20210929Rvs58 Klachtenprocedure BIJLAGE rapport van bevindingen def AVG

Rapport van bevindingen inzake de klacht d.d. 19 november 2020 (hierna: klacht 1)en 21 juni 2021 (hierna: klacht 2) van met betrekking tot de wijze waarop is omgegaan met een ingekomen brief aan de gemeenteraad en over het functioneren van het college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad in de casus omtrent het perceel E274 te Laren. Bevoegd bestuursorgaan College van burgemeester en wethouders en Gemeenteraad van Laren Klachtbehandelaar Burgemeester voor zover de klacht zich richt tegen het college /Presidium voor wat betreft de klacht gericht tegen de gemeenteraad/griffie. Procesverloop 1. Bij brief van 19 november 2020 is door een klacht ingediend over de wijze waarop is omgegaan met haar aan de gemeenteraad gerichte brief d.d. 19 oktober 2020 met als onderwerp “Lariekoek loont”; 2. Door de gemeente is begin 2021 op advies van en in samenspraak met de Nationale ombudsman een bemiddelingstraject onder leiding van een onafhankelijk proces- en gespreksleider gestart vanwege de langslepende situatie omtrent het perceel E274 te Laren en aanverwante discussies; 3. Lopende het mediationproces is de behandeling van de klacht van 19 november 2020 aangehouden; 4. Op 16 april jl. is klaagster ervan op de hoogte gesteld, dat de door de gemeente aangestelde onafhankelijk proces- en gespreksleider het mediationtraject heeft beëindigd; 5. Vervolgens is klaagster op 18 juni jl.

door het college geïnformeerd over hoe nu verder; 6. Bij brief van 21 juni jl. is door een klacht ingediend over het functioneren van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad in de casus omtrent het perceel E274; 7. Op 23 augustus jl. heeft een hoorzitting plaatsgevonden, waarin klaagster de gelegenheid heeft gekregen haar klachten nader toe te lichten (zie aangehecht verslag). Beoordeling Klacht 1: Naar aanleiding van een uitspraak van de bestuursrechter van 29 september 2020, waarin de gemeente een dwangsom wegens niet tijdig beslissen werd opgelegd stuurde klaagster op 19 oktober 2020 een brief, getiteld: ‘Lariekoek loont’ aan de gemeenteraad. Op 2 november 2020 kreeg zij de melding dat de brief ‘ter kennis is gebracht van de gemeenteraad van Laren’. Op basis daarvan veronderstelde zij dat de brief zou worden opgenomen onder ingekomen stukken voor de agenda voor de raadsvergadering van 25 november 2020. Toen deze niet op de lijst ingezonden stukken stond deed klaagster navraag en bleek dat deze brief aan de raadsleden was toegestuurd, maar niet op de lijst ingekomen stukken was geplaatst. Klaagster heeft van de gemeente begrepen dat de brief niet op de lijst ingezonden stukken is gekomen, omdat daar niet om is gevraagd. Klaagster acht dit een hoogst ongebruikelijke procedure en zij heeft het gevoel dat de brief is weggemoffeld.

Artikel 21 (ingekomen stukken) van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2018 zegt hierover het volgende :

1.Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd. 2.Na de vaststelling van het verslag stelt de raad op voorstel van het presidium, of in geval van onverwijlde spoed de griffier, de wijze van afdoening van het ingekomen stukken vast. In de toelichting staat: Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie of het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. De raad stelt op voorstel van het presidium, of in geval van onverwijlde spoed de griffier, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast (tweede lid). Door de raadsgriffier is tijdens de hoorzitting toegelicht dat er verschillende mogelijkheden zijn voor de wijze waarop berichten van burgers door de gemeenteraad worden behandeld.

De raad bepaalt zelf zijn agenda en niet alle ontvangen stukken worden geagendeerd of op de (openbare, te publiceren) lijst van ingekomen stukken geplaatst. Dit is sinds lange tijd een vaste gedragslijn. Het presidium constateert dat is voldaan aan het verzoek om de raadsleden te informeren. De brief is immers ter kennis gebracht aan alle raadsleden (alsmede aan de commissieleden en leden van het college). Tegen deze achtergrond is het verklaarbaar dat het bericht niet op de lijst van ingekomen stukken dan wel op de raadsagenda is geplaatst. Het staat elk raadslid bovendien vrij om een onderwerp of brief, ook als die niet op de lijst van ingekomen stukken staat, te agenderen voor bespreking. Artikel 21 van het Reglement van orde biedt ook de ruimte voor de wijze waarop in onderhavige geval is gehandeld. Wel vindt het presidium het belangrijk dat de werkwijze helder vastlegt hoe aan de raad gerichte stukken worden behandeld en dat deze werkwijze voor zowel raadsleden als inwoners duidelijk is. Gelet hierop adviseert het presidium dan ook om de werkwijze vast te leggen in het Reglement van orde. Klacht 2: Ingevolge artikel 9.8 van de Algemene wet bestuursrecht is het bestuursorgaan niet verplicht een klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van een klacht heeft plaatsgevonden.

