20211027Rvs60 Uitbesteden belastingtaken aan Huizen
Tekst van het document
BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2021/60.
Gemeentecode Laren.
Onderwerp
Uitbesteden belastingtaken aan Huizen. Portefeuillehouder P. Calis.
Openbaar Ja.
Korte inhoud
Afgelopen jaren is gebleken dat de BEL-organisatie onvoldoende massa heeft om de belastingtaken goed uit te voeren, waardoor telkens incidenteel financieel en
organisatorisch extra maatregelen nodig waren. Op 25 november 2020 heeft de raad
daarom opdracht gegeven om de samenwerking met Huizen te zoeken en daarvoor een ‘roadmap’ te maken. Met dit voorstel geeft het college invulling aan die opdracht. Samenwerking met Huizen zorgt voor een solide uitvoering tegen een reële prijs. Bovendien wordt deze belangrijke gemeentelijk taak op deze manier ook toekomstbestendig en in onze eigen regio uitgevoerd. Besluiten
De gemeenteraad besluit: 1. 2.
3.
akkoord te gaan met het uitbesteden van de belastingtaken aan de gemeente Huizen; akkoord te gaan met de verder door het College uit te werken vorm van een
juridische samenwerkingsvorm “centrumgemeenteconstructie” welke t.z.t. aan de Raad ter bekrachtiging voorgelegd zal worden;
de incidentele projectkosten ad totaal € 225.898,= ten laste te brengen van de
jaarschijven 2021 en 2022 voor respectievelijk € 100.000,= in 2021 (zie
begrotingswijziging 2021/14) en het restant ad € 125.898,= ten laste van het begrotingsjaar 2022 en deze derhalve in de begroting 2022 te verwerken;
Pagina 1 van 8
4. 5.
6.
dat de incidentele kosten van het project “Schoon door de Poort” ad € 68.179,= ten
laste van het jaar 2021 komen (zie begrotingswijziging 2021/14);
de incidentele kosten ad € 58.296, benodigd voor het verlengen van het contract van
de huidige aanbestede partij met één jaar (2022) te verwerken in de jaarschijf 2022 van de begroting Laren;
de 14e begrotingswijziging 2021 vast te stellen.
Aanleiding voorstel
De uitvoering van de belastingtaken is vanwege de kwetsbaarheid al meerdere jaren een onderwerp van gesprek binnen het bestuur van de BEL Combinatie. Ondanks diverse
verbeterplannen en inhuur van externen om een kwalitatieve versterking in het team te
realiseren blijft de situatie kwetsbaar en ontbreekt het aan perspectief op substantiële en duurzaam, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte dienstverlening op de belastingtaken. Op 25 november 2020 is door de gemeenteraad besloten het college de opdracht te
geven het college van Huizen formeel te verzoeken de belastingtaken over te nemen en hiertoe een financiële impactanalyse en roadmap uit te werken. De gemeente Huizen heeft hier positief op gereageerd. Door het college van Laren is het voorgenomen
principebesluit genomen om de belastingtaken uit de BEL Combinatie te halen en over te dragen aan de gemeente Huizen.
In 2020/2021 is gewerkt aan de voorbereiding van de overdracht van taken. Involon is
gevraagd te verkennen hoe de taken het beste overgedragen kunnen worden en wat de kosten van de overdracht (incidenteel en structureel) zullen zijn. De resultaten hiervan zijn vervat in een eindrapportage 'Eindrapport Verkenningsfase overdracht belastingtaken, gemeenten Blaricum, Laren en Huizen (Bijlage 1).
Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek wordt in de gemeenten Blaricum, Laren en
Huizen een zogenaamd 'go/no go besluit' voorgelegd. Bij positieve besluitvorming kan de implementatie- / realisatiefase opgestart worden. De feitelijke overdracht van taken kan, vanwege de complexe ICT migratie, gerealiseerd worden per 1-1-2023.
Doel
Het doel van dit voorstel is tweeledig:
- het uitvoeren van de belastingtaken, en de dienstverlening hieromtrent aan onze inwoners, op een kwalitatief hoogwaardig niveau;
- het reduceren van de kwetsbaarheden op het gebied van de uitvoering van de belastingtaken.
