Bijlage 2.rapport CTMH huisvesting raad 24 februari 2023
Tekst van het document
VERGADERLOCATIE GEMEENTERAAD LAREN adviesrapport 24 februari 2023
Frank Tesselaar Wim van Twuijver 24 februari 2023 CTMH B.V.
Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................................... 2 Aanleiding.................................................................................................................................... 2 Onderzoek ................................................................................................................................... 2 Proces.......................................................................................................................................... 3 Advies, conclusies en toetsingsniveaus ....................................................................................... 4 Integraal advies ........................................................................................................................... 4 Conclusies ................................................................................................................................... 6 Duiding conclusies...................................................................................................................... 6 Analyse op drie toetsingsniveaus ..............................................................................................
7 De scenario’s................................................................................................................................... 9 Het Brinkhuis ............................................................................................................................... 9 BEL Combinatie......................................................................................................................... 14 Bronvermelding............................................................................................................................. 17 Bibliografie .................................................................................................................................... 18 Verantwoording ............................................................................................................................ 18
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
1
Inleiding Aanleiding Op 26 januari 2022 heeft de gemeenteraad Laren in zijn openbare vergadering besloten om het college van burgemeester en wethouders te huisvesten in het Brinkhuis en te onderzoeken waar in de toekomst raadsaangelegenheden gaan plaatsvinden. Aangezien het huidige raadhuis is verkocht, is een andere locatie noodzakelijk. Door de BEL-organisatie en het adviesbureau Sweco zijn er verkenningen gedaan naar mogelijke alternatieven. Er is nog geen definitieve beslissing genomen.
Er zijn twee serieuze opties die verdere uitwerking cq vergelijking vereisen. Het gaat om de optie Brinkhuis Laren en de optie BEL Combinatie, Eemnes. Namens de gemeenteraad van Laren is een werkgroep actief die een afgewogen en feitelijk voorstel wil presenteren. De werkgroep heeft ons, adviesbureau CTMH B.V., verzocht een integraal en overzichtelijk advies te geven waarbij alle factoren en details zijn meegegeven. Het advies maakt inzichtelijk welke kosten er zijn per scenario en wat de uitvoerbaarheid, de voordelen en nadelen per keuze zijn.
Onderzoek Tegen de achtergrond van het onderzoek is de volgende opdracht geformuleerd:
"stel een integraal en overzichtelijk advies op dat alle factoren en details meeneemt voor het maken van de keuze voor de vergaderlocatie van de raadsvergaderingen en/of commissievergadering van de gemeenteraad Laren." Er zijn twee scenario's voor de vergaderlocatie van de gemeenteraad Laren onderzocht: 1. alle vergaderingen vinden plaats in het Brinkhuis 2. alle vergaderingen vinden plaats in de BEL Combinatie Deze twee scenario's zijn getoetst op drie verschillende criteria: • uitgangspunten locatie • uitgangspunten functioneren gemeenteraad • keuzeverantwoording.
De onderbouwing van deze criteria is terug te vinden in hoofdstuk 1, paragraaf 3 van dit rapport.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
2
Proces Het rapport is opgesteld uit opgeleverde documentatie zoals het onderzoek van SWECO, het raadsvoorstel voor het gemeentebestuur en de visie op het Brinkhuis. Alle gebruikte bronnen zijn terug te vinden in hoofdstuk 3.
