20230125RVSb22 01478 Gezamenlijk organiseren advisering ruimtelijke kwaliteit Crailo met GM en H'sum BIJLAGE RvO kwaliteitsteam Crailo
Tekst van het document
Reglement van Orde Kwaliteitsteam Crailo
GEM Crailo B.V. | Postbus 535 1250 AM Laren | www.crailo.nl | projectbureau@crailo.nl | KvK 71555595 IBAN NL82 BNGH 02 85 17 52 89 | BTW-nr 858760976B018240
Overwegende: Dat het wenselijk is om zaken met betrekking tot Kwaliteitsteam Crailo en haar leden vast te leggen in dit reglement van orde. Besluit: [Namen toepasselijke CRK gemeente en Kwaliteitsteam Crailo] het “Reglement van orde Kwaliteitsteam Crailo” vast te stellen.
Art. 1 Het kwaliteitsteam Het Kwaliteitsteam Crailo (verder: het kwaliteitsteam) adviseert in opdracht van GEM Crailo B.V. en de gemeenten Gooise Meren. Hilversum en Laren aan partijen die betrokken zijn bij de ontwikkeling bij de ontwikkeling van Buurtschap Crailo over zaken met betrekking tot het stimuleren, begeleiden en bewaken van de ruimtelijke kwaliteit bij het uitwerken van de ontwikkelplannen van Buurtschap Crailo op basis van het Beeldkwaliteitsplan Buurtschap Crailo.
Art. 2 Taak 1.
Het kwaliteitsteam heeft als taak er op toe te zien dat (bij de uitvoering van projecten) op een goede manier uitwerking wordt gegeven aan de ruimtelijke kwaliteitsambities en kaders van Beeldkwaliteitsplan Buurtschap Crailo.
2.
Het kwaliteitsteam brengt daarvoor gevraagd schriftelijke adviezen uit over voorlopige ontwerpen (VO), definitieve ontwerpen (DO) en (principe/ vooroverleg) aanvragen omgevingsvergunning voor bouwen (omgevingsplanactiviteit bouwwerken) alsmede omgevingsvergunningen voor binnenplans afwijken (omgevingsvergunning afwijken regels tijdelijk deel omgevingsplan) en werken, niet zijnde bouwwerken en werkzaamheden waarbij de ruimtelijke kwaliteit onderdeel is van het afwegingskader.
3.
Het kwaliteitsteam kan gevraagd en ongevraagd schriftelijke adviezen uitbrengen over niet vergunningplichtige onderdelen van inrichtingsplannen, stedenbouwkundige uitwerkingsplannen of daarmee vergelijkbare plannen die vanwege de structurerende en/of beeldbepalende aard mede bepalend zijn voor de ruimtelijke kwaliteit van Buurtschap Crailo.
Art. 3 Samenstelling en lidmaatschap 1. a.
b.
Het kwaliteitsteam bestaat uit 6 onafhankelijke deskundigen op het gebied van : ▪
Architectuur & stedenbouw
▪
Landschap
▪
Monumenten
De in GEM Crailo participerende gemeenten Gooise Meren, Hilversum en Laren vaardigen elk een vertegenwoordiger af van de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Kwaliteit met een in lid 1 sub a van dit artikel genoemd expertisegebied. De door de gemeente Gooise Meren af te vaardigen vertegenwoordiger heeft een specialisatie ‘Monumenten’.
c.
De volgende procesondersteunende leden maken deel uit van het kwaliteitsteam:
Met opmerkingen [GC1]: De naam vh gremium (CRK’s en kwaliteitsteam) deze hier invullen.
▪
Voorzitter, deze rol zal worden ingevuld door de directeur GEM Crailo
▪
Secretaris
In tegenstelling tot de onder lid 1 sub a genoemde leden, hebben deze procesondersteunende leden geen stemrecht in het kader van de advisering door het kwaliteitsteam. 2.
Voor de leden worden geen plaatsvervangers aangewezen met dien verstande dat bij ontstentenis van een gemeentelijke vertegenwoordiger als bedoeld onder lid 2 sub b de betreffende gemeente zorgdraagt voor een plaatsvervangende vertegenwoordiger van de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Kwaliteit.
3.
De leden genoemd in lid 1 onder a van dit artikel zijn onafhankelijk ten opzichte van GEM Crailo B.V. en de gemeenten Gooise Meren, Hilversum en Laren. Er bestaan geen bindingen of relaties op basis waarvan de adviezen worden beïnvloed.
4.
