B23 00822 BIJLAGE 2 - accountantsverslag

Laan Corpus den Hoorn 200

Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie T.a.v. de heer R. van Eijck, algemeen directeur a.i. Postbus 71 3755 ZH EEMNES

9728 JS Groningen Postbus 8006 9702 KA Groningen Tel. 088-500 95 00 E-mail info@eshuis.com

Ons kenmerk: Datum: Betreft:

2023.137 13 april 2023 Controle jaarrekening 2022

Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag bij de jaarrekening 2022 van de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie. Naast dit verslag ontvangt u van ons de controleverklaring alsmede een exemplaar van de gewaarmerkte jaarstukken. Onze controleverklaring hebben wij gedateerd op 13 april 2023, de datum van de vergadering waarin de jaarrekening in het bestuur wordt behandeld en het dossier IBOR is afgeconcludeerd. U heeft onze opdracht bevestigd door middel van ondertekening van een (jaarlijks terugkerende) opdrachtbevestiging met daarin een aantal formele aspecten in relatie tot onze opdracht en de communicatie daarover. In deze brief gaan wij in op de strekking van onze controleverklaring, mogelijke geconstateerde afwijkingen, de bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken en rapporteren wij, voor zover dit noodzakelijk of vereist is, over onze bevindingen en adviezen. Onze bevindingen en opmerkingen daarbij zijn bedoeld om het bestuur te ondersteunen in de controlerende taak. Een concept van dit verslag is op 4 april 2023 met de directie besproken. De indeling van dit rapport is als volgt: 1. De hoofdlijnen van onze controle 2. Bestuurlijke afhandeling en publicatie 3. Resultaat en weerstandsvermogen 4. Controlebevindingen 5. Goedkeuringstolerantie en niet-gecorrigeerde controleverschillen 6. Automatiseringsomgeving 7. Onafhankelijkheid gewaarborgd 8.

Afsluiting Wij benadrukken dat verspreiding van de controleverklaring met handtekening en de gewaarmerkte jaarrekening niet is toegestaan. In hoofdstuk 2 leggen wij uit waarom dat belangrijk is en hoe u aan de publicatieverplichtingen kunt voldoen. Wij bedanken de organisatie voor de medewerking die we bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben gekregen.

Eshuis Registeraccountants B.V. Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214

1.

De hoofdlijnen van onze controle

Onderwerp

Bevindingen

Strekking van de controleverklaring

Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid. Ons oordeel met betrekking tot de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties is een oordeel met beperking. Vanaf het boekjaar 2023 zal het rechtmatigheidsoordeel niet langer door de accountant worden afgegeven maar zal het bestuur dit doen via de rechtmatigheidsverantwoording.

Resultaat 2022 en vermogenspositie

Uw resultaat over 2022 bedraagt € 42.000 positief. Dit resultaat is de optelsom van meerdere afwijkingen ten opzichte van de begroting. Het eigen vermogen van de BEL Combinatie groeit door het resultaat naar € 235.000. U concludeert zelf dat uw reserves onvoldoende zijn om de in de paragraaf Weerstandsvermogen genoemde risico’s af te dekken. Dit betekent dat tegenvallers binnen de BEL al snel volledig voor rekening van de gemeenten komen.

Verslaggeving en WNT

Uit onze controle blijkt dat de jaarrekening overeenkomstig het BBV is opgesteld. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarverslaggeving is opgenomen consistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie. Tevens hebben wij vastgesteld dat is voldaan aan de WNT. Wij hebben vastgesteld dat u in het jaarverslag een paragraaf heeft toegevoegd waarin u in gaat op de wet open overheid.

Controleverschillen

In hoofdstuk 5 vindt u een overzicht van de niet gecorrigeerde controleverschillen. Het totaal ervan blijft beneden onze grens voor een goedkeurend oordeel met betrekking tot de getrouwheid. Voor de rechtmatigheid zijn de verschillen groter en volgt een oordeel met beperking. De verschillen betreffen aanbestedingsfouten en een overschrijding van investeringskredieten.

