20211124Rvs54 Principebesluit huisvesting gemeentebestuur

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2021/54.

Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Principebesluit huisvesting gemeentebestuur. Portefeuillehouder A.H.M. Stam. Openbaar Ja.

Korte inhoud

In het kader van de bezuinigingen, de mogelijke verkoop van het Raadhuis en de

herontwikkeling van het Brinkhuis is onderzoek gedaan naar de huisvesting van het gemeentebestuur. Dit voorstel gaat uit van herhuisvesting van B&W en staf in het

Brinkhuis. Het voorstel laat voor de raad ruimte om eigen keuzes te maken, waarbij de basiskeuze gebaseerd is op inbreng van de raadswerkgroep.

Het voorstel is in september in de commissie besproken. Naar aanleiding daarvan is een uitgebreider overzicht van opties in beeld gebracht, dat als bijlage bij dit voorstel is toegevoegd. Op 26 oktober heeft een informele raadsbijeenkomst plaatsgevonden, waarna het presidium heeft besloten het oorspronkelijke voorstel opnieuw op de agenda te zetten voor politieke besluitvorming. Besluiten

1. De voorkeur uit te spreken:

(a) de raadsvergaderingen voorlopig in het BEL-kantoor te laten plaatsvinden, (b) de huisvesting van college en staf in het Brinkhuis in te passen, (c) de griffie ook in het Brinkhuis te huisvesten;

2. Daartoe de businesscase nader uit te laten werken in samenhang met de verkoop van het huidige Raadhuis;

Pagina 1 van 4

3. €10.000,- beschikbaar te stellen om definitieve besluitvorming voor te bereiden en daartoe begrotingswijziging 13 vast te stellen.

Aanleiding voorstel

Een aantal belangrijke trajecten loopt op dit moment samen. Ten eerste de wens om te

bezuinigen op de huisvesting van het gemeentebestuur, ten tweede de mogelijkheid om

het huidige Raadhuis te verkopen en ten derde de wens om de exploitatie en functie van het Brinkhuis te versterken. Afgelopen half jaar is daartoe verkend welke mogelijkheden er zijn voor de toekomstige huisvesting van het gemeentebestuur. Dat is 'los' van de andere trajecten gedaan om een zuiver beeld te krijgen, maar wel in het besef dat

besluitvorming niet geïsoleerd plaatsvindt. Er is twee keer met een raadswerkgroep

gesproken over de mogelijkheden, hun voorkeuren en welke wensen er bij hen leven. Dat is meegenomen in dit voorstel. Doel

Het doel van deze besluitvorming is representatieve en passende huisvesting voor het gemeentebestuur (raad en college) enerzijds en het realiseren van een bezuiniging anderzijds.

Toelichting besluit (argumenten)

1.1 De raadswerkgroep heeft nadrukkelijk de voorkeur uitgesproken voor een variant met minimale kosten De gemeentebegroting staat onder druk. Daarom is er ook een bezuinigingsopdracht

voor de eigen huisvesting opgenomen in de begroting (€20.000 p.j.). De raadswerkgroep

heeft dit nog onderstreept door nadrukkelijk te vragen om kostenvergelijkingen en het in beeld brengen van de voordeligste varianten.

1.2 De raad heeft inmiddels ervaring opgedaan met vergaderen in Eemnes en de beschikbare faciliteiten

Door de coronamaatregelen (en het ontbreken van een functionerend audiosysteem in de Larense Raadszaal) is het afgelopen jaar ervaring opgedaan met vergaderen in Eemnes. Over de wenselijkheid van vergaderen buiten het eigen grondgebied verschillen de

meningen, maar het algemene beeld is wel dat het facilitair een adequate oplossing is.

1.3 De griffie heeft de wens uitgesproken om de kantoorfunctie dichtbij het college van B&W en de staf te willen, dit zorgt bovendien voor laagdrempelige bereikbaarheid voor inwoners en raadsleden in het dorp

Met dit voorstel blijft de griffie laagdrempelig bereikbaar en is ook de verbinding tussen griffie en de collegefuncties geborgd, hetgeen bijdraagt aan een goede ondersteuning van de raad.

