A.8.1 BIJLAGE - Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Gooi+ 2025-2028
Tekst van het document
Samenwerkingsovereenkomst 2025 – 2028
Samenwerkingsovereenkomst 2025 – 2028 de Bibliotheek Gooi+ Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 1
De gemeenten Eemnes, Gooise Meren, Huizen, Wijdemeren, Laren en Blaricum; hierna te noemen: de gemeenten en De Stichting Bibliotheek Gooi+ hierna te noemen: de bibliotheek.
Overwegende dat,
De gemeenten vanaf 1 januari 2023 gezamenlijk de bibliotheek subsidiëren en dit graag willen voort zetten;
De Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob) sinds 2015 de gezamenlijke verantwoordelijkheid van onder meer gemeentebesturen voor een landelijk netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen beschrijft;
De gemeenten invulling aan die verantwoordelijkheid geven door middel van subsidie aan de Bibliotheek om de invulling van de bibliotheekvoorziening in dat netwerk mogelijk te maken;
De gemeenten er belang bij hebben dat uit oogpunt van kwaliteit en continuïteit bepaalde onderdelen van de bibliotheek collectief worden gefinancierd, waarbij de gemeenten evenredig bijdragen in de kosten;
Het omwille van effectiviteit en efficiency wenselijk is dat de gemeenten op hoofdlijnen een gemeenschappelijke koers uitzetten die echter ruimte laat voor maatwerk op het niveau van de afzonderlijke gemeenten;
Het wenselijk is de bibliotheek een meerjarenperspectief te bieden in termen van financieringsgrondslag en een regiovisie bibliotheekwerk;
De regiovisie “Gemeentelijke blik op het bibliotheekbeleid 2025-2028” is opgesteld;
De bibliotheek er belang bij heeft uit oogpunt van efficiënte en effectieve bedrijfsvoering dat de gemeenten een gemeenschappelijke koers varen;
De gemeenten ieder individueel een subsidierelatie hebben met de Bibliotheek en een lokaal beleid voeren. De inhoud van deze subsidierelatie is neergelegd in een subsidiebeschikking;
De gemeenten en de bibliotheek in deze samenwerkingsovereenkomst een aantal overkoepelende afspraken vastleggen over de wijze en de inhoud van de samenwerking;
Partijen zich rekenschap geven van de fusie tussen gemeente Wijdemeren en gemeente Hilversum per 1 januari 2027 en– voor zover nodig - aanvullende afspraken hebben gemaakt;
Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 2
Besluiten de volgende afspraken met elkaar overeen te komen en deze vast te leggen in deze Samenwerkingsovereenkomst:
Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: 1.
Frontofficekosten: kosten die direct zijn toe te rekenen aan de afzonderlijke lokale exploitatie van de bibliotheekvestiging, inclusief de ontwikkel- en uitvoeringskosten die uitsluitend ten behoeve van deze bibliotheekvestiging worden gemaakt.
2.
Backofficekosten: collectieve kosten die niet direct toe te rekenen zijn aan de afzonderlijke lokale exploitatie van bibliotheekvestigingen.
3.
Egalisatiereserve: de reserve als bedoeld in artikel 4:72 van de Algemene wet bestuursrecht, die wordt opgebouwd uit exploitatieoverschotten en wordt aangewend voor het opvangen van tegenvallers in de exploitatie en exploitatietekorten.
4.
Derde geldstromen: inkomsten niet zijnde gemeentelijke subsidies of inkomsten uit gebruik van de bibliotheek.
5.
Frictie kosten: de kosten die de Bibliotheek moet maken bij het afbouwen of overdragen van haar diensten als gevolg van een bezuiniging of beëindiging van de subsidie.
Artikel 2 – Doel 1.
Het doel van deze Samenwerkingsovereenkomst is gezamenlijke afspraken te maken omtrent de wijze waarop de bibliotheek zich inzet in de gemeenten en de gemeenten haar subsidiëren. De overige afspraken worden neergelegd in subsidiebeschikkingen en eventuele daarbij behorende uitvoeringsovereenkomsten.
2.
Deze Samenwerkingsovereenkomst moet juridisch worden gekwalificeerd als een bestuursovereenkomst ofwel publiekrechtelijke bevoegdhedenovereenkomst.
Artikel 3 – Regiovisie Er is een gezamenlijke visie op het bibliotheekwerk. Deze regiovisie genaamd “Gemeentelijke blik op het bibliotheekbeleid 2025-2028” is tot stand gekomen in overleg met de bibliotheek. Deze regiovisie wordt door de gemeenten en de bibliotheek voor akkoord geparafeerd, maakt onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst en is als bijlage toegevoegd. De Regiovisie sluit aan bij het Meerjarenbeleidsplan van de bibliotheek 2025 – 2028.