Indien een lid genoemd in lid 1 onder a van dit artikel in enige vorm betrokken is bij een adviesaanvraag, maakt het lid deze betrokkenheid tijdig kenbaar en wordt het advies opgesteld zonder inbreng van het betreffende lid. Van deze stap wordt in het advies melding gemaakt.
5.
De leden genoemd in lid 1 onder a. en c. van dit artikel worden benoemd door de directeur GEM Crailo. Benoemingen gelden voor een periode van 3 jaar met een mogelijkheid tot herbenoeming voor een periode van nog een maal 3 jaar.
6.
De leden genoemd in lid 1 onder b worden door de Commissie Ruimtelijke kwaliteit van de desbetreffende gemeenten aangewezen, waarbij er voor wordt gezorgd dat er binnen het Kwaliteitsteam steeds sprake is van een evenwichtige beschikbaarheid van de expertisegebieden genoemd in lid 1 onder a van dit artikel.
7.
De in lid 1 onder b genoemde leden kunnen slechts lid zijn van het kwaliteitsteam indien en zolang zij lid zijn van de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke kwaliteit. Indien zij geen lid meer zijn van de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Kwaliteit vervalt ook het lidmaatschap van het kwaliteitsteam. Tevens vervalt het lidmaatschap van het kwaliteitsteam indien de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke kwaliteit besluit een andere vertegenwoordiger af te vaardigen.
8.
De leden kunnen tussentijds ontslag nemen. Zij doen daarvan 2 maanden voorafgaand aan het ontslag schriftelijk mededeling aan de secretaris van het kwaliteitsteam, die maatregelen treft om in de vacature te voorzien.
9.
Het kwaliteitsteam als geheel, of de afzonderlijke leden, kan/kunnen door de directeur GEM Crailo ontheven worden van haar/hun taak.
Art. 4 Relatie met de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Kwaliteit 1.
Op grond van artikel 3 lid 1 onder b bestaat het kwaliteitsteam uit een lid dat tevens is benoemd als lid van de > exacte naam commissie ruimtelijke kwaliteit GM<. , een lid dat tevens is benoemd als lid van de > exacte naam commissie ruimtelijke kwaliteit Hilversum < en een lid dat tevens is benoemd als lid van de > exacte naam commissie ruimtelijke kwaliteit Laren<.
2.
Met opmerkingen [GC2]: Juiste naam gemeentelijke CRK invullen
De leden als genoemd in lid 1 van dit artikel zijn verantwoordelijk voor het contact en de consistentie van de advisering tussen het kwaliteitsteam en de in het voorgaande lid genoemde commissies waarvan zij tevens als lid zijn benoemd. Elk lid rapporteert minimaal twee maal per jaar aan de commissie waarvan
3
zij tevens als lid zijn benoemd en stelt de commissie in ieder geval terstond op de hoogte van beleidswijzigingen in de praktijk van het kwaliteitsteam. 3.
In de situatie voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet brengt het lid dat tevens benoemd is als lid van de >commissie ruimtelijke kwaliteit< van de gemeente waarin een plan waarover het kwaliteitsteam heeft geadviseerd, dit advies in als preadvies aan de >gemeentelijke commissie ruimtelijke kwaliteit<, en draagt er zorg voor dat de >gemeentelijke commissie ruimtelijke kwaliteit< bij de formele advisering tijdens de vergunningprocedure, kan adviseren in lijn met het advies van het kwaliteitsteam.
4.
Met opmerkingen [GC3]: Juiste naam gemeentelijke CRK invullen
In de situatie na inwerkingtreding van de Omgevingswet hebben de in lid 1 van dit artikel bedoelde leden de bevoegdheid om de >gemeentelijke commissie ruimtelijke kwaliteit< te vertegenwoordigen en hebben zij het mandaat om het advies van het kwaliteitsteam tot het formele welstandsadvies te maken. Het betreffende lid is hierbij verantwoordelijk voor de deugdelijkheid van het welstandsadvies.
5.
Met opmerkingen [GC4]: Juiste naam gemeentelijke CRK invullen
Het in lid 1 van dit artikel bedoelde lid dat tevens benoemd is als lid van de >commissie ruimtelijke kwaliteit< van de gemeente waarin een plan waarover het kwaliteitsteam adviseert is te allen tijde gerechtigd om een advies van het kwaliteitsteam aan te houden om ruggespraak met de >gemeentelijke commissie ruimtelijke kwaliteit< te houden.
6.