De uitkomsten van deze documentatie zijn op haalbaarheid, uitvoerbaarheid en realisme getoetst. Er is geen nieuw (kwalitatief) onderzoek gedaan. Ter ondersteuning van de beschikbare informatie is er, waar nodig, met een aantal betrokkenen gesproken, zoals: • Leon Schouten (directeur Hart van Laren) inzake data en feiten • de griffie van de gemeente Laren inzake data over raadsvergaderingen • bodes inzake hun ervaringen • Sander van Waveren (gemeentesecretaris Laren) vanuit zijn rol • verschillende werknemers van de BEL-werkorganisatie De totale lijst is ook terug te vinden in hoofdstuk 3.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
3
Advies, conclusies en toetsingsniveaus Inleiding In dit hoofdstuk treft u de resultaten van het onderzoek naar de vergaderlocatie voor de gemeenteraad van Laren. Wij adviseren u om de volgende volgorde aan te houden, ter duiding van de resultaten:
1. het integrale advies 2. de conclusies die uit het onderzoek zijn getrokken en op basis waarvan het advies is geschreven 3. de verschillende toetsingsniveaus die zijn gebruikt om de bevindingen te doen waaruit de conclusies zijn getrokken. Integraal advies Op basis van de conclusies uit het onderzoek adviseren wij: verdeel de vergaderingen tussen het Brinkhuis en de BEL Combinatie, op basis van de aard van de vergaderingen
Hiermee worden de voordelen van beide locaties optimaal benut en is er rekening gehouden met de specifieke wensen van beide omgevingen. Officiële vergaderingen Organiseer de officiële vergaderingen, zoals de raads-, commissie- en fractievergaderingen in de BEL Combinatie.
Hierbij zijn de volgende overwegingen in acht genomen: • benutting van de multifunctionaliteit van het gemeentehuis en de technische infrastructuur • ad-hoc mogelijkheid, zoals ingelaste vergaderingen • privacy van politieke besprekingen • geen verstoring van geplande activiteiten in het Brinkhuis
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
4
Publieke, informele thematische vergaderingen Organiseer vergaderingen die gericht zijn op inclusieve politieke besluitvorming en transparantie (zoals informatieavonden en inspraakavonden) in het Brinkhuis.
Hierbij zijn de volgende overwegingen in acht genomen: • de locatie is toegankelijk en gemakkelijk bereikbaar voor inwoners • de locatie maakt het mogelijk om een bredere groep inwoners te betrekken bij politieke besluitvorming • deze insteek benadrukt de maatschappelijke functie van het Brinkhuis • deze insteek biedt een verbinding met de werklocatie van burgermeester en wethouders tijdens informele sessies • de historische locatie heeft charme en statuur en dat verhoogt de professionele uitstraling van de gemeenteraad
NB Het is mogelijk om fractieoverleggen in het Brinkhuis te organiseren. Hiervoor is een goede afstemming nodig maar het biedt het Brinkhuis de kans om zoveel mogelijk gebruik te maken van de ruimten van het gemeentebestuur Begroting advies
De kosten in dit overzicht zijn voor het college, die in de regel de raadsinformatieavonden organiseert. Wat
Uitgaven
Brinkhuis Huurkosten bibliotheek inclusief techniek
€ 10.000
Dranken
€ 10.000
Bodeservice
€ 4.800
Onvoorzien
€ 1.240
Totaal
€ 26.040
Kostenoverzicht betreft kosten per jaar
Onderbouwing cijfers • • • •
Huurkosten zijn berekend op basis van 40 raadsinformatieavonden à € 250 inclusief op- en afbouwkosten en (basale) audiovisuele techniek Twee dranken per persoon à € 2,50 op basis van 50 aanwezigen per avond Kosten bodeservice bedragen € 120 per avond op basis van drie uur werk Post onvoorzien, berekend op basis van 5% van het totaalbedrag
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
5
Conclusies Op basis van drie toetsingsniveaus en verschillende criteria zijn er conclusies getrokken. In de onderstaande scoringstabel zijn de uitkomsten terug te vinden, waarbij (+ +) het hoogst is en (- -) het laagst. De duiding van de toetsingsniveaus treft u in de volgende paragraaf.
