20220126RVSb22 00017 Huisvesting gemeentebestuur (met uitgewerkte businesscases) BIJLAGE businesscase

Businesscase huisvesting bestuur Gemeente Laren 29 December 2021 Opgesteld door: Jim Mul - Mul Vastgoed B.V. Peter Ligtermoet - PgL Vastgoedadvies en management B.V. Mieke Gooren / Cees Vroege - Sweco B.V.

1

Inhoudsopgave •

Aanleiding en vooronderzoek

•

Vraagstelling / werkwijze

•

Uitgangspunten / opmerkingen vooraf

•

Programma van Eisen (ruimtelijk)

•

Uitwerking 4 varianten 1. behoud raadhuis als bestuurscentrum 2. raad en B&W naar BEL-kantoor 3. raad en B&W naar Brinkhuis 4. B&W naar Brinkhuis, vergaderingen raad/commissies in BEL-kantoor

•

Financiële vergelijking varianten

•

Bijlagen

2

Aanleiding en vooronderzoek •

Het college van de gemeente Laren onderzoekt de mogelijkheid om het Raadhuis te verkopen om er een medisch maatschappelijk centrum van te maken.

•

De gemeente staat voor een keuze om de audiovisuele installatie in de raadzaal te vervangen.

•

De gemeente heeft een bezuinigingsopgave op de lopende begroting en streeft een sluitende exploitatie van het Brinkhuis na.

•

Op 24 november 2021 is in de gemeenteraad een door de gemeente uitgevoerd onderzoek naar verschillende huisvestingsscenario’s besproken. Hierin is besloten: het college de opdracht te geven een businesscase uit te werken, o.m. in samenhang met mogelijke verkoop van het gemeentehuis, betreffende de eerder voorgelegde “ Varianten 2, 3 en 4”, incl. de optie “huisvesting gemeentebestuur en griffie in te passen in het Brinkhuis”. 3

Vraagstelling / werkwijze •

De vraag die ons gesteld is ten einde invulling te geven aan het verzoek van de gemeenteraad is om de huisvestingsvarianten op hoofdlijnen uit te werken, conform het amendement van 24-11-2021, met als extra variant blijven in Raadhuis.

•

De volgende stappen zijn doorlopen: 1. Verzameling (financiële) gegevens / tekeningen / locatie bezoek Raadhuis, Brinkhuis en kantoor BEL-combinatie 2. Opstellen beknopt ruimtelijke Programma van Eisen (PvE) 3. Vertaling PvE in schetsontwerp per variant 4. Op basis van schetsontwerpen is een investeringskostenraming opgesteld. 5. De opgehaalde financiële gegevens m.b.t. huur / servicekosten zijn aangevuld met kapitaallasten (o.b.v. investeringskostenraming en afschrijftermijnen in afstemming met controller gemeente) 6. Rapportage

4

Financiële uitgangspunten/opmerkingen vooraf (1) •

• •

Bij de ruimtelijke inpassing is geen rekening gehouden met een baliefunctie. In alle varianten kan gebruik gemaakt worden van een bestaande baliefunctie met de andere gebruikers, de kosten hiervoor zijn opgenomen in de huur en servicekosten. Huurprijs en servicekosten varianten op basis van opgave gemeente. De kapitaallasten op basis van de investeringskosten zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten: – – –

Annuïteit aflossing 15 jaar rente 1%.

•

De kunstcollectie van de gemeente Laren blijft achter in de kelder van het Raadhuis (€ 6.000,- / jaar). Niet meegenomen in financiële vergelijking (overal hetzelfde).

5

Financiële uitgangspunten/opmerkingen vooraf (2) • • • •

Verkoop Raadhuis levert een eenmalige boekwinst op. Om bij eventueel besluit tot verkoop de prijsvorming optimaal te laten verlopen, wordt de mogelijke boekwinst niet publiek bekend gemaakt. Verkoop Raadhuis leidt tot vrijval van de onderhoudsvoorziening van €170.000,Bij huur in het BEL-kantoor in Eemnes, leidt dat tot een betere exploitatie van de BEL, dat resulteert in een lagere bijdrage door Laren. Bij huur in het Brinkhuis, geeft dat een financiële impuls aan de exploitatie, dat leidt mogelijk tot een lagere subsidie.

