BIJLAGE 1 - Jaarstukken GR BEL Combinatie 2023
Tekst van het document
Jaarstukken 2023 BEL Combinatie Jaarverslag en jaarrekening over het boekjaar 2023
JAARSTUKKEN 2023
2
BEL Combinatie
Mevr. B. de Reijke Voorzitter
Mevr. F.M. Plat Secretaris
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie op 25 april 2024
JAARSTUKKEN 2023
3
BEL Combinatie
JAARSTUKKEN 2023
4
BEL Combinatie
Dit is een uitgave van de BEL Combinatie Datum: 19 april 2024
Zuidersingel 5 3755 AZ Eemnes
Postbus 71 3755 ZH Eemnes
Tel. 14 035 info@belcombinatie.nl
JAARSTUKKEN 2023
5
BEL Combinatie
JAARSTUKKEN 2023
6
BEL Combinatie
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD ................................................................... 10 ALGEMEEN ....................................................................... 11 LEESWIJZER ...................................................................... 13 JAARVERSLAG ................................................................... 14 PROGRAMMA'S ................................................................. 15 Bedrijfsvoering ....................................................................................................................... 15 HR Instrumenten.................................................................................................................... 18 Dienstverlening ....................................................................................................................... 20 Faciliteiten ............................................................................................................................... 21 IT & SYSTEMEN .................................................................................................................. 22 OGON ...................................................................................................................................... 23 Overige dienstverlening .........................................................................................................
25 ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN & OVERHEAD.................................................. 26
PARAGRAFEN .................................................................... 27 Paragraaf Bedrijfsvoering ..................................................................................................... 27 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ................... 30 PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ................................................ 36 PARAGRAAF FINANCIERING ......................................................................................... 37 OVERIGE PARAGRAFEN .................................................................................................. 41 JAARSTUKKEN 2023
7
BEL Combinatie
Openbaarheidsparagraaf....................................................................................................... 42
JAARREKENING ................................................................. 44 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN EN DE TOELICHTING .... 45 Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling .......................................... 45 Overzicht van gerealiseerde lasten, baten en saldo per programma ................................. 50 Overzicht van gerealiseerde baten en lasten per kostencategorie ..................................... 51 Analyse saldo 2023 ten opzichte van begroting ................................................................... 52
Rechtmatigheidsverantwoording .......................................... 55 Incidentele baten en lasten .................................................................................................... 56 Wet normering topinkomens ................................................................................................. 57
BALANS............................................................................. 61 Balans per 31 december 2023 ................................................................................................ 62 Activa ....................................................................................................................................... 66 Passiva ..................................................................................................................................... 70 EMU - Saldo ............................................................................................................................ 73 Elementen die buiten de balanstellingen vallen ................................................................... 74
Bijlagen ............................................................................ 75 Bijlage 1: Investeringsprojecten ........................................................................................... 75
CONTROLEVERKLARING ................................................... 78
JAARSTUKKEN 2023
8
BEL Combinatie
VASTSTELLINGSBESLUIT .................................................... 79
JAARSTUKKEN 2023
9
BEL Combinatie
VOORWOORD Voor u liggen de jaarstukken 2023 van de BEL Combinatie. Een moment om terug te blikken op het afgelopen jaar. Ook in 2023 hebben medewerkers van de BEL Combinatie laten blijken hoe veerkrachtig en creatief zij zijn om hun werk ten dienste van de inwoners van onze drie dorpen voort te kunnen zetten. Dat was het afgelopen jaar vooral te zien bij onze opgave voor een goede opvang van Oekraïense vluchtelingen. Binnen de BEL Combinatie werkten diverse afdelingen integraal samen om in zeer korte tijd de opvang van gevluchte Oekraïners te organiseren. Naast het realiseren van twee grote opvanglocaties (binnen één jaar) voor een langere huisvesting in Blaricum en Eemnes, gaat het ook om het organiseren van financiële toelagen tot aan meedoen in onze samenleving, zoals werk en onderwijs. In 2023 konden we ook afscheid nemen van de strenge thuiswerkmaatregelen vanwege het Coronavirus. Hybride werken bleef, want daarvan zijn voordelen in efficiency en voor de werk-privé balans gebleken. Dit kreeg een plek naast het elkaar weer live ontmoeten binnen en buiten de BEL Combinatie. Ook in 2023 zijn er, net als in 2022, weer verkiezingen gehouden. Dankzij de enthousiaste inzet van onze medewerkers zijn die weer goed verlopen. Het organiseren van verkiezingen vergt van team Publiek, maar ook van andere collega’s en inwoners uit de drie gemeenten, altijd een flinke inspanning.
Over de verdere ontwikkeling van de BEL Combinatie werd al langer nagedacht. Een analyse in 2022 resulteerde in een meerjarenontwikkelnota (MJON). Alle drie de gemeenteraden omarmden deze nota en daarmee kreeg de BEL Combinatie ook de financiële impuls om te groeien naar een toekomstbestendige en stabiele organisatie. Deze organisatieontwikkeling heeft de naam VIBE gekregen waarbij in 2023 diverse (deel)projecten zijn gestart. Hiermee willen we zowel de basis op orde garanderen alsook doorontwikkelen naar een lerende organisatie. Op deze manier zijn en blijven we in staat om dichtbij onze inwoners te staan maar ook om in te spelen op alle maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op de BEL-gemeenten. We hebben in 2023 al vele kleine stapjes gezet, die als vliegwiel gaan werken in de verdere ontwikkeling van de algehele organisatie. De laatste maanden van het jaar is er hard gewerkt om de laatste stappen te zetten in de overgang per 1 januari 2024 naar de Omgevingswet. Daar zijn de collega’s in geslaagd, al zijn er natuurlijk een aantal onderdelen die in de praktijk nog hun beslag moeten krijgen. De BEL Combinatie kent nog steeds een flink personeelsverloop en er is nog veel inzet van inhuurmedewerkers. Ondanks dat deze tijdelijke medewerkers enorm hun best doen, is de binding niet altijd daar.
Het vraagt veel van onze vaste collega’s om steeds nieuwe mensen in te werken en zich daarmee te verbinden. Om die reden is de werkgeversvisie ontwikkeld en is er een stap gezet in de arbeidsmarktcommunicatie die in 2024 verder wordt uitgerold. Er is afgesproken in 2024 in te zetten op vaste medewerkers en dat er inhuur is op projectbasis of bij moeilijk invulbare vacatures. Tot slot is er in 2023 ook hard gewerkt aan actualisaties van de websites van de drie gemeenten. Op deze manier willen we ook onze uitstraling moderniseren. De website van de BEL Combinatie zal naar verwachting in 2024 volgen.
JAARSTUKKEN 2023
10
BEL Combinatie
ALGEMEEN
De verantwoording over 2023 is gebaseerd op de programmabegroting. Worden in de programmabegroting langs de lijnen van de deelprogramma's de 3 W-vragen gesteld: wat gaan we doen? Wat willen we bereiken? Wat gaat het kosten? In de jaarrekening worden deze vragen beantwoord. De deelprogramma's zijn:
Bedrijfsvoering
HR instrumenten
Dienstverlening
Faciliteiten
IT & SYSTEMEN
OGON
Overige dienstverlening
Resultaat 2023 Er is in de zomernota 2023 op basis van de beschikbare gegevens tot juli 2023 inzicht gegeven in de geprognosticeerde realisatie van de begroting en programma’s van de BEL Combinatie. Het verwachte resultaat in de zomernota was als gevolg van de inzet van stelposten neutraal. Het uiteindelijke resultaat over 2023 is € 266.767 negatief. Dit wijkt af van de verwachtingen die in de zomernota werden geschetst. Daar zijn verschillende oorzaken voor aan te wijzen. De BEL-combinatie kende in 2023 veel lagere salarissen en sociale lasten als gevolg van een groot aantal vacatures. Omdat de werkzaamheden doorgang moeten vinden, huurde de BEL combinatie externe medewerkers in. De kosten van een externe medewerker zijn in de loop van 2023 gestegen, een na-ijl effect van de loon- en prijsstijgingen van 2022 en begin 2023. Aan de inhuur van personeel is daardoor uiteindelijk bijna € 290.000 meer besteed dan aan de salarissen en sociale lasten.
