20221130RVSb22 01288 Programma Wet open overheid

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2022/b22.01288 Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Programma Wet Open Overheid. Portefeuillehouder Mol, N.

Openbaar Ja.

Korte inhoud

In dit voorstel wordt de programma aanpak voor de implementatie van de Wet open overheid (Woo) voor de periode 2022-2026 gepresenteerd en ter besluitvorming

voorgelegd. Onder het programma Woo vallen meerdere projecten die de komende vijf jaar ter uitvoering worden gebracht. Besluiten

De gemeenteraad besluit:

1. In te stemmen met de voorgestelde begrotingswijziging in verband met de gevraagde Programmagelden voor Programma Woo;

2. De Programmagelden beschikbaar te stellen als projectbudget; 3. De 10e begrotingswijziging 2022 vast te stellen

4. Kennis te nemen van het Toezichtrapport van Streekarchief Gooi en Vechtstreek (bijlage 3).

Aanleiding voorstel

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid ingegaan en zijn wij als overheidsinstantie

verplicht om actief bepaalde informatie openbaar te maken. Daarnaast wordt in de wet benadrukt dat een goed geordende informatiehuishouding ten grondslag ligt aan het kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Pagina 1 van 4

Doel

Het doel van het Programmaplan Wet open overheid is om te kunnen voldoen aan de

wettelijke verplichting van de Wet open overheid. Middels verschillende deelprojecten wordt binnen vijf jaar dit doel bereikt. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 Wij zijn als gemeentelijke organisatie verplicht om te voldoen aan de Wet open overheid.

Zoals benoemd in de inleiding is deze verplichting tweeledig. Enerzijds is er de actieve openbaarmaking van de 11 categorieën die benoemd worden in het Programmaplan

(Bijlage 2). Anderzijds is er de noodzaak van een goed geordende informatiehuishouding. Deze beide verplichtingen zijn de leidraad geweest voor het opstellen van het Programmaplan en de bijbehorende begroting.

2.1 Vanwege de duur en de omvang van het programma is flexibiliteit in de planning en begroting een noodzakelijkheid. In de meicirculaire van 2021 zijn de gelden die toegekend worden aan de gemeente

bekend gemaakt. De toekenning van deze gelden loopt van 2022 tot en met 2026. De activiteiten lopen ook gedurende deze periode. Er is echter nog onduidelijkheid over

wanneer de verschillende deelprojecten kunnen worden uitgevoerd. Dit vanwege de nog

niet bekende definitieve richtlijnen van de Rijksoverheid over de fasering van de openbaar te maken stukken en het beschikbaar komen van de technische oplossing voor het openbaar maken van de stukken vanuit de Rijksoverheid.

3.1 In het kader van het interbestuurlijk toezicht zijn colleges en raden verplicht kennis te nemen van het inspectierapport van het streekarchief. In het kader van informatiebeheer en archivering wordt er jaarlijks een archief

inspectierapport uitgebracht. Het rapport maakt evenals het voorgaande rapport een

tussenbalans op van de staat van het informatie- en archiefbeheer in het kader van de

invoering van digitaal zaakgericht werken. De toezichtrapportage is een officieel rapport wat dat in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) aan de provincies wordt

gezonden. De provincies beoordelen aan de hand van het rapport de prestaties voor de uitvoering van de Archiefwet. In het kader van het interbestuurlijk toezicht wordt

verwacht dat ook de colleges en de raden formeel kennisnemen van het toezichtrapport. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

Wet open overheid (2021) en Archiefwet (2021) Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Alle drie de gemeenten en de BEL Combinatie als ambtelijke organisatie dienen te voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Pagina 2 van 4

Financiën

Het programma voor de Woo zal voor de BEL Combinatie als voor de drie gemeenten

invloed hebben op de begroting. Vanuit de Rijksoverheid is er in de meicirculaire van

2021 een bedrag toegekend aan alle gemeenten voor de implementatie voor de Wet open overheid. Dit bedrag is verdeeld over de vijf jaren van 2022 tot en met 2026 (zie

onderstaande tabel). Er is een onderscheid te maken in de regeling omtrent de financiën voor 2022 en voor 2023-2026.

