A (42)
Tekst van het document
INFORMATIENOTA RAAD LAREN Datum vaststelling college: 11 juni 2024 Van
het college van B&W
Aan
Gemeente Laren - Gemeenteraad
Portefeuillehouder Mol, N. Informatie bij
S.J. Kist, senior juridisch adviseur
Onderwerp
Jaarverslag 2023 van de commissie voor de bezwaarschriften Portefeuillehouder Mol, N.
Openbaar Ja
Kennisnemen van
Jaarverslag 2023 commissie voor de bezwaarschriften Aanleiding (inleiding)
Het college streeft ernaar om goed gemotiveerde en zorgvuldige besluiten te nemen. Als er een bezwaarschrift wordt ingediend, onderzoeken we eerst of er een oplossing mogelijk is buiten de bezwaarprocedure om (via bemiddeling of de inzet van
mediationvaardigheden). De commissie voor de bezwaarschriften behandelt de ontvangen bezwaarschriften van de BEL-gemeenten. Jaarlijks brengt de commissie voor de
bezwaarschriften een jaarverslag uit. In mei stelde de commissie haar jaarverslag 2023 vast.
In dit jaarverslag geeft de commissie een beeld van haar activiteiten rondom de
behandeling van de ingediende bezwaarschriften. Zo wordt per gemeente een overzicht gegeven van het aantal ingediende bezwaarschriften, de onderwerpen van de
bezwaarschriften, in hoeverre de bezwaarschriften zijn afgehandeld en wat de uitkomst Pagina 1 van 6
van de procedure was. Daarnaast heeft het jaarverslag de functie om (werk)processen
intern te evalueren. Het jaarverslag heeft daarmee een signaalfunctie, waarna we aan de slag kunnen met verbeterpunten. Daarvoor zijn onder andere de conclusies en de
aanbevelingen geschreven. Het verslag geeft dus ook een inzicht in het functioneren van de BEL Combinatie als werkorganisatie van de BEL-gemeenten en biedt
aanknopingspunten om de kwaliteit van de besluitvorming te vergroten. Het jaarverslag vindt u in de bijlage. In deze brief leest u een korte samenvatting van het jaarverslag en staat op welke manier uitvoering aan de aanbevelingen wordt gegeven. Kernboodschap
In 2023 zien we in totaliteit een daling van het aantal bezwaarschriften (155 in 2022, 154 in 2021 en nu 141). Het aantal bezwaren in Laren is juist iets toegenomen (51 in 2022, 60 in 2023). De stijging is met name terug te zien in het aantal bezwaarzaken op het gebied van het Omgevingsrecht. Hierbij past wel de opmerking dat het in een aantal zaken gaat om één besluit waartegen meerdere bezwaarschriften zijn ingediend.
De totale doorlooptijd van de bezwaarprocedures is afgenomen van 16,6 weken in 2022 naar 15,7 weken in 2023. Daarmee wordt ruim 68% binnen de termijnen afgehandeld,
maar dus ook bijna 32% nog niet. Dat zal de komende jaren zichtbaar moeten verbeteren en daarvoor zijn inmiddels ook diverse maatregelen getroffen in termen van het
verbeteren van werkprocessen en het houden daaraan, inzichtelijk hebben van de
werkvoorraad en capaciteit aan mensuren waarvan het effect het afgelopen jaar al te zien is.
Verder komt uit het jaarverslag naar voren dat de informele aanpak een goed instrument is om bezwaren op te lossen èn te voorkomen. Het percentage aan bezwaarschriften die
via pre-mediation of anderszins werden ingetrokken is iets toegenomen van 27% in 2022 naar 33% in 2023. Pre-mediation wordt als verzamelterm gebruikt voor alle pogingen om een bezwaarschrift op een informele manier af te handelen. Dat kan bijvoorbeeld door
met alle partijen om tafel te gaan om gezamenlijk te zoeken naar een oplossing voor het probleem (bemiddeling). De partijen leggen deze afspraken vast, waarna de indiener het
bezwaarschrift intrekt. Ook komt vaak voor dat een nieuw besluit genomen wordt, waarin tegemoet gekomen wordt aan de bezwaren. Het bezwaarschrift is dan door dit nieuwe
besluit opgelost, zodat het bezwaarschrift ingetrokken kan worden door de indiener. Ook het inzetten van mediationvaardigheden, door bijvoorbeeld aan bezwaarmaker een
nadere toelichting te geven op het bestreden besluit valt hieronder. Zeker het laatste
halfjaar van 2023 is binnen het team Vergunningen en Handhaving stevig ingezet op een
structurele uitvoering van de informele aanpak. Dat hiermee successen zijn geboekt, zien wij terug in de cijfers. Het aantal ingetrokken bezwaarschriften op het gebied van het Omgevingsrecht (inclusief Handhaving) loopt op richting 40%. Het komend jaar zal
organisatiebreed de werkwijze om bij ieder ingediend bezwaarschrift contact op te Pagina 2 van 6
nemen met de indiener nog meer verankerd worden in het werkproces. Pre-mediation
wordt daarmee een vast onderdeel van de bezwaarprocedure, maat ook van de primaire besluitvorming.