De in het vorige lid bedoelde ruggenspraak vindt plaats in de eerstvolgende vergadering van de gemeentelijke commissie ruimtelijke kwaliteit waarin de ruggespraak over dit plan redelijkerwijs kan plaatsvinden waarna de aanhouding van het advies uiterlijk de volgende vergadering van het kwaliteitsteam vervalt.
Met opmerkingen [GC5]: Juiste naam gemeentelijke CRK invullen
Art. 5 Voorzitter 1.
De directeur GEM Crailo B.V. treedt op als voorzitter van het kwaliteitsteam.
2.
De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van het kwaliteitsteam, bewaakt de deugdelijkheid van de advisering in brede zin en draagt zorg voor een goede sfeer en respectvolle benadering van bezoekers van het kwaliteitsteam.
3.
De voorzitter onderhoudt de contacten met de pers en andere belangstellenden en informeert hierover zo nodig de contactpersonen binnen de gemeenten Gooise Meren, Hilversum en Laren.
4.
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt zijn/haar functie waargenomen door de secretaris.
Art. 6 Secretaris 1.
Aan het kwaliteitsteam wordt door GEM Crailo B.V. een secretaris toegevoegd.
2.
De secretaris is het eerste aanspreekpunt voor het kwaliteitsteam. Hij of zij vervult – onder regie van de voorzitter – in ieder geval de volgende taken: bewaken van het proces en de financiën, opstellen van de agenda en notulen, maken van afspraken met bezoekers, afhandelen van de advisering van het kwaliteitsteam, de interne dossiervorming binnen de GEM Crailo, het opstellen van het jaarverslag en organiseren van evaluatiegesprekken.
4
3.
Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie waargenomen door een door de voorzitter van het kwaliteitsteam aan te wijzen vervanger.
Art. 7 Adviezen 1.
De GEM Crailo B.V. vraagt advies aan het kwaliteitsteam over alle zaken die samenhangen met de taak van kwaliteitsteam. De colleges van B&W van de in de GEM participerende gemeenten vragen om dit advies voor zover dit gewenst of noodzakelijk in het kader van bij de gemeenten in behandeling zijnde (principe) aanvragen voor een omgevingsvergunning. De adviesvraag wordt duidelijk geformuleerd en voorzien van alle benodigde informatie.
2.
De adviezen komen tot stand in overleg tussen de leden van het kwaliteitsteam. De leden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de adviezen en zorgen ervoor dat de adviezen naar inhoud en wijze van totstandkoming deugdelijk zijn.
3.
Om een advies uit te brengen moeten tenminste 4 van de 6 stemgerechtigde leden van het kwaliteitsteam aanwezig zijn.
4.
Alle aanwezige stemgerechtigde leden brengen één stem uit omtrent het uit te brengen advies. Het kwaliteitsteam beslist omtrent het uit te brengen advies bij meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen wordt de zienswijze van de voor- en tegenstanders in het advies opgenomen. In het geval het een advies in het kader van vergunningverlening betreft beslist de Voorzitter op basis van de gegeven argumenten voor en tegen welke daarvan naar de aard van het specifieke plan het zwaarst wegen en het advies derhalve over het geheel negatief of positief uitvalt.
5.
De adviezen en overige stukken van het kwaliteitsteam worden uitgebracht onder het logo en kenmerk van het kwaliteitsteam en ondertekend door de voorzitter
6.
De adviezen en overige stukken van het kwaliteitsteam worden na de ondertekening verzonden aan diegene die om het advies heeft/hebben gevraagd, voorafgaand aan de vergunningverlening kan dit bijvoorbeeld een (architect van een) ontwikkelaar zijn en in het kader van de vergunningverlening de casemanager die namens het college de afhandeling van de vergunningsaanvraag behandelt.
7.
Na ondertekening zijn de adviezen en overige stukken van het kwaliteitsteam openbaar.
8.
Het kwaliteitsteam kan de advisering onder haar verantwoordelijkheid overlaten aan een of meerdere daartoe aangewezen stemgerechtigde leden. Dit geldt voor adviezen waarvan het betreffende lid de mening van het kwaliteitsteam als bekend veronderstelt. Bij enige vorm van twijfel legt het betreffende lid/de leden het advies voor aan het kwaliteitsteam. Voor afdoening onder verantwoordelijkheid gelden dezelfde reglementen als voor advisering door het kwaliteitsteam; dit met uitzondering van artikel 7 lid 3 en 4.
Art. 8 Besluitvorming 1.
De adviezen van het kwaliteitsteam zijn niet bindend maar wel zwaarwegend.