6

Programma van Eisen (ruimtelijk) •

Op basis van een bezoek aan het raadhuis en in overleg met de gemeentesecretaris is een indicatief ruimtelijke Programma van Eisen (PvE) opgesteld (oftewel: welke ruimten zijn nodig en hoe groot zijn deze ongeveer).

•

Op basis van dit indicatieve PvE zijn de schetsontwerpen ingepast in het Brinkhuis en het kantoor van de BEL-combinatie.

•

Het PvE is te vinden in bijlage 1.

7

Variant 1: behoud raadhuis als bestuurscentrum •

Investering in de audiovisuele middelen in de raadszaal, een investering in beveiliging (hoogte investering o.b.v. opgave gemeente).

•

Bij deze optie is er geen sprake van een exploitatie voordeel m.b.t. het Brinkhuis of BEL-kantoor.

•

De huidige inrichting blijft als bestaand. In de afbeelding op de volgende pagina is weergegeven welke ruimten nu in gebruik zijn door het gemeentebestuur en als raadzaal. Er is wel rekening gehouden met een ‘opfrisbeurt’, die gedekt wordt middels de bestaande onderhoudsvoorziening.

•

Het huidige (functionele) oppervlak dat het gemeentebestuur in gebruik heeft op de 1e verdieping van het Raadhuis is: – – – –

Kantoren/werkplekken: Verkeersruimte: overige ruimte: Raadszaal: Totaal:

206 m2 (=> PvE bijlage 1 = 143 – 155 m2 103 m2 40 m2 90 m2 439 m2

8

Plattegrond Raadhuis

9

Investering variant 1: behoud raadhuis als bestuurscentrum bouwkundig installaties

€ 40.000

verhuizing

€-

audio/video installatie

€ 55.000

Totale investering

€ 95.000

kapitaallasten per jaar

€ 7.000

kapitaallasten op basis van annuïteit aflossing in 15 jaar tegen 1% rente

10

Exploitatie variant 1: behoud raadhuis als bestuurscentrum component huur

€ 70.000

servicekosten

€ 52.000

kapitaallasten investering

€ 7.000

totaal per jaar

-

€ 129.000

Geen verkoop opbrengst Geen vrijval onderhoudsvoorziening ad € 170.000

11

Variant 2: raad en B&W naar BEL-kantoor • • • • • •

Huurbetalingen voor het BEL-kantoor kunnen via betere BEL exploitatie, deels voordeel opleveren in de gemeentebegroting. Geen investering nodig in audiovisuele middelen en beveiliging. Geen ruimtelijke aanpassingen aan gebouw nodig (geen investering), alleen verhuizing. Verkeersruimte en overige ruimte 50% toegerekend aan gemeente Laren i.v.m. gezamenlijk gebruik met raadszaal. Ruimte is beschikbaar te maken door efficiënter ruimtegebruik van organisatie BEL-kantoor i.v.m. ‘het nieuwe werken’. Ruimtelijk past het, afwijking t.o.v. PvE –

2 wethouderkamers, mogelijke uitloop naar 3

•

Overzicht oppervlak variant 2:

– – – – –

Kantoren/werkplekken: Verkeersruimte: overige ruimte: Raadszaal: Totaal:

150 m2 (=> huidige raadhuis: 206 m2) 55 m2 (=> huidige raadhuis: 103 m2) 10 m2 (=> huidige raadhuis: 40 m2) - m2 (=> gebruik raadszaal BEL-kantoor) 215 m2 (=> huidige raadhuis: 349 m2, ex. raadszaal)

12

Inpassing variant 2: BG en 1e verdieping BEL-kantoor 1e verdieping Begane grond

13

Investering variant 2: raad en B&W naar BEL-kantoor investering bouwkundig installaties verhuizing Totale investering kapitaallasten per jaar

€€€ 6.000 € 6.000 € 400

Bijkomende financiële gevolgen Betaling huur verbetert de exploitatie van het BEL-kantoor. Dat resulteert in een lagere bijdrage van circa € 8.000 per jaar

14

Exploitatie variant 2: raad en B&W naar BEL-kantoor component huur servicekosten kapitaallasten investering voordeel huur Bel-kantoor totaal per jaar