Artikel 4 – Certificeringsnormen Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 3
De gemeenten en de bibliotheek dragen er zorg voor dat de kwaliteit en toekomstbestendigheid van de organisatie voldoet aan de tussen VNG en VOB overeengekomen landelijke certificeringsnormen. Gemeenten en bibliotheek zetten zich gezamenlijk in om de randvoorwaarden te borgen voor het basisniveau waarop de openbare bibliotheken ten minste moeten functioneren. Artikel 5 - Verdeling van de backoffice kosten 1.
De bibliotheek gaat doelmatig om met publieke middelen, zorgt voor een transparante bedrijfsvoering en richt haar organisatie efficiënt en kosteneffectief in.
2.
De backofficekosten van de bibliotheek worden door de gemeenten gezamenlijk gesubsidieerd.
3.
De kosten voor de backoffice worden in de begroting van de bibliotheek bepaald op 100% van bestuur- en organisatiekosten, 10% van de totale huisvestingskosten, 25% van de salaris- en overige personeelskosten, 20% van de administratiekosten en 20% van de automatiseringskosten.
4.
De inwonertallen per gemeente worden gehanteerd als verdeelsleutel voor de subsidiëring van de backofficekosten. Peildatum voor inwonertallen is telkens het aantal inwoners op 1 januari voorafgaande aan het boekjaar. Voor de subsidie 2025 is dat 1 januari 2024. Voor Wijdemeren wordt vanaf 1 januari 2027 de inwonertallen in het verzorgingsgebied Wijdemeren (en niet de inwonertallen in de gefuseerde gemeente) gehanteerd.
Artikel 6 - Exploitatiesubsidie De begroting van de Bibliotheek (subsidieaanvraag) vormt de basis onder de subsidiebeschikking. Autonome ontwikkelingen zoals collectieve loonontwikkeling, werkgeverslasten, geldontwaarding, fiscale maatregelen e.d. worden door de gemeenten gezamenlijk gedragen. Zij worden verwerkt in de begroting die tijdig aan de gemeenten wordt voorgelegd. Indien nodig kunnen onvoorziene en onvermijdbare autonome ontwikkelingen gedurende een begrotingsjaar worden voorgelegd in een tussentijdse begrotingswijziging, die door alle gemeenten wordt beoordeeld. De gemeenten spannen zich in om gelijk op te trekken in de voor- en nadelen als gevolg van autonome ontwikkelingen. Artikel 7 - Egalisatiereserve De gemeenten staan toe dat de bibliotheek een egalisatiereserve opbouwt met een maximum van een bedrag gelijk aan 10% van de totale omzet van de bibliotheek (exclusief derde geldstromen) in het meest recent afgesloten boekjaar.
Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 4
Artikel 8 - Gebruikerstarieven De bibliotheek hanteert uniforme tarieven voor abonnementen en bijkomende tarieven voor gebruikers, scholen en instellingen. Artikel 9 - Betalingstermijnen De bibliotheek volgt de procedures en termijnen van de lokale gemeentelijke subsidieverordeningen ten aanzien van de indiening van subsidieaanvragen en verantwoording. De subsidie wordt 100% bij voorschot en uitbetaald, volgens de afspraken inzake periodieke betaling per gemeente. Artikel 10 - Derde geldstromen 1.
Derde geldstromen, niet voortkomend uit reguliere activiteiten, worden ingezet ten behoeve van de ontwikkeling van projecten die aansluiten bij de regionale visie van gemeenten, de statutaire doelstelling van de bibliotheek en de bepalingen in de ASV van de betreffende gemeente.
2.
Derde geldstromen, niet voortkomend uit reguliere activiteiten, worden niet ingezet ten behoeve van structurele dekking van reguliere activiteiten.
Artikel 11 - Verantwoording 1.
Jaarlijks legt de bibliotheek verantwoording af aan de gemeenten over de gerealiseerde prestaties en de daarmee samenhangende kosten en opbrengsten in de vorm van een activiteitenverslag en een jaarrekening met balans.
2.
In het jaarverslag verantwoordt de bibliotheek de geleverde prestaties en activiteiten, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de collectief gefinancierde onderdelen en de door de afzonderlijke gemeenten gefinancierde onderdelen.
3.
