREED
Inkopen en aanbestedingen
· De tussentijdse spendanalyse tijdig afronden, inclusief hooren wederhoor met de betrokken partijen.
Q4 2024
IN UITVOERING
proces rechtmatigheidsverantwoording tijdens jaarekening 2023 uitgevoerd en kennis overgedragen aan C&F en VIC team. Zelfde proces en uitvoering staat voor 2024 voor interimcontrole 2024, spendcontrole in uitvoering
GEREED
de informatie uitwisseling van de lijnorganisatie naar de adviseur VIC heeft langer geduurd, waardoor de spendcontrole later dan afgesproken is gereed gekomen en de review hierop door de concerncontroller ook later heeft plaatsgevonden
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
·
Q1 2025
NOG OP TE PAKKEN
frauderisico, misbruik en oneigenlijk gebruik risico 's worden uitgevraagd bij start VIC proces en vastgelegd in verslag. In werkprogramma''s worden voor zover mogelijk deze risico's getest.
NOG OP TE PAKKEN
de FRA wordt voor het VIC NOG OP TE jaarplan 2025 opgesteld PAKKEN uiterlijk 2025
Fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik
· Koppeling maken tussen de in 2024 geplande frauderisico raamwerk en de geplande controles uit het interne controleplan.
Q1 2025
NOG OP TE PAKKEN
frauderisico, misbruik en oneigenlijk gebruik risico 's worden uitgevraagd bij start VIC proces en vastgelegd in verslag. In werkprogramma''s worden voor zover mogelijk deze risico's getest.
NOG OP TE PAKKEN
De koppeling wordt voor het VIC jaarplan 2025 gemaakt uiterlijk 2025
Organisatie brede frauderisicoanalyse opstellen.
IN UITVOERING
Implementatie uiterlijk 2025
NOG OP TE PAKKEN
Implementatie Q1 en II 2025 niet gehaald
Implementatie uiterlijk 2025
NOG OP TE PAKKEN
Implementatie Q1 en II 2025 niet gehaald
GEREED
GEREED
NOG OP TE PAKKEN
TOTAAL 69 AANBEVELINGEN
69
GEREED IN UITVOERING NOG OP TE PAKKEN NVT
25 33 10 1
Status jaarrekening 2024 interim
TOTAAL 69 -26 gereed = AANBEVELINGEN GEREED IN UITVOERING NOG OP TE PAKKEN
Status jaarrekening 2024
43 33 10