Voor 2022-2026 wordt er aan de gemeenten gevraagd om middels een

begrotingswijziging alle (nog) te ontvangen gelden voor het Programma beschikbaar te stellen. Voor 2022 met terugwerkende kracht en 2023-2026 op het moment van

vrijkomen van de gelden. De BEL Combinatie zal deze gelden beschikbaar stellen als

projectgelden aan het Programma. In de bijlagen zijn de drie beslisvoorstellen voor de

verschillende begrotingswijzigingen opgenomen. Zoals beschreven in het programmaplan gaan we in de uitvoering uit van ambitieniveau medium. Echter wanneer we beschikken over het volledige bedrag zijn we met de huidige inzichten in staat om het plus ambitieniveau te behalen (zie bijlage 1a).

De onderstaande gelden zoals beschreven in de tabel worden ontvangen via de algemene

uitkering gemeentefonds. Deze gelden komen overeen met de benodigde gelden voor het Programma Woo (zie bijlage 2). Gevraagd wordt om de totale gelden die toegekend zijn door het rijk aan de gemeente Laren beschikbaar te stellen voor het Programma. Voor

2022 zal een begrotingswijziging nodig zijn om de al toegekende gelden van het rijk op

terugwerkende kracht aan het Programma Woo toe te kennen. Voor 2023 tot en met 2026 wordt gevraagd om de gelden wanneer beschikbaar toe te kennen aan het Programma Woo.

Taakmutatie Wet open overheid Blaricum Eemnes Laren Totaal Wet open overheid

2022 2023 € 89.004,00 € 99.329,00 € 86.195,00 € 96.192,00 € 88.080,00 € 98.375,00 € 263.279,00 € 293.896,00

2024 € 109.735,00 € 106.397,00 € 108.769,00 € 324.901,00

2025 € 120.677,00 € 117.097,00 € 119.654,00 € 357.428,00

Daarnaast zal er binnen de BEL Combinatie ook rekening mee dienen te worden

gehouden dat voor verschillende onderdelen van het Programmaplan ook inzet in uren wordt verwacht van de medewerkers van de BEL Combinatie. De impact op de DVO is opgenomen in bijlage 1a. In bijlage 1a zijn de uren voor de verschillende projecten

berekend en onderverdeeld in incidentele en structurele kosten. Voor de incidentele uren die gepland staan voor het project wordt beroep gedaan op de overhead uren binnen de DVO. De structurele uren zijn vertaald naar formatie en maken een onderdeel uit van de gevraagde middelen.

Pagina 3 van 4

2026 € 67.041,00 € 67.041,00 € 67.041,00 € 201.123,00

De berekende uren per jaar (bij ambitieniveau basis) zijn als volgt: 2023: incidenteel 2728, structureel 0.

2024: incidenteel 1685, structureel 312

2025: incidenteel 105,5, structureel 1426,5 2026: incidenteel 88, structureel 1763,5 Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente. Uitvoering

Zie de bijlage: Programmaplan. Communicatie

1. Na vaststelling van het plan wordt naar de organisatie hierover gecommuniceerd

Er is al een kort bericht geplaatst op intranet nadat het MT het Programmaplan 7 juni heeft vastgesteld. Daarnaast heeft er op 11 juli een algemene informatiesessie

plaatsgevonden waarbij juridische zaken een toelichting heeft gegeven over de Woo. Na vaststelling door het bestuur zal er verdere toelichting volgen over het Programmaplan naar de organisatie.

2. Na vaststelling van het plan zal er indien gewenst een informatiebijeenkomst worden gepland voor de colleges en raden. 3. De websites van de gemeenten zijn al aangepast aan de nieuwe wet

Op de websites van de drie gemeenten is er per 1 mei 2022 al een kopje over de Woo

geplaatst en welke wijzigingen dit met zich meebrengt voor burgers bij het indienen van een Woo verzoek. Bijlagen

Bijlage 1: Begrotingswijziging

Bijlage 1a: Begroting Programma Woo

Bijlage 2: Programmaplan implementatie Woo

Bijlage 3: Toezichtrapport Informatiebeheer van de streekarchieven Bijlage 3a: Begeleidende brief bij het toezichtrapport Bijlage 4: concept raadsbesluit Steller

M. van Bijsterveld(mbijs). Registratiedatum 6 oktober 2022

Pagina 4 van 4