20220525RVSb22 00495 Herijking inkoop en aanbestedingsbestedingsbeleid regio G&V en inkoopvoorwaarden regio G&V en BEL

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2022/b22.00495 Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Herijking inkoop en aanbestedingsbestedingsbeleid regio G&V en inkoopvoorwaarden regio G&V en BEL.

Portefeuillehouder P.A.M. Calis. Openbaar Ja.

Korte inhoud

De nieuwe nota Inkoopbeleid bouwt grotendeels voort op vorige Nota, die tot eind 2021

liep. Inhoudelijke wijzigingen betreffen met name de paragraaf over circulair inkopen die is aangepast aan de ontwikkelingen op dit gebied en de toevoeging van vier nieuwe

paragrafen: ‘mandaat en volmacht’, ‘overheidsopdrachten en subsidies’, ‘(ongeoorloofde) staatssteun’ en ‘pilots’. Deze onderwerpen zijn actueel in de inkooppraktijk en passen in het nieuwe inkoopbeleid.

Daarnaast zijn een aantal redactionele wijzigingen en aanpassingen aan nieuwe wet- en regelgeving doorgevoerd.

De nota is, net als de vorige, gezamenlijk in de Gooi & Vechtstreek opgesteld om kwaliteit en eenduidigheid te borgen. Besluiten

1. het inkoopbeleid 2022 vast te stellen;

2. de inkoopvoorwaarden 2022 vast te stellen. Aanleiding voorstel

Het huidige Inkoopbeleid 2017-2021 loopt tot eind 2021. Dit feit en andere ontwikkelingen zoals; de gewijzigde Wet Bibob en de verdere stappen Pagina 1 van 6

van de regiogemeenten met betrekking tot circulariteit, maken dat het inkoopbeleid geactualiseerd moet worden. Daarnaast: het gebruik van de nu geldende Algemene inkoopvoorwaarden 2019 leidt in de praktijk soms tot vragen bij inkopen en aanbestedingen. Eveneens zijn er landelijk nieuwe inkoopvoorwaarden op het gebied van ICT vastgesteld die de Regio en de regiogemeenten in de praktijk al hanteren. Daardoor wordt in de bijbehorende overeenkomsten soms afgeweken van de inkoopvoorwaarden. Deze feiten en de introductie van de nieuwe GIBIT 2020 vormde mede de aanleiding om de Algemene inkoopvoorwaarden te actualiseren. Het bovenstaande heeft geleid tot (1.) het voorgestelde nieuwe Inkoopbeleid 2022 en (2.) de nieuwe Algemene inkoopvoorwaarden 2022. Beide stukken zijn één op één gelijk aan het inkoopbeleid Regio Gooi en Vechtstreek en de algemene inkoopvoorwaarden regio Gooi en Vechtstreek. Beide stukken zijn net als in voorgaande jaren gezamenlijk met de regiogemeenten en de Regio Gooi en Vechtstreek opgesteld. Nieuw Inkoopbeleid

Het huidige (ook) gezamenlijk opgestelde inkoopbeleid liep eind 2021 af. De inkopers van de regiogemeenten en de Regio Gooi en Vechtstreek hebben voor de komende jaren wederom gezamenlijk inkoopbeleid ontwikkeld. Dit afgestemde

inkoopbeleid is bedoeld om vast te laten stellen door iedere regiogemeente en de Regio

als afzonderlijk lokaal inkoopbeleid. Aanleiding voor het opnieuw regionaal opstellen van het inkoopbeleid is (en was destijds ook) de doelstelling in de Aanbestedingswet 2012 om te streven naar zoveel mogelijk uniformering van de aanbestedingspraktijk. Nieuwe inkoopvoorwaarden

De huidige algemene inkoopvoorwaarden waren deels gebaseerd op de model

inkoopvoorwaarden van de VNG en deels op de landelijk ontwikkelde Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij ICT 2016 (GIBIT). In het laatste geval ging het om algemene

bepalingen die niet specifiek voor alleen IT golden. Inmiddels zijn ook aanpassingen

gedaan in de model inkoopvoorwaarden van de VNG en zijn de GIBIT 2016 vervangen door de GIBIT 2020. Bij toepassing van de Algemene inkoopvoorwaarden 2019 ontstonden hierover soms vragen bij inkopen en aanbestedingen. Doel

Het Inkoopbeleid maakt zowel voor de markt als voor de interne organisatie inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor de inkopen en aanbestedingen en voor het uitvoeren van de afgesloten contracten.