Het aantal gegronde bezwaren geeft een indicatie van de (juridische) kwaliteit van de
besluitvorming. Op basis van de uitkomsten van de bezwaar- en beroepsprocedures kan worden geconcludeerd dat het overgrote gedeelte van de besluiten de
rechtmatigheidstoets kan doorstaan. Het aantal gegronde bezwaarschriften is immers beperkt, zeker als dit gerelateerd wordt aan het totaal aantal besluiten waartegen
bezwaar kan worden gemaakt. De gegronde bezwaarschriften hebben voornamelijk
betrekking op het Omgevingsrecht of Handhaving. Wat wij hieraan gaan doen, kunt u
onder de aanbevelingen en conclusie lezen. Wel willen wij opmerken, dat de bezwaar- en beroepsprocedures ‘slechts’ één indicator voor de (juridische) kwaliteit van de besluiten vormen. Het positieve beeld neemt niet weg dat sommige besluiten gebreken vertonen. Ook in de motivering van de besluiten is nog wel een verbeterslag te maken (zie verder onder aanbevelingen en conclusie).
Aanbevelingen en conclusie commissie voor de bezwaarschriften
De commissie komt in haar jaarverslag 2023 tot enkele algemene en enkele specifieke aanbevelingen en conclusies: 1.
Blijf inzetten op bemiddeling;
3.
Motivering bestreden besluit;
2. 4. 5. 6. 7. 8.
Aanleveren verweerschriften;
Beantwoording concrete vragen;
Menselijke maat en hardheidsclausule;
Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind naleven; Klare/Heldere Taal;
Aandacht voor doorlooptijden.
Blijven inzetten op bemiddeling
Van de 141 in 2023 ingediende bezwaarschriften zijn in totaal 42 bezwaarschriften
ingetrokken (ruim 33%). De commissie constateert dat er bijna bij alle bezwaarschriften,
meteen bij het begin van de procedure, wordt geprobeerd om tot een oplossing te komen met bezwaarmaker. Zoals u heeft kunnen lezen in de kernboodschap hebben wij
afgelopen jaar stevig ingezet op de informele aanpak. We zien nu al dat dit voor het jaar 2024 zijn vruchten afwerpt en streven ernaar om minimaal op hetzelfde niveau te zitten qua percentage geslaagde bemiddelingen als in 2021 (40%). Ondertussen proberen wij ook de poule gediplomeerde mediators te versterken, zodat dit breder ingezet kan worden naar het voorkomen van bezwaarschriften. Daarbij plaatsen wij wel de
kanttekening, dat bij de inzet van pre-mediation in de bezwaarprocedure nooit het doel Pagina 3 van 6
is dat het bezwaarschrift wordt ingetrokken. Ook als de informele aanpak niet tot een oplossing leidt, worden de gesprekken over het conflict positief door betrokkenen
ervaren en dragen deze bij aan een beter begrip van de situatie en vertrouwen in de
overheid. Dit vertaalt zich niet in cijfers, maar is wel heel waardevol. Juist ook vanwege de positieve (bij-)effecten van de informele aanpak blijven wij hier stevig op inzetten.
Aanleveren verweerschriften
Met veel genoegen lezen wij dat de commissie, dankzij de gemaakte afspraken met de ambtelijke organisatie in 2023, in bijna alle gevallen tijdig verweerschriften heeft
ontvangen. Deze ingeslagen weg wordt voorgezet. Volgende stap voor dit jaar is om
verder te werken aan de kwaliteit van de verweerschriften met name vanuit het fysieke domein (de teams Ruimtelijke ontwikkeling en Vergunningen & Handhaving).
Motivering bestreden besluit
De motivering van de bestreden besluiten blijft een punt van aandacht. Indien sprake is van beleidsruimte (bijvoorbeeld een vrijstellingsmogelijkheid) is het nodig dat het
betreffende besluit op dat onderdeel goed wordt gemotiveerd en beargumenteerd. Vaak wordt ter zitting aangegeven door verweerder dat e.e.a. hersteld zal worden in de beslissing op bezwaar. Door in het primaire besluit een goede
motivering/belangenafweging op te nemen is de kans groter dat de burger zich hierin kan vinden, ook al is het een voor de burger bezwarend besluit.
Binnen de BEL-organisatie en specifiek binnen het team V&H is het verbeteren van de kwaliteit van college- en raadsvoorstellen en primaire besluiten een speerpunt.
Beantwoording concrete vragen
De commissie geeft aan het afgelopen jaar een aantal keren geconstateerd te hebben dat
de gemachtigden van het college op de hoorzitting niet altijd een antwoord kunnen geven op de concrete (voor de hand liggende) vragen van de commissie.