JAARSTUKKEN 2023
11
BEL Combinatie
De BEL combinatie hebben een batig saldo op goederen en diensten. Dit komt onder andere door nietbegrote doorbelasting van het legen van afvalbakken, stortkosten en opbrengsten van veilingen. MJON-gelden die niet in 2023 zijn uitgegeven worden conform eerder besluit van het BEL-bestuur toegevoegd aan een bestemmingsreserve. In 2023 is een bedrag van € 362.000 niet uitgegeven. Dit bedrag is gedoteerd aan de zogeheten MJON bestemmingsreserve en is dus beschikbaar in 2024. Medewerkers hebben recht op verlofsparen, zoals afgesproken in de CAO voor gemeenten. Het is een wettelijke verplichting om voor verlofsparen een voorziening in te stellen. De hoogte van de voorziening staat op 31 december 2023 op € 478.044. De BEL combinatie laat een positief saldo zien op de inkomensoverdrachten vanuit de BEL gemeenten. De belangrijkste bijdrage hieraan wordt geleverd door de afdrachten van de gemeenten aan de BEL combinatie voor de inrichting van de Wet Open Overheid. Onderstaand tabel geeft een overzicht van het resultaat voor het boekjaar 2023 weer:
Resultaat BEL Combinatie Personeel
2023
Salarissen, sociale lasten en overige personeelslasten Inhuur personeel
-4.559.049 4.852.429
Resultaat op personeel
293.380 N
Overige lasten/ baten Saldo overige goederen en diensten Overige lasten en baten/ dotaties aan reserves en voorzieningen inkomensoverdrachten gemeenten
-159.680 625.146 -492.079
Resultaat op overige kosten
-26.613 V
Totaal financieel effect
266.767 N
De baten voortvloeiend uit de WOO zijn in 2023 niet uitgegeven en worden in een reserve WOO bestemd.
Bestemmingsvoorstel - Resultaat 2023 Budgetoverhevelingen: Subtotaal budgetoverheveling 2023 - 2024
0 N
Resultaat
266.767 N
Resultaatbestemming: Dotatie aan reserve WOO
325.532 N
Subtotaal resultaatbestemming
325.532 N
Totaal nadelig resultaat 2023
592.299 N
JAARSTUKKEN 2023
12
BEL Combinatie
LEESWIJZER In de jaarstukken legt het bestuur van de BEL Combinatie verantwoording af ten opzichte van de begroting 2023 over de uitvoering van de gemaakte beleidsmatige en financiële afspraken met de BELgemeenten. Op hoofdlijnen heeft u in het vorige hoofdstuk over de belangrijkste ontwikkelingen van 2023 kunnen lezen en welk financieel resultaat behaald is over dit jaar. Bij het samenstellen van de jaarstukken 2023 is voor dezelfde opzet gekozen als in 2022. Daarnaast is de jaarrekening in overeenstemming met de gestelde eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Volgens artikel 24 van het BBV bestaan de jaarstukken uit: het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen); de jaarrekening (staat van baten en lasten, de balans en toelichting). Tenzij anders vermeld zijn alle bedragen in euro’s en afgerond op hele getallen. Door deze afronding kan een optelverschil ontstaan. Duiding ‘resultaat’ in de financiële tabellen: Bedrag +
: resultaat is negatief (verlies)
méér uitgaven of minder inkomsten dan begroot.
Bedrag -
: resultaat is positief (winst)
minder uitgaven of méér inkomsten dan begroot.
Hieronder beschrijven we kort de verschillende onderdelen van de jaarstukken. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit de verantwoording en een aantal paragrafen. De verantwoording gaat in op de realisatie van bepaalde onderwerpen binnen de BEL Combinatie. Hiermee wordt afgeweken van de opbouw zoals deze in de begroting 2023 staat. Bij de begroting 2023 werden de activiteiten van de BEL Combinatie verdeeld over vijf deelprogramma’s die samen één totaalprogramma vormen. De volgende onderwerpen komen in het jaarverslag aan bod: Bedrijfsvoering HR instrumenten Dienstverlening Faciliteiten IT & SYSTEMEN OGON Overige Dienstverlening In de paragrafen wordt aandacht besteed aan een aantal financiële en bedrijfsmatige onderwerpen die door de programma’s heenlopen. De volgende paragrafen, die op grond van het BBV in de jaarstukken verplicht zijn op te nemen, zijn van toepassing op de BEL Combinatie: Bedrijfsvoering Weerstandsvermogen Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Algemene dekkingsmiddelen en overhead Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit de balans en het overzicht van baten en lasten. De balans toont de verhouding tussen bezittingen en schulden. Het overzicht van baten en lasten geeft de inkomsten en uitgaven van de BEL Combinatie weer in het betreffende jaar. Beide overzichten bevatten een toelichting.
JAARSTUKKEN 2023
13
BEL Combinatie
JAARVERSLAG
JAARSTUKKEN 2023
14
BEL Combinatie
PROGRAMMA'S Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering De afgelopen jaren leerden ons dat we in toenemende mate te maken kunnen krijgen met een onstabiele wereld om ons heen. Denk aan de Coronapandemie, maar ook de druk op onze maatschappij vanwege toenemende vluchtelingen. De versnelling en intensivering van maatschappelijke ontwikkelingen vraagt van ons als overheid om een adequate aanpak. Tegelijkertijd vragen onze inwoners een actieve samenwerking met de gemeente om zaken voor de lokale gemeenschap te realiseren. Deze ontwikkelingen vragen om een gemeentelijke overheid die haar dienstverlening en haar administratieve en financiële processen op orde heeft. De eisen worden steeds hoger. Bijvoorbeeld bij de decentralisaties in het Sociaal Domein, de Wet Open Overheid (WOO) en de invoering van de Omgevingswet. Dit alles speelt zich af in een gespannen arbeidsmarkt, waarbij het een uitdaging is om goede mensen aan te trekken en te behouden, oftewel ‘te vinden en te binden’. Om nieuwe ontwikkelingen door te kunnen voeren en om het reguliere werk goed te kunnen blijven doen, is het van belang dat de BEL-organisatie, en daarmee onze medewerkers, zich blijven ontwikkelen.
Versterking BEL Combinatie Vanaf 2022 is het voornemen gestart om stevig in te zetten op versterking van de BEL Combinatie. Dit is een intensief en gedegen traject geworden, waar alle medewerkers, colleges en gemeenteraden inbreng voor hebben geleverd en hebben meegedacht. Dit leidde tot een Meerjarenontwikkelnota 2023-2026 die richting geeft aan een stabiele en toekomstbestendige BEL Combinatie. Met het ontwikkelprogramma VIBE. Om deze ontwikkeling vorm te kunnen geven, stelden de BEL-gemeenten een investering van 2,4 mln. beschikbaar via de Meerjarenontwikkelnota. Met als voorwaarde dat de doelen en effecten transparant gemonitord en gedeeld worden met de gemeenteraden. In 2023 vonden twee raadsbrede bijeenkomsten plaats. Tijdens deze bijeenkomsten zijn de raden meegenomen in het proces en zijn de eerste resultaten van de diverse VIBE projecten gedeeld. Inhoudelijk kent de Meerjarenontwikkelnota 4 ontwikkelrichtingen- en doelen namelijk: 1. 2.