Kwaliteit van de interne beheersing

Wij hebben tijdens de controle geen significante gebreken in de administratieve organisatie of interne beheersing aangetroffen die van invloed zijn op ons oordeel. De complexiteit in uw omgeving neemt toe en van daaruit zijn soms keuzes nodig bij het inrichten van de interne beheersing. De afweging die gemaakt wordt tussen risico’s en beschikbare middelen wordt bestuurlijk ook explicieter gemaakt. U hebt voldoende zicht op de risico’s in kwetsbare processen zoals de controles in de betaalorganisatie, de inkoopstroom en verwerking van schattingen en correcties via memoriaalboekingen. Uit onze controles blijken geen tekortkomingen, maar harde waarborgen zijn niet altijd aanwezig.

Signalen van fraude, Tijdens de controle hebben wij met u gesproken over frauderisico’s, fraudesignalen en uw misbruik en interne beheersing. U heeft ons onder meer bevestigd dat er in de organisatie geen gevallen zijn oneigenlijk gebruik gemeld van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Wij hebben tijdens de controle geen aanwijzingen verkregen dat bij u sprake is van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. Belangrijke schattingen in de jaarrekening

Iedere jaarrekening bevat schattingen bijvoorbeeld in de waardering van vaste activa, vorderingen en het afgrenzen van verplichtingen. De schattingsmethoden zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar en wij aanvaarden de door u gekozen methoden. Wij adviseren u om achteraf na te gaan hoe de schattingen hebben uitgepakt zodat u hiervan kunt leren voor de toekomst.

Dataveiligheid en IT

In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Uw IT-omgeving vraagt wel meer aandacht. De eisen nemen toe maar op alle fronten de norm halen is uitdagend geworden. Wij adviseren u de risicoafwegingen die u maakt en het spanningsveld dat dit oplevert explicieter zichtbaar te maken.

2

2.

Bestuurlijke afhandeling en publicatie

De bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken bestaat uit een aantal stappen. Het bestuur behandelt in de vergadering de jaarstukken, met inbegrip van de jaarrekening en stelt deze vervolgens voorlopig vast. Ter afronding ondertekenen alle leden van het bestuur de jaarrekening. De definitieve vaststelling volgt later dit jaar in het bestuur nadat de jaarrekening door de gemeenten is beoordeeld. Formeel hebben zij echter niet de mogelijkheid om wijzigingen voor te stellen of aan te brengen. Er zit enige tijd tussen de verzending van de conceptstukken aan het bestuur en de vergadering waarin de goedkeuring plaatsvindt. Mochten in die periode omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moet een dergelijke aanpassing nog worden gemaakt. Dat kan ook een gebeurtenis zijn, die effect heeft op uw inschattingen met betrekking tot de continuïteit van de organisatie. Uiteraard vervalt in die situatie onze toestemming tot openbaarmaking. Dat geldt ook in geval de jaarrekening om andere redenen gewijzigd wordt alvorens tot goedkeuring en vaststelling wordt overgegaan. Wij verzoeken u in deze gevallen met ons in contact te treden om gezamenlijk de noodzakelijke vervolgstappen met u te bespreken. Wij hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening.

Dit exemplaar is uitsluitend bedoeld om in uw eigen archief opgenomen te worden. Dit exemplaar mag op geen enkele wijze worden verspreid. Publicatie van deze verklaring op de website is niet toegestaan. Deze werkwijze is van belang om misbruik van onze handtekening te voorkomen. Indien wij constateren dat toch gebruik gemaakt is van een controleverklaring met onze handtekening zullen wij u verzoeken deze van de website te verwijderen of uw indiening bij stakeholders ongedaan te maken. Vanzelfsprekend treden wij in die situaties met u in overleg over de manier waarop dit moet plaatsvinden. Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Bij openbaarmaking van de controleverklaring dient u gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening, wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening tijdens de bestuurlijke afhandeling ongewijzigd blijft en wordt vastgesteld. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met de jaarstukken. Hiervoor gebruikt u een exemplaar zonder ons waarmerk.

De gewaarmerkte versie van de jaarrekening is uitsluitend voor uw eigen archief. Indien u de jaarstukken en de controleverklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat (‘u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening’). Wij herhalen dat publicatie van de door ons gewaarmerkte jaarrekening en de controleverklaring met originele handtekening op welke wijze dan ook niet is toegestaan.

3.