De jaarrekening geeft zowel inzicht in de kosten en opbrengsten van de collectief gefinancierde onderdelen als inzicht in projecten die door de afzonderlijke gemeenten zijn gefinancierd en de exploitatiebijdrage van de afzonderlijke gemeenten.
4.
De jaarrekening wordt, vergezeld van een accountantsverklaring, bij de gemeenten ingediend.
Artikel 12 - Beëindigen subsidierelatie of subsidievermindering 1.
Indien een gemeente de subsidierelatie met de bibliotheek geheel of gedeeltelijk wil beëindigen, dan informeert de betreffende gemeente zowel de Bibliotheek als de overige gemeenten daarover zodra het college een besluit heeft genomen. Dat is ten minste 12 maanden voor het einde van het komende volledige subsidiejaar. De gevolgen van een dergelijk voornemen worden zo spoedig mogelijk besproken in een
Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 5
overleg tussen de gemeenten en de Bibliotheek. Hiermee wordt op dat moment dan invulling gegeven aan de overlegverplichting van artikel 6 lid 4 van de Wsob. 2.
Indien een gemeente de subsidierelatie geheel wil beëindigen op grond van artikel 4:51 van de Awb betaalt zij na afloop van de aanzeggingstermijn, zoals genoemd in lid 1, de volgende compensatie: A) Het eerste jaar na het beëindigen van de subsidierelatie, betaalt zij maximaal 66% van de jaarlijkse gemeentelijke subsidiebijdrage, tenzij de daadwerkelijke frictiekosten minder bedragen. B) Het tweede jaar na het beëindigen van de subsidierelatie, betaalt zij maximaal 33% van de jaarlijkse gemeentelijke subsidiebijdrage, tenzij de daadwerkelijke frictiekosten minder bedragen. C) Het derde jaar na het beëindigen van de subsidierelatie, betaalt zij geen bijdrage meer.
3.
De compensatie betreft een vergoeding/subsidie voor de frictiekosten. De bibliotheek is niet verplicht om in ruil voor de vergoeding/subsidie reguliere (bibliotheekwerk-) activiteiten uit te voeren. Een gemeente die tijdens de duur van deze samenwerkingsovereenkomst de subsidie gedeeltelijk wil beëindigen (d.w.z. bezuinigt) kan in beginsel uitsluitend bezuinigen op de frontofficekosten die zij subsidieert Indien een bezuiniging gepaard gaat met sluiting van één of meerdere vestigingen, vergoedt de gemeente de kosten voor eventueel afvloeien van personeel en beëindiging huurovereenkomsten.
4.
In geval een gemeente de subsidierelatie met de bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere organisatie, spannen bibliotheek en gemeente zich gezamenlijk in voor herplaatsing van boventallige medewerkers bij die andere organisatie. Indien en voor zover herplaatsing niet mogelijk is en boventallige medewerkers moeten worden ontslagen, treedt de gemeente met de bibliotheek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten.
5.
In geval een gemeente de subsidierelatie met de bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere organisatie, ziet de gemeente er op toe dat de andere organisatie de huurovereenkomsten van de vestigingen in de desbetreffende gemeente overneemt. Indien één of meerdere vestigingen niet worden overgenomen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, dan draagt de gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten tot het moment dat de huurovereenkomst op rechtsgeldige wijze zal zijn beëindigd.
6.
Onder frictiekosten verstaan partijen, naast de kosten voor eventueel afvloeien van personeel en beëindiging huurovereenkomst(en) (als bedoeld in lid 3 en 4 en 5): A) Contracten betreffende: Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 6
i
Gebouwonderhoud
ii
Energiekosten
iii
Schoonmaakkosten
iv
Verzekeringen
v
Beveiliging
vi
HR advies - personeelsadministratie – arbodienst
vii
Probiblio
viii
Onderhoud hardware bibliotheekautomatisering
ix
ICT
B) Versnelde afschrijvingskosten bij sluiting vestiging(en) C) Advieskosten samenhangend met de reorganisatie D) Ontruimings- en vernietigingskosten bij sluiting vestiging(en) Deze opsomming van frictiekosten is niet limitatief bedoeld. De Bibliotheek zal partijen bij een gedeeltelijke of gehele subsidie beëindiging zo snel mogelijk inzicht geven in de frictiekosten.
Artikel 13 - Voortgangsoverleg en evaluatie 1.
Ieder boekjaar vindt in mei en/of oktober ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten en de bibliotheek over de voortgang van en ontwikkelingen in het bibliotheekwerk, de praktische uitvoering van het systeem van exploitatiesubsidiëring op basis van de begroting.