De basis op orde hebben en houden ('in een keer goed') Efficiënte en resultaatgerichte prestaties (met realistische en haalbare planningen) JAARSTUKKEN 2023
15
BEL Combinatie
3. 4.
Veilig en betrouwbaar Dichtbij inwoners (dienstbaar aan de samenleving en dichtbij)
Dit alles in een professionele relatie tussen bestuur en uitvoeringsorganisatie, in een open cultuur. Deze doelen zijn verder geconcretiseerd en bestuurlijk vastgesteld. Daarmee is de basis gelegd voor het organisatie ontwikkelprogramma met de naam “VIBE”. In dit programma willen we verbeteringen realiseren langs verschillende ontwikkelgebieden: -
Bedrijfsvoering Faciliteiten IT & systemen HR instrumenten Dienstverlening OGON (opdrachtgever opdrachtnemer)
Projecten In deze ontwikkelgebieden zijn circa 54 projecten gedefinieerd en gestart. De projecten worden vanuit het management aangestuurd met behulp van een projecttrekker. Om integraliteit en samenhang te borgen is een programmastructuur ontworpen met een bestuurlijke programmaraad die namens het BEL-bestuur opdrachten, voortgang en resultaten monitort. De aanwending van gelden die in de Meerjarenontwikkelnota beschikbaar zijn gesteld, vinden alleen plaats na goedkeuring door de programmaraad. Zo borgen we dat de besteding bijdraagt aan de realisatie van de vooraf gestelde doelen. De onderliggende visie van VIBE is dat het programma zoveel mogelijk door medewerkers wordt vormgegeven. Dit gebeurt volgens het principe van de lerende organisatie. Op deze manier zijn we in de toekomst minder kwetsbaar bij nieuwe ontwikkelingen. Ook stellen we de organisatie in staat om deze ontwikkelingen wendbaar op te pakken en zich hier tijdig op te kunnen aanpassen. Dit leerproces wordt geïntegreerd in de inhoudelijke activiteiten van het programma VIBE. Het jaar 2023 was het eerste jaar van het ontwikkelprogramma VIBE. Het programma heeft een looptijd van vier jaar. We startten met het projectmatig oppakken van diverse zaken binnen de verschillende ontwikkelgebieden.
Er zijn onderzoeken gedaan en voorbereidingen getroffen, zoals het schrijven van programma’s van eisen voor aanbestedingen, het uitvoeren van een spend analyse of bepalen van het te bereiken ambitieniveau. Tegelijk zijn er ook al concrete resultaten behaald in de verschillende ontwikkelgebieden. Er is in 2023 gewerkt aan versterking van de P&C functie binnen de BEL. Daar is een traject voor gestart rondom de invulling van het budgethouderschap. Ook is in 2023 een Programma van eisen opgesteld voor de aanbesteding om te komen tot een nieuw financieel pakket. Met de functionaliteiten van een nieuw pakket zetten we een volgende stap in de versterking van de P&C functie. Dit brengt onder andere meer controle voor budgethouders, een verplichtingenadministratie en een betere sturing en overzicht. In 2024 vindt de selectie en implementatie van het nieuwe pakket plaats. Per 1 januari 2025 willen we overgaan naar dit nieuwe pakket. Rapportages en managementinformatie was één van de onderwerpen waar direct mee is gestart. Dit leidde bijvoorbeeld tot een uniforme en een decentrale opzet van de P Rapportage per team. Met dit model hebben de teamleiders en de adviseurs van financiën en HRM continu een actueel beeld. Ook is gestart met managementrapportages die ieder kwartaal vanuit de teams worden opgeleverd aan de directie en concern control.
Ook vond er een onderzoek naar inkoop van de BEL plaats. Deze zogenaamde 'spend analyse' is uitgevoerd en de uitkomsten vormden de basis om tot ambitiebepaling te komen. Dit leidde tot een versteviging van de inkoopfunctie. In capaciteit, in werkprocessen en ondersteuning door systeem. Het onderwerp is de afgelopen jaren veelvuldig als kwetsbaarheid en onrechtmatigheid aangegeven door de accountant. Met deze versterking worden deze aanbevelingen opgevolgd. Het doel om tot versterking van de BEL Combinatie te komen vraagt om meer efficiency in bestaande processen. Hiervoor heeft er bijvoorbeeld een project gedraaid om een aansluiting te maken tussen het JAARSTUKKEN 2023
16
BEL Combinatie
Vergunningensysteem OpenWave en het financiële systeem SAP. Door deze aansluiting wordt bij aanvraag en afgifte van een vergunning direct verbinding gemaakt met de financiële afwikkeling. Dit draagt bij aan versnelling van het proces, betrouwbaarheid van gegevens en vergt minder overdracht en minder handelingen. In 2023 zijn niet alle aangevraagde MJON gelden volledig uitgenut per 31 december 2023, wat heeft geleid tot opbouw van een reserve van 362.000 euro. Omdat de MJON zich richt op 52 specifieke inzetgebieden op het vlak van het werven, selecteren en aannemen van mensen en de aanschaf van middelen, is er voor elke afzonderlijke inzet van MJON gelden voorbereidend werk benodigd geweest alvorens tot uitvoering over te gaan. De voorbereidingen hebben vooral in 2023 plaatsgevonden waardoor diverse MJON gelden pas zijn uitgenut in het eerste kwartaal van 2024. Begin 2024 zijn veel MJON projecten in uitvoering gekomen en deze zijn bekostigd vanuit deze reserve 2023. De stand van de MJON reserve van 362.000 euro is hierdoor inmiddels al gereduceerd naar 47.500 euro. De verwachting is dat ook dit bedrag nog in Q2 zal worden besteed aan reeds lopende zaken.
JAARSTUKKEN 2023
17
BEL Combinatie
HR Instrumenten HR is een belangrijke pijler in VIBE. Uiteindelijk zijn het onze medewerkers die de gemeentelijke ambities moeten realiseren. Onze aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt is een belangrijk speerpunt in VIBE. Daar hebben we in de verschillende projecten aandacht aan besteed, voor het grootste deel in voorbereidende zin. Op een aantal onderdelen zijn er in 2023 ook al resultaten behaald. Medewerker tevredenheidsonderzoek In 2023 voerde Effectory een medewerkertevredenheidsonderzoek uit. Het onderzoek bevatte in totaal 97 vragen. De response op dit onderzoek was 72%. De uitkomsten zijn aan de organisatie gepresenteerd op 27 juni 2023 in de raadszaal. Collega’s die niet in de gelegenheid waren om fysiek aanwezig te zijn, konden het digitaal volgen via een Webinar. Belangrijke aandachtspunten zijn informatievoorziening, beleving van werkdruk en de Net Promotor Score (NPS). De NPS gaat over of medewerkers in hun eigen netwerk de BEL Combinatie zouden aanbevelen als werkgever. Op basis van de uitkomsten hebben alle teamleiders het gesprek gevoerd met hun eigen team over de teamuitkomsten. Hieraan is in het VIBE café van 2 november 2023 aandacht besteed. Werkgevervisie In het najaar van 2023 is de werkgeversvisie van de BEL Combinatie tot stand gekomen en vastgesteld.