Resultaat en weerstandsvermogen

De BEL Combinatie heeft over 2022 een positief resultaat geboekt van € 42.000, terwijl een resultaat begroot was van nihil. Het echte resultaat is beter af te lezen uit de gemeentelijke bijdrage. Die is € 350.000 hoger dan begroot. Het resultaat wordt met name veroorzaakt door een combinatie van factoren waaronder de voorbereidingen voor het uitbesteden van de belastingtaken hetgeen tot hogere kosten heeft geleid en een onderuitputting op de stelpost voor inflatie-effecten. Per saldo vallen deze en andere posten vrijwel tegen elkaar weg.

3

De hogere lasten en dus gemeentelijke bijdrage zijn primair het gevolg van een verduidelijking van een eerdere uitspraak van de Commissie BBV. Op basis hiervan dienen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen per verlofsoort te onderbouwen waarom deze van jaarlijks vergelijkbaar volume is. Uit uw analyse blijkt dat hiervan geen sprake is, hetgeen ertoe heeft geleid dat de verlofdagenverplichting in de balans is verwerkt. Het gaat om een bedrag van € 370.000. Vanwege de omstandigheden leidt deze kostenoverschrijding niet tot een begrotingsonrechtmatigheid. OPENSTAAND: De afgelopen twee jaar is veel inspanning gericht geweest op het terugdringen van inhuur en het versterken van de organisatie. Vorig jaar constateerden we nog een tegengestelde beweging en een toename van de inhuur. Over 2022 lijkt de trend van stijgende inhuur gekeerd te zijn, maar of dat duurzaam is, moet nog blijken. De opbouw van het resultaat over de afgelopen jaren kan als volgt worden weergegeven: Opbouw resultaat x € 1.000

Realisatie 2022

Begroting 2022

Realisatie 2021

na wijziging

Gemeentelijke bijdragen

22.148

Overige opbrengsten

1.358

Totaal baten

23.506

Personele lasten

-/- 12.683

Inhuur derden

-/- 3.552

Overige lasten

-/- 7.456

Onttrekking reserves

241

Resultaat

54

In de paragraaf weerstandvermogen is een uiteenzetting gegeven van de huidige risico’s en mogelijke impact op het vermogen van de BEL Combinatie. Hoewel deze analyses schattingen zijn, kan gesteld worden dat deze analyse uitgaat van een gunstig scenario en impliciet geschreven lijkt op het feit dat er een beperkte buffer is. Een risico-inventarisatie van € 0,7 miljoen is op een organisatie met een exploitatieomvang van bijna € 25 miljoen bescheiden. De realiteit is vooralsnog dat de buffer laag is en dat tegenvallers nauwelijks door de BEL Combinatie zelf gedragen kunnen worden. De continuïteit van de BEL Combinatie staat niet ter discussie omdat de gemeenten op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen verplicht zijn eventuele tekorten aan te zuiveren. Wel merken wij op dat het vraagstuk van continuïteit steeds meer aandacht krijgt. We adviseren u dan ook in de toekomst nadrukkelijker in te gaan op de continuïteit van de BEL Combinatie en diens activiteiten.

4.

Controlebevindingen

4.1 Rapporteren over fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving. De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie.

4

Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van organisatie en bestuur. Met ingang van 2022 is het op grond van de verslaggevingsregels voor veel organisaties verplicht om in het jaarverslag te rapporteren over de fraudegevoeligheid van de organisatie. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt een aanbeveling om hierover te rapporteren vanuit de kadernota rechtmatigheid. Voor de gemeenten is rapportering hierover wel de facto verplicht vanuit accountantsregelgeving. Rapporteren over frauderisico’s voelt in veel gevallen als een spannend onderwerp, zeker voor bestuurders. De afgelopen jaren hebben we steeds aandacht gevraagd voor het opstellen van een (fraude)risicoanalyse en de rapporteringsverplichting in veel sectoren is een volgende stap in dit proces. De BEL Combinatie beschikt wel over een stelsel aan maatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan, maar een integrale fraude risico analyse of rapportering over de fraudegevoeligheid van de activiteiten ontbreekt nog.

De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Datzelfde geldt ook voor integriteitsrisico’s en mogelijke niet-naleving van andere regelgeving. In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen. Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Daarnaast onderkennen we risico’s in bepaalde delen van de opbrengstverantwoording.

Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan communiceren wij dit, afhankelijk van de aard van de fraude, met de directie en, in sommige gevallen, bij fraude in de top van de organisatie, of wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, met de toezichthouder. In dat geval rapporteren wij daar veelal separaat over. Tijdens onze werkzaamheden besteden wij ook aandacht aan elementen van beïnvloeding en druk die kunnen leiden tot een aantasting van het bestuurlijk handelen binnen de organisatie. Tijdens de controle hebben wij een professioneel-kritische houding betracht ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, maar daarbij merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. 4.2 Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de organisatie om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren.

Vanwege de coronapandemie, de energieprijsontwikkeling en ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants is, net als bij het onderwerp fraude, steeds vaker informatie in de controleverklaring opgenomen over de continuïteitsbeoordeling die wij uitvoeren. Om die reden vragen wij uw aandacht voor deze beoordeling. Ons werk begint immers met uw eigen inschattingen over de toekomst, ook al heeft u formeel een garantie vanuit de deelnemende gemeenten, omdat op grond van de afspraken in de GR, de gemeenten de eventuele tekorten dienen af te dekken.

5

De continuïteitsafwegingen worden bij u op dit moment veelal impliciet gemaakt en zijn in beperkte mate onderdeel van een proces waarin organisatie en bestuur worden betrokken. Wij adviseren u het thema continuïteit het komende jaar nadrukkelijker op de agenda te zetten. 4.3 Invoering Wet open overheid De wet open overheid (Woo) is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo wordt in verschillende fasen ingevoerd omdat de het Rijk de diverse uitvoeringsvoorschriften nog in bewerking heeft en voor de implementatie tijd nodig is. Onder de Woo wordt het uitgangspunt dat informatie door inwoners en andere belanghebbenden kan worden opgevraagd vervangen door het principe dat bestuursorganen, dus ook de gemeenschappelijke regeling waarvoor u de administratie verzorgt, actief informatie moet publiceren tenzij zwaarwegende belangen zich daar tegen verzetten. Dat betekent dat notulen, verslagen, rapporteren en andere documenten eenvoudig toegankelijk gepubliceerd moeten worden bijvoorbeeld op de website van de GR. Vanzelfsprekend mag u daarbij een afweging maken dat vanwege privacy aspecten of andere belangen bepaalde informatie vertrouwelijk moet blijven. Daarbij geldt het uitgangspunt dat ook dan openbaarmaking zoveel mogelijk plaatsvindt en dat de betreffende informatie ten dele toch openbaar wordt.

De Woo zal naar verwachting effecten hebben op de wijze waarop vergaderingen en besluiten worden geregistreerd, geagendeerd en genotuleerd. In de praktijk is het daarbij nodig dat er een duidelijk kader is waarbinnen u deze afwegingen maakt, zodat deze voor derden ook toetsbaar zijn. Een dergelijk kader is er bij u momenteel nog niet. Daarnaast bent u vanaf 2022 verplicht om een openbaarheidsparagraaf op te nemen in het jaarverslag waarin wordt beschreven op welke wijze wordt omgegaan met de Woo. Wij hebben vastgesteld dat u aan deze verplichting heeft voldaan. Wij constateren dat binnen de organisatie al wel wordt gewerkt aan diverse procedures, maar dat nog geen duidelijk beeld bestaat over de wijze waarop gerapporteerd kan worden en hoe een proces om de daarvoor benodigde informatie uit de organisatie op te halen kan worden ingericht. Nog niet bij iedereen in de organisatie zijn de effecten van de Woo voldoende bekend. Wij adviseren u deze ontwikkelingen te monitoren. 4.4 Bekostiging Oekraïne-opvang De BEL gemeenten hebben bestuurlijk uitgesproken de opvang van Oekraïners in gezamenlijkheid te willen uitvoeren en bekostigen. Zowel de gemeenten zelf als de BEL Combinatie hebben hiervoor kosten gemaakt. Een raadsbesluit over de inrichting van de verantwoording, zowel onderling als richting het Rijk, is er nog niet.