Duiding conclusies De BEL Combinatie is de beste vergaderlocatie op basis van functionaliteit, toegankelijkheid en privacy: • de locatie biedt voldoende vergaderruimte, technische middelen en privacy en is gemakkelijk te reserveren • de locatie is goed bereikbaar en heeft voldoende parkeergelegenheid
Beide locaties voldoen aan de eisen van democratie, verantwoordelijkheid en transparantie: • het Brinkhuis is centraal gelegen en gemakkelijk bereikbaar voor de inwoners van Laren en dat resulteert in transparante en inclusieve, politieke besluitvorming • De BEL Combinatie heeft moderne technologie en faciliteiten ten behoeve van efficiënte vergaderingen, waaronder de mogelijkheid voor raadsleden om op afstand deel te nemen.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
6
Op basis van maatschappelijke waarde, kwaliteit dienstverlening en transparantie blijkt het Brinkhuis Laren de meest geschikte vergaderlocatie te zijn, aangezien het een positieve uitstraling heeft en dat bevordert sociale samenhang en laagdrempeligheid. Daarnaast is het een historische en professionele locatie met uitstekende dienstverlening. De kosten voor het Brinkhuis zijn echter hoger, terwijl de gemeente zonder extra kosten gebruik kan maken van de faciliteiten van de ruimten van de BEL Combinatie. Het niet gebruiken van deze faciliteiten kan worden gezien als inefficiënt gebruik van gemeentelijke middelen. Analyse op drie toetsingsniveaus Voor een goede analyse van de vergaderlocaties is er gebruik gemaakt van drie toetsingsniveaus. Met deze analyse van de scenario's op drie criteria zijn de mogelijke en onmogelijke aspecten nauwkeurig in kaart gebracht.
Toetsingsniveau uitgangspunten locatie Dit niveau richt zich op de voor- en nadelen van de gekozen locaties. De functionaliteit, toegankelijkheid en privacy van de locaties zijn hierbij geanalyseerd. • • •
Functionaliteit De vergaderlocatie dient functioneel te zijn en over de benodigde faciliteiten en ruimte(n) te beschikken voor politieke besprekingen en andere politieke evenementen Toegankelijkheid De vergaderlocatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor raadsleden, het publiek, de pers en andere geïnteresseerden Privacy De vergaderlocatie moet tijdens politieke besprekingen voldoende privacy bieden, zodat raadsleden zich onbelemmerd kunnen uiten zonder bezorgd te zijn over de beschikbaarheid van informatie *
Toetsingsniveau uitgangspunten functioneren gemeenteraad Dit niveau analyseert of de gemeenteraad zijn taken en uitgangspunten kan blijven uitvoeren met betrekking tot democratie, verantwoordelijkheid en transparantie • • •
Democratie De gemeenteraad moet in staat zijn om zijn democratische besluitvorming en verantwoording aan zijn burgers uit te oefenen Verantwoordelijkheid De gemeenteraad moet in staat zijn om zijn taken uit te voeren en de besluiten die hij neemt kunnen verantwoorden Transparantie De gemeenteraad moet transparant zijn over zijn besluitvorming en verantwoording aan zijn burgers
Toetsingsniveau keuzeverantwoording Dit niveau richt zich op de keuzeverantwoordelijkheid van het scenario en analyseert de maatschappelijke waarde, kosten en kwaliteit van de dienstverlening voor raadsleden en bezoekers. * Nb. In dit rapport verstaan we onder privacy: de gelegenheid om snel en eenvoudig te kunnen schakelen tussen vertrouwelijk, openbaar en waar nodig volledig besloten vergaderen/ bijeenkomen.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
7
•
• •
Maatschappelijke waarde De afweging wordt hier gemaakt wat de maatschappelijke bijdrage van het scenario is en hoe het de nabijheid met inwoners, ondernemers en instellingen bevordert. Ook wordt er gekeken naar neveneffecten Kwaliteit dienstverlening Hierbij kijken wij naar het niveau van de kwaliteit van de dienstverlening, gericht op raadsleden, het publiek, pers en andere betrokkenen Kosten Er is per scenario een kostenoverzicht
Voor een goede analyse van de vergaderlocaties is er gebruik gemaakt van drie toetsingsniveaus. Met deze analyse van de scenario's op drie criteria zijn de mogelijke en onmogelijke aspecten nauwkeurig in kaart gebracht.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
8
De scenario’s De volgende scenario’s zijn op basis van de toetsingsniveaus in kaart gebracht: 1. alle vergaderingen vinden plaats in het Brinkhuis 2. alle vergaderingen vinden plaats in de BEL Combinatie
Het Brinkhuis In dit scenario geldt het Brinkhuis als vergaderlocatie voor de vergaderingen van de gemeenteraad Laren en zijn commissies. Achtergrond Het Brinkhuis dateert uit 1881. In dit jaar legde pastoor Gerardus Hartman de eerste steen voor het Sint Josephgesticht, dat wij nu kennen als het huidige Brinkhuis. Het Brinkhuis kenmerkt zich door een bijzondere architectuur en staat bekend als een belangrijk monument in de geschiedenis van Laren.
