BIJLAGE 5 - Bestuurlijke reactie accountantsverslag

Bestuurlijke reactie op het accountantsverslag jaarrekening gemeente Laren 2024

Inleiding Voor de behandeling van de jaarstukken 2024 ontvangt u het accountantsverslag, inclusief de goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid van de jaarrekening 2024 en hiermee ook van de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Laren. Met goedkeurende accountantsverklaring heeft de gemeente Laren zekerheid, dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening en balans een juiste, getrouwe weergave geven van de werkelijkheid en dat het college de rechtmatigheidsverantwoording op een juiste en volledige wijze heeft opgesteld.1 Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant op basis van de (gewijzigde) Gemeentewet vanaf het jaar 2023 verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeente Laren of de beheersing een getrouwe verslaglegging mogelijk maakt. Door deze wetswijziging geeft de accountant nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De accountant geeft in de controleverklaring nog wel een expliciet rechtmatigheidsoordeel over de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen SISA. De accountant geeft in zijn verslag adviezen ter verbetering van de interne beheersing. Daarnaast geeft het verslag inzicht in de aard en de omvang van fouten en onzekerheden die de accountant heeft geconstateerd bij zijn controlewerkzaamheden.

Zowel het totaal aan fouten als het totaal aan onzekerheden blijven onder de tolerantiegrenzen met het resultaat een goedkeurende accountantsverklaring. De bevindingen van de accountant laten zien dat er wederom stappen zijn gezet, maar op onderdelen in de organisatie verbeteringen nodig zijn. De accountant heeft hiervoor in detail aanbevelingen gedaan in de managementletter BEL Combinatie 2024. Wij, het college en de organisatie, geven hierbij onze reflectie op de bevindingen en op de adviezen van de accountant uit het accountantsverslag. Deze reflectie draagt bij aan een volledig beeld voor het college en de raad over de kwaliteit van de interne beheersing en de voortgang van de eerder gedane aanbevelingen uit de managementletter (ML) 2023 e.v., zie hiervoor bijlage Opvolging aanbevelingen VIC &Accountant. De aanbevelingen van de 1 Op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik

criterium.

accountant en de team VIC voor 2024 worden meegenomen in de controles over het verslagjaar 2025 om de opvolging te toetsen en te monitoren. Reactie op de belangrijkste bevindingen en advies uit het accountantsverslag De eindconclusie van de accountant: “De hoofdlijn van de controle is dat de gemeente Laren de basiskwaliteit voldoende op orde heeft om de jaarrekeningcontrole uit te kunnen voeren”. “In tegenstelling tot voorgaande jaren, was u tijdig met het aanleveren van de jaarstukken inclusief onderbouwend dossier. Hierdoor konden wij tijdig starten met uitvoeren van controlewerkzaamheden”. De eindconclusie van de accountant m.b.t. de jaarrekening 2023 was: “De basiskwaliteit van processen en de informatie die daaruit voortvloeit is nog niet op orde”. Hieruit blijkt dat zichtbaar verbeterslagen zijn gemaakt t.o.v. het verslagjaar 2023. Tegelijkertijd heeft de accountant bevindingen wat betreft het proces van de jaarrekeningcontrole en de kwaliteit van de aangeleverde informatie. Voordat deze bevindingen en de bestuurlijke reactie daarop worden toegelicht, is het van belang om eerst de context te schetsen waarin de accountant het proces en de kwaliteit van de informatie heeft beoordeeld: •

•

•

In 2024 is de accountant aanbesteed en opnieuw kwam de huidige accountant Eshuis als beste uit de aanbesteding en is de opdracht aan hen gegund. De voorwaarde was wel dat er een wisseling van de partner moest komen. Dit heeft ook plaatsgevonden, naast een nieuwe partner is ook een nieuwe senior manager aangesteld voor het controleteam voor de BEL Combinatie en BEL gemeenten (overigens ook voor Huizen). Dit nieuwe managementteam heeft aan de voorkant gecommuniceerd dat zij strakker in de leer zitten en dat minimaal 90% van het balansdossier jaarrekeningen opgeleverd moet zijn, willen zij kunnen starten met hun jaarrekeningcontrole. De interimcontrole verliep prima en naar tevredenheid van zowel de accountant als de organisatie. Zowel de gehele aanlevering van de informatie als de coördinatie van de interimcontrole lag bij team VIC en concerncontroller. In de managementletter BEL Combinatie 2024 heeft de accountant hierover gerapporteerd. Tijdens het jaarrekeningproces van de gemeente Laren werd op een laat moment bekend dat de wijze van administreren en werkwijze (= bestendige gedragslijn) van een aantal processen door het nieuwe managementteam van Eshuis (deels) zijn afgekeurd.