Een dergelijk afspraak, zo die er komt, dient wel op korte termijn gemaakt te worden om adequaat in de gemeentelijke jaarrekeningen te kunnen worden verwerkt. Gelet op de omvang van de bedragen en de verschillen in de kostenstructuur kan het effect substantieel zijn. In de jaarrekening van de BEL Combinatie zijn de kosten die u zelf gemaakt heeft, ongeveer € 200.000 exclusief de interne uren, verdeeld op basis van de percentages uit de dienstverleningsovereenkomsten. 4.5 Aanwezigheid materiele vaste activa In eerdere rapportages hebben we u geadviseerd om risicogericht, periodiek de aanwezigheid, feitelijk gebruik en staat van onderhoud te inventariseren. Daarbij gaat het uiteraard niet om het gebouw, maar wel om bijvoorbeeld IT-middelen en inventaris. U kunt hier invulling aangeven door bijvoorbeeld een of twee keer per jaar te controleren op welke devices langer dan drie maanden niet is ingelogd, daarmee hoeft een dergelijke inventarisatie niet arbeidsintensief te zijn.

6

4.6 Verlofsaldi In 2022 en januari 2023 heeft de commissie BBV meer duidelijkheid gegeven over hoe verlof moet worden verwerkt in de jaarrekening. Daarbij wordt het uitgangspunt dat arbeidskosten gerelateerde verplichtingen niet op de balans worden verantwoord nog eens benadrukt. Een belangrijke voorwaarde is wel dat het saldo van jaarlijks vergelijkbaar volume moet zijn. De aanleiding voor deze verduidelijking is de spaarverloffaciliteit. Omdat deze nieuw is, en dus naar verwachting zal opbouwen, is het volgens de commissie waarschijnlijk dat hiervoor wel een voorziening gevormd moet worden. Voor ander bovenwettelijk verlof moet inzichtelijk gemaakt worden of aan deze voorwaarde wordt voldaan om te kunnen bepalen of er een voorziening moet worden gevormd. Wij hebben de verlofsaldi over de afgelopen jaren geanalyseerd, inclusief het saldo verlofsparen en komen tot de conclusie dat er geen sprake is van een vergelijkbaar volume. Om die reden is een verplichting gevormd van € 370.000. Wij merken overigens op dat de spaarverlofregeling die de aanleiding was, bij u niet populair is. Onze ervaring bij andere, vergelijkbare organisaties is dat medewerkers graag gebruik maken van deze regeling. Er is meermaals navraag gedaan bij uw HR-afdeling en daaruit blijkt dat slechts één medewerker van de BEL Combinatie voor deze regeling heeft geopteerd.

Dat is uiteraard niet onmogelijk, maar gelet op de omvang van de organisatie, evenmin waarschijnlijk. Wij adviseren u na te gaan of er voldoende bekendheid aan de regeling is gegeven en met name aan de mogelijkheid om eenmalig in 2022 extra verlof in te brengen. 4.7 Naleving aanbestedingswet De afgelopen jaren is het naleven van de aanbestedingswet regelmatig onderwerp van gesprek geweest. De directie heeft diverse maatregelen genomen om te voorkomen dat contracten niet aanbesteed worden terwijl dat wel verplicht is. Bekend is dat op het terrein van externe inhuur en IT de BEL Combinatie risico’s loopt. Uit uw eigen interne analyses en onze werkzaamheden op dit punt komen enkele contracten naar voren op ITgebied die over de aanbestedingsgrenzen heen gaan. De totale waarde hiervan bedraagt € 269.000 en telt mee als rechtmatigheidsverschil. Daarnaast speelt het dossier IBOR nog altijd. Eerder was de verwachting dat in maart 2023 conclusies getrokken konden worden over dit dossier. Het blijkt echter dat de betrokken partij meer tijd nodig heeft om tot een standpunt te komen. Hierdoor is dit dossier nog altijd openstaand. 4.8 AVG Dataveiligheid wordt steeds belangrijker en de eisen die aan organisaties worden gesteld worden steeds hoger.