Naar aanleiding van een aanbeveling in het jaarverslag 2023, hebben wij dit jaar
desgewenst al voorzien in het meegaan van een ambtelijk deskundige, zoals een
bomendeskundige of vergunningverlener. Vragen zijn veelal te technisch van aard voor de juridisch geschoolde verweerders. Helaas moeten wij constateren dat dit nog niet in
alle gevallen die zich daarvoor lenen wordt gedaan. Dit jaar zetten wij ons ervoor in om deze afspraak structureel in te zetten. Ook het opleiden, begeleiden en coachen van gemachtigden is een punt van aandacht.
Menselijke maat en hardheidsclausule
De kwestie van de menselijke maat en het gebruik van de hardheidsclausule is zowel voor ons als voor de commissie een actueel thema, mede naar aanleiding van de
Toeslagenaffaire. De commissie heeft in verschillende zaken gewezen op de menselijke
maat en de hardheidsclausule. De commissie geeft het advies om hier meer beleid op te
Pagina 4 van 6
gaan maken en meer rekening mee te gaan houden. Met name voor Wet hersteloperatie toeslagen-zaken acht de commissie het wenselijk dat er coulance wordt betracht.
Wij zullen dit in de bestuurlijke overleggen met onze partners, zoals Sociale zaken HBEL en het Regionaal Urgentiebureau, aan de orde stellen en sturen op het vormgeven van beleid hierop.
Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind naleven
Met enige regelmaat moet de commissie adviseren over bezwaar tegen het weigeren van een urgentieverklaring voor woonruimte. Meestal betreft het urgentieaanvragen van een ouder of ouders met minderjarige kinderen. Uit artikel 3 van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (hierna: IVRK) vloeit voort dat het bestuursorgaan zich voldoende rekenschap moet geven van de belangen van minderjarige kinderen. In de praktijk zijn de belangen van deze kinderen doorgaans bij het voorbereiden van en beslissen op de urgentieaanvraag betrokken.
Echter, uit artikel 12 van het IVRK vloeit de verplichting voort om kinderen die in staat zijn hun eigen mening te vormen in de gelegenheid te stellen te worden gehoord over
een urgentieaanvraag. Volgens vaste rechtspraak geldt als uitgangspunt dat het kinderen vanaf de leeftijd van twaalf jaar betreft. Deze verplichting wordt bij de BEL-gemeenten niet nageleefd zodat het zorgvuldigheids- en het motiveringsbeginsel als bedoeld in
resp. de artikelen 3:4 lid 1 en 3:46 worden geschonden. De commissie adviseert daarom te bevorderen dat artikel 12 van het IVRK wordt nageleefd.
Klare/Helder taal
Het doet ons goed om te lezen dat de commissie bewust en actief stappen zet om haar adviezen op een meer begrijpelijker niveau te brengen. Ook wij hechten er waarde aan dat adviezen en besluiten op bezwaar leesbaar zijn. Het is goed om te lezen dat de
commissieleden en secretarissen, net als de medewerkers van de ambtelijke organisatie, taaltrainingen om op B1-niveau te schrijven hebben gevolgd. Zo zorgen wij er samen en in combinatie met het verbeteren van de motivering voor dat brieven en informatie aan onze inwoners begrijpelijker worden. Dit helpt bezwaren te voorkomen en besluiten sneller te accepteren.
Aandacht voor doorlooptijden
Wij zijn verheugd te kunnen constateren dat de doorlooptijden in 2023 zijn gedaald. 68% van de bezwaarschriften zijn binnen de wettelijke termijn afgehandeld, dit is een ruime stijging ten opzichte van het jaar 2022. De gemiddelde doorlooptijd is 15,7 weken (de wettelijkje termijn is 12 weken, met een verdagingsmogelijkheid van 6 weken, dus in totaal 18 weken). Met name in de fase tussen het vaststellen van het advies en de
verzending van de beslissing op bezwaar (de fase van collegebesluitvorming) is sterk
verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Punt van aandacht is de periode tussen aanvang van de beslistermijn tot de hoorzitting. De doorlooptijd in deze fase is juist toegenomen. De inzet van pre-mediation is daar een oorzaak van, maar ook het
Pagina 5 van 6
werkproces van de commissie zelf. Dit jaar zal onder andere in het teken staan van het naleven van interne werkafspraken. Ons streven daarbij is om alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van 12 weken, en eventueel met verdaging 18 weken, afgehandeld te hebben. Consequenties
Het college heeft de aanbevelingen van de commissie overgenomen. Duurzaamheid N.v.t.
Communicatie
Via de gebruikelijke wegen, zoals de gemeentelijke website, stellen we het jaarverslag voor geïnteresseerden beschikbaar en wordt deze digitaal openbaar gepubliceerd. Vervolg
Het college heeft de aanbevelingen van de commissie overgenomen. Ter uitvoering van de aanbevelingen zullen met name binnen werkorganisatie de nodige acties worden ondernomen en tussentijds worden gemonitord. Bijlagen
1. Jaarverslag 2023 commissie voor de bezwaarschriften
Pagina 6 van 6