Deze visie beschrijft zowel welke werkgever de BEL Combinatie wil zijn voor de medewerkers als de ambitie die we hebben: de beste gemeentelijke werkgever van de regio. De werkgeversvisie is het uitgangspunt voor alle andere visiedocumenten HRM die in VIBE zijn opgenomen. Visie op hybride werken Voor hybride werken is een inventarisatie gedaan op de stukken die eerder al geschreven zijn over dit onderwerp. Deze stukken zijn geactualiseerd en bijvoorbeeld ook gebruikt als achtergrondinformatie voor het project huisvesting. Doordat er vertraging is ontstaan op het vaststellen van de werkgeversvisie, is herijking van de visie op hybride werken verschoven naar begin 2024. Arbeidsmarktcommunicatie Op het gebied van Arbeidsmarktcommunicatie is een nieuwe, tijdelijke vacaturewebsite gerealiseerd. In december is in de drie BEL-dorpen een billboard campagne geweest om de aandacht van inwoners te vestigen op deze website en daarmee op de BEL Combinatie als werkgever. De visie op arbeidsmarktcommunicatie is in concept klaar en er is een projectgroep geformeerd om dit onderwerp integraal aan te pakken en verder te brengen in 2024 en volgende jaren.
JAARSTUKKEN 2023
18
BEL Combinatie
Werving en selectie Om een snellere doorlooptijd voor werving van nieuwe medewerker te realiseren, kiezen we voor een andere aanpak. Potentiële kandidaten hebben de mogelijkheid om, voordat ze overgaan tot sollicitatie, eerst een kop koffie te drinken met de teamleider. Zo kan er een indruk opgedaan worden van ons als werkgever en van de functie waar interesse voor is. Ook de sollicitatieprocedure is versneld: zodra een interessante kandidaat solliciteert, wordt deze uitgenodigd voor een selectiegesprek en een tweederonde gesprek wordt gecombineerd met een arbeidsvoorwaardengesprek. Daarmee geven we zowel meer snelheid aan het proces, als dat we voorkomen dat kandidaten niet meer beschikbaar zijn omdat ze elders een baan geaccepteerd hebben. In 2023 lag de focus op het zoveel mogelijk vast invullen van vacatures. Hiermee willen we inhuur terugdringen en continuïteit vergroten. Dit wordt ook in 2024 en verder doorgezet, om verder te bouwen aan een toekomstbestendige en stabiele organisatie. Onderhoud functieboek Er vond onderhoud plaats aan het functieboek. Een aantal bestaande functies is geactualiseerd en een aantal nieuwe functies is toegevoegd. Deze beschrijvingen zijn vastgesteld, waarmee het functieboek weer geactualiseerd is.
Een belangrijke afspraak die we maakten, is dat onderhoud aan het functieboek jaarlijks plaatsvindt, om zoveel mogelijk de actualiteit te kunnen waarborgen en continueren.
JAARSTUKKEN 2023
19
BEL Combinatie
Dienstverlening Visie op dienstverlening In 2023 startte we met de actualisering van de visie op dienstverlening. De bedoeling is dat we de visie in 2024 afronden en dat we vanuit deze visie een werkplan maken waar acties in worden benoemd. In het kader van VIBE zijn er in 2023 concrete stappen gezet op het gebied van dienstverlening. Zo zijn we gestart met ambassadeurs dienstverlening. Hierin is elk team binnen de BEL Combinatie vertegenwoordigd. Ook is er eind 2023 een adviseur dienstverlening aangenomen. Deze adviseur borgt de integraliteit van dienstverlening binnen de BEL Combinatie.
Het voldoen aan de servicenormen is een speerpunt. De servicenormen bevatten de volgende indicatoren: wachttijd telefoon, wachttijd balie, openstaande terugbelnotities (norm 2 werkdagen), afhandeltijd MOR en doorlooptijd aanvraag vergunningen. We halen 3 van de 5 servicenormen elke maand. De servicenormen 'op tijd terugbellen' en 'afhandeltijd MOR' halen we niet elke maand. De resultaten publiceren we volgens de VNG-normen op onze website en delen we elke maand in het MT. Ook vond er een bereikbaarheidsonderzoek plaats. Dit is uitgevoerd door TELAN. De resultaten worden in januari 2024 gedeeld met de organisatie en, indien nodig, starten we verbeteracties op. In 2022 vond het onderzoek Waar staat Je gemeente plaats. De actiepunten uit het onderzoek moeten leiden tot verbeteringen van onze dienstverlening. Deze worden elk half jaar gemonitord en eventueel bijgestuurd. In 2024 vindt er opnieuw een onderzoek Waar staat Je gemeente plaats.
JAARSTUKKEN 2023
20
BEL Combinatie
Faciliteiten
Dit jaar hebben we belangrijke stappen gezet om te komen tot een passende huisvesting binnen het BELkantoor. Het kantoor moet het werken en overleggen anno nu faciliteren. Dat betekent werken en overleggen in een prettige fysieke als digitale omgeving. Op basis van een uitgebreid participatietraject zijn de uitgangspunten in een startnotitie opgenomen en vastgesteld door het BEL-bestuur. Ook is een eerste conceptversie van het Pakket van Eisen (PvE) opgeleverd. Het PvE dient als basis voor de financiële doorrekening en de opdracht aan het ontwerpbureau.
Met de nieuwe inrichting van het BEL-kantoor geven we onder andere invulling aan het werken en overleggen anno nu, maar ook aan onze werkgeversvisie die in 2023 is vastgesteld. Dit betekent ook dat het hybride werken een belangrijk onderdeel uitmaakt van het nieuwe huisvestingsconcept.
JAARSTUKKEN 2023
21
BEL Combinatie
IT & SYSTEMEN In 2023 hebben we belangrijke (voorbereidende) stappen gezet in de VIBE projecten, digitale werkomgeving, informatiehuishouding en vernieuwing van de hardware. Zo is het eisenpakket voor de digitale werkomgeving opgesteld, is een eerste versie van het implementatieplan opgesteld en is gestart met de uitvoering van een second opinion om te borgen dat dit impactvolle traject in 2024 succesvol kan worden uitgevoerd. Voor het vernieuwen van de hardware hebben we eind 2023 gelden ontvangen die, samen met de reeds beschreven eisen en aantallen, worden omgezet in een aanbesteding begin 2024. Op het gebied van de verdere digitalisering en optimalisatie van onze informatievoorziening zijn grote hoeveelheden analoge stukken geschoond, gedigitaliseerd en zijn delen van het archief overgebracht naar het streekarchief. Ook hebben we belangrijke stappen gezet in het uitfaseren van de netwerkschijven zodat onze data en informatie beter centraal beschikbaar is en komt. Naast aandacht voor de VIBE projecten hebben we in 2023 extra aandacht besteed aan het nog beter in kaart brengen van ons applicatielandschap en onze IT infrastructuur. Zo kunnen we ons nog beter voorbereiden op toekomstige veranderingen. Om de externe en interne dienstverlening te versterken zijn belangrijke stappen gezet in de vernieuwing van het subsidieproces en bijbehorende applicaties.
Verder is de aanbesteding gepubliceerd voor een nieuwe financieel systeem. Hiermee zijn we nog beter in staat grip te krijgen en houden op onze financiële huishouding. Ook het proces tussen Burgerzaken en de archivering van belangrijke stukken is verbeterd. Dat komt door de introductie van een technische koppeling tussen betrokken vakapplicaties. En om onze processen in de buitenruimte te optimaliseren is er een technische koppeling gekomen die het beheer van onze lichtmasten enorm vereenvoudigt. Ook schaften we een applicatie aan die maakt dat we onze strooiroutes beter en efficiënter kunnen ontwerpen. Verder is ingezet op een nog betere ondersteuning van de collega's bij het gebruik van de verschillende (vak) applicaties. Onder andere door de introductie van de zogenoemde 'gereedschapskist' waarin alle handleidingen en instructies terug te vinden zijn voor het juiste gebruik van de applicaties. Maar ook door de trainingen documentmanagement en door een betere bereikbaarheid van ons ServicePunt via Whatsapp.