1.4 Het college blijft zo in het hart van het eigen dorp aanwezig

Het college heeft de voorkeur uitgesproken om de eigen werkplekken en

ontvangstmogelijkheid in Laren te waarborgen. Met dit voorstel wordt dat gerealiseerd. Pagina 2 van 4

1.5 Deze keuze biedt ook een oplossing die de lege meters in het Brinkhuis invult met een inhoudelijk en financieel voordelig plan In de visie Brinkhuis is inhuizing van het gemeentebestuur opgenomen als één van de

sporen voor het verbeteren van de inhoudelijke functie en het financiële perspectief. Dit voorstel is de eerste stap in de uitwerking van dat spoor.

3.1 De expertise en capaciteit om dit verder uit te werken is niet binnen de staf of BELorganisatie beschikbaar. Daarom zal een projectleider ingehuurd moeten worden en mogelijk op onderdelen ook specifieke expertise. Bij het voorbereiden van de verhuizing komen veel aspecten kijken, waarin nu niet

voorzien is. In de bijlage zijn de geschatte kosten van projectleiding in het meerjarige totaalbeeld in beeld gebracht.

Het vervolg wordt gefaseerd uitgevoerd. Eerst zal voor de voorkeursvariant een

businesscase worden uitgewerkt, waarbij de ramingen getoetst en concreet gemaakt worden. Vervolgens zal een definitief besluit aan de raad voorgelegd worden ter

besluitvorming. Op dat moment zal ook een voorstel gedaan worden voor de feitelijke kosten voor verbouwing, verhuizing en projectleiding. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader N.v.t.

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie N.v.t.

Kanttekeningen

1.1 Er zijn ook andere opties mogelijk

De raad kan ook kiezen om in het Brinkhuis te vergaderen of om in het Raadhuis te blijven. De opties daarvoor zijn in de bijlage geschetst.

3.1 Extra kosten moeten zoveel mogelijk voorkomen worden

In dit geval ontkomt de gemeente niet aan het maken van extra kosten. De kosten gaan

daarbij voor de baat uit. Indien het Raadhuis wordt verkocht zal het geheel wel met (ook incidenteel) positief saldo kunnen worden afgesloten. Financiën

Dit voorstel levert structureel een substantiële bezuiniging op. In combinatie met de verkoop van het Raadhuis is er ook incidenteel een positief effect. Wel is vooraf een

investering nodig in projectleiding, inrichting en verhuizing. In dit voorstel zijn de kosten van de projectleiding globaal in beeld gebracht. Deze worden in een businesscase nader uitgewerkt.

Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente.

Pagina 3 van 4

Uitvoering

Indien de raad met dit voorstel instemt zal een huisvestingsadviseur worden

aangetrokken. Die zal de opdracht krijgen om de businesscase uit te werken. Definitieve besluitvorming vindt plaats zodra de businesscase gereed is en er ook duidelijkheid is over de verkoop van het Raadhuis. Communicatie

De huidige gebruikers van het Raadhuis zullen in het kader van de verkoop geïnformeerd worden over de veranderingen. Inpassing in het Brinkhuis zal plaatsvinden in goed

overleg met de huidige gebruikers. Wanneer de nieuwe huisvesting definitief gerealiseerd zal worden zal daar natuurlijk ook met het dorp bij stilgestaan worden. Bijlagen

(1) Vergelijking scenario's huisvesting op hoofdlijnen (2) Verkenning ruimtelijke mogelijkheden Brinkhuis (3) Concept raadsbesluit (4) Begrotingswijziging

(5) TOEGEVOEGDE BIJLAGE : overzicht varianten ten behoeve van raadsbijeenkomst 26-10 Steller

(swave). Registratiedatum

20 augustus 2021. Burgemeester en wethouders van Laren,

S. van Waveren

drs. N. Mol

secretaris

burgemeester

Pagina 4 van 4