20211124Rvs71 RKC Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2021/71.

Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Rekenkamerrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten' Portefeuillehouder

Griffier op verzoek van de rkc Openbaar Ja.

Korte inhoud

Het doel van het onderzoek is u, mede op verzoek van een aantal raadsfracties in de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren inzicht te geven in het inkoop- en

aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie en of dit rechtmatig, doeltreffend en

doelmatig wordt uitgevoerd. De rekenkamer wil hiermee een bijdrage leveren om de

kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden op dit terrein te versterken. Besluiten

1. kennis te nemen van het Rekenkamerrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten';

2. het college op te dragen voor elke doelstelling in het inkoop- en aanbestedingsbeleid zorg te dragen:

a. dat deze specifiek, meetbaar en tijdsgebonden is geformuleerd;

b. dat er inzicht ontstaat in welke instrumenten beschikbaar zijn om deze te realiseren;

3. het college op te dragen om met een vast te stellen periodiciteit een rapportage op te laten stellen over de mate waarin de doelstellingen gegeven de gestelde normen gehaald zijn;

Pagina 1 van 3

4. de inzichten over het behalen van de doelstellingen te benutten om de

onderbouwing en verantwoording van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te bespreken en te controleren, zorg hierbij:

a. vanuit de kaderstellende rol voor meer betrokkenheid van de raad aan de voorkant bij grote aanbestedingen;

b. vanuit de controlerende rol voor gerichte vragen om verantwoording over eventuele niet behaalde doelstellingen of andere opvallende zaken;

5. het college op te dragen jaarlijks te rapporteren over afwijkingen van het eigen

beleid op het terrein van inkoop en aanbesteden, met een heldere motivering van de afwijkingen;

6. het gesprek met het college te voeren over de rol van de raad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid,

7. aan het college aan te bevelen om:

a. te sturen op het behalen van de doelstellingen;

b. concrete handvatten uit te werken voor het behalen van de doelstellingen; c. in te zetten op het verder ontwikkelen van de inkoopkalender;

d. het vastleggen van aanbestedingsdossiers en het contractmanagement. Aanleiding voorstel

Het voorstel is aangeboden naar aanleiding van het rapport van de rekenkamercommissie. Doel

Het doel van het onderzoek is u, mede op verzoek van een aantal raadsfracties in de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren inzicht te geven in het inkoop- en

aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie en of dit rechtmatig, doeltreffend en

doelmatig wordt uitgevoerd. De rekenkamer wil hiermee een bijdrage leveren om de

kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden op dit terrein te versterken. Toelichting besluit (argumenten)

Het onderzoek is namens de Rekenkamercommissie BEL uitgevoerd door onderzoekers

van de KWINK groep. In het kader van het onderzoek zijn bij de BEL organisatie stukken opgevraagd en interviews gehouden. De geraadpleegde literatuur en personen zijn in bijlagen I en II van het rapport opgenomen.

Belanghebbende zijn de burgers, de raadsleden, de colleges van de BEL-gemeenten en de BEL- Combinatie.

Door opvolging van de aanbevelingen wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid meer effectief, efficiënt en rechtmatig.

Het rapport is voor bestuurlijke hoor en wederhoor aan het college van B&W voorgelegd. Pagina 2 van 3

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

Artikel 81 a-k, artikelen 182-185 Gemeentewet.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016-2021 regiogemeenten Gooi- en Vechtstreek. Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Het voorstel wordt eveneens voorgelegd aan raden van Blaricum, Eemnes en Laren. Kanttekeningen -

Financiën

De capaciteit van de BEL Combinatie voor inkoop is beperkt en er zal extra capaciteit met de daarbij behorende middelen ingezet moeten worden om de aanbevelingen te

implementeren. Welke financiële consequenties dat zijn zal met het bestuur van de BEL Combinatie overlegd moeten worden. Begrotingswijziging nodig? Nee

Uitvoering

Indien de gemeenteraad de aanbevelingen overneemt treedt het college in overleg met het bestuur van de BEL Combinatie om inzicht te krijgen in wat nodig is om de aanbevelingen te kunnen uitvoeren. Communicatie

Het onderzoeksrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten' wordt gepubliceerd op de website van de BEL-gemeenten. Bijlagen

Bijlage 1 Onderzoeksrapport 'Onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BELgemeenten'

Bijlage 2 Raadsbesluit Steller RKC

Registratiedatum

9 november 2021.

Pagina 3 van 3