Pagina 2 van 8
Toelichting besluit (argumenten)
1.1 Afgelopen jaren is gebleken dat de BEL-organisatie onvoldoende massa heeft om de belastingtaken goed uit te voeren, waardoor telkens incidenteel financieel en
organisatorisch extra maatregelen nodig waren. Op 25 november 2020 heeft de raad
daarom opdracht gegeven om de samenwerking met Huizen te zoeken en daarvoor een ‘roadmap’ te maken.
Met dit voorstel geeft het college invulling aan die opdracht. Samenwerking met Huizen
zorgt voor een solide uitvoering tegen een reële prijs. Bovendien wordt deze belangrijke gemeentelijk taak op deze manier ook toekomstbestendig en in onze eigen regio uitgevoerd
2.1 Tijdens het verkennende onderzoek is uitgebreid gekeken naar de diverse juridische samenwerkingsvormen die geschikt zijn voor de samenwerking op het gebied
van de belastingtaken. Voor een overzicht van de diverse samenwerkingsvormen en de voor- en nadelen van elk wordt u verwezen naar hoofdstuk 8.1, pagina 30, van het
Eindrapport Verkenningsfase overdracht belastingtaken (Bijlage 1). Het college wordt
voorgesteld bij de samenwerking op het gebied van de belastingtaken uit te gaan van een centrumgemeenteconstructie. Bij de centrumgemeenteconstructie wordt het personeel ondergebracht bij de gemeente Huizen en is er geen er geen eigen bestuur van de
belastingsamenwerking en derhalve ook geen eigen begroting en jaarrekening. Het
betreft derhalve een juridisch lichte samenwerkingsvorm waarbij bestuurlijke drukte wordt vermeden.
3.1 Het realiseren van ‘schoon door de poort’ is belangrijk omdat de gemeente Huizen anders de taken niet van Laren overneemt.
5.1 De gemeente Huizen zal de belastingtaken van de BEL Combinatie overnemen voor
Blaricum en Laren. De gemeentelijke bijdrage die de gemeente Laren in eerste instantie betaalde aan de BEL Combinatie, wordt vanaf 2023 betaald aan de gemeente Huizen.
Daarnaast vallen verschillende budgetten vrij (bijvoorbeeld perceptiekosten en uitbestede
werkzaamheden) die de gemeente Laren zelf voor haar rekening nam. Vanaf 2023 worden deze werkzaamheden uitgevoerd door Huizen en zitten ook in de bijdrage.
6.1 Omdat de belastingtaken niet per 1-1-2022 maar per 1-1-2023 overgedragen
worden is het belangrijk om, voor de uitvoering van de reguliere belastingtaken externe expertise in te huren zoals dat ook in 2021 gedaan is. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader
Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie Wet Gemeenschappelijke Regelingen Gemeentewet
Burgerlijk Wetboek
Algemene Wet Bestuursrecht Pagina 3 van 8
Belastingverordening
Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie
Het uitbesteden van de belastingtaken geldt voor zowel Blaricum, Eemnes als Laren. Laren en Blaricum hebben de gemeente Huizen verzocht de belastingtaken over te
nemen, de gemeente Eemnes heeft dit aan de gemeente Baarn verzocht. Voor alle drie de gemeenten ligt nu een go/no go besluit voor. De overdracht van de taken wordt voor alle drie de gemeenten voorzien per 1-1-2023. Kanttekeningen
De kosten voor het uitbesteden van de belastingtaken (structureel) zijn hoger dan de
structurele kosten bij de BEL Combinatie. In de afgelopen jaren heeft de gemeente Laren incidenteel bijgedragen aan de uitvoering van de belastingtaken bij de BEL Combinatie. Deze incidentele kosten zijn niet meegenomen in de vergelijking maar moeten wel in ogenschouw genomen worden wanneer er naar de kosten gekeken wordt.
Het realiseren van ‘schoon door de poort’ is belangrijk omdat de gemeente Huizen
anders de taken niet van Laren overneemt. De hiermee gepaard gaande kosten zijn in
2021 lager dan in 2022 omdat in 2021 de bestanden al gelicht worden en er dan meteen de nodige verbeteringen aangebracht kunnen worden. Wanneer er gekozen wordt om
deze kosten in 2022 te nemen moeten de bestanden voor dit doeleinde opnieuw gelicht worden, wat meerwerk en meerkosten met zich meebrengt.