JAARSTUKKEN 2023
22
BEL Combinatie
OGON Herijking handboek OGON Het Handboek OGON was voor de laatste keer in 2019 aangepast. Aanleiding om het handboek nu te actualiseren is onder andere dat de organisatiestructuur is aangepast en dat een groot deel van de tekst over 'projectmatig werken' ging. In 2019 waren de gemeentesecretarissen ook nog directeur. De opdrachtverlening liep toen anders dan nu. We hebben inmiddels een organisatiestructuur waarin één directeur verantwoordelijk is voor de BEL Combinatie. Bij het doornemen van het handboek bleek ook dat een groot deel van de tekst was gewijd aan projectmatig werken. Daarvoor is in 2022 een apart handboek geschreven. Om het handboek te actualiseren hebben we eerst in een aantal sessies onze kennis van OGON, de huidige en gewenste manier van werken en de hiervoor benodigde producten besproken. Hierbij zijn gemeentesecretarissen, directie en MT betrokken. Ook ambtelijk dacht een groep medewerkers mee. Het resultaat is een infographic, een aantal formats en een checklist. Deze producten worden in 2024 in de organisatie en bij de besturen verder uitgerold. Betrouwbare planning In april 2023 is intern opdracht verstrekt om de knelpunten binnen het proces van bestuurlijke planningen voor de 3 gemeenten en de BEL Combinatie te inventariseren. Maar ook om verbetermaatregelen te nemen om te borgen dat de planningen structureel betrouwbaar blijven.
Daarvoor willen we de belangrijkste oorzaken van de huidige onbetrouwbaarheid van die planningen weghalen. De inventarisatie van de belangrijkste oorzaken is uitgevoerd. Hieruit bleek dat het begrip 'betrouwbare planningen' op verschillende manieren werd ingevuld, afhankelijk van de rol / functie die men binnen de organisatie bekleedt. Zo bevatten de huidige planningen niet het noodzakelijke vooroverleg met de portefeuillehouder(s) per gemeente of BEL-breed (onvolledige planning). Ook worden zelden bestuursopdrachten met een planning uitgewerkt en vastgesteld met als basis de vastgestelde Dienstverleningsovereenkomsten tussen gemeenten en de BEL Combinatie (geen heldere opdrachten, waardoor het plannen van de werkzaamheden ook moeilijk wordt). Verder is er geen (geautomatiseerde) monitoring ingericht voor de opvolging van de bestuurlijke planningen, waardoor handhaving van de planningsafspraken niet mogelijk is. Ook zijn verbetermaatregelen geadviseerd: 1.
Bepaal of een extra planningsmodule van de huidige applicatie voor het opstellen en inrouten van bestuurlijke voorstellen meerwaarde heeft;
2.
Gebruik structureel het 'Format Projectopdracht' uit het net vernieuwde Handboek Projectmatig Werken voor het vastleggen van heldere bestuursopdrachten;
3.
Maak per fase heldere afspraken over de verantwoordelijkheden van de Opdrachtgever (gemeenten) en de Opdrachtnemer (BEL Combinatie) en implementeer dat in houding & gedrag van betrokkenen;
4.
Herijk het werkproces 'Bestuurlijke planning, -besluitvorming en -bekendmaking' en bepaal wie de procesverantwoordelijke is, die borgt dat dit proces conform afspraken blijft werken.
Deze verbetermaatregelen zullen in 2024 worden gerealiseerd. Bestuurlijk – ambtelijke samenwerking Op 8 juni hield het BEL-bestuur een Heidag en naar aanleiding van deze dag nam het BEL-bestuur op 13 juli een procesvoorstel aan. Het procesvoorstel omvatte de volgende elementen: 1. 2.
Expliciteren van de rollen in het BEL-bestuur, secretarissen, directie en MT zodat communicatielijnen effectiever worden ingezet. Bespreken van strategische onderwerpen met het MT, dit geeft inzicht in de te maken keuzes over bedrijfsvoering. JAARSTUKKEN 2023
23
BEL Combinatie
3. 4.
Inhoudelijke samenwerking tussen colleges en directeur en MT versterken en dit praktisch uit te werken in afspraken. Een vast overleg-ontwikkel en ontmoetingsmodel op jaarbasis in een kalender vast te leggen en met name voor het ontwikkeldeel externe coaching en begeleiding in te huren. Op deze manier is de voorbereiding ervan in professionele handen en kan ieder deelnemen zonder last te hebben van verantwoordelijkheid voor de organisatie ervan.
In 2024 zal de uitwerking hiervan verder worden opgepakt.
JAARSTUKKEN 2023
24
BEL Combinatie
Overige dienstverlening Verkiezingen Tweede Kamer In 2023 vonden er 3 verkiezingen plaats. In maart zijn de provinciale- en waterschapsverkiezingen geweest. In november waren er verkiezingen voor de Tweede Kamer. Dit heeft extra druk gelegd op de werkzaamheden van team publiek. Alle verkiezingen zijn naar tevredenheid uitgevoerd. Gladheidsbestrijding Eind 2023 is het gladheidbestrijdingsplan 2023-2028 door de colleges vastgesteld. Hierin staat dat de buitendienst van de BEL Combinatie de uitvoering in eigen beheer op zich neemt. Het is een zware taak maar daar staat tegenover dat het een parel is in de dienstverlening. Er zijn wijzigingen op het voorgaande gladheidsbestrijdingsplan. Zo zet de BEL Combinatie vanaf seizoen 2023-2024 in op 2 strooiroutes en voert naast de preventieve route ook een curatieve route. Ook zijn de strooi-eenheden voorzien van een opbouw om het ‘nat strooien’ goed te kunnen uitvoeren. Door ‘nat te strooien’ voldoen de BEL-gemeenten aan de meest recente normen van de bestrijding van gladheid.
JAARSTUKKEN 2023
25
BEL Combinatie
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN & OVERHEAD De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de DVO-inkomsten vanuit de BEL-gemeenten en het saldo op de gerealiseerde rentelasten. De maatwerkbijdragen van de BEL-gemeenten zijn niet opgenomen onder algemene dekkingsmiddelen omdat deze gealloceerd worden aan specifieke taken. Deze inkomsten staan op de kostenplaatsen van de betreffende teams en worden meegenomen in het programma dienstverlening. Omschrijving
Realisatie 2022 Begroting 2023 Begroting 2023 Realisatie 2023 voor wijziging na wijziging -7.433.410 -7.443.922 -8.142.176 -8.142.176
Verschil
Inkomsten DVO
Gemeente Blaricum
Inkomsten DVO
Gemeente Eemnes
-7.195.308
-7.110.130
-7.772.969
-7.772.969
0
Inkomsten DVO
Gemeente Laren
-8.038.308
-8.043.583
-8.804.678
-8.804.678
0
Werkelijk ontvangen rente
-2.293
0
0
-19.994
19.994
Toegerekende rente via renteomslag
-248.429
-247.647
-247.647
-239.419
-8.228
Werkelijk betaalde rente
199.245
185.709
185.709
246.236
-60.528
-22.718.503
-22.659.573
-24.781.761
-24.733.000
-48.761
Saldo
0
Het BBV schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen verplicht zijn om de overhead apart te verantwoorden. In onderstaand overzicht is de specifieke overhead weergegeven. Onder de overhead vallen alle kosten die niet direct bij de productieve teams thuishoren. Grofweg zijn dat de salarislasten van de ondersteunende teams, de ICT-kosten, huisvestingskosten en de facilitaire kosten. Taalveld + Kostenplaats 0.4 Overhead
Realisatie 2022 Begroting 2023 Begroting 2023Realisatie 2023 voor wijziging na wijziging 11.568.371 11.809.445 13.008.909 13.906.813
I & ICT
2.692.804
2.397.988
2.600.827
2.853.221
Overige goederen en diensten
1.459.838
1.065.535
1.405.535
1.510.189
Personele kosten
7.415.729
8.345.921
9.002.547
9.543.402
Eindtotaal
11.568.371
11.809.445
13.008.909
13.906.813
JAARSTUKKEN 2023
26
BEL Combinatie
PARAGRAFEN Paragraaf Bedrijfsvoering In het kader van de continuïteit van de Bedrijfsvoering heeft BEL combinatie geen voornemens om majeure aanpassingen te doen in taken en/ of financiering. Verder zijn er geen voornemens van deelnemende overheden tot uittreding.
