20211027Rvs67 Verzoek eerdere openstelling Winter Village Laren 2021

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2021/67.

Gemeentecode Laren.

Onderwerp

verzoek eerdere openstelling Winter Village Laren 2021. Portefeuillehouder P.A.M. Calis. Openbaar Ja.

Korte inhoud

De organisatie van Winter Village Laren heeft verzocht om een week eerder te mogen starten. Het evenement duurt daarmee zeven in plaats van zes weken. Besluiten 1.

om eenmalig af te wijken van punt 13 van de uitgangspunten in het

evenementenbeleid en in te stemmen met het verlengen (begindatum 19 november in plaats 26 november 2021) van Winter Village Laren in 2021-2022.

Aanleiding voorstel

De organisatie van Winter Village Laren heeft verzocht om het evenement (de ijsbaan) dit jaar een week eerder te laten starten. Het evenement zal dan zeven in plaats van zes weken duren.

In 2017 is het evenementenbeleid van Laren vastgesteld, hierin heeft de raad de uitgangspunten vastgesteld en het college de beleidsregels.

In de uitgangspunten staat vermeld dat voor 1 evenement (ijsbaan) voor maximaal zes weken (excl. op- en afbouwdagen) vergunning kan worden verleend.

Om af te wijken van dit uitgangspunt is, naast een besluit van het college, ook een raadbesluit nodig.

Pagina 1 van 4

Doel --

Toelichting besluit (argumenten)

Winter Village Laren is in het bezit van een zgn. raamvergunning voor vijf jaar voor het jaarlijks organiseren van de ijsbaan (deze geldt tot en met de editie van 2022-2023). Elk jaar wordt daarnaast nog een invulling raamvergunning aangevraagd voor de specifieke opzet en uitwerking van de betreffende editie.

Het evenement duurt normaliter zes weken en de organisatie heeft, zoals vermeld verzocht om deze editie een week eerder te mogen starten.

In verband met de maatregelen rondom covid-19 heeft dit evenement in 2020-2021 niet kunnen plaatsvinden en dit heeft grote financiële gevolgen gehad voor de organisatie.

Op grond van de covid-19 wetgeving en maatregelen, moet de organisatie dit jaar werken met Coronatoegangsbewijzen (CTB). Dat betekent een aanzienlijke investering voor de organisatie ,

vanwege de toegangscontrole, maar ook meer afzetting (en toezicht daarop) van het evenemententerrein.

Door het evenement nu eenmalig een week langer te kunnen organiseren, biedt dit voor

de organisatie compensatie van de extra kosten die zij moet maken om het evenement te kunnen laten doorgaan.

Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

In de uitganspunten van het evenementenbeleid staat onder punt 13:

voor één evenement (ijsbaan) kan voor maximaal 6 weken (excl. op- en afbouwdagen) vergunning worden verleend.

In artikel 3 van de beleidsregels staat:

voor één (van de maximaal 5) bovenregionaal evenement kan vergunning worden verleend voor maximaal 6 weken, exclusief op- en afbouwdagen.

De gemeenteraad is bevoegd om van punt 13 in het beleid af te wijken, het college heeft deze bevoegdheid om te af te wijken van artikel 3.

De afwijkingsbevoegdheid van beleid is geregeld in artikel 4.84 van de Algemene wet bestuursrecht.

Pagina 2 van 4

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie n.v.t.

Kanttekeningen

Het voorstel om in te stemmen om het evenement een week eerder toe te staan, is in de lijn met het uitgangspunt om evenementenorganisatoren te ondersteunen nadat zij eerdere evenementen hebben moeten afgelasten in verband met covid-19. Eerdere

evenementen (kermis) hebben om dezelfde reden ook de gelegenheid gekregen om de periode iets uit breiden.

Daarbij komt dat dit evenement nog wel aan eisen moet voldoen door covid-19 (de inzet van CTB) en het organiseren van deze editie hogere kosten met zich meebrengt voor de organisatie. Financiën n.v.t.

Begrotingswijziging nodig? Nee.

Uitvoering

Nadat de raad heeft besloten over het voorstel om in te stemmen met een week

verlenging (besluitvorming in raadsvergadering van 27 oktober 2021), dan zal er opnieuw een voorstel gaan naar het college waarin over de definitieve opzet van het evenement wordt besloten (vergunning).

Naast het verzoek om een week verlenging heeft de organisatie tevens verzocht om een

uitbreiding (vergroting) van de ijsbaan. Het college heeft dit verzoek afgewezen; de totale oppervlakte van Winter Village Laren mag niet worden vergroot.

Het uitgangspunt is dat het evenement verder nagenoeg op dezelfde wijze wordt

georganiseerd als voorgaande edities (zoals vastgelegd in de raamvergunning)met dien

verstande dat er nog nadere afspraken worden gemaakt over de inzet van beveiliging en

toezicht en er zullen beperkingen gelden ten aanzien van alcoholverstrekking. Zo zal het schenken van sterke drank tijdens het evenement niet meer worden toegestaan.

Daarnaast zullen er, afgezien van de opening, de sluiting en de jaarlijkse laatste

feestavond geen aanvullende "feesten" zijn, maar ligt dit jaar de focus op familie activiteiten op het ijs.

Pagina 3 van 4

De organisatie van het evenement is momenteel ook in gesprek met Bijzonder Laren over het organiseren van de kerstmarkt en de invulling daarvan. Normaliter duurt de

kerstmarkt 3 dagen. Er is een verzoek gedaan om de kerstmarkt nu van 10 t/m 19

december 2021 te laten plaatsvinden. Het college is voornemens om dit toe te staan,

maar de uiteindelijke besluitvorming hierover volgt nog als de verdere invulling bekend is en de aanvraag is ingediend (dan wel door Bijzonder Laren of de organisatie van Winter Village).

De plannen m.b.t. bovenstaande onderwerpen zullen eerst ter advies aan de verschillende diensten worden aangeboden en daaropvolgend worden voorgelegd aan

burgemeester/college voor de uiteindelijke besluitvorming (vergunning). Communicatie

De besluiten van de raad en het college worden op de wettelijk vastgestelde wijze gecommuniceerd.

De organisatie is verantwoordelijk om omwonenden en omliggende bedrijven aan de Brink schriftelijk te informeren.

Bijlagen --

Steller

E.L. Labee(elabe). Registratiedatum

18 oktober 2021. Burgemeester en wethouders van Laren,

S. van Waveren

drs. N. Mol

secretaris

burgemeester

Pagina 4 van 4