A (13)
Tekst van het document
INFORMATIENOTA RAAD LAREN Van
Griffier
Aan
Gemeente Laren - Gemeenteraad
Portefeuillehouder -Informatie bij
Griffier
Onderwerp
Aanbesteding nieuw Raads- en Bestuursinformatiesysteem voor de drie BEL gemeenten en de BEL Combinatie en de financiële consequenties hiervan. Portefeuillehouder
Opdrachtgevers zijn de drie griffiers van de BEL gemeenten. Openbaar Ja.
Kennisnemen van 1.
De gunning van de aanbesteding van het nieuwe RISBIS voor de periode van 2026
2.
Hiervoor eenmalig een bedrag van € 58.123 in 2026 beschikbaar te stellen voor
tot 2030 (met een mogelijkheid tot verlening tot 2034) aan Notubiz;
de implementatie van en toetreding tot het RISBIS platform van Notubiz en dit bedrag te verwerken in de Zomernota.
Korte inhoud
In het voorjaar van 2025 zijn de voorbereidingen gestart voor het aanbestedingstraject voor de aanschaf van een nieuw RISBIS voor de drie BEL-gemeenten en (een klein deel) voor BEL organisatie, specifiek voor een papierloze vergaderoplossing.
Met een uitvraag, waarin de eisen en wensen in de aanbestedingsleidraad zijn opgesteld
is het mogelijk geweest om een leverancier te contracteren voor een periode van vier jaar (2026-2030) met een optie om per jaar te verlengen tot een maximum van vier jaar tot 2034.
U heeft als raad in oktober 2025 een memo ontvangen over het proces van deze
aanbesteding, waarin ook is gemeld dat in de begroting 2026 een PM-post voor de
financiën is opgenomen, zodat de financiën voor dit nieuwe RISBIS zijn gegarandeerd. De aanbesteding is eind oktober 2025 op Tendernet gepubliceerd.
Uiteindelijk is eind januari 2026 Notubiz als gegunde partij uit de selectie gekomen. Pagina 1 van 3
Hierover bent u in een memo van 18 februari jl. op de hoogte gebracht en daarin is u
toegezegd dat u in een RIB wordt geïnformeerd over de financiële consequenties voor de gemeente Laren. Deze RIB ligt nu voor. Toelichting
De drie gemeenten en de BEL Combinatie maken op dit moment voor het
raadsinformatiesysteem (RIS) en het bestuurlijke informatiesysteem (BIS) gebruik van iBabs. Daarnaast gebruikt de BEL Combinatie i-Babs ook als een papierloze vergaderoplossing.
Vanaf 2018 gebruiken de gemeenten voor het uitzenden van de vergaderingen Notubiz, waarbij Notubiz ook de overige vergaderproducten verzorgt, zoals transcripten van de vergaderingen.
De contractperiode met i-Babs is al enige jaren verlopen, zodat het nu echt noodzakelijk werd om het RISBIS aan te besteden i.v.m. onrechtmatigheid.
Daarnaast is het al langer een wens van de griffiers om het RIS in handen van één
leverancier te brengen waarmee het voorbereiden en de uitzending van de vergaderingen binnen één systeem gebeurt.
Bovendien voldoet de huidige versie van het RIS niet meer aan de wensen en verwachtingen van zowel de raad als de inwoners.
In het voorjaar van 2025 zijn de voorbereidingen gestart voor het aanbestedingstraject voor de aanschaf van een nieuw RISBIS voor de drie BEL-gemeenten en (een klein deel) voor BEL organisatie.
Om deze aanbesteding zorgvuldig en goed te laten verlopen hebben de drie griffiers, als opdrachtgevers, gekozen voor het bureau EPOS, die het gehele aanbestedings- en
implementatietraject begeleidt en ondersteunt. Met twee medewerkers van EPOS, de drie griffiers, gemeentesecretaris Blaricum en een medewerker van informatiemanagement BEL Combinatie vormen zij de projectgroep, die iedere twee weken het project op de voortgang monitort.
Met een uitvraag, waarin de eisen en wensen in de aanbestedingsleidraad zijn opgesteld wordt het mogelijk om een leverancier te contracteren voor de jaren 2026 – 2030 met een optie om per jaar tot een maximum van vier jaar te verlengen tot 2034.
De raad van Laren is actief betrokken geweest bij het voortraject van de aanbesteding door de vertegenwoordiging van de raadsleden Loeff en Timmerman in de
selectiecommissie. Zij hebben input geleverd voor het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen en hebben deelgenomen aan de demodag op 22 januari 2026, waarop de twee ingeschreven leveranciers hun systeem toelichtten en lieten testen. Uiteindelijk is de gegunde partij Notubiz geworden.
Pagina 2 van 3
Het streven is dat het nieuwe RISBIS in het najaar- bij voorkeur bij de start van
vergadercyclus van september 2026- definitief operationeel is. Vanaf maart 2026 wordt gestart met de werkzaamheden van de implementatie. Daarnaast worden aan alle gebruikersgroepen, dus ook aan de raadsleden, cursussen aangeboden. Financiën
De gemeente Laren heeft voor het nieuwe RISBIS in haar begroting 2026 een PM-post opgenomen. De kosten zijn te verdelen in: -
eenmalige kosten, d.w.z. kosten voor de implementatie van en toetreding tot het nieuwe RISBIS platform;
-
de structurele, jaarlijkse kosten voor het gebruik van het nieuwe RIS.
(De BEL Combinatie draagt slechts een fractie bij aan de eenmalige kosten, omdat dit
organisatieonderdeel slechts licenties afneemt voor de papierloze vergaderoplossing). De kosten voor het nieuwe RISBIS voor de gemeente Laren voor 2026- gebaseerd op een periode van vier jaar, zijn geraamd op: € 58.123 eenmalige kosten
€ 35.323 structureel, jaarlijkse kosten € 93.446 totaal
Het geraamde bedrag in het eerste jaar is € 93.446,-- waarvan eenmalige kosten van
€ 58.123,--. Deze incidentele last zal worden verwerkt in de Zomernota. Deze kosten
komen direct ten laste van het exploitatieresultaat i.v.m. de SaaSoplossing (dat betekent dat de gemeente geen eigenaar is van het RISBIS platform, maar een dienst afneemt).
Voor de geraamde structurele kosten van € 35.323,-- is er dekking binnen de bestaande (meer)jarenbegroting op dit onderdeel.
De kosten zijn ramingen en kunnen hoger uitvallen door o.a.: -
mogelijk extra kosten voor bijvoorbeeld extra workshops over het gebruik van Notubiz voor griffies en raad;
-
hogere kosten van uitzenden en verwerking daarvan door extra of langere
vergaderingen in een jaar. De jaarlijkse vergaderkosten zijn namelijk gebaseerd op de ervaringscijfers van de afgelopen jaren. Vervolg
De volgende stap is de implementatie van het nieuwe RISBIS en de papierloze vergaderoplossing in de verschillende organisatieonderdelen.
Naast het koppelen met de bestaande andere systemen dienen ook alle gebruikerswaaronder de raadsleden- te worden geschoold. Bijlagen Geen.
Pagina 3 van 3