Wij hebben geconstateerd dat, hoewel er geen majeure incidenten zijn geweest, u worstelt met het voldoen aan alle wettelijke eisen op het gebied van dataveiligheid. De aandacht voor het onderwerp neemt ook bij u in de organisatie toe. U voldoet echter nog niet aan alle eisen omdat een dekkend systeem van beschreven processen, heldere afspraken met en verantwoording door IT-partners en een expliciete toetsing van de werking van uw dataveiligheidsprocessen nog niet volledig is ingeregeld. Wij adviseren u na te gaan welke risico’s aandacht vragen en de aandacht specifiek te richten op die onderdelen die bovengemiddeld risicovol zijn. Een dergelijke afweging maakt u nu nog niet expliciet. 4.9 Begrotingsrechtmatigheid Het stelsel van begroten en de bewaking hiervan moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de (gewijzigde) begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Wij hebben vastgesteld dat de totale lasten van de BEL Combinatie van afgerond € 24,4 miljoen de begroting 2022 heeft overschreden. 7

U heeft in de toelichting op het overzicht van baten en lasten een analyse van de verschillen opgenomen. Uit deze analyse blijkt dat de kostenoverschrijding gecompenseerd wordt door gerelateerde baten en worden veroorzaakt door een onvoorziene last die ook niet eerder bekend kon zijn. Hierdoor hoeven we de overschrijding niet mee te wegen in ons oordeel over de begrotingsrechtmatigheid. Volgens het BBV moet er in de financiële begroting afzonderlijk aandacht gegeven worden aan de investeringen, zodat de investeringsbudgetten expliciet worden vastgesteld. In het overzicht in de jaarrekening blijkt dat bij twee kredieten op het vlak van IT de bedragen zijn overschreden voor in totaal € 57.000. Dit bedrag moeten we wel meewegen in ons rechtmatigheidsoordeel. 4.10 Het maken van schattingen Bij het opmaken van een jaarrekening is het noodzakelijk dat u schattingen en oordelen toepast om te komen tot betrouwbare cijfers. Niet zelden worden schattingen niet als zodanig onderkend, omdat ze een vast onderdeel van uw administratieve proces zijn. Tijdens onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan de belangrijke schattingen omdat deze, bedoeld of onbedoeld, het resultaat kunnen beïnvloeden. Binnen de BEL Combinatie hebben de belangrijkste schattingen betrekking op het inschatten van (de waarde van) de vaste activa, vorderingen en de kortlopende schulden.

Tijdens onze werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen aangetroffen in de schattingsmethoden en vastgesteld dat de wijze waarop deze tot stand komen niet is gewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Wij aanvaarden uw schattingen, maar wij melden volledigheidshalve dat inherent is aan schattingen dat de uiteindelijke uitkomst kan afwijken. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat u in de periode na afloop van het boekjaar de uitkomsten van de gemaakte schattingen evalueert. Op die manier maakt u beter inzichtelijk hoe schattingen in de praktijk zijn uitgepakt. Deze informatie kunt vervolgens gebruiken om de gehanteerde schattingsmethoden en uitgangspunten voor de komende jaren te verbeteren. Een procesmatige inschatting die u maakt is het moment waarop u de ‘boeken sluit’ omdat er geen afrekeningen en facturen meer binnenkomen. In tegenstelling tot andere jaren is gebleken dat na dat moment nog enkele tientallen facturen zijn ontvangen, een hoger aantal dan gebruikelijk. Het hiermee gemoeide bedrag hebben we als controleverschil aangemerkt. Het gaat om een bedrag van € 22.000. Wij adviseren u na te gaan welke oorzaken ten grondslag liggen aan de gesignaleerde toename van nagekomen facturen en het budgetbeheer zo nodig aan te scherpen.

4.11 Taakveldenoverzicht In de jaarrekening van de BEL Combinatie is niet alleen een balans en een overzicht van baten en lasten opgenomen maar ook een exploitatieoverzicht naar taakvelden. Dit overzicht is verplicht. De totstandkoming van dit overzicht is voor de BEL Combinatie een tamelijk arbeidsintensief proces omdat de achterliggende administratie niet hierop is ingericht. Wij adviseren u na te gaan of technische aanpassingen mogelijk zijn om dit proces te verbeteren.

