A.10.1 BIJLAGE - Begeleidende brief bij toezichtverslag

Aan

Onderwerp

Ons kenmerk

Aan het bestuur van de BEL-combinatie en de colleges van burgemeester en wethouders van Blaricum, Eemnes en Laren Postbus 71 3755ZH EEMNES

Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2023 (2024) 1893370

Datum

17 juli 2024

Uw kenmerk

Geachte bestuur/college, Hierbij ontvangt u ons verslag over het uitgevoerde horizontale toezicht in 2023 (2024) op het informatie- en archiefbeheer van uw organisaties. Zoals bepaald in uw Archiefverordeningen van de BEL-combinatie en de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren zijn de gemeentearchivarissen van Archief Eemland en van Archief Gooi en Vechtstreek belast met het toezicht op het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer. De (gemeente)archivarissen doen hiervan jaarlijks verslag aan uw bestuur/colleges. Met de rapportage legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraden over de zorg op naleving van de Archiefwet 1995 zoals ook is voorgeschreven in uw Archiefverordeningen. Beoordeling Op basis van de stand van zaken van het verbeterplan en de aangeleverde documenten luidt onze beoordeling voor het verslagjaar 2023 (2024): ‘ruim voldoende’. In de beoordelingssystematiek van Archief Eemland zit u in stap drie (met 77 ½ punt) van de vijf stappen. Nadere uitwerking van de systematiek is te lezen in hoofdstuk 6 visuele uitwerking KPI’s. De score had hoger kunnen zijn, maar door langdurige afwezigheid in het team is dat helaas niet gelukt. Daarbij wél met de kanttekening dat u in aanmerking kunt komen voor de kwalificatie ‘goed’, als u in 2024 structureel zaken gaat afronden zoals opgenomen in het SMARTverbeterplan.

De verbeterpunten zijn terug te vinden op pagina 24 en 25 van het bijgevoegde verslag. Het verslag is op feiten gecheckt door uw medewerkers team DIM en de kleine aanvullingen zijn overgenomen. Uiteraard zijn wij bereid om het verslag nader toe te lichten.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

Afsluiting Wij stellen het op prijs om een reactie op dit verslag te ontvangen en te worden geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad. In het kader van interbestuurlijk toezicht dient u deze toezichtinformatie eveneens toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van de provincies Noord-Holland en Utrecht. Bijlage: toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2023 (2024) Met vriendelijke groet, Mede namens de gemeentearchivaris van Blaricum en Laren mevr. J. Deknatel-Bos

Chantal Menting Gemeentearchivaris

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17