Omdat de belastingtaken niet per 1-1-2022 maar per 1-1-2023 overgedragen worden is
het belangrijk om, voor de uitvoering van de reguliere belastingtaken externe expertise in te huren zoals dat ook in 2021 gedaan is. Hiervoor hebben we een eerste prijsgave gehad. Deze kosten zijn meegenomen in onderstaande berekening.
Financiën
Het uitbesteden van de belastingtaken aan Huizen brengt zowel incidentele als
structurele kosten met zich mee. De kosten kunnen in drie categorieën worden gerangschikt:
A. Uitbesteding van de belastingtaken, inclusief het proces tot realisatie van de transitie; B. Schoon door de Poort
C. Uitvoering van de reguliere belastingtaken 2022
Per categorie wordt ingegaan wat de financiële gevolgen zijn voor de gemeente Laren.
A. Uitbesteding van de belastingtaken, inclusief het proces tot realisatie van de transitie A.1. Incidentele projectkosten transitie uitbesteding belastingtaken
Pagina 4 van 8
De “transitie uitbesteding belastingtaken” wordt projectmatig opgepakt. De incidentele kosten van de projectorganisatie bedragen voor zover bekend € 225.898. In paragraaf
4.1 van de rapportage ‘Eindrapport verkenningsfase overdracht belastingtaken’ zijn de incidentele kosten verder toegelicht.
In de begroting 2021 wordt middels de 14e begrotingswijziging 2021 rekening gehouden met € 100.000. Afhankelijk van de snelheid waarmee zaken opgepakt en uitgewerkt
kunnen worden is dit budget wellicht aan hoge kant, einde jaar zal voor overschot budget een overhevelingsvoorstel opgesteld moeten worden. Het restant van de projectkosten ad € 125.898 wordt integraal in de programmabegroting 2022 meegenomen met een voorgestelde dekking uit de algemene reserve.
A.2. Structurele bijdrage aan Huizen t.b.v. de uitvoering van de belastingtaken Op basis van het voorgenomen besluit wordt vanaf 2023 de uitvoering van de
belastingtaken van Laren uitgevoerd door de gemeente Huizen. Op basis van de
businesscase (zie paragraaf 4.2 van de rapportage ‘Eindrapport verkenningsfase
overdracht belastingtaken’) zal de jaarlijkse bijdrage aan de gemeente Huizen € 428.600 bedragen.
Nu wordt de uitvoering van de belastingtaken (inclusief de invordering van de
belastingen) uitgevoerd door de BEL Combinatie. Doordat de BEL Combinatie deze
diensten aan Laren niet meer zal uitvoeren, kan ook de gemeentelijke bijdrage vanaf
2023 aan de BEL Combinatie worden verlaagd. In de gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie houdt Laren rekening met €303.527 ten behoeve van uitvoering
belastingtaken en belastinginvordering. Dit bedrag kan dienen als gedeeltelijke dekking voor de gemeentelijke bijdrage aan de gemeente Huizen.
Na aftrek van de dekkingsmogelijkheid van de voorgenomen gemeentelijke bijdrage aan Huizen, blijft € 125.073 over. Dit bedrag wordt integraal opgevoerd in de programmabegroting 2022 van de gemeente Laren.
Gemeentelijke bijdrage aan gemeente Huizen Gemeentelijke bijdrage aan Huizen af: verlaging gemeentelijke bijdrage aan de BEL Combinatie af: verlaging gemeentelijke budgetten t.b.v. belastingtaken Niet-gedekte deel bijdrage aan Huizen
2023 428.600 -244.827 -58.700 125.073
2024 428.600 -244.827 -58.700 125.073
2025 428.600 -244.827 -58.700 125.073
B. Schoon door de Poort
Voor de overdracht van de belastingtaken aan de gemeente Huizen wordt uitgegaan van “schoon door de poort”, oftewel geen achterstanden. Daarbij hoort ook dat de WOZ-
administratie aansluit op de BAG-administratie. Bij deze laatste is het van belang om aan te geven dat zijn er altijd verschillen tussen beide administraties. Voor de overdracht
Pagina 5 van 8
dienen de verschillen minimaal te zijn. Om de zogenaamde BAG/WOZ-koppeling
dusdanig op elkaar aan te sluiten dient éénmalig € 68.179 te worden uitgetrokken. Het realiseren van schoon door de poort wordt uitbesteed aan een extern bureau die
gespecialiseerd is in het op orde brengen van de BAG/WOZ-koppeling binnen gemeenten en belastingsamenwerkingen.