5. Goedkeuringstolerantie en niet-gecorrigeerde controleverschillen De jaarrekeningcontrole voeren wij uit met een bepaalde marge. Deze marge wordt in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) de goedkeuringstolerantie genoemd. Het bestuur heeft de bevoegdheid om de goedkeuringstoleranties scherper te stellen dan het wettelijk maximum van 1% (fouten) respectievelijk 3% (onzekerheden) alsmede om rapporteringstoleranties vast te stellen. U hebt geen gebruik gemaakt van deze bevoegdheid. Op grond van onze eigen vaktechnische regels rapporteren wij afwijkingen van meer dan 5% van de goedkeuringstolerantie. Ook kunnen wij vanwege specifieke omstandigheden deze tolerantie bij de uitvoering van onze werkzaamheden verlagen.

8

De bij u gehanteerde goedkeuringstolerantie bedraagt afgerond € 244.000 voor fouten en € 732.000 voor onzekerheden. Mochten we niet-gecorrigeerde controleverschillen onderkennen die dit bedrag overschrijden dan kunnen we geen goedkeurende verklaring afgeven. In het kader van de bestuurlijke afhandeling en het dechargeproces melden wij eventuele geconstateerde afwijkingen die niet meer gecorrigeerd zijn in de jaarrekening. Deze zijn vanaf een lager bedrag dan de goedkeuringstolerantie mogelijk voor u relevant. Wij melden alleen afwijkingen boven een bepaalde grens. Deze bedraagt bij u ongeveer € 12.000. Niet gecorrigeerde controleverschillen

€ 22.000

Invloed eigen vermogen ultimo jaar € 22.000

€ 22.000

€ 22.000

€ 22.000

NVT

NVT

NVT

Aanbestedingswet niet nageleefd (4.7)

€ 269.000

NVT

NVT

Getrouwheidsverschillen zijn ook rechtmatigheidsverschillen Investeringskredieten zijn overschreden (4.9)

€ 22.000

NVT

NVT

€ 57.000

NVT

NVT

Totaal verschillen rechtmatigheid

€ 348.000

NVT

NVT

NVT

NVT

NVT

Nagekomen inkoopfacturen niet meer verwerkt (4.10) Totaal verschillen getrouwheid Totaal onzekerheden getrouwheid

Totaal onzekerheden rechtmatigheid

Bedrag

Invloed resultaat € 22.000

De geconstateerde rechtmatigheidsverschillen overschrijden de genoemde goedkeuringstolerantie en om die reden kunnen we geen goedkeurend oordeel afgeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit wordt een oordeel met beperking. Daarnaast informeren wij u over gecorrigeerde controleverschillen of andersoortige afwijkingen die het gevolg zijn van significante tekortkomingen in de interne beheersing, frauderisico’s met zich meebrengen of naar onze mening onder uw aandacht zouden moeten worden gebracht. Er zijn in het controleproces geen afwijkingen geconstateerd die op grond van het bovenstaande gerapporteerd zouden moeten worden.

6.

Automatiseringsomgeving

In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk.

9

Gelet op de beperkte mate van geautomatiseerde beheersmaatregelen in uw organisatie is een dergelijk onderzoek niet noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Uit onze controle zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

7.

Onafhankelijkheid gewaarborgd

De beroepsorganisatie van accountants NBA heeft de voorschriften in het kader van de onafhankelijkheid opgenomen in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De naleving van de beroepsregels, waaronder de ViO is in de organisatie van Eshuis Registeraccountants ingebed. Op basis van onze toetsing aan deze verordening concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de BEL Combinatie voldoende is gewaarborgd. Wij hebben het afgelopen jaar geen andere opdrachten voor u uitgevoerd dan de controle van de jaarrekening en de direct daarmee samenhangende werkzaamheden.

8.

Afsluiting

Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor het bestuur van uw gemeenschappelijke regeling en de betrokken medewerkers aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Ook verspreiding aan de deelnemende gemeenten is niet toegestaan zonder onze voorafgaande toestemming. Wij danken de medewerkers van de BEL Combinatie voor de samenwerking in de afgelopen periode. Wij vertrouwen er op u met dit rapport voldoende te hebben geïnformeerd. Natuurlijk zijn wij graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting en het beantwoorden van vragen. Hoogachtend, Eshuis Registeraccountants B.V. Was getekend: drs. E. Vriesen Bijlagen: 1. Getekende controleverklaring 2. Ongetekende controleverklaring in enkelvoud 3. Gewaarmerkte jaarrekening in enkelvoud

10