€ 25.000 € 54.000 € 400 - € 8.000 € 71.400

15

Variant 3: raad en B&W naar Brinkhuis •

• •

Huisvesting in het Brinkhuis verbetert de exploitatie daarvan en heeft mogelijk een positief effect via een lagere subsidiebijdrage. We houden rekening met €35.000 per jaar. Investering nodig in audiovisuele middelen. Audiovisuele middelen ‘mobiel’ maken. M.b.t. inpassing wordt gebruik gemaakt van 1 van de 2 vergaderruimten op de 2e verdieping. De vergaderruimte die daardoor vervalt voor het Hart van Laren, wordt teruggebracht op de begane grond ‘bijgebouw’ (investering hierin meegenomen in kapitaallasten). Dit moet definitief afgestemd worden met de exploitant van het Brinkhuis. Ruimtelijk past het. Overzicht oppervlak variant 3:

– – – – –

Kantoren/werkplekken: Verkeersruimte gemeente: overige ruimte: Raadszaal: Totaal:

• •

141 m2 (=> huidige raadhuis: 206 m2) 43 m2 (=> huidige raadhuis: 103 m2) 4 m2 (=> huidige raadhuis: 40 m2) - m2 (=> gebruik bestaande ruimte) 188 m2 (=> huidige raadhuis: 349 m2, ex. raadszaal)

16

Variant 3: mogelijkheid 1 raadsvergadering •

•

Deze optie biedt net voldoende ruimte voor raadsvergaderingen, beperkte hoeveelheid publiek/toehoorders, kunnen plaatsnemen op het podium. Dit vereist inzet van medewerkers om bij iedere raads/commissievergadering de ruimte op en af te bouwen. Hier zijn kosten voor gerekend in de exploitatieberekening.

17

Variant 3: mogelijkheid 2 raadsvergadering

•

Deze optie biedt te weinig ruimte voor de raadszaal (bijv. geen ruimte voor publiek).

18

Variant 3: mogelijkheid 3 raadsvergadering • •

•

Voldoende ruimte aanwezig. Dit vereist inzet van medewerkers om bij iedere raads/commissievergadering de ruimte op en af te bouwen. Hier zijn kosten voor gerekend in de exploitatieberekening. Nadeel is dat publieke functies, zoals bibliotheek en horeca, gesloten moeten worden in geval van een vergadering.

19

Variant 3: Brinkhuis 1e verdieping

20

Variant 3: Brinkhuis 2e verdieping

21

Investering variant 3: raad en B&W in Brinkhuis investering bouwkundig installaties verhuizing audio/video installatie Totale investering

€ 190.000 € 70.000 € 6.000 € 55.000 € 321.000

kapitaallasten per jaar

€ 23.000

Bijkomende financiële effecten Verbetert de exploitatie van Hart van Laren en resulteert mogelijk in lagere subsidie. We houden rekening met € 35.000 per jaar

Voor Raads- en commissievergaderingen moet de zaal iedere keer op- en afgebouwd worden. Circa 30 keer per jaar ad € 600,€ 18.000 per jaar

22

Exploitatie variant 3: raad en B&W in Brinkhuis component huur servicekosten kapitaallasten investering op- en afbouw raadzaal voordeel huur Brinkhuis totaal per jaar

€ 35.000 € 40.000 € 23.000 € 18.000 - € 35.000 € 81.000

23

Variant 4: B&W naar Brinkhuis, vergaderingen raad/ commissies in BEL-kantoor •

• •

Huisvesting in het Brinkhuis verbetert de exploitatie daarvan en heeft mogelijk een positief effect via een lagere subsidiebijdrage. We houden rekening met €35.000 per jaar. Er is in afwijking van variant 3 geen investering nodig in audiovisuele middelen. M.b.t. inpassing wordt gebruik gemaakt van 1 van de 2 vergaderruimten op de 2e verdieping. De vergaderruimte wordt teruggebracht op de begane grond ‘bijgebouw’ (investering hierin meegenomen in kapitaallasten). Dit moet definitief afgestemd worden met de exploitant van het Brinkhuis. Ruimtelijk past het. Overzicht oppervlak variant 4:

– – – – –

Kantoren/werkplekken: Verkeersruimte gemeente: overige ruimte: Raadszaal: Totaal:

• •

141 m2 (=> huidige raadhuis: 206 m2) 43 m2 (=> huidige raadhuis: 103 m2) 4 m2 (=> huidige raadhuis: 40 m2) - m2 (=> gebruik bestaande ruimte) 188 m2 (=> huidige raadhuis: 349 m2, ex. raadszaal)

24

Investering variant 4: B&W naar Brinkhuis, vergaderingen raad/commissies in BEL-kantoor investering bouwkundig installaties verhuizing Totale investering

€ 190.000 € 70.000 € 6.000 € 266.000

kapitaallasten per jaar

€ 19.000

Bijkomende financiële effecten Verbetert de exploitatie van Hart van Laren en resulteert mogelijk in lagere subsidie. We houden rekening met een bedrag van € 35.000 per jaar

25

Exploitatie variant 4: B&W naar Brinkhuis, vergaderingen raad/commissies in BEL-kantoor component huur servicekosten kapitaallasten investering Voordeel huur Brinkhuis totaal per jaar

€ 35.000 € 40.000 € 19.000 - € 35.000 € 59.000

26

Investering vergelijking varianten Variant 1. Raadhuis zoals het nu is 2. Raad en College naar BEL-kantoor in Eemnes 3. Raad en College naar Brinkhuis 4. Raad naar BEL-kantoor en College naar Brinkhuis

oppervlakte 439 m2 215 m2 188 m2 188 m2

investering bouwkundig installaties verhuizing audio/video installatie Totale investering

variant 1 €€ 40.000 €€ 55.000 € 95.000

variant 2 €€€ 6.000 €€ 6.000

variant 3 € 190.000 € 70.000 € 6.000 € 55.000 € 321.000

variant 4 € 190.000 € 70.000 € 6.000 €€ 266.000

kapitaallasten per jaar

€ 7.000

€ 400

€ 23.000

€ 19.000

Bij behoud Raadhuis geen verkoopopbrengst en geen vrijval onderhoudsvoorziening.

27

Exploitatie vergelijking varianten Variant 1. Raadhuis zoals het nu is 2. Raad en College naar BEL-kantoor in Eemnes 3. Raad en College naar Brinkhuis 4. Raad naar BEL-kantoor en College naar Brinkhuis

component huur servicekosten kapitaallasten investering op- en afbouw raadzaal voordeel huur Bel-kantoor voordeel huur Brinkhuis totaal per jaar

variant 1 € 70.000 € 52.000 € 7.000

oppervlakte 439 m2 215 m2 188 m2 188 m2

variant 2 € 25.000 € 54.000 € 400

variant 3 € 35.000 € 40.000 € 23.000 € 18.000

variant 4 € 35.000 € 40.000 € 19.000

- € 35.000 € 81.000

- € 35.000 € 59.000

- € 8.000 € 129.000

€ 71.400

28

Bijlagen 1. Indicatief Programma van Eisen 2. Studie indeelbaarheid Brinkhuis 3. Stichtingskostenraming Sweco aanpassingen Brinkhuis (als separaat bestand bijgevoegd)

29

Bijlage 1: Programma van Eisen (ruimtelijk) Type ruimte

m2 (fno)

Toelichting

Kamer burgemeester

24 – 28

1 bureauwerkplek, 6- pers. overlegmogelijkheid, kastruimte

Kamer wethouder (3x)

12 - 16

1 bureauwerkplek, 1 op 1 overlegmogelijkheid, 2 kamers met uitloop naar 3

Kamer gemeentesecretaris

12 – 16

1 bureauwerkplek, kan in zelfde ruimte als flexplekken

Kamer secretariaat

18

2 bureauwerkplekken, voldoende kastruimte

Flexruimte

14

2 bureauwerkplekken, kan in zelfde ruimte als werkplek gemeentesecretaris.