Tegenwoordig wordt het Brinkhuis als een veelzijdige culturele ontmoetingsplaats ingezet, die voorziet in de behoeften van een diverse gemeenschap. In het Brinkhuis is er ruimte voor verschillende activiteiten en doelgroepen, waaronder een theater, muziekcentrum, bibliotheek, atelier en foyer. De locatie biedt een uitgebreid aanbod aan cursussen en activiteiten en er is een platform voor creatieve uitingen. Regelmatig zijn er exposities te zien in de bibliotheek en de Kloostertuin (Hart van Laren, 2023). Onderzoek Toetsingsniveau uitgangspunten locatie
Functionaliteit
Het Brinkhuis weerspiegelt de professionaliteit van de gemeenteraad door zijn uitstraling en charme. Het dient als een veelzijdige locatie voor diverse activiteiten en biedt hierdoor een bijdrage aan de beleving en samenkomst van de gemeenteraad en zijn publiek (Gemeente Laren, 2021). Het Brinkhuis beschikt slechts over drie geschikte vergaderruimten na de verbouwing. Door de volle programmering en het beperkt aantal beschikbare ruimten is het nodig om goede afspraken te maken om zo goed mogelijk rekening te houden met de bestaande gebruikers. Het beperkt aantal beschikbare ruimten vormt een mogelijk knelpunt voor het houden van alle raadsvergaderingen. Na een scan, uitgevoerd door Leon Schouten - directeur van het Brinkhuis -, is gebleken dat er een tekort aan geschikte vergaderfaciliteiten is. Hoewel er voor reguliere overleggen zonder bijzonderheden wel mogelijkheden zijn, is dit voor het houden van de raadsvergaderingen een belemmering. Het gebruik van het theater, de bibliotheek en de multifunctionele ruimten biedt namelijk geen garantie voor privacy tijdens de raadsvergaderingen. Daarnaast zijn er geen audiovisuele middelen voor raadsvergaderingen.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
9
Toegankelijkheid
Het Brinkhuis is een praktische en comfortabele locatie voor raadsleden en bezoekers. Het ligt centraal in het dorp en is gemakkelijk bereikbaar (Hart van Laren, 2023). Bovendien is er in de omgeving voldoende parkeergelegenheid beschikbaar (Google, 2023). De bibliotheek blijkt de meest geschikte vergaderlocatie voor de raadsvergaderingen te zijn. Een aandachtspunt is wel dat er overlap is tussen de openingstijden van de bibliotheek en de raadsvergaderingen (Hart van Laren, 2023). Dit zorgt ervoor dat bezoekers van de bibliotheek beperkt worden in hun mogelijkheid om de bibliotheek te bezoeken. Volgens directeur Leon Schouten is er geen alternatieve locatie om de raadsvergaderingen te kunnen faciliteren. De bibliotheek, als vergaderlocatie, biedt namelijk als enige faciliteit voldoende ruimte voor het publiek en de sprekers tijdens de raadsvergaderingen (bron: de scan). Alternatieve locaties in het Brinkhuis voldoen niet aan de vereisten voor publiekstoegang, beschikbare ruimte en noodzakelijke opnamemogelijkheden.