Rechtmatigheidsverantwoording Bedrijfsvoering wordt opgepakt vanuit de meerjarenontwikkelnota 2023-2026 VIBE die richting geeft aan een toekomstbestendige BEL combinatie. Verantwoording afleggen over een rechtmatige bedrijfsvoering is daarmee een onlosmakelijk onderdeel van VIBE (zie ook de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag). De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het BEL Bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. ” Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen (zowel baten als lasten) in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien.
Om de begrotingsrechtmatigheid te beoordelen, is geïnventariseerd wat op programmaniveau de lastenoverschrijdingen zijn. Deze doen zich op programmaniveau voor bij de programma’s Overhead en Algemene Dekkingsmiddelen. Conform de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en de Q&A’s van de commissie BBV zijn de saldi van deze programma’s opgesplitst in: lastenoverschrijdingen van totaal € 4.795.078; lastenonderschrijdingen € 3.311.183; baten overschrijdingen en onderschrijdingen totaal € 576.743 Het totaal van de geïnventariseerde begrotingsonrechtmatigheden komt hiermee op € 8.683.004. De omvang van deze begrotingsonrechtmatigheid past bij de wijze, waarop balansmutaties, de baten en JAARSTUKKEN 2023
27
BEL Combinatie
lasten bij de BEL combinatie worden geadministreerd, namelijk de omvang van de correctieboekingen, memoriaalboekingen, geen tussentijdse begrotingswijzigingen of slotwijziging en bij het sluiten van de boekhouding resultaatafhankelijke boekingen. Dit maakt dat bij BEL combinatie een grote reeks van boekingsregels ontstaan die in deze inventarisatie van begrotingsonrechtmatigheid zitten. De afspraken met het BEL bestuur over de begrotingsrechtmatigheid zijn 15-01-2024 vastgesteld in het controleprotocol van het BEL bestuur. Hierin staan de spelregels, wanneer een lastenoverschrijding rechtmatig is en in welke gevallen een lastenoverschrijding acceptabel is. Over de baten onder- en overschrijdingen zegt de Kadernota Rechtmatigheid dat deze acceptabel, maar onrechtmatig zijn in geval zij niet tijdig zijn gemeld aan het BEL bestuur, in het controleprotocol is niet vastgelegd wat onder tijdig wordt verstaan. De totale baten overschrijdingen en onderschrijdingen van € 576.743 zijn hierdoor niet tijdig gemeld. Daarbij speelt ook mee dat duidelijkheid vanuit regelgevers over begrotingsrechtmatigheid laat richting decentrale overheden is gecommuniceerd, bijvoorbeeld de BADO notitie Rechtmatigheid die in december 2023 verscheen, waarin gesteld wordt dat deze afwijkingen acceptabel zijn, maar wel onrechtmatig.
Er was onvoldoende tijd deze afwijkingen op de baten voor 31 december 2023 aan het BEL bestuur te melden. De onder- en overschrijdingen van baten, kunnen door het BEL Bestuur bij de jaarrekening alsnog rechtmatig verklaard worden. Toepassing van de spelregels op de lastenonderschrijdingen en overschrijdingen resulteert in rechtmatige lastenonderschrijdingen van € 3.311.183 en acceptabele lastenoverschrijdingen van € 4.795.078, die door het BEL Bestuur bij de jaarrekening alsnog rechtmatig verklaard kunnen worden. Totdat het BEL bestuur deze nog niet rechtmatig verklaard heeft, zitten deze acceptabele lastenoverschrijdingen samen met de baten afwijkingen in het totaal van € 5.371.821 begrotingsonrechtmatigheid, die getoetst is aan de spelregels met het BEL bestuur, indien deze rechtmatig verklaard worden, zijn er geen begrotingsonrechtmatigheden. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving ,zowel intern als extern. Met onze verbijzonderde interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert en aan de verantwoordingsgrens die door het BEL Bestuur is vastgesteld.
In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel, inkoopfacturen, aanbestedingen en overige geldoverdrachten en misbruik en oneigenlijk gebruik. Rechtmatigheidsfouten bij aanbestedingen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht worden indien zij boven verantwoordingspercentage van 3% uitkomen. Wij hanteren de rapporteringstolerantie die ook met de accountant is afgesproken van € 25.000. Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Bij 8 crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 950.000 elk boven € 25.000.
Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een nieuwe aanbesteding niet tijdig plaats heeft gevonden waardoor de termijn of de prijsraming is overschreden. De inkopen die plaatsvinden in de periode tussen einde contract en start nieuw contract na aanbesteding worden gezien als onrechtmatig. Ook is het voorgekomen dat het totaal van de opdracht de Europese drempel overstijgt waardoor ook sprake is van een onrechtmatigheid. Twee crediteuren waren in het jaar 2022 ook onrechtmatig en in de jaarrekening van 2023 zijn de lasten voor de doorloop van deze contracten in 2024 en 2025 meegenomen als onrechtmatig. In uiterlijk 2025 is de verwachting van het verantwoordelijk lijnmanagement dat voor 1 geval de betreffende dienst opnieuw aanbesteed is. Van het ander geval is reeds een aanbesteding in gang gezet. Voor 4 crediteuren had de onrechtmatigheid betrekking op (een deel) van het jaar 2023 met geen doorloop naar verdere jaren. Voor de 2 resterende nieuwe onrechtmatige crediteuren zijn de uitgaven voor de totale duur van het contract JAARSTUKKEN 2023
28
BEL Combinatie
meegenomen als onrechtmatigheid. Vanwege de continuïteit en contractvoorwaarden kunnen deze contracten niet gestopt worden. 4 van de 8 onrechtmatige crediteuren betroffen inhuur. Maatregelen ter verbetering: 1. Contractenregister. Er wordt gewerkt aan een inkoopformulier dat standaard ingevuld moet worden en de implementatie van het centrale contractregister loopt. Op dit moment is inzichtelijk gemaakt welke contracten wanneer aflopen, zodat tijdig gestart kan worden met aanbestedingen. 2. Contractmanagement. Er wordt gewerkt aan de implementatie van contractmanagement om beter grip te krijgen op afloop van contracten en crediteuren meer zicht is op uitnutting van contractwaarden. 3. Kennissessies aanbestedingen. N.a.v. de geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden kennissessies voor de lijnorganisatie georganiseerd, waarin het ontstaan van de fouten worden behandeld en kennis over aanbesteden wordt gedeeld. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de gemeentelijke regelingen. Er zijn geen gevallen van fraude bekend. Er is (nog) geen gemeentebreed beleid m.b.t. misbruik en oneigenlijk gebruik.