Kamer Griffier

14

2 bureauwerkplekken, voorkeur enigszins op enige afstand van gemeentebestuur

Vergaderruimte

20

10-persoonsoverleg ruimte

Pantry/copier

5

Eenvoudige pantry, pantry en copier mogelijk in gangzone plaatsen zodat dit geen extra ruimte vraagt, geen rekening gehouden met gezamenlijke lunchmogelijkheid

Overig (archief, berging, wachtruimte, receptie, toiletten)

-

Geen rekening gehouden met ruimtevraag voor archief/berging, receptie gezamenlijk gebruik bibliotheek, wachtruimte in gangzone, gebruik aanwezig toiletten..

Totaal

143 – 155

Excl. verkeersruimte en overige ruimten

40 – 50

Vergadertafel voor ca. 18 personen, liefst rond/licht ovaal, kan modulair, 3/4 avonden per maand, ruimte voor publiek, techniek om geluid op te nemen en uitzending via internet te faciliteren, .

Eventueel vergaderruimte raads/commissievergaderingen

30

BIJLAGE 2: studie indeelbaarheid Brinkhuis

Brinkhuis - beschikbaar oppervlak

Begane grond - Beschikbaar oppervlak

Eerste verdieping - beschikbaar oppervlak

Tweede verdieping - beschikbaar oppervlak

28m2 in bijgebouw

134 m2 in hoofdgebouw

69m2 in hoofdgebouw (Vrije hoogte van aangegeven m2 is minimaal 2400, met uitzondering van spanten)

29m2 in bijgebouw

Totaal beschikbaar:

3 1

•

203m2 in hoofdgebouw

•

57m2 in bijgebouw

Totaal benodigd: 140-150m2

Brinkhuis -indeelbaarheid

Bijgebouw kent veel achterstallig onderhoud; bouwkundig en qua afwerking verouderd, niet representatief en heeft grondige aanpassingen nodig. Eigen toegang bijgebouw Doorgang vanuit hoofdgebouw kan eenvoudig gecreëerd worden

Brinkhuis -indeelbaarheid Bijgebouw kent veel achterstallig onderhoud; is bouwkundig en qua afwerking verouderd, niet representatief en heeft grondige aanpassingen nodig. Eventuele verbinding via buitentrap / vluchtroute te overwegen. (overkapping maken) Vloerniveau’s bijgebouw – dak – hoofdgebouw sluiten niet op elkaar aan

Vluchtroute 2e verd.

Vrije hoogte 2530

Geen ramen in achtergevel

Vluchtroute 2e verd.

Brinkhuis -indeelbaarheid Geen ramen in achterste deel

Ca 2100 vrije hoogte t.p.v. spanten spanten Vluchtroute 2e verd.

Geen ramen op oostelijk dakschild

Vluchtroute 2e verd.

Geen ramen op oostelijk dakschild

Brinkhuis – conclusies indeelbaarheid

Conclusies: •Het bijgebouw is enkel geschikt voor gemeentebestuur na grondige renovatie . Op begane grond is eenvoudig een goede verbinding te maken met het hoofdgebouw. Op de verdieping is dit lastiger i.v.m. verschillende vloerniveaus. In eerste instantie niet uitgaan van ‘primaire ruimtes’ in bijgebouw •De noordelijke en zuidelijke oppervlaktes op de eerste verdieping bieden mogelijkheden om nader in te richten. Aandachtspunten hierbij zijn het ontbreken van ramen aan de achterzijde (noordelijke deel) en de vluchtwegen vanuit de 2e verdieping; onderzocht zou kunnen worden of beide vluchtwegen vanuit de 1e verdieping toegankelijk moeten blijven. •Door de spanten op de tweede verdieping in het hoofdgebouw is het lastig deze ruimtes nader in te delen; om bij de achterste ruimte te komen zou je de voorste ruimte moeten opofferen. Er zitten geen ramen in het oostelijk dakschild, en in het achterste deel van de zuidelijke zolder. Ingrepen in het dak (‘dakkapel / extra ramen etc. is niet wenselijk gezien de monumentale waarde van het gebouw. De tweede verdieping zou derhalve geschikt kunnen zijn als ópen kantoortuin’ Aandachtspunt is hierbij de hoeveelheid daglicht.

•Voor de raads- en commissievergaderingen kan worden uitgeweken naar bibliotheek of theater; (niet in blauw aangeduide oppervlaktes; deze zijn te klein) In geval van raadsvergaderingen in Brinkhuis is bergruimte voor de tafels en stoelen een aandachtspunt

35