Pagina 2 van 6

Gezien de doelstelling om te streven naar een uniforme aanbestedingspraktijk ligt het

voor de hand om het regionaal opgestelde en afgestemd inkoopbeleid 2022 niet alleen toe te passen op regionale gezamenlijke overheidsopdrachten maar ook op de eigen

overheidsopdrachten van de gemeenten. Dit geldt eveneens voor de nieuwe Algemene inkoopvoorwaarden 2022.

Verder zullen er door het actualiseren van de Algemene inkoopvoorwaarden 2022 minder vragen gesteld worden tijdens inkoop en aanbestedingsprocedures. Daar waar mogelijk zijn de inkoopvoorwaarden leveranciersvriendelijker gemaakt zonder dat dit leidt tot ongunstigere voorwaarden voor de Regio.

Door de gezamenlijke afstemming van inkoopbeleid en inkoopvoorwaarden wordt in de gehele regio uniforme inkoop en aanbestedingsprocedures gevoerd. Dit is voor ondernemers binnen en buiten onze regio een groot voordeel.

Toelichting besluit (argumenten)

1.1. Nieuw Inkoopbeleid

Het gezamenlijke inkoopbeleid werkt in de praktijk goed. De uniformiteit draagt bij aan

het professionaliseren van inkoop, het uitwisselen van kennis en ervaring binnen de Regio en aan het realiseren van efficiënte inkoop, omdat zowel gemeenten als de Regio met

dezelfde uitgangspunten werken. Ook voor de ondernemers is het een groot voordeel, omdat zij zich niet telkens in ander beleid, uitgangspunten en voorwaarden hoeven te verdiepen.

Daarnaast kunnen natuurlijk per organisatie door het college of dagelijks bestuur op

onderdelen nadere regels worden gesteld. In de praktijk wordt daar onderling overleg over gevoerd binnen de regionale inkoopsamenwerking. Zo werken ook alle regiogemeenten en de Regio met dezelfde inkoopvoorwaarden.

Op het gebied van Social Return hebben de regiogemeenten en de Regio in het verleden de zogenaamde Bouwblokkenmethode gezamenlijk ontwikkeld en vastgesteld per

gemeente. De invulling van Social Return per aanbesteding is aan iedere organisatie zelf. Het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 zet het Inkoopbeleid uit de vorige periode voort en

is waar nodig geactualiseerd. De wijzigingen in het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 zijn hier en daar tekstueel van aard. Er zijn paragrafen bijv. op een logischere plek gezet. Veel wijzigingen in dit nieuwe beleid worden nu al feitelijk in de praktijk toegepast.

Nieuw is dat de beleidsuitgangspunten die in het Inkoopbeleid zijn opgenomen, zijn ingedeeld in:

Pagina 3 van 6

(1)

beleidsuitgangspunten met een verplichtend karakter, voortvloeiend uit wet-

en regelgeving of uit lokale en regionale bestuursbesluiten, die algemeen van toepassing zijn en worden opgenomen in het normenkader van de Regio

(2)

beleidsuitgangspunten zonder verplichtend karakter, die slechts

uitgangspunten zijn en die een streven inhouden en niet voortvloeien uit wet-

en regelgeving en die worden meegenomen in het normenkader van de Regio.

Deze uitgangspunten worden door het bestuur meegenomen in de afwegingen om zo de doelstelling “beste prijs-kwaliteitverhouding” in te vullen. Deze doelstelling wordt telkens per individueel inkooptraject bepaald.