Privacy
Het Brinkhuis biedt beperkte privacy voor commissievergaderingen blijkt uit de scan. De multifunctionele ruimten op de begane grond zijn publiek toegankelijk, waardoor er geen complete privacy kan worden gewaarborgd tijdens de vergaderingen. De beoogde locatie voor de raadvergaderingen, de bibliotheek HLB, is toegankelijk voor publiek. Hoewel de aanwezigheid van publiek in de bibliotheek betekent dat de raadsvergaderingen verstoord worden, trekt de bibliotheek geen grote groep bezoekers rond het tijdstip van de vergadering. Volgens de onderzoeksdata neemt het aantal bezoekers op woensdagen na 19.00 uur aanzienlijk af. De piekuren van het Brinkhuis liggen tussen 10.00 uur en 15.00 uur (Google, 2023). Toetsingsniveau uitgangspunten functioneren gemeenteraad
Democratie
De locatie van het Brinkhuis is centraal gelegen en dus gemakkelijk bereikbaar voor de inwoners van Laren, waardoor de politieke besluitvorming transparanter en inclusiever wordt (Hart van Laren, 2023). Hierdoor krijgt een grotere groep inwoners de mogelijkheid om betrokken te zijn bij de politieke besluitvorming, waardoor de democratie en participatie in de gemeente worden versterkt.
Verantwoordelijkheid
De scan van het Brinkhuis toont aan dat de locatie van het Brinkhuis, met de nodige aanpassingen, de gemeenteraad de noodzakelijke infrastructuur, faciliteiten en middelen biedt om zijn verantwoordelijkheden op een efficiënte en effectieve manier uit te voeren. Hierdoor is de gemeenteraad in staat om verantwoording af te leggen over de besluiten die hij neemt en zijn taken op een verantwoorde manier uit te voeren.
Transparantie
Het Brinkhuis is toegankelijk voor publiek en het is mogelijk om een audiovisueel systeem te installeren dat bijdraagt aan de transparantie van de politieke besluitvorming. Hierdoor krijgen de inwoners van Laren beter inzicht in de besluitvorming van de gemeenteraad.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
10
Toetsingsniveau keuze verantwoording
Maatschappelijke waarde
Als vergaderlocatie heeft het Brinkhuis een positieve uitstraling naar de inwoners, ondernemers en instellingen van Laren. Door te vergaderen in het Brinkhuis, worden de volgende doelen bereikt: 1. laagdrempelige ontmoetingsplek en sociale samenhang in de lokale gemeenschap worden bevorderd 2. het Brinkhuis is een historische locatie met veel charme en uitstraling en dat draagt bij aan de professionaliteit van de gemeenteraad 3. het gebruik van het Brinkhuis als vergaderlocatie toont aan dat het Brinkhuis een veelzijdige ontmoetingsplaats is, waar ruimte is voor diverse doelgroepen, (culturele) activiteiten en creativiteit 4. uitstraling naar inwoners, ondernemers en instellingen van Laren wordt verhoogd (Gemeente Laren, 2021) Dit sluit aan bij de doelstellingen en visie op de rol van het Brinkhuis in de samenleving. Het Brinkhuis dient namelijk als het hart van Laren, waar inwoners elkaar kunnen ontmoeten, verbinding kan worden gelegd tussen diverse doelgroepen en waar het contact tussen inwoners, gemeentelijke overheid en maatschappelijke dienstverleners op een laagdrempelige manier wordt gefaciliteerd (Gemeente Laren, 2021).
Het gebruik van het Brinkhuis als vergaderlocatie draagt bij aan het versterken van het fundament, het vergroten van de toegevoegde waarde en het herijken van de beheerorganisatie van het Brinkhuis. Daarbij levert vergaderen in het Brinkhuis ook een structureel voordeel op en draagt het bij aan de exploitatie van het Brinkhuis (Gemeente Laren, 2021).
Kwaliteit dienstverlening
Het Brinkhuis is een vergaderlocatie die bekend staat om zijn vriendelijke en goed opgeleide vrijwilligers (Google, 2023). Uit de scan blijkt dat deze medewerkers beschikken over ervaring in het werken met een divers publiek in een maatschappelijk centrum. In termen van verzorging tijdens vergaderingen is er in het Brinkhuis aan alles gedacht. Het Brinkhuis verstrekt eten en drinken van een hoog kwaliteitsniveau, volgens de beoordelingen van bezoekers. De locatie scoort gemiddeld 4,2 sterren uit 5 (128 recensies), met bezoekers die het beschrijven als een aangename plek met vriendelijke medewerkers en goede koffie, thee en eenvoudige lunchgerechten (Google, 2023).