Bijvoorbeeld de wijze waarop onderhoudsvoorzieningen zijn gevormd en onderbouwd en de wijze waarop gemeente Huizen de zorglevering van lokale zorg (buiten DPL) controleert, de accountant heeft deze geldstromen als onzeker beoordeeld in de jaarrekening. Deze beoordeling heeft geleid tot ‘gezonde discussies’, zoals de accountant dit noemt, tussen accountant en concerncontroller, waarbij alsnog controle informatie is opgesteld om de omvang van de onzekerheden te beperken. Ook deze discussies en de extra werkzaamheden door de concerncontroller hebben geleid tot vertraging van de jaarrekeningcontrole. Daarnaast was er een discussie omtrent het opleggen van leges. De gemeente Laren zou niet conform de verordening de leges op het juiste moment opleggen en in de

•

•

administratie verwerken. Hier zijn we het alsnog niet eens met de accountant in de verordening staan beide opties opgenomen: het moment van in behandeling nemen van de Wabo aanvraag en het moment van het besluit op de aanvraag. We zijn het wel eens dat dit verwarrend is en zullen de verordening consistent en eenduidig aanpassen en het moment van in behandeling nemen van de aanvraag hanteren. O.a. door bovengenoemd punt en de beoordeling van de antwoorden van de accountantsvragen is gebleken dat de kwaliteitseisen van het nieuwe management van de accountant t.o.v. verslagjaar 2023 opmerkelijk hoger lagen. Op zich is een kritische opstelling accountant wenselijk, maar niet in dit stadium. Het is dan ook nodig dat bij aanvang van de controle de gehanteerde kwaliteitseisen expliciet en wederzijds worden afgestemd. De bovenstaande en onderstaande punten worden zowel door de organisatie als door de accountant geëvalueerd. De uitkomsten hiervan worden in een integrale evaluatie voorgelegd aan het college en de raad.

Bevindingen accountant jaarrekeningproces en kwaliteit controle informatie: - De algehele kwaliteit van de totale aanlevering van het balansdossier is nog steeds onvoldoende. Team C&F heeft kwaliteitsslagen doorgevoerd op onderdelen van het balansdossier, zoals de grondexploitaties, standaard formats voor balansspecificaties, invulinstructies SISA en tijdig opschonen aantal tussenrekeningen. Vanaf verslagjaar 2024 is een kwaliteitstoets door het team VIC op het balansdossier ingevoerd, die bij de BEL Combinatie tot een succesvolle afronding van de jaarrekening BEL Combinatie heeft geleid, maar gezien de strakke deadline van de accountant was er onvoldoende tijd om de kwaliteitstoets op alle onderdelen van het balansdossier van gemeente Laren uit te voeren. De doorgevoerde kwaliteitsslagen en de beperkte kwaliteitstoets op het balansdossier is nog steeds onvoldoende geweest volgens het nieuwe management van de accountant voor algehele kwaliteit van de aanlevering. Vanwege veel wisselingen in bemensing van de organisatie vraagt het stroomlijnen van een belangrijk proces als balansdossiers extra aandacht. Gebleken is dat dit proces en de prioriteit ervan naast andere bestuurlijke prioriteiten niet altijd op de juiste waarde is geschat qua hoeveelheid, qua impact en qua gedetailleerdheid (leerpunt).

Hierdoor was er geen tijd meer om binnen de gestelde deadline van de accountant de kwaliteitstoets uit te voeren. Daarbij kwam lopende de harde deadline voor aanlevering van de jaarstukken bij dat de implementatie van office 365 ook zorgdroeg voor vertraging. Dit zorgde voor extra handmatig werk wat niet heeft bijgedragen aan de kwaliteit en snelheid. Daarbij waren alle koppelingen uit de systemen verdwenen. Overigens is zeer frequent en direct contact geweest met de accountant over de knelpunten. -