Gelet hierop hebben wij in onze beoordeling voornamelijk gekeken naar de gebeurtenissen/het proces het afgelopen jaar, wetende dat onderhavige situatie een lange voorgeschiedenis heeft. Voor zover klacht 2 zich richt tegen het functioneren van de gemeenteraad is het presidium van mening, dat hoe de gemeente omgaat met onderhavige casus, aan het college is en niet aan de raad. Ten aanzien van het functioneren en de handelswijze van het college het volgende. Tijdens de hoorzitting is gebleken dat ook de gemeente de gehele situatie ingewikkeld vindt en graag een passende oplossing wenst, maar daarbij in het bestuursrecht veel juridische beperkingen heeft. Het college kan mensen er niet van weerhouden om verzoeken en klachten in te dienen en juridische procedures te starten, en dat het college gehouden is deze vervolgens in behandeling te nemen, is feitelijk juist. Voor een andere dan de formeel-juridische aanpak ziet het college, mede gelet op de in de afgelopen jaren opgedane ervaringen, begrijpelijk - geen ruimte. In deze specifieke situatie kan het strikt toepassen van een formeel-juridisch beoordelings- en toetsingskader juist ook (de schijn van) vooringenomenheid voorkomen. Vraag die wel steeds speelt in deze procedure is wat klaagster dan wel van haar gemeente in een dergelijke situatie mag verwachten.

Vanuit het evenredigheidsvereiste mag van het college bij het in behandeling nemen van verzoeken om handhaving verwacht worden dat deze een afweging maakt over de wijze waarop klaagster daarin betrokken wordt. En dat daarbij gekozen wordt voor een middel dat niet onnodig ingrijpt in het leven van haar en haar gezin en in verhouding staat tot het doel van het in behandeling nemen van het verzoek om handhaving. Het college heeft in zijn brief van 18 juni jl. klaagster aangegeven hieraan te willen voldoen. Het maken van een afwegingskader met betrekking tot het beheer en gebruik van het perceel door een extern deskundige kan daarnaast bijdragen in het creëren van duidelijkheid en rust voor klaagster.

2

Bij de beoordeling wordt ook het standpunt van de Nationale Ombudsman meegewogen, die in zijn brief van 3 september 2018 over deze zaak aan de gemeente schreef: “Gekozen volksvertegenwoordigers zijn uiteindelijk aan geen ander dan de kiezer zelf verantwoording verschuldigd. Dat legt een grote verantwoordelijkheid bij het raadslid zelf. Voor de invulling van die verantwoordelijkheid stellen gemeenteraden een gedragscode vast. En alhoewel de gedragscode niet juridisch bindend is, worden raadsleden uiteraard wel verondersteld zich aan de daarin opgenomen normen van publieke ethiek te houden”

Conclusie, Voorstel en Aanbeveling ten aanzien van klacht 1: Het presidium stelt de gemeenteraad, die de klacht dient af te doen, voor de klacht gedeeltelijk gegrond te verklaren; de procedure die gevolgd is acht het presidium - mede gelet op het doel van de brief om raadsleden te informeren – verdedigbaar. Wij adviseren de raad wel de werkwijze met betrekking tot ingekomen stukken helder vast te leggen in het Reglement van orde. Conclusie, Voorstel en Aanbeveling ten aanzien van klacht 2: Hoe de gemeente omgaat met onderhavige casus is aan het college en niet aan de raad. Voor zover de klacht zich richt tegen de gemeenteraad acht het presidium deze dan ook ongegrond. Gelet op hetgeen hierboven met betrekking tot de door het college gevolgde procedure is uiteengezet wordt de klacht gericht tegen het functioneren en de handelswijze van het college ongegrond geacht. Hoewel ik mij heel goed kan voorstellen dat de hele situatie voor klaagster lastig en vaak onbegrijpelijk is, heeft het college zich het afgelopen jaar meer dan voldoende ingezet in onderhavige casus en heeft hij steeds op zorgvuldige en ordentelijke wijze stappen ondernomen.

Daarbij is de handelswijze van het college er altijd op gericht geweest en blijft er op gericht om - in het kader van het evenredigheidsbeginsel – bij eventuele handhaving ten aanzien van het perceel klaagster zo min mogelijk of onnodig te belasten. Naar aanleiding van onderhavige casus waarbij klaagster in haar klachtbrief – en nader toegelicht in de hoorzitting van 23 augustus jl. - het voltallig gemeentebestuur aanspreekt op het vraagstuk van integriteit merkt het presidium op dat integriteit een onderwerp is dat altijd aandacht blijft vragen en dat over dilemma’s in het spanningsveld tussen raadswerk en privézaken open gesproken moet kunnen worden. Het verdient daarom naar de mening van het presidium aanbeveling om naar aanleiding van onderhavige klacht als raad gezamenlijk te gaan spreken over de Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers gemeente Laren van 30 maart 2016 en of deze eventueel op punten aangepast moet worden. Hierbij dient uitdrukkelijk niet in het conflict tussen betrokkenen te worden getreden, maar wordt geadviseerd om een discussie te laten plaatsvinden in de raad. Uitkomst hiervan kan zijn dat er uiteindelijk in de Gedragscode aanvullend gecodificeerd wordt wat de raad wel en wat niet acceptabel vindt. Laren, 2 september 2021

….. Klachtbehandelaar

……… klachtencoördinator

Bijlagen: 1. Verslag hoorzitting d.d. 23 augustus 2021

3