Inhoudelijke wijzigingen betreffen met name de paragraaf over circulair inkopen die is aangepast aan de ontwikkelingen op dit gebied en de toevoeging van vier nieuwe

paragrafen: ‘mandaat en volmacht’, ‘overheidsopdrachten en subsidies’, ‘(ongeoorloofde) staatssteun’ en ‘pilots’. Deze onderwerpen zijn actueel in de inkooppraktijk en passen in het nieuwe inkoopbeleid.

In Bijlage 2 is een overzicht gegeven van de wijzigingen in het voorgestelde Inkoopbeleid 2022.

Het college is voornemens de regio door middel van een brief te wijzen op de

nadrukkelijke wens van de gemeente Laren om de mogelijkheden van lumpsum financiering bij de inkoop in het sociaal domein nader te onderzoeken.

2.1 Nieuwe Inkoopvoorwaarden

Een groot gedeelte van de Algemene inkoopvoorwaarden 2019 is ongewijzigd, maar een aantal bepalingen is aangepast. Een aantal wijzigingen is tot stand gekomen naar

aanleiding van vragen van ondernemers bij aanbestedingen. Daarbij zijn de bepalingen die gunstiger zijn voor de ondernemers en niet ongunstiger voor de gemeente, gewijzigd.

De belangrijkste wijziging betreft het artikel over ‘de aansprakelijkheid’. Dat is ook het

onderwerp waar de meeste vragen over worden gesteld tijdens aanbestedingsprocedures. Het artikel inzake aansprakelijkheid is vereenvoudigd, daarnaast is het in sommige

situaties wederkerig gemaakt, zodat het minder leveranciersonvriendelijk over komt. Dit doet op zich niets af aan de aansprakelijkheid van de leverancier, maar kan mogelijk minder vragen opleveren.

Het onderdeel Privacy is in overeenstemming gebracht met de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) en de Standaard verwerkersovereenkomst van de VNG.

In de bijlage 4 worden de verschillen tussen oude en nieuwe inkoopvoorwaarden geduid.

3.1 Het vaststellen van het beleid is een bevoegdheid van de gemeenteraad Pagina 4 van 6

Dit voorstel wordt aan alle gemeenteraden in de regio voorgelegd en aan de besturen van de regio én van de BEL-organisatie.

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Aanbestedingswet 2012

Het voorgestelde Inkoopbeleid 2022 voldoet (net als het huidige) aan de Europese en nationale kaders voor inkopen en aanbesteden en aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Dit voorstel geldt onverkort voor zowel de BEL combinatie als de drie BEL gemeenten Kanttekeningen

1.1 De nota heeft een sterk procesmatige insteek.

Er is daarmee weinig sturing op de keuze voor bepaalde vormen of processen bij inkoop. Dat wordt per casus bekeken. Het voordeel is dat daarmee de nota relatief lang actueel

blijft en flexibiliteit biedt voor situaties of ontwikkelingen die nu nog niet voorzien zijn. Het nadeel is dat sturing op, bijvoorbeeld, de keuze voor lumpsum in deze nota niet

direct aan de orde komt. Daarom vraagt het college daar separaat aandacht voor in de betreffende regionale gremia. Financiën Geen

Begrotingswijziging nodig? Nee

Uitvoering

Zie onder communicatie. Communicatie

Het nieuwe inkoopbeleid zal na goedkeuring op de websites van de gemeenten en de BEL Combinatie worden geplaatst. Tevens zal er intern bekendheid worden gegeven door de inkoopadviseur van de BEL Combinatie aan het nieuwe inkoopbeleid en de

inkoopvoorwaarden t.b.v. de relevante processen en medewerkers, die hiermee moeten werken.

Bijlagen

1. inkoopbeleid BEL Combinatie en de drie gemeenten (inhoudelijk gelijk) Pagina 5 van 6

2. wijzigingen nieuwe inkoopbeleid t.o.v. oude inkoopbeleid 3. algemene inkoopvoorwaarden

4. wijzigingen nieuwe inkoopvoorwaarden t.o.v. oude inkoopvoorwaarden 5. concept raadsbesluit. Steller

A.D. Klokke(dklok). Registratiedatum 24 februari 2022

Pagina 6 van 6