20221130RVSb22 01288 Programma Wet open overheid BIJLAGE beg brief toezichtrapport

Streekarchief Gooi en Vechtstreek POSTBUS 9900

1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES STADSKANTOOR OUDE ENGHWEG 23

College van burgemeester en wethouders van de Gemeente Laren Postbus 71 3755 ZH Eemnes

OPENINGSTIJDEN STUDIEZAAL: MA EN DI 9.00 – 17.00 TELEFOONNUMMER 035 – 629 2646 E-MAIL: STREEKARCHIEF@HILVERSUM.NL WWW.GOOIENVECHTHISTORISCH.NL

DATUM

30 juni 2022 1164021 UW BRIEF VAN -

ONS KENMERK

UW KENMERK BSN

BETREFT Toezichtsrapport over het informatiebeheer 2022

BIJLAGEN

Geacht college,

Hierbij ontvangt u ons jaarlijkse rapport over het informatiebeheer. Het rapport maakt evenals het voorgaande rapport een tussenbalans op van de staat van het informatie- en archiefbeheer in het kader van de invoering van digitaal zaakgericht werken. Het rapport behandelt de toetsing van het informatiebeheer aan Archiefwet en –regelgeving. Tezamen met het verslag over het informatiebeheer bij het Streekarchief (zie https://www.gooienvechthistorisch.nl/jaarverslag-2021/ levert dit rapport een totaalbeeld van de staat van het informatiebeheer bij uw organisatie in de periode 2021-2022. Het concept van dit rapport is besproken in het SIO van 30 juni en voorafgaand afgestemd met David Bakker (CIO), Melissa van Bijsterveld (informatiemanager), Ton Swan (medewerker DIM) en Jacko de Groot (archiefinspecteur Archief Eemland). Een managementsamenvatting is toegevoegd.

Samengevat is de balans per begin 2022 dat met name het digitale informatiebeheer in de organisatie nog niet geheel aan de wet voldoet. De score gemeten aan de hand van de bekende 10 archief-KPI’s bleef gelijk. Om een aantal op groen te houden is actualisering van het informatiebeleid wel noodzakelijk. De wijze waarop in de organisatie met een flexibele meerjarenplanning wordt gewerkt is heel verstandig. De vorm, de functie en het beheer van overheidsarchieven veranderen namelijk in rap tempo. Het is van belang om prioriteiten te stellen, maar evenzeer om de prioriteiten snel aan te passen aan de concrete digitale ontwikkelingen en behoeften. Het is zaak deze ontwikkelingen bij te blijven benen en de planning zo nodig bij te sturen, om niet achter de feiten aan te hoeven lopen. In periodieke overleggen houd ik de vinger aan de pols wat betreft de voortgang van deze meerjarenplanning.

VERVOLGBLAD

2 Dit rapport moet in het kader van de horizontale verantwoording over het archief- en informatiebeheer en op grond van de Archiefverordening aan de gemeenteraad worden overlegd bij uw jaarlijkse plannen voor het informatiebeheer. Daarnaast dient het aan de interbestuurlijke toezichthouder (provincie) te worden toegezonden.

Hoogachtend,

J. Deknatel - Bos, archivaris