2.
Degene die om het advies gevraagd heeft of een besluit neemt over hetgeen waarover een advies is gevraagd kan op inhoudelijke grond of andere redenen afwijken van de adviezen. Indien wordt
5
afgeweken dan wordt dit in de beslissing gemotiveerd, en wordt het kwaliteitsteam hiervan op de hoogte gesteld.
Art. 9 Verslag en evaluatie van de werkzaamheden 1.
Het kwaliteitsteam stelt tenminste jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden, waarin tenminste aan de orde komt op welke wijze het kwaliteitsteam te werk is gegaan, hoe in de advisering toepassing is gegeven aan de ruimtelijke kwaliteitsambities en kaders, en welke specifieke thema’s of actiepunten het kwaliteitsteam de komende periode extra aandacht zal geven. Dit verslag wordt jaarlijks aan de colleges van B&W van de drie gemeenten beschikbaar gesteld en kan tevens door hen gebruikt worden voor het informeren van de gemeenteraden.
2.
Het kwaliteitsteam heeft tenminste jaarlijks een evaluerend overleg.
Art. 10 Vergaderingen en verslaglegging 1.
De voorzitter en de secretaris van het kwaliteitsteam stellen in overleg de vergaderfrequentie en de vergaderdata vast en beogen daarbij een goede aansluiting bij het verwachte aanbod van plannen dat ter advisering aan het kwaliteitsteam zal worden voorgelegd.
2.
Het kwaliteitsteam vergadert openbaar tenzij de aanvrager van het verzoek een verzoek doet tot nietopenbare vergadering omdat daartoe op grond van hoofdstuk 5 van de Wet open overheid klemmende redenen zijn.
3.
De voorzitter bepaalt in overleg met het kwaliteitsteam de vergaderorde en orde van de beraadslaging, waarbij er een onderscheid wordt aangebracht tussen de toelichtende fase waarin het spreekrecht wordt uitgeoefend en de beraadslagingen.
4.
De leden van het kwaliteitsteam betrachten geheimhouding met betrekking tot vertrouwelijk overlegde stukken en hetgeen vertrouwelijk besproken is tijdens de vergadering.
5.
Belanghebbenden hebben het recht om bij de behandeling van een plan een toelichting te geven, mits een verzoek hiertoe voorafgaand aan de vergadering kenbaar is gemaakt aan de secretaris. De toelichting wordt gegeven voorafgaand aan de beraadslaging door het kwaliteitsteam en bedraagt maximaal 5 minuten, tenzij anders wordt afgesproken.
Art. 11 Onderzoek, ondersteuning en specifieke adviseurs 1.
Indien de aard van een adviesvraag daartoe aanleiding geeft kan de voorzitter van het kwaliteitsteam na overleg met het kwaliteitsteam op ad hoc of permanente basis specifieke deskundigen als adviseur of ondersteuner van het kwaliteitsteam aanstellen.
2.
Als adviseur als bedoeld in lid 1 kunnen organisaties die een belang vertegenwoordigen, zoals Het Cuypers Genootschap en de Woonadviescommissies worden aangesteld om advies te geven op het terrein van hun specifieke belang/deskundigheid.
3.
Indien de aard van een adviesvraag daartoe aanleiding geeft kan het kwaliteitsteam op eigen initiatief een specifieke deskundige als adviseur raadplegen of een onderzoek doen instellen (mits passend in het budget).
6
4.
De adviseur of ondersteuner is geen lid van het kwaliteitsteam, hij of zij geeft een toelichting of een visie maar neemt geen deel aan de beraadslaging en heeft geen stemrecht.
Art. 12 Vergoedingen 1.
De leden van het kwaliteitsteam genoemd in lid 1 onder a van artikel 3 ontvangen een uniforme vergoeding voor de advisering van GEM Crailo B.V. op basis van een tussen de individuele leden en GEM Crailo B.V. te sluiten overeenkomst.
Art. 13 Slotbepalingen 1.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter van het kwaliteitsteam
2.
De citeerregel van dit reglement is “Reglement van orde Kwaliteitsteam Crailo<”.
3.
De algemene bekendmaking van het “Reglement van orde >naam kwaliteitsteam<” heeft plaatsgevonden in >invullen< op >datum bekendmaking<.
4.
Met opmerkingen [GC6]: Afstemmen met gemeente
Het “Reglement van orde Kwaliteitsteam Crailo” treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van >naam CRK gemeente/Kwaliteitsteam Crailo< op >datum<.
7