2.
Indien het verslag van het ambtelijk overleg daar aanleiding toe geeft vindt op verzoek van één of meerdere gemeenten een portefeuillehouderoverleg plaats.
3.
De portefeuillehouders bibliotheekwerk komen ten minste eens per jaar bijeen om de voortgang in de samenwerking en beleidsmatige en financiële ontwikkelingen te bespreken die de inhoud en de financiering van het bibliotheekwerk (op termijn) raken. Aan dit overleg wordt ook deelgenomen door tenminste één vertegenwoordiger van de bibliotheek.
4.
In het najaar van 2027 wordt de subsidiesystematiek op basis waarvan de bibliotheek wordt gesubsidieerd door de gemeenten geëvalueerd. Onderwerp van de evaluatie zijn in ieder geval: de samenwerking tussen de gemeenten, de samenwerking tussen de gemeenten en de bibliotheek, de overeengekomen financiële grondslagen en de regiovisie van de gemeenten. De evaluatie vindt plaats door een ambtelijke werkgroep bestaande uit één ambtelijke vertegenwoordiger van iedere deelnemende gemeente en één vertegenwoordiger van de bibliotheek. De rapportage van de werkgroep is onderwerp van overleg met de bibliotheek op het portefeuillehoudersoverleg van voorjaar 2028. Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 7
5.
De uitkomsten van de evaluatie kunnen mede bepalend zijn voor de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst voor de periode 2029-2032.
Artikel 14 - Toekomstbestendige bibliotheek 1.
Gemeenten en bibliotheek streven naar een toekomstbestendige, solide en doelmatige dienstverlening met voldoende slagkracht om het huidige ambitieniveau te continueren.
2.
Een hoger niveau van samenwerking tussen -maatschappelijke- organisaties blijft wenselijk om een robuuste dienstverlening te realiseren. De bibliotheek verkent de kansen voor mogelijke samenwerkingsvormen.
Artikel 15 - Duur en wijziging overeenkomst 1.
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de boekjaren 2025 tot en met 2028. Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december van enig jaar.
2.
Gemeenten kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid een verzoek doen tot overgaan tot verlenging van de looptijd van deze overeenkomst met maximaal 1 jaar. Indien deze verlenging aan de orde is, zullen de gemeenten hierover binnen de looptijd van deze overeenkomst een besluit nemen maar uiterlijk voor 1 april 2028.
3.
Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk na overleg met de bibliotheek en indien alle betrokken gemeenten daarmee instemmen. Een dergelijke wijziging zal schriftelijk worden vastgelegd, door alle partijen worden ondertekend en als addendum worden gevoegd bij deze overeenkomst.
4.
Uiterlijk in het vierde kwartaal van 2027 treden de gemeenten in overleg over een samenwerkingsovereenkomst voor de periode 2029-2032. Wanneer de gemeenten dit nalaten, zal de Bibliotheek dit overleg agenderen.
5.
Indien een gemeente de subsidierelatie geheel of gedeeltelijk wil beëindigen aan het einde van deze overeenkomst zijn de bepalingen van artikel 12 artikel onverkort van toepassing.
Handtekening voor akkoord:
...................................................... Namens de Bibliotheek Gooi+, M. Buvelôt, Directeur-bestuurder Datum…………………................. Plaats………………………………
Handtekening voor akkoord: Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 8
...................................................... Namens de gemeente Blaricum, B.M. de Reijke, Burgemeester Datum…………………................. Plaats……………………………… Handtekening voor akkoord:
………………………………….. Namens de gemeente Eemnes, R. van Benthem RA, Burgemeester Datum…………………................. Plaats……………………………… Handtekening voor akkoord:
...................................................... Namens de gemeente Gooise Meren, H.M.W. ter Heegde, Burgemeester Datum…………………................. Plaats……………………………… Handtekening voor akkoord:
...................................................... Namens de gemeente Huizen, N. Meijer, Burgemeester Datum…………………................. Plaats……………………………… Handtekening voor akkoord:
...................................................... Namens de gemeente Laren, N. Mol, Burgemeester Datum…………………................. Plaats……………………………… Handtekening voor akkoord:
...................................................... Namens de gemeente Wijdemeren, N.L. ter Heijen, Burgemeester Datum…………………................. Plaats……………………………… Paraaf gem. Eemnes gem. Gooise Meren gem. Huizen gem. Laren
gem. Wijdemeren gem. Blaricum Bibliotheek Gooi+ 9