Het toetsen van misbruik en oneigenlijk gebruik is meegenomen in de verbijzonderde interne controles, die uitwijzen dat bij de BEL Combinatie geen gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn. Frauderisico De BEL Combinatie wil een betrouwbare en geloofwaardige organisatie zijn voor BEL-gemeenten en hun burgers, medewerkers, ondernemers, partners en opdrachtgevers. Frauderisicomanagement is onderdeel van integriteitsbeleid. Onder fraude verstaan we opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de BEL Combinatie, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen”. In alle geledingen van de organisatie is voldoende bewustzijn aanwezig over frauderisico’s en de manier waarop deze beheerst worden. Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor privacy en informatiebeveiliging, zoals de BIO en de jaarlijkse verantwoording via de Ensia Audit. Daarnaast worden beheersmaatregelen, zoals functiescheiding, ter voorkoming van fraude gecontroleerd in (verbijzonderde) interne controles. Een frauderisico-analyse is nog in ontwikkeling en wordt opgepakt samen met een breder risicomanagement.
In 2024 willen wij verdere stappen hierin zetten om frauderisico beheersing nog beter in processen in te bedden.
JAARSTUKKEN 2023
29
BEL Combinatie
PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Algemeen De BEL Combinatie is conform het BBV in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing verplicht om onderstaande onderdelen op te nemen: het beleid voor de weerstandscapaciteit en de risico’s; een inventarisatie van de risico’s; een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. Daarnaast dienen de volgende verplichte kengetallen te worden opgenomen: de netto schuldquote; de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; de solvabiliteitsratio; de structurele exploitatieruimte; de grondexploitatie (niet van toepassing); de belastingcapaciteit (niet van toepassing). Beleid inzake weerstandscapaciteit en de risico's Beleid weerstandscapaciteit De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling, daarmee zijn de deelnemende gemeenten automatisch gezamenlijk aansprakelijk voor de financiële resultaten van het samenwerkingsorgaan, inclusief de risico’s en financiële tegenvallers. In theorie zou de BEL Combinatie zich dus niet druk hoeven te maken over de risico’s die uit de bedrijfsvoering voortvloeien, omdat de gevolgen daarvan immers op voorhand zijn afgedekt. De gemeenten daarentegen zouden hun aandeel in deze risico’s binnen hun weerstandsvermogen op moeten vangen.
Een dergelijke constructie is vanuit praktisch oogpunt niet gewenst, omdat het “bijspringen” van de deelnemers bij onvoorziene omstandigheden de nodige gevolgen heeft. Zodra zich een onverwachte situatie voordoet leidt dit tot een (tussentijds) verzoek van de BEL Combinatie aan de deelnemers om extra financiële middelen. Alle deelnemers moeten dan een besluit laten nemen door de gemeenteraad, omdat deze organen over het budgetrecht beschikken. Om enigszins zelfstandig de financiële gevolgen van risico’s op te kunnen vangen, zal de BEL Combinatie moeten beschikken over een eigen weerstandscapaciteit. Het nadeel van een algemene reserve bij de BEL Combinatie is dat de deelnemers niet zelf over deze middelen kunnen beschikken. Daarom wordt de omvang van de algemene reserve beperkt gehouden, maar wel voldoende om de meeste normale bedrijfsrisico’s op te kunnen vangen. In de nieuwe “Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en BEL Combinatie” is vastgelegd dat vanaf 01-01-2022 het maximumniveau van de Algemene Reserve € 600.000 is. Daarboven wordt de reserve afgeroomd naar de gemeenten. Beleid risico's Naast een nieuw maximum niveau voor de algemene reserve, is in de nieuwe nota ook het risico management geactualiseerd. De belangrijkste doelstellingen van het risicomanagementbeleid zijn:
Het vooraf inzichtelijk maken van de risico’s die de BEL Combinatie loopt zodat bij besluitvorming daarmee bewust rekening wordt gehouden; Het stimuleren en vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie; Voorkomen dat het optreden van risico’s een negatief effect heeft op het uitvoeren van het beleid en daarmee het realiseren van de doelstellingen van de BEL Combinatie; Het voldoen aan de wettelijke vereisten rondom weerstandsvermogen en risicobeheersing die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) vast liggen; Het vastleggen van de methodiek en richtlijnen/normen voor het bepalen van het benodigde Weerstandsvermogen.
Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van een systematiek die vergelijkbaar is met de vorige. Hiermee worden kans en de omvang van het risico bepaald. De inventarisatie van de risico’s gebeurt bij de jaarrekening en bij de begroting. Hieronder staan de huidige berekening van de risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit en de aanwezige weerstandscapaciteit. Risico-inventarisatie
JAARSTUKKEN 2023
30
BEL Combinatie
In onderstaand overzicht worden alle risico’s met een geschat financieel effect van € 20.000 of meer genoemd en toegelicht. Het betreft hier de risico’s welke bekend zijn op het moment van aanbieden van de jaarrekening.
Financieel Nr Risico
Kans
Risicoscore
Gevolg
%
Structureel
1
Uittreding gemeente
nihil € 7.000.000,00
2
Daling algemene uitkering
1
€ 500.000,00 10%
€ 50.000,00
3
Prijsstijgingen
3
2 50%
€ 17.500,00
4
Faillissement leverenciers
3
2 50%
€ 17.500,00
5
Ziekteverzuim
3
4 50%
€ 75.000,00
6
Inhuurbudget
3
4 50%
€ 75.000,00
7
Mobiliteitsbudget
4
3 70%
€ 35.000,00
8
Voormalig personeel
4
3 70%
€ 35.000,00
9
Privacy & datalekken
3
1 50%
€ 10.000,00
10 Hackers
3 € 1.000.000,00 50%
€ 500.000,00
11 Uitval ICT voorzieningen
3
4 50%
€ 75.000,00
12 Uitval stroomvoorzieningen
3
3 50%
€ 37.500,00
13 Financiële fraude
3
2 50%
€ 17.500,00
14 Identiteitsfraude
2
2 30%
€ 10.500,00
Incidenteel PM
€ 955.500,00
Uittreding deelnemende gemeenten Op grond van artikel 25 (over uittreding) van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie kan het college van burgemeester en wethouders van elke BEL-gemeente, na vooraf verkregen instemming van de gemeenteraad van desbetreffende gemeente, besluiten de deelneming aan de gemeenschappelijke regeling op te zeggen. De gemeenteraden van de overige BEL-gemeenten worden over het besluit geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan voor de eerste keer worden genomen zes jaar na het besluit tot deelname aan/toetreding tot deze GR. Er is daarom sinds 2014 het risico van uittreden van één van de BEL-gemeenten opgenomen. Dit risico is zeer laag door ingebouwde bestuurlijke mechanismen. Daarnaast is het politiek-bestuurlijke klimaat binnen de BEL-gemeenten gericht op continuerende samenwerking. Het financiële effect is nagenoeg risicoloos, doordat de daadwerkelijke uittreding pas twee jaar na het jaar van besluitvorming in werking treedt. Het betreffende risico wordt ook als niet heel groot beoordeeld, doordat de consequenties van uittreding voor de uittredende BEL-gemeente aanzienlijk zijn en om die reden niet snel genomen zal worden. Daling algemene uitkering De werkorganisatie is afhankelijk van de middelen van de gemeenten en die zijn weer in grote mate afhankelijk van middelen waarvan de Algemene Uitkering het belangrijkste is.