Kosten Er zijn investeringen nodig om het Brinkhuis geschikt te maken voor politieke vergaderingen, waaronder het aanschaffen van een audiovisueel systeem. Ook moet er rekening gehouden worden met huurkosten van het Brinkhuis, op- en afbouw, dranken, bodeservice en de huur en afschrijving van het audiovisuele systeem. De kosten zijn op basis van realistische schattingen berekend. Die schattingen zijn gebaseerd op cijfers uit 2021 en 2022. Hierbij is uitgegaan van 52 raads- en commissie- en 40 raadsinformatieavonden. In de berekening is er rekening gehouden met het feit dat 2021 vanwege corona niet representatief is voor het aantal bijeenkomsten.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
11
Begroting raadsvergaderingen het Brinkhuis Wat
Uitgaven
Raadsvergaderingen Huurkosten bibliotheek inclusief techniek
€ 13.000
Dranken
€ 13.000
Bodeservice
€ 6.240
Onvoorzien
€ 1.612
Afschrijving audiovisuele systeem
€ 10.000
Installatie en onderhoud audiovisuele systeem
€
Totaal raadsvergaderingen
€ 44.352
500
Raadsinformatieavonden Huurkosten bibliotheek inclusief techniek
€ 10.000
Dranken
€ 10.000
Bodeservice
€ 4.800
Onvoorzien
€ 1.240
Totaal raadsinformatieavonden
€ 26.040
Totaal gemeenteraad
€ 44.352
Totaal kosten gemeente
€ 70.392
Kostenoverzicht betreft kosten per jaar
Onderbouwing cijfers • • • • •
•
De huurkosten zijn berekend op basis van 52 raads- en commissievergaderingen a €250 euro inclusief op- en afbouw en (basale) audiovisuele techniek Twee dranken per persoon a € 2,50 op basis van 50 aanwezigen per avond Kosten Bodeservice bedragen € 120 per avond op basis van drie uur werk Post onvoorzien is berekend op 5% van het totaalbedrag De aanschaf van een audiovisueel systeem is incidenteel € 55.000 (Jim Mul - Mul Vastgoed B.V., 2021). De aanschaf wordt in vijf jaar afgeschreven met een restwaarde van € 5.000. De kosten van het audiovisuele systeem zijn geverifieerd met installatiebedrijf GISB Audiovisueel uit Best. De kosten zijn berekend op een ‘basis volgsysteem’ ten behoeve van 20 deelnemers met 4 camera’s, 1 beeldscherm, een volgsysteem, audio en mogelijkheid tot streaming (GISB Audiovisueel, 2023). Installatie en onderhoud zijn begroot op jaarbasis door middel van een schatting. Een en ander vanuit ervaring van het bedrijf rekening houdend met mogelijke obstakels in het Brinkhuis
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
12
Conclusies bevindingen Brinkhuis Op basis van de drie toetsingsniveaus en de verschillende criteria zijn er conclusies getrokken. In onderstaande scoringstabel treft u de uitkomsten waarbij (++) het hoogst is en (- -) het laagst.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
13
BEL Combinatie In dit scenario is de BEL Combinatie, met als werklocatie het BEL Kantoor, uitgangspunt als vergaderlocatie voor de vergaderingen van de gemeenteraad Laren en zijn commissies. Achtergrond Het gemeentehuis van Eemnes is een moderne en efficiënte vergaderlocatie, gebouwd in de 21e eeuw. Het beschikt over de meest up-to-date faciliteiten en technologieën om vergaderingen soepel en efficiënt te laten verlopen. Het is gelegen in het centrum van Eemnes en is specifiek ontworpen om aan de behoeften van de gemeenteraad en bezoekers te voldoen.