Op onderdelen heeft de onvoldoende kwaliteit van het balansdossier geleid tot een groot aantal vragen die niet tijdig en kwalitatief onvoldoende beantwoord zijn door de organisatie. Voor de beantwoording van de accountantsvragen stond 3 werkdagen, deze deadline werd vaak niet gehaald (vanwege hiervoor genoemde redenen) en omwille van de voortgang van de jaarrekeningcontrole zijn de antwoorden aan het begin van de controle zonder kwaliteitstoets doorgeleid naar de accountant. De kwaliteit bleek nog steeds onvoldoende volgens de accountant en

leidde tot wedervragen van de accountant. Ook dit was nieuw voor de organisatie dat zoveel schriftelijk wedervragen werden gesteld i.t.t. een fysieke spreekuur van de accountant of een goede bereikbaarheid van de accountant in het verslagjaar 2023. De organisatie kon toen sneller accountantsvragen afhandelen. Daarnaast waren de verdiepende vragen niet altijd duidelijk genoeg en ging er meerdere dagen overheen voordat hierop vanuit accountant antwoord kwam, ook dat levert vertraging op. Soms is ook extra informatie nodig van een samenwerkingspartner of collega van een ander team. Dat vertraagt soms ook door niet aanwezig zijn of ook andere prioriteiten hebben. De controle van de jaarrekening zit erg laat in het jaar (zo was de planning van de accountant), waardoor ook andere bestuurlijke prioriteiten in het gedrang kwamen, zoals een kadernota, zomernota. Het verzamelen van de juiste documenten was soms heel lastig (zeker voor de nieuwe medewerkers). Hier zal met de huidige bezetting naar volgend jaar zeker een verbeterslag inzitten omdat de kennis dan wel aanwezig is. Naast het vastleggen van processen is collectief geheugen ook erg belangrijk. -

Gevolg is dat wij onze controlewerkzaamheden niet tijdig hebben kunnen afwikkelen dat wij kritischer hebben gekeken naar de presentatievereisten in de jaarrekening om zodoende te voldoen aan de BBV vereisten, als ook de onderliggende documentatie die noodzakelijk is om hun controle uit te voeren en is de administratie op diverse plekken opgeschoond. Deze kwaliteitsslag, naast verloop van personeel op cruciale functies heeft o.a. ertoe geleid dat de planning voor de oplevering van de jaarstukken vertraging heeft opgelopen. Zoals de accountant hier zelf aangeeft hebben zij kritischer gekeken naar vereisten wat ook vertragend heeft gewerkt. Ook aan de kant van Eshuis waren personele- en planningsknelpunten. De accountant heeft aangegeven de planning voor controle verslagjaar 2025 met ons af te stemmen en anders in te zetten, waarbij meer ruimte is voor uitloop (die is er namelijk elk jaar).

-

Onze conclusie hieruit is dat er verbeteringen zichtbaar zijn. Alleen is dit, zoals benoemd, nog onvoldoende geweest om de controle op de jaarrekening 2024 tijdig af te wikkelen. Voor komende jaarrekeningtrajecten is dan ook ons dringende advies om niet alleen aandacht te hebben voor de tijdigheid van de aanlevering, maar ook voor de kwaliteit van de aanlevering. Daarbij is het belangrijk dat de organisatie voldoende op de hoogte is van BBV vereisten om aanpassingen en (langdurige) discussies over bevindingen te voorkomen. De beoordeling van het voldoen aan de BBV vereisten en de discussies hierover vloeit voornamelijk voort uit het bestendige gedragslijn en het (deels) afkeuren van de werkwijze in een laat stadium, daarnaast is ook gebleken dat in een aantal gevallen de accountant niet goed heeft gekeken of onder tijdsdruk fouten zijn gemaakt. De discussies hebben dus wel bijgedragen aan de kwaliteit van het jaarrekeningproces. Deze bevinding wordt net als alle andere punten meegenomen in de evaluatie.

-

De gemeente beschikt niet over een organisatie brede frauderisico-analyse en daarom heeft u onvoldoende geborgd dat het inzicht in de frauderisicofactoren er volledig is. Wij adviseren u voor aankomend jaar een koppeling te maken tussen uw geplande frauderisico raamwerk en de geplande interne controles uit uw interne

controleplan. We zijn bezig met een brede risico-analyse, waarin frauderisico-analyse en misbruik & oneigenlijk gebruik onderdelen zijn. In het controleplan VIC worden frauderisico’s, misbruik & oneigenlijk gebruik voor zover mogelijk geoperationaliseerd in de werkprogramma’s en toetspunten.