C. Uitvoering reguliere belastingtaken 2022
In 2021 is het overgrote deel van de reguliere belastingtaken uitbesteed aan een derde partij. De kosten 2021 worden voor het grootste gedeelte opgevangen binnen de
begroting van de BEL Combinatie. Nu de overdracht van de belastingtaken pas in 2023 zal plaatsvinden, dient het contract éénmalig te worden verlengd. De kosten van 2022
kunnen voor het overgrote deel worden gedekt uit de beschikbare vacatureruimte van het cluster Heffen & Waarderen en Invordering. Echter, deze laatste zal niet toereikend zijn om de totale kosten van de verlenging te kunnen dekken.
Het niet-gedekte deel van de uitvoering van de belastingtaken bedraagt € 160.816. Op
basis van de afgesproken DVO-verdeling vanuit de BEL Combinatie wordt voorgesteld om € 58.296 (= 36,25% van € 160.816) door te belasten aan Laren. Kosten Uitbesteding Belastingtaken
2021
2022
2023
2024
2025
A.1. Incidentele projectkosten transitie uitbesteding belastingtaken 100.000 125.898 A.2. Structurele meerkosten uitvoering belastingtaken door Huizen B. Schoon door de Poort
125.073 125.073 125.073 68.179
C. Uitvoering reguliere belastingtaken 2022
58.296
Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente Uitvoering
Het uitvoeren van de overdracht van de belastingtaken kent meerdere fasen: de verkennende fase, de implementatiefase, de realisatie fase en de nazorg fase.
Met het voorliggende besluit ronden we de verkennende fase af. De feitelijke overdracht wordt voorzien per 1-1-2023.
Gedurende de implementatie- en/of realisatiefase moeten de volgende besluiten genomen worden:
Besluit
Wie?
Uiterlijk voor?
Vaststellen Gemeenschappelijke
Gemeenteraden van alle
30-11- 2022
Gemeenteraden van alle
31-12-2022
Regeling HBL Belastingen (inclusief SLA en DVO)
Belastingverordening 2023
deelnemende gemeenten
deelnemende gemeenten
Pagina 6 van 8
Aanwijzen heffingsambtenaar
Colleges van B&W van alle
31-12-2022
Aanwijzen invorderingsambtenaar
Colleges van B&W van alle
31-12-2022
Aanwijzen medewerkers belastingen
Colleges van B&W van alle
31-12-2022
Aanwijzen deurwaarder
Colleges van B&W van alle
31-12-2022
deelnemende gemeenten deelnemende gemeenten deelnemende gemeenten deelnemende gemeenten
Communicatie
Bij het overdragen van de belastingtaken zijn diverse belanghebbenden te benoemen aan wie gecommuniceerd gaat worden over de overdracht van de belastingtaken: - Raad
- Bestuur BEL Combinatie
- Gemeente Huizen, Gemeente Blaricum, Gemeente Eemnes - Medewerkers - Inwoners
Voor de inwoners wordt, in samenspraak met Huizen en Blaricum, een persbericht
voorbereid. De gemeenteraad ontvang tevens het raadsvoorstel. De gemeenten Huizen,
Laren, Eemnes en het BEL Bestuur worden formeel op de hoogte gebracht van dit besluit
via een brief. Onze medewerkers worden door hun leidinggevende op de hoogte gesteld (vooruitlopend op publicatie persbericht) en vervolgens zal onder de Wnra een formeel traject van 'mens volgt werk' gaan lopen waarin gecommuniceerd wordt via officiële brieven.
Bijlagen
1. Eindrapport verkenningsfase overdracht belastingtaken, gemeente Blaricum, Laren, Huizen.
2. Begrotingswijziging Laren Steller
E. Ruizeveld de Winter(eruiz). Registratiedatum
9 september 2021.
Pagina 7 van 8
Burgemeester en wethouders van Laren,
S. van Waveren
drs. N. Mol
secretaris
burgemeester
Pagina 8 van 8