De BEL Combinatie is een samenwerkingsverband tussen de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren, die zich op een effectieve manier verenigen om gezamenlijke ambtelijke taken uit te voeren. Door gebruik te maken van het gemeentehuis van Eemnes, kunnen de gemeenteraadsvergaderingen van de drie gemeenten effectief en efficiënt gehouden worden (BEL Combinatie, 2023). Onderzoek Toetsingsniveau uitgangspunten locatie
Functionaliteit
Het BEL Kantoor is een modern en uitstekend uitgeruste vergaderlocatie die specifiek ontworpen is om aan de vereisten van de gemeenteraad en bezoekers te voldoen, blijkt uit de scan. Het gemeentehuis is voorzien van moderne technologieën, zoals projectieschermen en interactieve whiteboards, die vergaderingen efficiënt en vloeiend laten verlopen. Hierdoor kunnen de raadsleden snel en gemakkelijk informatie raadplegen en besluiten nemen, waardoor de verantwoording aan de burgers transparant blijft. Door gebruik te maken van de bestaande infrastructuur, wordt de duurzaamheid bevorderd en bijgedragen aan een meer milieuvriendelijke omgeving. Het BEL Kantoor is gemakkelijk te reserveren voor ingelaste vergaderingen. De locatie is alleen in gebruik voor raadsvergaderingen en raadsinformatieavonden. Hierbij moet rekening worden gehouden met de gemeenteraden van Blaricum en Eemnes.
Toegankelijkheid
De locatie van het BEL Kantoor is goed bereikbaar in Eemnes en dat geeft bezoekers de mogelijkheid gemakkelijk deel te nemen aan vergaderingen van de gemeenteraad. Het kantoor is uitstekend bereikbaar voor zowel inwoners van Laren als omgeving (BEL Combinatie, 2023). Het kantoor is goed bereikbaar met de auto en er zijn voldoende parkeerplekken beschikbaar in de omgeving. Met het openbaar vervoer is het slechts 8 minuten reistijd van Laren (Brink) naar het BEL Kantoor (OV9292, 2023).
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
14
Het BEL Kantoor beschikt over voldoende ruimte en capaciteit voor de raadsleden en bezoekers zo blijkt uit een scan. De beschikbaaheid moet wel via een schema worden afgestemd met de gemeenteraden van Blaricum en Eemnes.
Privacy
Het gemeentehuis is uitgerust met de modernste beveiligingsmaatregelen om vertrouwelijke informatie en documenten te beschermen. Hierdoor wordt gewaarborgd dat informatie alleen voor geautoriseerde personen toegankelijk is. Het gemeentehuis beschikt over aparte vergaderruimten waar privacygevoelige onderwerpen op een besloten en vertrouwelijke manier besproken kunnen worden. Hierdoor wordt er een veilige en beschermde omgeving geboden voor de gemeenteraad om te bespreken wat nodig is, zonder ongeoorloofde toegang of afluistermogelijkheden. Dit is belangrijk om vertrouwelijkheid en integriteit van besluiten te waarborgen. Dit blijkt na een scan en gesprekken die gevoerd zijn met het BEL Combinatie facilitair.
Toetsingsniveau uitgangspunten functioneren gemeenteraad
Democratie
Het gemeentehuis beschikt over moderne technologie en faciliteiten die vergaderingen efficiënt en effectief laten verlopen, waardoor de gemeenteraad zijn democratische besluitvorming goed kan uitoefenen. Ook is het mogelijk om op afstand te kunnen deelnemen. Dit bevordert de inclusiviteit en participatie en verhoogt de efficiëntie.
Verantwoordelijkheid
In het BEL Kantoor kunnen vergaderingen effectief en efficiënt worden gehouden en dat draagt bij aan de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad om zijn taken uit te voeren.
Transparantie
De moderne technologie en faciliteiten waarover het gemeentehuis beschikt, dragen bij aan de transparantie van de gemeenteraad. Bijvoorbeeld door het gebruik van presentatietechnologie en live-streaming om vergaderingen toegankelijker te maken voor burgers.
Toetsingsniveau keuze verantwoording
Maatschappelijke waarde
Het BEL Kantoor bevindt zich niet in Laren en dat is minder representatief voor de gemeenteraad.