Daarin kunnen schommelingen optreden. Doorgaans is tijdig bekend wanneer de middelen naar beneden (boven is geen probleem) worden bijgesteld, zodat we de lasten daarop kunnen aanpassen. Prijsstijgingen
JAARSTUKKEN 2023
31
BEL Combinatie
Voor de inflatie wordt van tevoren een stelpost opgenomen in de begroting op basis van een geschatte prijsstijging (weging consument en overheidsprijzen). Het kan zijn dat die index in afzonderlijke gevallen toch onvoldoende is. In het lopende jaar kan dit een tekort opleveren, maar uiteindelijk kan het in volgende begrotingen worden rechtgezet en dus alleen incidenteel een nadeel opleveren. Faillissement leveranciers In het verleden hebben we nog geen last gehad van faillissementen van leveranciers. Voor de meeste goederen en diensten kunnen we vrij snel een vervanger vinden. Alleen bij unieke producten die ook nog eens bedrijf kritisch zijn, is er kans op problemen. Met name kan dan gedacht worden aan software applicaties en de bijbehorende hardware. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim stijgt de laatste jaren en vormt een risico voor de continuïteit en kwaliteit van de bedrijfsvoering. Dit kan deels worden opgevangen door inhuur en deels wordt er in gezet op het voorkomen van het ziekteverzuim en duurzame inzet van de medewerkers. Het financiële risico is hier een eventueel tekort op het inhuurbudget. Er is een budget beschikbaar van € 641.000. Inhuurbudget Wat hierboven voor de ziektevervanging geldt, geldt ook voor de rest van de inhuur. Inhuur is een relatief kostbare zaak en daarmee lopen we vaak aan tegen de grenzen van onze middelen.
In 2020 is ingezet op een koerswijziging die tot gevolg moest hebben dat er geen of minimale tekorten zouden ontstaan op het inhuurbudget van de BEL Combinatie. Concreet betekende dit dat het inhuurbudget nog voornamelijk wordt ingezet voor inhuur bij (langdurige) ziektevervanging. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden en vacaturevervanging moet binnen de loonsom plaatsvinden om de gestelde financiële doelstelling te behalen. De voortgang van het personeelsbudget wordt door teamleiders bewaakt met een P rapportage, waardoor er kan worden gestuurd om binnen de grenzen te blijven. Mobiliteitsbudget Door intensief HRM-beleid is er de laatste jaren meer beweging gekomen. Er liggen vaak latente vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid aan ten grondslag op het gebied van loopbaan, gezondheid, balans werk-privé of levensfase. Het is belangrijk dit te adresseren. Sommige medewerkers kiezen door die gesprekken, ondersteund met assessments of begeleiding, een andere plek in de BEL Combinatie en anderen kiezen ervoor om buiten de BEL hun loopbaan voort te zetten. Dit zijn natuurlijke processen en meestal komen mensen op eigen kracht verder. Maar wanneer dat niet het geval is, is het van belang om medewerkers vanuit goed werkgeverschap verder te helpen.
Daarnaast kan de organisatie ook een bedrijfseconomisch belang (bijvoorbeeld het voorkomen van WW-lasten) hebben om medewerkers hierin te faciliteren. Het is onze visie dat vrijwillige interne en externe mobiliteit een geaccepteerd gespreksonderwerp mag zijn binnen de werkgever-medewerker relatie. Mobiliteit hoort bij een wendbare organisatie. Dit komt niet alleen de medewerker, maar ook de kwaliteit van de organisatie ten goede. Verplichtingen voormalig personeel Voor voormalig personeel worden kosten gemaakt voor bijvoorbeeld loopbaantrajecten en VSO’s. Doorgaans worden deze kosten niet begroot en/of zijn lastig vooraf te begroten. De afspraak is dat de gemeenten deze meerkosten voor hun rekening nemen. Privacy & datalekken Aansprakelijkheid stelling Het niet nakomen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kan schade veroorzaken. De gemeente kan op basis van de AVG en het Burgerlijk Wetboek aansprakelijk worden gesteld voor deze schade. In de praktijk zal de gemeente niet altijd volledig voldoen aan de AVG. Dit komt doordat kwetsbaarheden ontstaan omdat wij bepaalde zaken niet weten of kunnen voorspellen zoals datalekken, ontoereikende procedures, vergissingen of kwade (criminele) opzet ten opzicht van de verwerking van persoonsgegevens.
Het kan ook zijn dat de gemeente kiest voor efficiency, zorgplicht, kosten of anderzijds waardoor iemands privacy wordt geschonden. Deze aansprakelijkheidstelling kan zowel door individuele betrokkenen als door een collectief worden ingediend. De collectieve aansprakelijkheidsstellingen lijken toe te nemen. Door het opstellen en implementeren van een privacybeleid en privacy/security by design is het mogelijk om de kans klein te houden en/of verder te verkleinen. JAARSTUKKEN 2023
32
BEL Combinatie
Boete Op basis van artikel 83 van de AVG heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid om boetes op te leggen als een verwerkingsverantwoordelijke niet conform de AVG persoonsgegevens verwerkt. Sinds 2018 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens 26 boetes uitgedeeld van gemiddeld € 508.000. De kans op datalekken is afhankelijk van de staat van de beveiliging en het niveau van volwassenheid op het gebied van privacy. Hackers Het gevaar van Hackers die een ransomware aanval plaatsen is niet ondenkbaar. We achten het risico op een voorbedacht aanval klein, maar de financiële gevolgen zullen wel hoog zijn. Uitval ICT voorzieningen De uitval van ICT voorzieningen kan verschillende oorzaken hebben, zoals hackers en uitval servers bij de leverancier. Met de leveranciers van bedrijfskritische applicaties zijn er afspraken gemaakt in een SLA. Die zijn per leverancier anders maar spreken wel over financiële compensatie als de afspraken niet gehaald worden. Hierdoor kan er op kantoor en thuis niet meer gewerkt worden. De schade hangt uiteraard af van de omvang van de uitval, maar tegenwoordig kun je niet meer werken zonder ICT. Wanneer de BEL Combinatie een ochtend niet kan werken dan resulteert dat in een verlies € 52.500 (circa 175 fte x 4 uur x een gemiddeld uurtarief van € 75 (exclusief overhead)).
Uitval stroomvoorziening De stroomvoorziening van ons pand loopt via een wijkkast die zich op ons eigen terrein bevindt (technisch gezien geen wijkkast want hij voedt alleen ons pand) waar toch wel één keer per jaar de hoofdschakelaar van omgezet is, meestal na kortsluiting. Het risico is vrij hoog, maar de onderbreking is meestal van korte duur. Als beheersmaatregel heeft Burgerzaken de mogelijkheid om uit te wijken naar Blaricum en al het verdere personeel kan thuiswerken. Financiële fraude Financiële fraude kan zich uitstrekken van een onjuiste factuur naar een te hoge subsidie verantwoording, naar een onjuiste onkosten declaratie. Het kan dus voorkomen in diverse processen. Dat maakt dat je niet heel makkelijk op een achternamiddag kan controleren of het voorkomt. Net als bij identiteitsfraude is daarvoor een antenne nodig die signaleert wanneer iets afwijkt van het normale patroon. En het kan elke dag plaatsvinden. Soms kun je het uit een data analyse halen, maar vaker zal het ervaring en kennis zijn waardoor het kan worden voorkomen. Identiteitsfraude Criminele organisaties maken graag gebruik van een valse identiteit. Dit vormt een risico bij de aanvraag of wijziging van identiteitspapieren. Om ons te weren tegen deze vorm van fraude is het protocol ID fraude geactualiseerd.