Kwaliteit dienstverlening
De kwaliteit van dienstverlening in het BEL kantoor is van goed niveau, door de aanwezige regeling van bodes en de specifieke aandacht die is besteed aan de ontwerp- en uitrusting van het gebouw om aan de behoeften van de gemeenteraad en zijn publiek te voldoen, blijkt uit de scan. De faciliteiten en voorzieningen garanderen dat raadsleden, het publiek, pers en andere betrokken partijen op efficiënte en effectieve wijze bediend worden, zonder concessies te hoeven doen aan kwaliteit en service. Hierdoor kunnen ze zich op hun kerntaken richten, waardoor de kwaliteit van de politieke besluitvorming bevorderd wordt.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
15
Kosten
De kosten voor vergaderruimten zijn onderdeel van de exploitatie van het BEL Kantoor en zijn beschikbaar voor de drie gemeenten zonder verdere doorberekening. De beschikbaarheid van de ruimte en de techniek zijn geregeld door de BEL Combinatie. Er zijn geen investeringen nodig om de BEL Combinatie geschikt te maken voor de vergaderingen. Er is een bestaand servicepakket waar al betalingen aan worden gedaan (Gemeente Laren, 2022). Conclusies bevindingen BEL Combinatie Op basis van de drie toetsingsniveaus en de verschillende criteria zijn er conclusies getrokken. In onderstaande scoringstabel treft u de uitkomsten waarbij (++) het hoogst is en (- -) het laagst.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
16
Bronvermelding Bibliografie • BEL Combinatie. (2023, janauari 30). BEL Combinatie. Opgehaald van BEL Combiniatie: https://www.belcombinatie.nl/BEL_Combinatie
•
Gemeente Laren. (2021). Visie Brinkhuis 2021. Laren: Gemeente Laren.
•
Gemeente Laren. (2022). Scenario's huisvesting gemeentebestuur. Laren: Gemeente Laren.
•
GISB Audiovisueel. (2023, Februari 5). Contact. Opgehaald van GISB Audiovisueel: https://www.gisb.nl/contact/
•
Google. (2023, Februari 9). Google reviews. Opgehaald van Google: https://www.google.com/search?q=Reviews+Brinkhuis+Laren
•
Google. (2023, Februari 17). Maps. Opgehaald van Laren: https://www.google.com/maps/place/Brinkhuis
•
Hart van Laren. (2023). Welkom in Brinkhuis in het Hart van Laren. Opgehaald van Hart van Laren: https://hartvanlaren.nl/
•
Hart van Laren. (sd). Handboek Bodes. 2022. Laren.
•
Jim Mul - Mul Vastgoed B.V., P. L.-P.-S. (2021). Businesscase huisvesting bestuur. Laren.
•
OV9292. (2023, Februari 15). Reisadvies. Opgehaald van OV9292: https://9292.nl/reisadvies
•
Stam, A. (2022). Husivesting gemeentebestuur (met uitgewerkte businesscases. Laren: Gemeente Laren.
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
17
Verantwoording Voor het onderzoek is er gesproken met
Sander van Waveren
Gemeentesecretaris Laren
Interview kennis en ervaringen van en met het Brinkhuis en het BEL kantoor en geschiedenis raadsvoorstel gemeentebestuur
Leon Schouten
Thio van der Velde
Directeur Hart van Laren
Interview over het gebruik van het Brinkhuis
(Brinkhuis)
en verificatie cijfers
Teamleider Vergunningen,
Navraag over de wet ‘Openbaar tenzij’ voor
Handhaving en Juridische
vergaderen in een openbare ruimte
Zaken, BEL Combinatie Vera van der Zwaan
Servicepunt, BEL Combinatie
Controle faciliteiten BEL kantoor
Frank van de Graaf
Vastgoed, BEL Combinatie
Controle servicepakket bodes
David Bakker
Facilitair, BELcombinatie
Verificatie faciliteiten BEL kantoor
Corry Holtslag
Plv. Griffier Laren
Interview ervaringen en inzichten vergaderlocaties en historiek werkgroep raad. Over hun ervaringen en inzichten
Bodes Hart van Laren Antoinette Kroon Stam
Plv. Griffier Laren
Verificatie cijfers aantallen vergaderingen en opvragen documentenstudie
Adviesrapport gemeenteraad Laren – 24 februari 2023
18